Utiliser le mode Comptabilité d'exercice
Survol
Le mode Compatibilité d'exercice vous permet de répartir le coût des documents commandés et facturés entre plusieurs périodes budgétaires. Lorsque le mode Compatibilité d'exercice est activé pour un document, le coût de ce document est automatiquement réparti entre les périodes budgétaires, proportionnellement au nombre de jours compris dans chaque période budgétaire. Toutefois, les périodes budgétaires ultérieures ne seront pas engagées ou dépensées avant la fermeture de la première période budgétaire. Le montant est enregistré comme engagement futur ou dépense prépayée pour la première période budgétaire jusqu'à la fermeture de ce budget.
Notes importantes sur le mode Compatibilité d'exercice
- Pour activer le mode Compatibilité d'exercice pour un document commandé :
- Le Type d'acquisition doit être Abonnement.
- Le Type de traitement ne peut pas être Collection monographique.
- Les dates de début et de fin sont requises.
- La période budgétaire du document commandé doit être activée et doit correspondre à la date de début de ce document.
- Lors de la facturation des document commandés en mode de Compatibilité d'exercice, n'oubliez pas :
- Une fois qu'un document a été facturé, vous ne pouvez pas désactiver le mode Comptabilité d'exercice pour ce document.
- Les documents pour lesquels le mode Comptabilité d'exercice est activé ne peuvent pas être partiellement facturés : s'ils sont facturés, ils doivent être facturés en totalité.
- Si vous modifiez la date de début ou de fin d'un document compris dans un abonnement après le paiement, le document facturé utilisera quand même les dates initiales.
- Si un abonnement contient des documents partiellement facturés, vous ne pouvez pas activer le mode Comptabilité d'exercice pour ces documents.
- Si vous voulez payer un document commandé avec un pourcentage, vous devez désactiver le mode de Comptabilité d'exercice pour ce document.
- Lors de la fermeture d'un budget contenant des document commandés en mode Compatibilité d'exercice, n'oubliez pas :
- Si vous fermez un budget sans payer pour un document commandé en mode Comptabilité d'exercice, la totalité de l'engagement sera transférée dans la période budgétaire suivante.
- Vous verrez un message de mise en garde si vous tentez de fermer un budget contenant des documents commandés en mode Comptabilité d'exercice qui n'ont pas encore été payés, ou des documents facturés non payés qui utilisent le mode Comptabilité d'exercice.
- Si un document en mode Comptabilité d'exercice utilise un poste budgétaire de la période budgétaire en cours, le même poste budgétaire sera utilisé lorsque la prochaine période budgétaire sera engagée ou dépensée.
- Si un document en mode Comptabilité d'exercice utilise un poste budgétaire de la période budgétaire en cours, le poste budgétaire utilisé dans la prochaine période budgétaire sera choisi en fonction du poste budgétaire mappé dans la boîte de dialogue Fermer le budget. Par défaut, il s'agit du poste ayant le même code de poste dans la période budgétaire suivante, mais un poste différent peut être choisi. Attention lors de la sélection du poste budgétaire dans la boîte de dialogue de mappage de postes lors de la fermeture du budget.
Activer le mode Compatibilité d'exercice pour un document commandé dans le cadre d'un abonnement
(Facultatif) Définir un seuil pour le mode Comptabilité d'exercice
La fonctionnalité Seuil du mode Comptabilité d'exercice vous permet de définir le montant maximum de fonds qui peut être alloué pour un document individuel commandé dans le cadre d'un abonnement. Si vous essayez de passer une commande contenant un document commandé dans le cadre de l'abonnement qui coûte plus cher que le seuil indiqué, vous recevrez un message vous informant que vous êtes sur le point de dépasser votre seuil et que vous pouvez activer le mode Comptabilité d'exercice pour ce document.
- Dans le menu Paramètres, cliquez sur Administration > Fonctionnalités optionnelles.
- Inscrivez un montant maximum dans le champ Seuil du mode Comptabilité d'exercice, ou laissez le champ vide pour désactiver cette fonctionnalité.
Ajouter des documents en mode Compatibilité d'exercice à une commande
- Utilisez l'option Recherche de documents pour chercher des monographies et des publications en série en divers formats dans WorldCat.
- Dans l'écran des résultats de recherche, trouvez le document d'abonnement que vous voulez commander et cliquez sur Ajouter à > Commande.
- Dans la boîte de dialogue Ajouter le document à une commande, sélectionnez les paramètres suivants :
- Type d'acquisition - Abonnement
- Type de traitement - Produit électronique, Publication en série ou Monographie
- Ajoutez une date de début et une date de fin pour l'abonnement.
Note. - Les dates de début et de fin doivent être comprises dans ou avant les périodes budgétaires que vous avez activées.
- (Facultatif) Ajoutez des informations supplémentaires sur le document (ISBN, Période, Date de début et/ou Date de fin) ou appliquez un bordereau (disponible pour les commandes uniquement). Dans la liste déroulante sous Appliquer un bordereau de commande, cliquez sur le bordereau que vous voulez utiliser.
- Trouvez la commande existante à laquelle vous voulez ajouter le document d'abonnement, ou créez une nouvelle commande.
- Cliquez sur Ajouter pour ajouter l'abonnement à la commande.
- Cliquez sur Fermer.
Activer le mode Compatibilité d'exercice pour des documents en commande
Vous pouvez activer ou désactiver le mode Comptabilité d'exercice pour un document commandé à partir de l'un des écrans suivants:
- Écran contenant les détails sur le document :
- Dans le menu de navigation de gauche, allez sous Commandes > Documents commandés > Chercher > Titre.
- Cliquez sur le Titre pour voir ou modifier les détails sur le document.
- Sous l'onglet Budget/Poste, cochez la case Activé pour Comptabilité d'exercice.
Note. - Le tableau Engagements pour mode Comptabilité d'exercice sera affiché dans le bas de l'écran Budget/Poste. Informations contenues dans ce tableau:
- Montant de la commande.
- Montant engagé pour la période budgétaire sélectionnée.
- Engagement futur, ou portion du montant de la commande non engagée dans la période budgétaire en cours, mais réservée pour la période budgétaire suivante.
- Sélectionnez un poste budgétaire pour le document.
- Cliquez sur Enregistrer.
Ou
-
Écran contenant les détails sur le document :
- Dans le menu de navigation de gauche, allez sous Commandes > Commandes > Chercher > Nom de la commande.
- Cliquez sur le Nom de la commande pour voir ou modifier la commande.
- Dans la colonne Budget/Poste, cliquez sur Affecter plusieurs budgets/postes.
- Cochez la case Activé pour Comptabilité d'exercice.
- Sélectionnez un poste budgétaire pour le document.
- Cliquez sur Enregistrer.
Facturer les documents en mode Compatibilité d'exercice
- Dans le panneau de navigation de gauche, cliquez sur Réception et facturation puis trouvez le ou les documents en mode Comptabilité d'exercice qui doivent être facturés.
- Créez une nouvelle facture ou sélectionnez une facture existante et ajoutez votre ou vos documents en mode Comptabilité d'exercice.
- Dans la colonne Facturation, cliquez sur Ajouter à la facture. La boîte de dialogue Ajouter le document à la facture est présentée, et indique que seule la facturation complète est permise pour les documents commandés en mode Comptabilité d'exercice. Le type de paiement Payer en entier sélectionné par défaut.
- Cliquez sur Ajouter dans la boîte de dialogue Ajouter le document à la facture.
- Allez dans l'écran de la facture puis cliquez sur Affecter plusieurs budgets/postes pour choisir un poste budgétaire dans une facture.
Note. - Le tableau Engagements pour mode Comptabilité d'exercice sera affiché dans la boîte de dialogue Affectation de budgets et de postes. Ce tableau indique le montant des dépenses dans le budget en cours ainsi que les dépenses prépayées. Ces valeurs sont également affichées en activant les colonnes À dépenser et À prépayer lorsque vous cherchez et filtrez des documents facturés.