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Configurer la gestion des frais IFM

Comment configurer les frais IFM dans les données fixes d'emprunteur et de prêteur, et trouver l'information sur la devise locale dans le Prêt entre bibliothèques WorldShare.

IFM

Pour qu'une transaction IFM (ILL Fee Management) soit effectuée, l'emprunteur et le prêteur doivent avoir sélectionné Gestion des frais IFM dans les données fixes appliquées à la demande, et les conditions IFM doivent correspondre (le coût maximum qui peut être payé par l'emprunteur doit être supérieur ou égal ou coût demandé par le prêteur).

Vous pouvez configurer la Gestion des frais IFM dans Configuration des services OCLC. Pour accéder à Configuration des services OCLC, cliquez sur le lien ci-dessus ou cliquez sur le lien Configuration des services OCLC dans la section Liens rapides de l'écran d'accueil du PEB WorldShare.

Dans Configuration des services OCLC, vous pouvez créer des bordereaux de données fixes d'emprunteur et de prêteur avec des paramètres pour la Gestion des frais IFM. Pour plus de détails sur les bordereaux de données fixes, voir Données sur l'emprunteur et Données sur le prêteur. Des paramètres IFM différents peuvent être entrés dans les bordereaux. Si vous ne sélectionnez pas Gestion des frais IFM pour un bordereau de données fixes, la Gestion des frais IFM ne sera pas utilisée pour les transactions effectuées en utilisant ce bordereau de données fixes.

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OCLC IFM - Gestion des frais IFM

Configurer la Gestion des frais IFM dans les données fixes de l'emprunteur

Une fois connecté à la Configuration des services OCLC, cliquez sur PEB WorldShare > Données sur l’emprunteur pour configurer la Gestion des frais IFM pour les demandes d’emprunt. Des bordereaux de données fixes avec l'option Gestion des frais IFM sélectionnée devraient être créés pour les cas où vous voulez utiliser IFM pour gérer les transactions pour lesquelles vous acceptez de payer les frais demandés par le prêteur qui remplit une demande. L'ajout d'un bordereau de données fixes à une demande ne garantit pas que la Gestion des frais IFM sera utilisée. La Gestion des frais IFM sera utilisée uniquement si les paramètres IFM de l'emprunteur et du prêteur correspondent.

Suivez les instructions de la rubrique Données sur l'emprunteur pour ajouter ou modifier des bordereaux de données fixes. Avant d'enregistrer le bordereau, assurez-vous que vous avez sélectionné Gestion des frais IFM et que vous avez indiqué, dans le champ Coût maximum, le montant maximum que vous accepterez de payer pour les demandes d'emprunt auxquelles vous appliquerez ce bordereau de données fixes.

Configurer la Gestion des frais IFM dans les données fixes du prêteur

Une fois connecté à la Configuration des services OCLC, cliquez sur PEB WorldShare > Données sur le prêteur pour configurer la Gestion des frais IFM pour les prêt. Des bordereaux de données fixes avec l'option Gestion des frais IFM sélectionnée devraient être créés pour les cas où vous voulez utiliser IFM pour gérer les transactions de prêt pour lesquelles vous exigez des frais.

Suivez les instructions de la rubrique Données sur le prêteur pour ajouter ou modifier des bordereaux de données fixes. Avant d'enregistrer le bordereau, assurez-vous que vous avez sélectionné Gestion des frais IFM et que vous avez indiqué, dans le champ Frais de prêt, le montant exigé pour les demandes auxquelles vous appliquerez ce bordereau de données fixes.

Devises pour la Gestion des frais IFM

Utilisez votre devise locale si elle est prise en charge pour votre pays. Lorsque la devise de votre bibliothèque ne correspond pas à celle du prêteur, la devise USD (dollar américain) devrait toujours être utilisée. De cette façon, votre bibliothèque n'aura que des transactions dans deux devises, la devise locale (CAD, GBP, AUD, EUR ou ZAR) et USD. 

Par exemple, si votre bibliothèque utilise le dollar canadien (CAD) comme devise locale, utilisez CAD ou USD selon la bibliothèque.

  • Si la demande est effectuée entre deux bibliothèques canadiennes, utilisez CAD.
  • Si la demande est effectuée entre une bibliothèque canadienne et une bibliothèque des États-Unis, utiliser USD.
  • Si la demande est effectuée entre une bibliothèque canadienne et une bibliothèque néo-zélandaise, sud-africaine ou japonaise, utilisez USD.

Chaque mois où il y a des transactions dans les deux devises, vous verrez des rapports IFM supplémentaires dans les Statistiques d'utilisation. Vous verrez des rapports distincts pour les emprunts et les prêts dans chaque devise. Voir Prêt entre bibliothèques WorldShare -- Statistiques d'utilisation OCLC.

Configurer la ou les devises

La fonctionnalité « In-Currency IFM » détermine la devise locale utilisée par votre bibliothèque selon les paramètres de votre bibliothèque dans le WorldCat Registry, et vous offre le choix d'utiliser votre devise locale ou le USD lorsque vous appliquez la Gestion des frais IFM à vos demandes. Voir Devise et paramètres régionaux pour mettre à jour votre devise locale. 

OCLC recommande de créer deux ensembles de bordereau de données fixes : un avec votre devise locale et l'autre avec la devise USD. Lorsque vous avez deux ensembles de bordereaux de données fixes, lorsque vous créez ou répondez à des demandes, vous pouvez sélectionner le bordereau qui correspond à la devise que vous voulez utiliser.

  • Créez deux bordereaux de données fixes d'emprunteur : un bordereau avec CAD dans le champ Coût maximum et un bordereau avec USD dans le champ Coût maximum.
  • Créez deux bordereaux de données fixes de prêteur : un bordereau avec CAD dans le champ Frais de prêt et un bordereau avec USD dans le champ Frais de prêt. 

Pour des instructions sur la création, la copie et la modification des bordereaux de données fixes, voir Données sur l’emprunteur et Données sur le prêteur.

Demander des documents (emprunteurs)

La gestion des frais IFM ne sera pas appliquée si le prêteur utilise une devise différente que celle que vous avez sélectionnée comme Coût maximum. Si vous utilisez une devise spécifique à votre région, OCLC recommande de faire ce qui suit afin d’éviter les complications engendrées par l'utilisation de devises différentes :

  1. Envoyez la demande aux bibliothèques de votre région qui utilisent la même devise locale que vous.
  2. Si la demande n'est pas remplie par les bibliothèques de votre région :
    1. Dans la demande non remplie, sous Actions, cliquez sur Nouvelle.
    2. Dans le nouvelle demande, ajoutez des bibliothèques à l'extérieur de votre région dans la file de prêteurs.
    3. Appliquez votre bordereau de données fixes d'emprunteur qui indique le Coût maximum.

Répondre à des demandes (prêteurs)

La gestion des frais IFM ne sera pas appliquée si vous ne sélectionnez pas la même devise pour le champ Frais de prêt que celle indiquée par l'emprunteur pour son champ Coût maximum. Si vous essayez d’appliquer une devise différente que celle indiquée par l’emprunteur, vous recevrez un message de mise en garde. Si vous poursuivez et traitez la demande, la Gestion des frais IFM ne sera pas appliquée.
 Note. - Si votre bibliothèque utilise ILLiad et reçoit une demande d'une bibliothèque située dans un autre pays, vous devriez vous assurer que la bibliothèque emprunteuse a indiqué USD comme devise. Si vous n'utilisez pas la même devise que l'emprunteur, la transaction IFM ne sera pas effectuée.

Comme prêteur, vous avez les options suivantes lorsque l'emprunteur a indiqué une devise différente de la vôtre :

  • Changez la devise pour celle de l'emprunteur (applicable uniquement si la devise est USD).
  • Répondez Non à la demande.
  • Désélectionnez Utilisez la Gestion des frais IFM et modifiez les Frais de prêt. Fournissez le document gratuitement, si possible.