Réclamation automatisée des numéros de publications en série
Aperçu
Vous pouvez automatiser la réclamation de numéros de publications en série qui sont manquants ou en retard. Pour pouvoir réclamer automatiquement les numéros de publications en série, vous devez :
- Créer des recherches enregistrées pour les différents ensembles de numéros que vous voulez réclamer automatiquement.
- Créer des tâches automatisées pour chaque recherche enregistrée et programmer l'exécution des tâches à intervalles réguliers.
Une fois que vos recherches enregistrées et tâches automatisées sont créés et sauvegardés, les numéros seront réclamés conformément à la fréquence que vous avez indiqué.
Lorsqu'une tâche est effectuée, les numéros sont regroupés et réclamés par fournisseur. Si plusieurs fournisseurs sont inclus dans une tâche, les réclamations sont envoyées à chacun d'entre eux. Pour que le système puisse automatiser la réclamation de numéros de publications en série, vous devez :
- Avoir un document commandé dans le cadre d'un abonnement pour le Numéro OCLC dans Acquisitions WorldShare.
- Avoir un contact pour le fournisseur avec une adresse électronique assignée.
Si aucun fournisseur n'est indiqué pour une publication en série, ou si le contact fournisseur n'a pas d'adresse électronique assignée, aucun numéro de publication en série ne sera réclamé. Vous recevrez un avis par courriel s'il y a un problème avec le processus de réclamation.
Meilleures pratiques
- Toutes les périodicités de publication utilisées par votre bibliothèque devraient être couvertes par vos recherches enregistrées.
- Les délais ( nombre de jours depuis la date de Parution prévue ou le nombre de jours depuis la date de la Dernière réclamation) doivent correspondre à vos attentes pour ce type de numéros et/ou pour la périodicité de publication.
- OCLC vous recommande de configurer deux recherches enregistrées distinctes :
- Une recherche enregistrée pour les numéros qui n'ont jamais été réclamés.
- Une recherche enregistrée pour les numéros qui ont déjà été réclamés.
Créer des recherches enregistrées
Vous devez créer une recherche enregistrée pour chaque tâche automatisée que vous voulez activer. Chaque tâche automatisée réclamera tous les numéros dans la recherche enregistrée, selon l'horaire indiqué. Il est donc important de bien configurer les recherches enregistrées.
Les filtres que vous appliquez à vos recherches enregistrées déterminent la portée des réclamations. Bien que vous puissiez utiliser l'un des filtres de recherche disponibles pour créer une recherche enregistrée et une tâche automatisée associée, OCLC recommande de configurer les recherches enregistrées par fréquence de publication. Ainsi, vous pouvez fixer un délai de réclamation différent pour chaque fréquence de publication.
Les sections ci-dessous expliquent comment créer des recherches enregistrées par fréquence de publication. Les étapes seront les mêmes quels que soient les filtres que vous choisirez pour créer vos recherches enregistrées.
Créer des recherches enregistrées pour les numéros qui n'ont pas été réclamés
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Publications en série > Numéros manquants. L'écran Numéros manquants est présenté.
- Cliquez sur Périodicité de publication > Hebdomadaire > Appliquer pour configurer la périodicité de publication Hebdomadaire.
- Cliquez sur Parution prévue et dans la boîte « Plus de x jours », indiquez le nombre de jours (ex. : 7) que vous voulez attendre avant de réclamer le numéro, puis cliquez sur Appliquer. Le système attendra le nombre de jours indiqué (ex. 7) avant d'exécuter la tâche automatisée pour la réclamation des numéros publiés sur une base hebdomadaire.
- Cliquez sur Réclamations > De et indiquez 0 dans les boîtes de l'intervalle (De x À x). Si vous indiquez un intervalle de réclamations de 0 à 0, seuls les numéros qui n'ont jamais été réclamés seront retournés dans la recherche enregistrée.
- Cliquez sur Enregistrer la recherche pour ouvrir la boîte de dialogue Enregistrer la recherche.
- Dans la boîte de dialogue Enregistrer la recherche, inscrivez Numéros hebdomadaires en retard - Jamais réclamés dans le champ Nom.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Répétez les étapes 1 à 7 pour les numéros avec d'autres périodicités de publication qui n'ont jamais été réclamés en utilisant les valeurs indiquées ci-dessous.
Créer des recherches enregistrées pour les numéros qui ont déjà été réclamés
Vous pouvez créer des recherches enregistrées pour les numéros qui ont déjà été réclamés en modifiant vos recherches enregistrées pour les numéros qui n'ont jamais été réclamés.
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Publications en série > Recherches de numéros manquants. L'écran Recherches de numéros manquants est présenté.
- Dans la boîte de texte Recherches enregistrées..., inscrivez Numéros hebdomadaires en retard - Jamais réclamés puis cliquez sur Chercher.
- Cliquez sur le nom de la recherche enregistrée pour afficher et modifier la recherche sauvegardée.
- Cliquer sur Parution prévue > Réinitialiser pour effacer le nombre de jours.
- Cliquez sur Réclamations et changez le nombre de réclamations « De 0 À 0 » :
- Indiquez 1 et le nombre maximum de fois que vous voulez réclamer un numéro (exemple : 7) dans les boîtes de l'intervalle. Votre recherche enregistrée sera configurée pour réclamer les numéros jusqu'à 7 fois. Après 7 réclamations, le système cessera de réclamer les numéros.
Ou - Cliquez sur Plus de et indiquez 1 dans la boîte de texte. Votre recherche enregistrée sera configurée pour réclamer les numéros jusqu'à ce que vous mettiez fin manuellement au processus de réclamation ou jusqu'à ce qu'à ce que les numéros soient reçus.
- Indiquez 1 et le nombre maximum de fois que vous voulez réclamer un numéro (exemple : 7) dans les boîtes de l'intervalle. Votre recherche enregistrée sera configurée pour réclamer les numéros jusqu'à 7 fois. Après 7 réclamations, le système cessera de réclamer les numéros.
- Cliquez sur Dernière réclamation et dans la boîte « Plus de x jours », indiquez le nombre de jours (ex. : 5) que vous voulez attendre avant de réclamer le numéro, puis cliquez sur Appliquer. Le système attendra le nombre de jours indiqué (ex. 5) avant d'exécuter la tâche automatisée pour la réclamation des numéros publiés sur une base hebdomadaire.
- Cliquez sur la flèche pointant vers le bas de la boîte Enregistrer la recherche (
) pour ouvrir le menu, puis cliquez sur Enregistrer sous. La boîte de dialogue « Enregistrer la recherche sous » est présentée. - Dans la boîte de dialogue Enregistrer la recherche sous, inscrivez Numéros hebdomadaires en retard - Déjà réclamés dans le champ Nom.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Répétez les étapes 1 à 9 pour vos autres recherches enregistrées pour les numéros jamais réclamés en utilisant les valeurs indiquées ci-dessous.
Créer une recherche enregistrée pour tous les numéros réclamés plus de fois que votre limite de réclamations
(Facultatif) Vous pouvez créer une recherche enregistrée pour tous les numéros réclamés plus de fois que votre limite de réclamations. Vous pouvez utiliser cette recherche pour vérifier si le processus de réclamation doit être arrêté pour les numéros qui apparaissent.
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Publications en série > Numéros manquants. L'écran Numéros manquants est présenté.
- Cliquez sur Réclamations > Plus de et indiquez le nombre maximum de fois que vous voulez réclamer un numéro (exemple : 7) dans la boîte de texte.
- Cliquez sur Enregistrer la recherche pour ouvrir la boîte de dialogue Enregistrer la recherche.
- Dans la boîte de dialogue Enregistrer la recherche, inscrivez le nom de votre recherche dans le champ Nom.
- Cliquez sur Enregistrer.
Créer des tâches automatisées
Une tâche automatisée doit être créée pour chacune de vos recherches enregistrées.
- Dans le menu de navigation de gauche, allez sous Tâches automatisées > Tâches > Nouvelle tâche. La boîte de dialogue Nouvelle tâche est ouverte.
- Inscrivez Numéros hebdomadaires en retard - Jamais réclamés dans le champ Nom.
- Sélectionnez Réclamation de numéros dans la liste déroulante Type.
- Cliquez sur Enregistrer. L'écran pour la configuration de la tâche est présenté.
- Dans cet écran :
- Inscrivez Numéros hebdomadaires en retard - Jamais réclamés dans la boîte de texte Recherche enregistrée.
Note. - Des suggestions automatiques sont affichées dans la boîte de texte. Les suggestions sont affichées lors de la première frappe. - Dans le champ Répondre à, sélectionnez une personne-contact pour votre bibliothèque. Il s'agit de la personne à votre bibliothèque que le fournisseur peut contacter pour ce qui à trait à la réclamation de numéros.
Note. - La personne-contact par défaut est la première personne listée dans le dossier de votre bibliothèque dans le WorldCat Registry.- (Facultatif) Modifiez la personne-contact pour Répondre à.
- Cliquez sur Modifier.
- Cliquez dans sur la flèche de la boîte Choisir pour voir la liste des noms disponibles. Inscrivez un nom dans la boîte pour chercher un nom ou sélectionnez un nom dans la liste.
Note. - Des suggestions automatiques sont affichées dans la boîte de texte. Les suggestions sont affichées lors de la première frappe. Les suggestions automatiques comprennent une adresse électronique pour l'utilisateur qui est tirée de la section Avis de livraison dans le module Administration WorldShare. S'il n'y a pas d'adresse électronique dans la section Avis de livraison, l'adresse électronique dans la section Dossier de la bibliothèque sera utilisée. - Cliquez sur un nom de la liste pour faire de cette personne la personne-contact pour votre bibliothèque.
- (Facultatif) Sélectionnez Ne pas répondre.
- (Facultatif) Modifiez la personne-contact pour Répondre à.
- (Facultatif) Sélectionnez tout texte de réclamation personnalisé que vous voulez utiliser dans la liste déroulante Texte personnalisé pour réclamation. Ce texte sera affiché dans toutes les réclamations effectuées avec cette tâche. Vous pouvez configurer le texte personnalisé pour réclamation sous Paramètres > Paramètres de l'établissement, dans le panneau de navigation de gauche.
- Indiquez la fréquence à laquelle vous voulez envoyer une réclamation aux fournisseurs.
- Inactive - Utilisez lorsque vous ne voulez pas activer la tâche pour le moment.
- Quotidienne - Sélectionnez l'heure de la journée.
- Hebdomadaire - Sélectionnez le jour de la semaine et l'heure.
- Mensuelle - Sélectionnez le jour du mois et l'heure.
- Manuelle uniquement - Utilisez uniquement si vous voulez effectuer cette tâche manuellement en cliquant sur le bouton Exécuter dans le haut de l'écran.
- Sélectionnez un utilisateur pour Aviser. Il s'agit de l'utilisateur qui doit être avisé lors de l'exécution de la tâche automatisée. Cette personne recevra un courriel indiquant le nombre de numéros réclamés, ainsi qu'une liste des numéros qui ont été réclamés avec succès et des numéros qui n'ont pas pu être réclamés pour une raison quelconque.
Note. - Des suggestions automatiques sont affichées dans la boîte de texte. Les suggestions sont affichées lors de la première frappe. Les suggestions automatiques comprennent une adresse électronique pour l'utilisateur qui est tirée de la section Avis de livraison dans le module Administration WorldShare. S'il n'y a pas d'adresse électronique dans la section Avis de livraison, l'adresse électronique dans la section Dossier de la bibliothèque sera utilisée. - Cliquez sur Enregistrer.
- Inscrivez Numéros hebdomadaires en retard - Jamais réclamés dans la boîte de texte Recherche enregistrée.
- Répétez les étapes 1 à 6 pour vos autres recherches enregistrées en utilisant les valeurs indiquées ci-dessous.
Voir le journal d'activités pour une tâche automatisée de réclamation de numéros de publications en série
Vous pouvez voir l'état d'une tâche automatisée de réclamation de publications en série dans le Journal des activités de la tâche automatisée. Le Journal des activités fournit les mêmes détails que l'avis par courriel envoyé après chaque exécution de la tâche.
- Dans le menu de navigation de gauche, allez sous Tâches automatisées > Tâches.
- Sélectionnez Réclamation de numéros dans la liste déroulante du filtre Type puis cliquez sur Appliquer.
- Cliquez sur le Nom de la tâche que vous voulez voir dans le tableau affiché.
- Dans l'écran de la tâche de réclamation de numéros, ouvrez la section Journal des activités.
- (Facultatif) Cliquez sur Voir les détails dans la colonne Message sur l'état pour ouvrir la boîte de dialogue Historique des évènements qui indique des détails supplémentaires sur les activités.
Note : Il y a deux raisons principales pour lesquelles un numéro d'une recherche enregistrée ne peut pas être automatiquement réclamé par le système:
- Aucun fournisseur n'est associé au numéro - Un fournisseur est associé à un numéro lorsqu'un document lié à une commande de type abonnement existe pour le même numéro OCLC que le titre du numéro. Si aucun document commandé, et donc de fournisseur, n'est associé au numéro, le système ne peut pas déterminer où envoyer la réclamation. Dans l'avis par courriel pour cette tâche automatisée, vous verrez la section « Aucun fournisseur » et une liste de numéros. Vous devez créer des documents en commande pour ces titres afin que la réclamation automatisée de ces numéros soit effectuée.
- Un fournisseur est associé au numéro, mais il n'y a aucune information pour contacter le fournisseur ou il n'y a pas d'adresse électronique indiquée pour la personne à contacter - S'il n'y a aucune information pour contacter le fournisseur associé au numéro ou aucune adresse électronique, il est impossible de déterminer à quelle adresse électronique il faut envoyer la réclamation. Ces erreurs sont également signalées dans l'avis par courriel pour la tâche automatisée. Vous pouvez ensuite ajouter les coordonnées appropriées pour ce fournisseur.