Créer un budget pour la première fois

Notes importantes sur les budgets

• Vous ne pouvez pas supprimer un budget une fois qu'il est créé. Par conséquent, il est recommandé de ne pas créer un budget pour des tests ou des commandes pour des tests. Si vous devez créer un budget pour tests, voir la rubrique Points à considérer lors de l'utilisation d'un budget pour tests.
• Si vous créez un budget par erreur, vous pouvez renommer les postes budgétaires de ce budget et modifier les dates pour le budget.
  • Toutefois, les commandes assignées à ce budget seront encore engagées pour ce budget et ne peuvent être désengagées qu'en facturant les documents.
  • Par conséquent, nous vous recommandons de ne pas créer de budgets et de commandes à des fins de tests.
• La date de début d'un nouveau budget ne peut pas être antérieure à la date de fin d'un budget existant.
  • Le premier budget que vous créez peut avoir n'importe quelle date de début, mais la date de fin de ce budget ne peut pas être antérieure à sa date de création.
  • Le premier budget est automatiquement disponible pour utilisation.
• Un budget peut avoir un des cinq états possibles.

  État	Définition	Indiqué par
  Fermé	Budget que vous avez fermé et qui ne peut plus être utilisé. Vous pouvez avoir plusieurs budgets fermés. Vous ne pouvez pas utiliser un budget fermé pour assigner des postes budgétaires pour les documents d'une commande ou d'une entente.	La case 'Peut être utilisé' n'est pas cochée. Tous les postes budgétaires sont désactivés (vous ne pouvez pas ajouter, modifier ou supprimer des postes).
  En cours de fermeture	Le budget est en cours de fermeture. Fermer un budget peut prendre quelques minutes ou quelques heures. Lorsque possible, il est préférable de fermer les budgets durant les heures de fermeture de la bibliothèque.	Non indiqué dans l'interface.
  Ancienne icône	Le budget en cours est le budget par défaut qui doit être utilisé pour assigner des postes budgétaires pour les documents d'une commande ou d'une entente. Il n'y a qu'un seul budget en cours, et il s'agit toujours du budget qui suit immédiatement le dernier budget fermé. Si aucun budget n'est fermé, le premier budget créé est le budget en cours par défaut.	La case 'Peut être utilisé' est cochée indiquant que le budget peut être utilisé, mais il ne peut pas être modifié.
  Disponible	Le budget disponible est celui qui suit immédiatement le budget en cours et il est possible de le rendre disponible pour utilisation ou non. Si l'utilisation est permise, il apparaît au deuxième rang dans la liste des budgets pouvant être sélectionnés lors du processus de commande et de facturation.	La case 'Peut être utilisé' est cochée indiquant que le budget peut être utilisé, mais il ne peut pas être modifié.
  Futur	Un budget futur est tout budget après le budget en cours.	Tous les postes budgétaires sont activés (vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des postes). La case 'Peut être utilisé' est disponible.

• Fermer un budget. Un budget peut être fermé après que sa date de fin soit passée. Un budget fermé ne peut pas être utilisé.
• Lorsque vous créez des postes, un sommaire du budget apparaît dans le haut du budget affiché. Le montant total budgété, le montant engagé, le montant dépensé et le solde restant apparaissent sous forme de liste et de graphique.

  Couleur du graphique	Montant budgété
  Terracotta	Dépensé
  Orange	Engagé
  Vert	Solde restant

Étape 1 - Choisissez le moment où vous commencerez à utiliser Acquisitions WorldShare pour commander du matériel

La première chose que vous devez faire avant de créer votre budget est de choisir le moment où vous commencerez à utiliser Acquisitions WorldShare pour commander du matériel. Plus précisément, voulez-vous commencer au début de la période budgétaire suivant ou souhaitez-vous commencer durant la période budgétaire en cours? Il y a une complexité supplémentaire lorsque vous commencez à utiliser un budget au milieu de la période budgétaire en cours (voir ci-dessous), mais si vous choisissez de commencer au début de la période budgétaire suivante, vous aurez probablement à dupliquer vos efforts en recevant les documents commandés antérieurement avec votre ancien système d’acquisitions tout en ajoutant les nouveaux documents commandés dans WorldShare.

Étape 2 - Créez un budget

Après avoir choisi le moment où vous commencerez à utiliser Acquisitions WorldShare pour commander du matériel, vous pouvez créer un budget.

1. Dans le panneau de navigation de gauche, cliquez sur Budgets.
2. Cliquez sur Nouveau budget.

Étape 3 - Entrez la date de début et de fin de la période budgétaire

Dans le nouveau budget créé, inscrivez la date de début et la date de fin de la période budgétaire. Vous pouvez définir cette période en configurant la date de début et en sélectionnant la période de temps appropriée (généralement un an).

Si vous créez un budget pour la prochaine période budgétaire :

1. Indiquez la date de début et sélectionnez la période budgétaire (6 mois, 1 an ou 2 ans). La date de fin de la période budgétaire sera automatiquement indiquée.

Si vous créez un budget pour la période budgétaire en cours, vous avez deux options :

• Inscrivez la date d'aujourd'hui comme date de début ou toute autre date à laquelle vous voulez commencer à utiliser le service Acquisitions, et réglez manuellement la date de fin afin qu'elle corresponde à la date de fin de la période budgétaire en cours. Ou
• Inscrivez la date à laquelle la période budgétaire en cours a commencé comme date de début (date passée) et sélectionnez la valeur appropriée comme période.

Étape 4 - Créez des postes budgétaires

Voir Créer des postes budgétaires.

 Note. - Dès que vous créez le premier poste budgétaire, le budget peut être utilisé (est actif).