Gérer des bordereaux de commande

Aperçu

Les bordereaux de commande servent à enregistrer des informations qui peuvent être réutilisées lors de commandes. Les informations de bordereaux sont appliquées aux documents et non aux commandes. Vous pouvez créer des bordereaux uniquement à partir de documents dans des commandes ouvertes.

 Notes

• Vous ne pouvez pas créer un bordereau de commande avec un poste budgétaire désactivé.
• Vous ne pouvez pas modifier les bordereaux une fois qu'ils ont été créés.
• Si vous sélectionnez un bordereau, ajoutez de nouvelles informations dans les Détails sur le document, puis sélectionnez à un autre bordereau : les valeurs précédentes seront écrasées et ne pourront pas être récupérées en revenant au bordereau original.

Créer un bordereau de commande

1. Trouvez une commande ouverte (voir Chercher et filtrer des commandes) ou un document dans une commande ouverte (voir Chercher des documents uniques et Chercher et filtrer des abonnements).
   • Toutes les commandes planifiées (c'est-à-dire les commandes dont le type n'est pas Commande d'achat) sont passées par défaut. Vous ne pouvez donc pas créer de bordereau de commande à partir d'une commande planifiée.
   • Les bordereaux de commande n'ont pas de type de commande. Vous pouvez donc créer un bordereau de commande d'une commande de type Commande d'achat et utiliser ce bordereau pour ajouter des documents commandés d'un autre type de commande (par exemple, Liste de dépôt légal).
2. Dans l'écran de la commande, cliquez sur le titre du document à partir duquel vous souhaitez créer un bordereau.
3. Dans l'écran contenant les détails sur le document, faites les modifications nécessaires pour votre bordereau.
4. Cliquez sur Enregistrer.
5. Cliquez sur Créer bordereau.
6. Dans la fenêtre Enregistrer le document commandé comme bordereau, inscrivez :
   • le nom du bordereau;
   • la description du bordereau.
7. Dans la fenêtre Enregistrer le document commandé comme bordereau, cliquez sur Enregistrer. Vous devrez peut-être revenir en arrière et apporter des modifications au document utilisé pour créer le bordereau avant de passer la commande.

Appliquer un bordereau de commande 

Lorsque vous ajoutez un document à une commande ou à une entente, vous pouvez appliquer un bordereau de commande afin de pré-remplir rapidement des champs du document avec les informations enregistrées dans le bordereau. L'application d'un bordereau activera également la section Détails sur le document dans laquelle vous pouvez ajouter des informations supplémentaires ou remplacer les informations générées par le bordereau qui ne sont pas applicables au document.

1. Cherchez un document sous Recherche de documents.
2. Dans l'écran des résultats de recherche, trouvez le document que vous voulez commander et cliquez sur Ajouter à > Commande.
3. Dans la fenêtre 'Ajouter un document à une commande', modifiez les paramètres au besoin. Pour plus de détails, voir Ajouter un document à une commande.
4. Dans la liste déroulante sous Appliquer un bordereau de commande, cliquez sur le bordereau que vous voulez utiliser.
5. Vérifiez et modifiez les détails dans la section Détails sur le document (Bordereau: [nom]). Vous pouvez modifier ou appliquer les champs suivants à un document en commande lorsque vous utilisez un bordereau commande.

   Champs disponibles dans un bordereau de commande - Tableau

   Onglet	Champ modifiable
   Généralités	Demandeur Afficher dans WorldCat Niveau de public  Note :  Les niveaux de public sont disponibles uniquement pour les bibliothèques qui utilisent les Services de gestion WorldShare.
   Emplacement	Succursale Emplacement
   Prix	Prix unitaire % | Escompte % | Frais de service % | Expédition % | Taxe 1 % | Taxe 2
   Budget/Poste	Budget(s) Poste(s)
   Notes	Toute note existante
   Champs personnalisés	Nom de l'employé Priorité Date retourné Département académique

6. Pour ajouter un document à une commande ou une entente, dans la colonne Action (à droite), cliquez sur Ajouter.
7. Cliquez sur Fermer.

Veuillez noter que si vous saisissez des valeurs dans la section Détails sur le document lors de l'application d'un bordereau, celles-ci resteront en vigueur pendant votre session jusqu'à ce que vous sélectionniez un nouveau bordereau ou que vous saisissiez manuellement de nouvelles valeurs.

Supprimer un bordereau de commande

Voici la seule façon de supprimer un bordereau actuellement : trouvez un document, ajoutez-le à une commande, sélectionnez un bordereau puis supprimez ce bordereau.

1. Dans l'écran des résultats de Recherche de documents ou de Recherche de collections, sélectionnez un document et cliquez sur Ajouter à une commande.
2. Dans la fenêtre Ajouter à une commande, sélectionnez le bordereau que vous voulez supprimer dans la liste sous Appliquer un bordereau de commande.
3. Dans la section contenant les détails sur le document, cliquez sur Supprimer le bordereau.
4. Cliquez sur Fermer.