Choisir un poste budgétaire pour une commande ou une facture
Comment choisir un poste budgétaire pour une commande, un document ou une facture dans Acquisition WorldShare.
Lorsque vous choisissez le Budget/Poste, jusqu'à deux années sont visibles pour les postes budgétaires (si plus d’un budget est activé). Par défaut l'année en cours est affichée.
Lorsque vous choisissez un poste budgétaire pour une commande ou une facture, la liste déroulante du poste affiche les 15 premiers postes de votre budget. Saisissez les premières lettres d'un nom de poste précis pour le voir dans la liste déroulante.
Choisir un poste budgétaire pour une commande
Créez une nouvelle commande ou cherchez la commande et modifiez les détails dans Budget/Poste pour chaque document.
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Commandes.
- Cliquez sur Chercher pour voir toutes les commandes.
Ou
Cliquez sur Nouvelle commande pour créer une nouvelle commande.
Ou
Dans la liste déroulante, sélectionnez un index de recherche et inscrivez le ou les termes de recherche dans la boîte. Cliquez sur Recherche. - Cliquez sur un Nom de commande pour voir et modifier les documents de cette commande.
- Dans la colonne Budget/Poste, utilisez la liste déroulante pour modifier les détails du budget/poste.
Choisir un poste budgétaire pour un document
Cherchez le document en commande et modifiez les détails dans Poste pour chaque document.
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Documents commandés.
- Cliquez sur Chercher pour voir tous les documents commandés.
Ou
Dans la liste déroulante, sélectionnez un index de recherche et inscrivez le ou les termes de recherche dans la boîte. Cliquez sur Recherche. - Cliquez sur le lien Titre/Nom pour afficher les détails sur le document.
- Cliquez sur l'onglet Budget/Poste.
- Cliquez sur l'onglet Budget/Poste.
- La colonne Budget est pour sélectionner un budget (si plus d'un budget est actif).
- La colonne Poste est pour sélectionner le poste budgétaire auquel le coût du document sera imputé.
- Les postes budgétaires avec un solde de zéro ou moins sont affichés en rouge.
- Dans les commandes ouvertes, lorsqu'un poste budgétaire est sélectionné, vous pouvez passer le pointeur de la souris sur le nom du poste pour voir les montants budgété, engagé, dépensé et restant.
Choisir un poste budgétaire pour une facture
Créez une nouvelle facture ou cherchez une facture et modifiez les détails dans Budget/Poste.
- Dans le panneau de gauche, cliquez sur Factures > Factures.
- Cliquez sur Chercher pour voir toutes les factures.
Ou
Cliquez sur Nouvelle facture pour créer une nouvelle facture. - Cliquez sur un numéro de facture pour afficher et modifier les détails de la facture. Voir Modifier une facture.
- Les documents dans cette facture sont affichés dans la section inférieure de l'écran.
- Cliquez sur le titre du document.
- Utilisez la colonne Budget/Poste pour modifier les détails sur le budget/poste budgétaire.
- La liste du haut est pour les budgets (si plus d'un budget est actif).
- La liste du milieu est pour le poste budgétaire auquel le coût du document sera imputé :
- Colonne de gauche - Nom du poste
- Colonne du milieu - Code du poste
- Colonne de droite - Poste parent
Répartir une commande ou une facture entre plusieurs postes budgétaires par montant
Basculer entre le Montant et le Pourcentage peut changer le pourcentage assigné à chaque poste à cause de problèmes d'arrondissement des chiffres lors du basculement entre ces deux modes d’affectation des coûts.
- Allez à l'écran Commande ou Facture.
- Dans la colonne Budget/Poste, cliquez sur Affecter plusieurs budgets/postes.
- Pour Affecter par, sélectionnez Montant.
- Ajoutez des postes budgétaires supplémentaires en cliquant sur le bouton Ajouter (
) dans la colonne Actions. - Inscrivez le montant pour chaque poste ajouté dans le champ Montant. La somme des montants des postes doit être le prix total du document. Le prix total du document (Montant) et le Montant non affecté sont affichés dans le haut de la fenêtre Affectation de budgets et de postes.
- (Facultatif) Cliquez sur Répartir également entre les postes non affectés pour répartir également tout montant non assigné restant parmi les postes ayant 0 (zéro) comme montant.
- Cliquez sur Enregistrer.
Sélectionner des postes de différentes périodes budgétaires pour un document facturé
- Note. - Basculer entre le Montant et le Pourcentage peut changer le pourcentage assigné à chaque poste à cause de problèmes d'arrondissement des chiffres lors du basculement entre ces deux modes d’affectation des coûts.
- Vous pouvez toujours sélectionner la période budgétaire en cours ou la prochaine période budgétaire si vous l'avez activée pour utilisation. Pour activer un budget, ouvrez le prochain budget sélectionné et cochez Peut être utilisé.
- Allez à l'écran Commande ou Facture.
- Dans la colonne Budget/Poste, cliquez sur Affecter plusieurs budgets/postes.
- Pour Affecter par, sélectionnez Pourcentage.
- Ajoutez des budgets supplémentaires en cliquant sur le bouton Ajouter () dans la colonne Actions.
- Sélectionnez une période budgétaire pour chaque ligne ajoutée dans chaque liste déroulante de la colonne Budget.
- Cliquez sur Enregistrer.