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Données fixes

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Utilisez cet écran pour configurer les données fixes d'emprunteur et de prêteur.

Paramètre de persistance

Ce paramètre vous permet d'indiquer si vous voulez que des bordereaux de données fixes (Données sur l'emprunteur et Données sur le prêteur) soient automatiquement appliqués à chaque demande.

  • Oui - Le bordereau de données fixes par défaut est automatiquement appliqué aux demandes.
    • Si vous choisissez d'appliquer un bordereau de données fixes différent à une demande dans le Prêt entre bibliothèques WorldShare, ce bordereau de données fixes sera appliqué à toutes les demandes subséquentes durant la même session jusqu'à ce que vous sélectionniez un autre bordereau de données fixes.
    • Lorsque le Paramètre de persistance est activé, le bordereau de données fixes DEFAULT a priorité sur l'application d'autres données fixes, incluant celles pouvant être appliquées via l'automatisation.
  • Non - Le personnel doit sélectionner manuellement un bordereau de données fixes pour chaque demande de PEB ou créer des automatisations en utilisant Gestion automatisée des demandes.

 Note. - Ne spécifiez pas un Type de demande dans vos Données fixes d'emprunteur par défaut.  Si le Type de demande est présent dans le bordereau de données fixes par défaut, le Paramètre de persistance outrepassera le Type de demande par la valeur indiquée dans le bordereau de données fixes par défaut. Par exemple, si vous voyez que votre Type de demande passe d'un Prêt à une Copie, il se peut que vous ayez spécifié Copie comme Type de demande dans vos Données fixes d'emprunteur par défaut.

Pour sélectionner le Paramètre de persistance :

  1. Cochez la case à côté de Activer la persistance.
  2. Cliquez sur Enregistrer.

Champs de données fixes à inclure lors de l'utilisation du Paramètre de persistance

Assurez-vous que les informations contenues dans votre bordereau DEFAULT pour Données sur l'emprunteur ou Données sur le prêteur contiennent des informations qui s'appliqueront à la plupart des demandes. Les champs suggérés à remplir comprennent :

  • Informations sur l'expédition
    • Incluez tous les champs qui s'appliquent à votre bibliothèque.
  • Facturer à
    • Incluez tous les champs qui s'appliquent à votre bibliothèque.
  • Expédier via
  • Livraison électronique
  • Gestion des frais IFM
    • Sélectionnez si applicable à votre bibliothèque.
  • Coût maximum
    • Incluez les informations nécessaires si vous ne payerez pas plus qu'un montant précis pour un document.
  • Conformité au droit d'auteur (États-Unis)
  • Affiliations
  • Notes sur la facturation
  • Notes sur l'emprunt

 Notes. 

  • Ne sélectionnez IFM que si votre bibliothèque exige des frais aux bibliothèques emprunteuses. Si vos frais par défaut sont zéro, ne sélectionnez pas IFM dans votre bordereau de données fixes DÉFAUT.
  • Ne spécifiez pas un Type de demande dans votre bordereau de données fixes par défaut. Si le Type de demande est présent dans le bordereau de données fixes par défaut, le Paramètre de persistance outrepassera le Type de demande par la valeur indiquée dans le bordereau de données fixes par défaut. Par exemple, si vous voyez que votre Type de demande passe d'un Prêt à une Copie, il se peut que vous ayez spécifié Copie comme Type de demande dans vos Données fixes d'emprunteur par défaut.

Données fixes

Les données fixes sont des informations que les employés peuvent utiliser pour assurer une uniformité lorsqu'ils initient ou répondent à des demandes. Les données fixes sont des informations répétitives qui sont automatiquement transférées dans les bordereaux et les demandes. Un bordereau de données fixes par défaut est créé pour tout établissement qui n'en a pas.

Utilisez des automatisations pour appliquer des données fixes aux demandes d'emprunt et de prêt. Pour plus de détails, voir Gestion automatisée des demandes.

 Note. - Si vous souhaitez que votre bordereau de données fixes par défaut soit automatiquement appliqué à chaque demande, activez le Paramètre de persistance. Lorsque le Paramètre de persistance est activé, le bordereau de données fixes DEFAULT a priorité sur l'application d'autres données fixes, incluant celles pouvant être appliquées via l'automatisation. Si vous utilisez des automatisations pour appliquer des données fixes, désactivez le Paramètre de persistance. 

Utiliser l'écran des données fixes

Les onglets Données sur l'emprunteur et Données sur le prêteur vous permettent de passer rapidement des configurations de données fixes de prêteur aux configurations de données fixes d'emprunteur.

Utilisez la boîte Recherche pour trouver rapidement des bordereaux de données fixes précis. Utilisez les colonnes Nom et Description pour trier les bordereaux de données fixes. 

Données sur l’emprunteur

Configurez les données fixes d'emprunteur sous l'onglet Données de l'emprunteur.

Bordereaux de données fixes pour les emprunteurs

Les bordereaux de données fixes peuvent être créés pour divers types d'emprunt. Vous trouverez ci-dessous des exemples de cas où les bordereaux de données fixes peuvent être utiles pour les emprunteurs.

Situation

Suggestion

Vous empruntez régulièrement des photocopies ainsi que du matériel qui doit être retourné.

Créez un bordereau de données fixes pour les prêts et un autre pour les copies.
Vous demandez à ce que certaines photocopies vous soient envoyées par télécopieur et que d'autres vous soient envoyées électroniquement. Créez un bordereau de données fixes pour les copies par télécopieur et un autre indiquant que vous voulez recevoir les documents via Article Exchange sous Livraison électronique.

Un usager demande plusieurs documents.

Créez un bordereau de données fixes temporaire pour transférer les données sur l'usager dans chaque demande.

Vous traitez toutes les transactions de PEB à votre bibliothèque centrale, mais voulez que les prêteurs envoient les documents directement aux succursales.

Créez un ensemble de bordereaux de données fixes avec des Informations de livraison pour chaque succursale.

Certains professeurs font régulièrement des demandes de PEB.

Créez un bordereau de données fixes pour chacun de ces professeurs.

Vous avez établi des politiques pour le montant que vous paierez pour chaque genre de matériel obtenu via le PEB.

Créez un bordereau de données fixes pour chaque genre de matériel avec le Coût maximum approprié.

Vous avez établi des politiques pour l'utilisation de la Gestion des frais IFM.

Créez des bordereaux de données fixes avec des valeurs IFM dans Coût maximum.

Vous demandez régulièrement plusieurs exemplaires d'un document pour des clubs de lecture.

Créez un bordereau de données fixes qui contient une Note sur l'emprunt indiquant que la demande est pour un club de lecture.

Configurer les données de l'emprunteur

Sous Données fixes, allez sous l'onglet Données sur l'emprunteur. 

Pour ajouter un bordereau de données fixes :

  1. Sous l'onglet Données sur l'emprunteur, cliquez sur Créer nouveau.
  2. L'écran Nouveau bordereau de données fixes emprunteur est présenté. 
  3. Remplissez les champs. Pour plus de détails, voir Informations sur la bibliothèque emprunteuse et Informations sur l'usager ci-dessous.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Pour modifier un bordereau de données fixes :

  1. Dans la liste des bordereaux de données fixes, trouvez le bordereau de données fixes que vous voulez supprimer.
  2. Dans la colonne Actions, cliquez sur l'icône Modifier. 
  3. Modifiez le bordereau.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Pour supprimer un bordereau de données fixes :

  1. Dans la liste des bordereaux de données fixes, trouvez le bordereau de données fixes que vous voulez supprimer.
  2. Sélectionnez l'icône Supprimer dans la colonne Actions pour supprimer le bordereau de données fixes. 
  3. Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur Supprimer.

Informations sur la bibliothèque emprunteuse

 Note.– Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque (*).

Champ Description
Informations de base
Nom du bordereau de données fixes Le nom du bordereau (limite de 20 caractères et pas de caractères spéciaux).
Description Une brève description du bordereau.
Requis avant Date à laquelle vous devez avoir reçu le document. Pour assigner une période allant jusqu'à 99 jours, inscrivez +JJ pour que le système calcule une date qui tombe de 1 à 99 jours après la date d'aujourd'hui.

Note. - Le bordereau de données fixes par défaut doit contenir une date Requis avant de +30 par défaut.
Type de demande
  • Prêt - Seules les demandes de prêt seront admissibles.
  • Copie - Seules les demandes de copie non retournables seront admissibles.

 Note. - Si vous avez activé le Paramètre de persistance, ne spécifiez pas de Type de demande dans vos Données fixes d'emprunteur par défaut.  Si le Type de demande est présent dans le bordereau de données fixes par défaut, le Paramètre de persistance outrepassera le Type de demande par la valeur indiquée dans le bordereau de données fixes. Par exemple, si vous voyez que votre Type de demande passe d'un Prêt à une Copie, il se peut que vous ayez spécifié Copie comme Type de demande dans vos Données fixes d'emprunteur par défaut.
Éditions Édition préférée.
Informations sur l'expédition
Expédier à Indiquez les coordonnées du contact pour l'expédition.

Adresse
Adresse
Pays
Ville
État/Province
Code postal

 L'adresse d'expédition et les coordonnées de la personne-ressource.
Expédier via La méthode que vous préférez pour l'expédition.
Télécopieur/Téléphone Numéro de téléphone ou de télécopieur pour l'expédition.
Courriel Adresse électronique pour l'expédition.
Affiliations de groupes

Inscrivez les symboles, noms ou acronymes de vos groupes locaux réciproques ou les Groupes profilés d'OCLC qui doivent être affichés aux prêteurs. 

Exemple : 
LVIS
Notes sur l'emprunt Informations supplémentaires sur la demande si nécessaire.
Notes sur la facturation
Identique à la livraison Cliquez sur Identique à la livraison pour utiliser les informations déjà inscrites dans les champs de la section Informations de livraison. Sinon, inscrivez d'autres informations.
Facturer à Indiquez les coordonnées du contact pour la facturation.

Adresse
Adresse
Pays
Ville
État/Province
Code postal

 L'adresse d'expédition et les coordonnées de la personne-ressource.
Notes sur la facturation Informations supplémentaires sur la facturation si nécessaire.
Livraison électronique
Service de livraison préféré

Indiquez vos choix quant à la méthode utilisée pour la livraison électronique :

  • Ariel (FTP) : livraison FTP via Ariel.
  • Article Exchange : livraison via OCLC Article Exchange.
  • Électronique : livraison via courriel.
  • ILLiad Odyssey : livraison via le logiciel ILLiad Odyssey.

 Note. - Les méthodes de livraison électronique sont définies dans le Répertoire des politiques OCLC. Connectez-vous au Répertoire des politiques OCLC pour faire des modifications.
Autre service de livraison Choisissez un autre mode de livraison électronique.
Informations financières
Coût maximum
  • Montant maximal que vous acceptez de payer pour le document. Inscrivez le montant que vous pouvez payer et cochez la case Gestion des frais IFM pour activer la fonctionnalité.

     Note. - Ce montant représente le coût total et non le coût par page.
  • Si vous n'acceptez pas de payer des frais, laissez la case décochée et inscrivez 0.00 dans le champ Coût maximum.
    • Si vous n'inscrivez rien dans ce champ, vous serez responsable des frais facturés par le prêteur, peu importe le montant. Si la case Gestion des frais IFM n'est pas cochée et que le champ Coût maximum est vide, le prêteur pourra inscrire un montant dans le champ Coût maximum lorsqu'il vous retournera la demande. Vous accepterez automatiquement de payer le montant indiqué par le prêteur lorsque vous mettrez à jour cette demande.

  • Si votre bibliothèque utilise une devise différente du dollar américain (USD), OCLC recommande de créer deux ensembles de bordereaux de données fixes : un avec le Coût maximum dans votre devise locale et l'autre avec le Coût maximum en dollars américains. Lorsque vous avez deux ensembles de bordereaux de données fixes, lorsque vous créez ou répondez à des demandes, vous pouvez sélectionner le bordereau qui correspond à la devise que vous voulez utiliser. Pour plus de détails, voir Configurer la gestion des frais IFM.
Utiliser Gestion des frais IFM pour paiement

Cochez la case Utiliser Gestion des frais IFM pour paiement pour activer cette option.

 Note. - Si le Coût maximum est 0.00, ne sélectionnez pas la Gestion des frais IFM. 

Pour plus de détails, voir Gestion des frais IFM.
Conformité au droit d'auteur (États-Unis)

Indique votre conformité au droit d'auteur pour les demandes de photocopies. Codes valides selon votre pays :

Region Conformité au droit d'auteur (États-Unis)
États-Unis
  • CCG Conforms to CONTU Guidelines
  • CCL Conforms to U.S. Copyright law
Australie
  • Australian Copyright Cleared
  • Australian License
  • S183 - Commonwealth
  • S183 - State
  • S200AB - Special case
  • S43 - Judicial Proceedings
  • S50 - for S49 client
  • S50(7) - for collection, previously supplied
  • S50(7A) - for collection, more than a reasonable portion
  • S50(7B) - for collection electronic
  • S50 - for collection
  • S50 - for parliamentarian
Canada
  • Utilisation équitable
  • Loi sur le droit d'auteur du Canada 2012
Nouvelle-Zélande
  • NZ Copyright Requirements
Espagne
  • Conformément à la loi espagnole sur le droit d'auteur
  • Licence acquise
  • Aucun
Royaume-Uni
  • UK Copyright Cleared
  • UK Fair Dealing

 
Signature pour reconnaissance du droit d'auteur

Les bibliothèques de l’Australie, de la Nouvelle-Zélande, de l'Espagne et du Royaume-Uni peuvent faire le suivi quant à l'acceptation par l'usager des conditions locales liées au droit d'auteur.  « Signature pour reconnaissance du droit d'auteur » indique si l'usager a accepté ou non les conditions liées au droit d'auteur.  Options disponibles :

  • Sans objet
  • Signature requise
  • Signature obtenue

Voir Affranchissement des droits pour plus de détails.

 Note.- Les bibliothèques à l'extérieur de l'Australie, de la Nouvelle-Zélande, de l'Espagne et du Royaume-Uni ne verront pas le champ Signature pour reconnaissance du droit d'auteur.

Champs sur l'usager

Champ Description
Nom de l'usager

Le nom de l'usager.

  • Pour de meilleurs résultats, utilisez le format : nom de famille, prénom, second prénom ou initiale.
  • Si nécessaire, ajoutez des détails pour différencier des usagers portant un nom semblable.
  • N'inscrivez pas de numéro d'identification de l'usager dans ce champ. Utilisez plutôt le champ ID de l'usager.

Exemples:
Laverdure, Anne Marie
, Ducrot, Henri, Départ. Biologie
ID de l'usager

Un numéro utilisé pour l'identification de l'usager.

Exemples:
123-45-6789
ALl/6496KRTXX/0001
OH4751603
Statut de l'usager

L'état de l'usager.

Exemples:
Professeur
Administrateur
Étudiant
Département de l'usager

Le département (université) de l'usager. Inscrivez les noms de département de façon uniforme.

Exemples:
Département de biologie
DépartBio
Biologie
Adresse électronique de l'usager L'adresse électronique de l'usager.
Notes sur l'usager

Informations supplémentaires sur l'usager s'il y a lieu.

Exemples:
Coût maximum de 5,00 $
Peut récupérer les documents à la Succursale Ouest les mardis.
Adresse L'adresse de l'usager.
 

Données sur le prêteur

Configurez les données fixes du prêteur sous l'onglet Données du prêteur.

Bordereaux de données fixes pour les prêteurs

Les bordereaux de données fixes peuvent aussi être créés pour des prêts routiniers. Vous trouverez ci-dessous des exemples de cas où les bordereaux de données fixes peuvent être utiles.

Situation

Suggestion

Vous prêtez régulièrement des photocopies ainsi que du matériel qui doit être retourné.

Créez un bordereau de données fixes pour les prêts et un autre pour les copies.

Vous traitez toutes les transactions de PEB à votre bibliothèque centrale, mais voulez que les emprunteurs retournent les documents directement aux succursales.

Créez un bordereau de données fixes avec une adresse Retourner à pour chaque succursale.

Vous avez établi des politiques pour le montant que vous exigez pour chaque genre de document prêté via le PEB.

Créez un bordereau de données fixes pour chaque genre de document avec les Frais de prêt approprié.

Vous prêtez aux membres de votre consortium gratuitement, mais facturez des frais à d’autres emprunteurs.

Créez un bordereau de données fixes pour les prêts gratuits et un autre pour les prêts que vous facturez.

Vous avez établi des politiques pour les modes de paiement pour les prêts et les copies.

Créer des bordereaux de données fixes pour divers frais IFM et d'autres pour les frais facturés (par exemple : 10IFM ou 10INV).

Configurer les données fixes de prêteur

Sous Données fixes, allez sous l'onglet Données sur le prêteur. 

Pour ajouter un bordereau de données fixes :

  1. Sous l'onglet Données sur l'emprunteur, cliquez sur Créer nouveau.
  2. L'écran Nouveau bordereau de données fixes prêteur est présenté. 
  3. Remplissez les champs. Pour plus de détails, voir Informations sur la bibliothèque prêteuse ci-dessous.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Pour modifier un bordereau de données fixes :

  1. Dans la liste des bordereaux de données fixes, trouvez le bordereau de données fixes que vous voulez supprimer.
  2. Dans la colonne Actions, cliquez sur l'icône Modifier. 
  3. Modifiez le bordereau.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Pour supprimer un bordereau de données fixes :

  1. Dans la liste des bordereaux de données fixes, trouvez le bordereau de données fixes que vous voulez supprimer.
  2. Sélectionnez l'icône Supprimer dans la colonne Actions pour supprimer le bordereau de données fixes. 
  3. Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur Supprimer.

Informations sur la bibliothèque prêteuse

 Note.– Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque (*).

Champ Description
Informations de base
Nom du bordereau de données fixes Le nom du bordereau (limite de 20 caractères et pas de caractères spéciaux).
Description Une brève description du bordereau.
Date d'échéance
  • La date à laquelle l'emprunteur doit retourner le document au prêteur et non la date à laquelle le document doit arriver à votre bibliothèque.
  • Lorsque vous éditez une demande, inscrivez la date précise ou indiquez une période de 1 à 999 jours à partir de la date d'aujourd'hui en utilisant le format +JJJ.

Exemple:
+101
Date d'expédition

La date à laquelle le document a été expédié, ou sera expédié, par votre bibliothèque. Inscrivez -JJ pour que le système calcule une date qui tombe de 1 à 99 jours avant la date d'aujourd'hui.

Exemples:
-0
-10
Notes sur le prêt
  • Informations requises pour les "réponses conditionnelles" seulement. Inscrivez les informations pertinentes ou une condition.
  • Informations facultatives pour les réponses sans conditions.
Restrictions de prêt

Restrictions applicables aux prêts.

Exemple:
Usage de la bibliothèque uniquement
Informations financières
Ajouter les frais de gestion IFM

Cochez la case Ajouter les frais de gestion IFM pour activer cette fonctionnalité.

 Note. - Sélectionnez Ajouter les frais de gestion IFM uniquement si les Frais de prêt sont supérieurs à 0.00.

Pour plus de détails, voir la rubrique Gestion des frais IFM.
Frais de prêt
  • Tous les coûts : manutention, frais de photocopie, affranchissement, etc. Valeurs numériques uniquement. Inscrivez 0.00 si aucuns frais ne sont applicables.
  • Pour accepter l'offre IFM d'un emprunteur, inscrivez une valeur numérique et cochez la case IFM.
  • Si votre bibliothèque utilise une devise différente du dollar américain (USD), OCLC recommande de créer deux ensembles de bordereaux de données fixes : un avec les frais de prêt dans votre devise locale et l'autre avec les frais de prêt en dollars américains. Lorsque vous avez deux ensembles de bordereaux de données fixes, lorsque vous créez ou répondez à des demandes, vous pouvez sélectionner le bordereau qui correspond à la devise que vous voulez utiliser. Pour plus de détails, voir Configurer la gestion des frais IFM.

Exemples:
0
8
Montant de l'assurance Le montant de l'assurance si applicable.
Retourner à
À l'attention de

Le nom de la personne ou du service auquel le document doit être retourné.

Adresse
Pays
Ville
État/Province
Code postal

Adresse d'expédition complète pour le retour du document.

  • Si vous remplissez le champ Date d'échéance, vous devez fournir une adresse de retour.
Retourner via La méthode préférée pour le retour du matériel. Ce champ fournit des informations pour retracer le document si celui-ci est perdu ou en transit.

 

Regarder une vidéo

Créer des données fixes pour le PEB

Durée : 8:37

Cette vidéo montre comment créer, modifier et maintenir des bordereaux de données fixes dans Configuration des services OCLC pour les emprunts et les prêts entre bibliothèques.

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