Importer les données de rangement d'un fichier EDIFACT

Dernière mise à jour
Enregistrer en tant que PDF

Comment importer des données de rangement d'un fichier EDIFACT dans Acquisitions WorldShare.

Note. - Vous pouvez automatiser la récupération et l'importation de fichiers. Voir Automatiser la récupération et l'importation de fichiers.

Vous pouvez importer des données de rangement dans le format EDIFACT. Avant d'importer des données de rangement, vous devez configurer l'importation avec votre fournisseur. Cela peut inclure l'envoi d'informations importantes sur les champs EDIFACT qui sont pris en charge.

Informations de base sur l'importation de données pour rangement sur les rayons

Les tableaux ci-dessous répertorient les informations qui devraient être incluses dans les fichiers de données que vous recevez de votre fournisseur. Pour pouvoir importer des fichiers de données dans Acquisitions WorldShare, vous et votre fournisseur devez d'abord configurer les fichiers de données. Vous pouvez transmettre les informations de cette rubrique à votre fournisseur pour savoir s'il peut vous fournir les données de ces zones.

Note. -

Si vous importez deux fois le même fichier, le système effacera les données de rangement existantes et importera les données de rangement du fichier.
Si vous importez deux fichiers différents contenant tous deux le même document, le système tentera d'importer les données de rangement pour les deux documents. Le système ajoutera les données du second document à tout exemplaire non reçu dans le système.

Données de rangement EDIFACT

Données de rangement EDIFACT - Tableau

Élément dans Acquisitions	Champ EDIFACT	Description	Exemple
Type de message de réponse à une commande	BGM	23C est le seul type de message de réponse à une commande qui est pris en charge.	BGM+23C+777596001+2'
No de document WorldShare	RFF+LI	Ces valeurs sont utilisées pour faire correspondre les données de rangement au document commandé approprié dans WorldShare. Chaque document doit être identifié en utilisant soit un No de document WorldShare ou un No de document du fournisseur (voir ci-dessous).	RFF+LI:PO-2020-1-1'
No de document du fournisseur	RFF+SLI	Ces valeurs sont utilisées pour faire correspondre les données de rangement au document commandé approprié dans WorldShare. Chaque document doit être identifié en utilisant soit un No de document du fournisseur ou un No de document WorldShare (voir ci-dessous).	RFF+SLI:VOIN20200824abc-5'
Renseignements sur l'exemplaire	GIR	Chaque exemplaire est représenté par un numéro dans un segment GIR. Le numéro doit être une séquence à 3 chiffres (ex.: 001, 002, etc.) ou la lettre C suivie d'un numéro (ex.: C01, C02, etc.). Note. - Vous ne pouvez pas un document prêt pour rangement qui a plus d'exemplaires (segments GIR uniques) que votre nombre d'exemplaires dans WorldShare prêts pour réception. Les exemplaires disponibles pour la réception sont les exemplaires qui ont : L'État de commande Commandée (plutôt qu'Annulée). L'État de réception Non reçu ou Retourné.	GIR+C01+0:LCO+BAR20200824abc_501:LAC+Schärding:LCL+Brunnenthal:LSM+35.99:LCV' GIR+001+0:LCO+BAR20200824abc_501:LAC+Schärding:LCL+Brunnenthal:LSM+35.99:LCV'
Code-barres	LAC	Chaque code-barres de document doit être unique. Vous ne pouvez pas importer un code-barres qui duplique un exemplaire existant dans le système.	GIR+C01+0:LCO+BAR20200824abc_501:LAC+Schärding:LCL+Brunnenthal:LSM+35.99:LCV'
Indice de classification	LCL	Si aucun indice de classification n'est fourni dans le LCL, mais qu'une valeur est transmise dans le champ LSM, cette valeur sera placée dans le champ de l'indice de classification dans WorldShare et dans toutes les autres parties de la cote (suffixe et préfixe). En effet, le champ LSM est utilisé pour transmettre la totalité de la cote, y compris le suffixe et le préfixe.	GIR+C04+0:LCO+BAR20200824abc_504:LAC+ClassNumber:LCL+München:LSM+35.99:LCV'
Cote	LSM	Uniquement importé le champ LCL n'est pas fourni. Si importé, le Suffixe et le Préfixe sont ignorés.
Suffixe	LFS		GIR+C04+GARTHDEE.UNASSIGNED:LLO+GEN-RES-BOOKS:LFN+Reh:LFS+Uhu:LSQ'
Préfixe	LSQ ou LSZ	Vous devez choisir l'option que vous souhaitez utiliser. L'option par défaut est de ne pas importer le préfixe du tout. Note. - OCLC vous recommande de demander à votre fournisseur de fournir toute valeur de préfixe dans les champs LSQ ou LSZ. Si les fournisseurs mettent les valeurs de préfixe dans le champ LCL, la valeur de préfixe ira dans le champ de l'indice de classification dans WorldShare. Cela se traduira par des rapports WorldShare qui regroupent par indice de classification les documents par leur préfixe plutôt que par leur indice de classification.

Charger un fichier de données de rangement EDIFACT

Note. - Les données de rangement sont pour les monographies en un seul volume.

Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Fournisseurs.
Cherchez le fournisseur pour lequel vous importez les données.
Dans la liste de fournisseurs, cliquez sur le Nom du fournisseur.
Dans le dossier du fournisseur, ouvrez la section Services d'échanges avec le partenaire.
Cliquez sur Charger un fichier.
Dans la fenêtre Importer données, dans la liste déroulante Type, cliquez sur Importer données de rangement (EDIFACT).
Cliquez sur Choisir fichier. Localisez le fichier sur votre ordinateur puis cliquez sur Ouvrir.
Indiquez comment importer les données de préfixe.
- Ne pas importer de préfixe de cote (défaut) - Sélectionnez si :
  - Vous ne voulez pas importer un préfixe de cote
    Ou
  - Vous voulez inclure le préfixe de cote dans le champ de classification à l'aide du champ LCL ou LSM.
    Note - Si possible avec votre fournisseur, il n'est pas recommandé d'utiliser le champ LCL ou LSM pour importer le préfixe, car cela placera le préfixe dans le champ Classification dans WorldShare. Cela peut affecter les rapports qui dépendent d'un indice de classification approprié pour le tri des documents par sujet.
- Utiliser le segment LSZ pour le préfixe de cote - Sélectionnez cette option si vous voulez que le système vérifie pour le préfixe de cote dans le segment LSZ.
- Utiliser le segment LSQ pour le préfixe de cote - Sélectionnez cette option si vous voulez que le système vérifie pour le préfixe de cote dans le segment LSQ.
Cliquez sur Charger.

Recevoir des documents prêts pour rangement

Il y a deux façons de recevoir des documents prêts pour le rangement :

En utilisant les liens dans les journaux des Services d'échanges avec le partenaire.
En utilisant l'écran Réception et facturation.

Recevoir des documents prêts pour rangement en utilisant la section Services d'échanges avec le partenaire

Suivez les instructions ci-dessous si vous avez importé un fichier de données de rangement.

Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Fournisseurs.
Cherchez le fournisseur pour lequel vous avez importé les fichiers.
Dans la liste de fournisseurs, cliquez sur le Nom du fournisseur.
Dans le dossier du fournisseur, ouvrez la section Services d'échanges avec le partenaire.
Dans le tableau, dans la colonne Détails, cliquez sur le premier lien Réception: lien. Ceci vous amènera à l'écran de réception.
Dans le menu de navigation de gauche, sous Réception et facturation, dans la liste Action, sélectionnez Réception.
Pour chaque document :
1. La cote et le code-barres du document seront indiqués.
2. Placez votre curseur dans le champ Code-barres et appuyez sur la touche < Entrée > pour recevoir le document.
3. Le document apparaît dans la section Documents traités au cours de cette session dans le bas de l'écran. Le document est reçu et une notice de fonds local est créée.
Répétez ce processus si la colonne Détails contient d'autres liens « Recevoir: lien ».

Recevoir des documents prêts pour rangement dans l'écran Réception et facturation

Dans le panneau de gauche, cliquez sur Réception et facturation.
Sélectionnez Monographie dans la liste déroulante Type de traitement.
Sélectionnez Réception dans la liste déroulante Action.
Cliquez sur Voir les document.
Sélectionnez un numéro de commande dans la liste déroulante Chercher.
Indiquez le numéro de commande (par exemple, PO-20218-15) dans le champ Terme de recherche et appuyez sur < Entrée > pour voir tous les documents de la commande.
Ou
Effectuez l'une des actions suivantes pour chaque document :
- Sélectionnez Titre dans la liste déroulante Chercher, entrez le titre dans le champ Terme de recherche, puis appuyez sur < Entrée >.
- Sélectionnez ISBN dans la liste déroulante Chercher, entrez le numéro ISBN dans le champ Terme de recherche, puis appuyez sur < Entrée >. Le numéro ISBN peut être numérisé via le code-barres UPC.
- Sélectionnez Code-barres dans la liste déroulante Chercher, entrez le code-barres du document dans le champ Terme de recherche (s'il a été importé dans les données de rangement), puis appuyez sur < Entrée >.
Pour chaque document :
- La cote et le code-barres du document seront indiqués. (Vous pouvez vérifier si la cote et le code-barres du document sont exacts.)
- Placez votre curseur dans le champ Code-barres et appuyez sur la touche <Entrée> pour recevoir le document.
- Le document apparaît dans la section Documents traités au cours de cette session dans le bas de l'écran. Le document est reçu et une notice de fonds local est créée.