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Créer un budget pour la première fois

Comment créer un budget pour la première fois dans Acquisitions WorldShare.

Budgets dans Acquisitions WorldShare

Chaque établissement qui utilise Acquisitions WorldShare pour commander du matériel doit créer un budget. Les budgets vous permettent d'assurer le suivi des achats de votre bibliothèque pour une période donnée. Un budget est un ensemble de postes budgétaires pour une même période. La période est définie par une date de début et une date de fin.

Note.-s importantes sur les budgets

  • Vous ne pouvez pas supprimer un budget une fois qu'il est créé. Par conséquent, il est fortement recommandé de ne pas créer un budget pour tests ou des commandes pour tests.
    • Si vous créez un budget par erreur, vous pouvez renommer les postes budgétaires de ce budget et modifier les dates pour le budget.
    • Toutefois, les commandes assignées à ce budget seront encore engagées pour ce budget et ne peuvent être désengagées qu'en facturant les documents.
    • Par conséquent, nous vous recommandons de ne pas créer de budgets et de commandes à des fins de tests.
  • La date de début d'un nouveau budget ne peut pas être antérieure à la date de fin d'un budget existant.
    • Le premier budget que vous créez peut avoir n'importe quelle date de début, mais la date de fin de ce budget ne peut pas être antérieure à sa date de création.
    • Le premier budget est automatiquement disponible pour utilisation.
  • Un budget peut avoir un des cinq états possibles.
    États des budgets - Tableau
    État Définition Indiqué par
    Fermé
    • Budget que vous avez fermé et qui ne peut plus être utilisé.
    • Vous pouvez avoir plusieurs budgets fermés.
    • Vous ne pouvez pas utiliser un budget fermé pour assigner des postes budgétaires pour les documents d'une commande ou d'une entente.
    • La case 'Peut être utilisé' n'est pas cochée.
    • Tous les postes budgétaires sont désactivés (vous ne pouvez pas ajouter, modifier ou supprimer des postes).
    En cours de fermeture
    • Le budget est en cours de fermeture.
    • Fermer un budget peut prendre quelques minutes ou quelques heures.
    • Lorsque possible, il est préférable de fermer les budgets durant les heures de fermeture de la bibliothèque.
    • Non indiqué dans l'interface.
    En cours
    • Le budget en cours est le budget par défaut qui doit être utilisé pour assigner des postes budgétaires pour les documents d'une commande ou d'une entente.
    • Il n'y a qu'un seul budget en cours, et il s'agit toujours du budget qui suit immédiatement le dernier budget fermé.
    • Si aucun budget n'est fermé, le premier budget créé est le budget en cours par défaut.
    • La case 'Peut être utilisé' est cochée indiquant que le budget peut être utilisé, mais il ne peut pas être modifié.
    Disponible
    • Le budget disponible est celui qui suit immédiatement le budget en cours et il est possible de le rendre disponible pour utilisation ou non.
    • Si l'utilisation est permise, il apparaît au deuxième rang dans la liste des budgets pouvant être sélectionnés lors du processus de commande et de facturation.
    • La case 'Peut être utilisé' est cochée indiquant que le budget peut être utilisé, mais il ne peut pas être modifié.
    Futur
    • Un budget futur est tout budget après le budget en cours.
    • Les budgets futurs ne peuvent pas être utilisés.
    • La case 'Peut être utilisé' n'est pas cochée.
    • Tous les postes budgétaires sont activés (vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des postes).
  • Fermer un budget. Un budget peut être fermé après que sa date de fin soit passée. Un budget fermé ne peut pas être utilisé.
  • Lorsque vous créez des postes, un sommaire du budget apparaît dans le haut du budget affiché. Le montant total budgété, le montant engagé, le montant dépensé et le solde restant apparaissent sous forme de liste et de graphique.
    Couleurs du graphique - Tableau
    Couleur du graphique Montant budgété
    Terracotta Dépensé
    Orange Engagé
    Vert Solde restant

Créer un budget pour la première fois

Cette section décrit les étapes à suivre lorsque vous configurez un budget pour la première fois et contient des informations à considérer lors de la création de votre budget.

Étape 1 - Choisissez le moment où vous commencerez à utiliser Acquisitions WorldShare pour commander du matériel

La première chose que vous devez faire avant de créer votre budget est de choisir le moment où vous commencerez à utiliser Acquisitions WorldShare pour commander du matériel. Plus précisément, voulez-vous commencer au début de la période budgétaire suivant ou souhaitez-vous commencer durant la période budgétaire en cours? Il y a une complexité supplémentaire lorsque vous commencez à utiliser un budget au milieu de la période budgétaire en cours (voir ci-dessous), mais si vous choisissez de commencer au début de la période budgétaire suivante, vous aurez probablement à dupliquer vos efforts en recevant les documents commandés antérieurement avec votre ancien système d’acquisitions tout en ajoutant les nouveaux documents commandés dans WorldShare.

Étape 2 - Créez un budget

Après avoir choisi le moment où vous commencerez à utiliser Acquisitions WorldShare pour commander du matériel, vous pouvez créer un budget.

  1. Dans le panneau de navigation de gauche, cliquez sur Budgets.
  2. Cliquez sur Nouveau budget.

Étape 3 - Entrez la date de début et de fin de la période budgétaire

Dans le nouveau budget créé, inscrivez la date de début et la date de fin de la période budgétaire. Vous pouvez définir cette période en configurant la date de début et en sélectionnant la période de temps appropriée (généralement un an).

Si vous créez un budget pour la prochaine période budgétaire :

  1. Inscrivez la date de début et la date de fin pour la période budgétaire.

Si vous créez un budget pour la période budgétaire en cours, vous avez deux options :

  • inscrivez la date d'aujourd'hui comme date de début et réglez manuellement la date de fin afin qu'elle corresponde à la date de fin de la période budgétaire en cours; ou
  • inscrivez la date à laquelle la période budgétaire en cours a commencé comme date de début (date passée) et sélectionnez la valeur appropriée comme période.

Étape 4 - Créez des postes budgétaires

Voir Créer des postes budgétaires.

 Note. - Dès que vous créez le premier poste budgétaire, le budget peut être utilisé (est actif).