Déroulement des demandes hors système
Aperçu
Effectuez le suivi des demandes entre votre bibliothèque et une bibliothèque ou une organisation qui n'utilise pas de solution de partage de ressources OCLC dans le Prêt entre bibliothèques WorldShare. Ces partenaires hors système utilisent généralement la messagerie électronique comme principale forme de communication de demande et n'ont pas accès à un système de PEB conforme aux normes.
Utilisez les files de demandes hors système pour suivre la progression de vos demandes dans le Prêt entre bibliothèques WorldShare.
- En tant qu'emprunteur, gérez les demandes, la réception et le retour des documents d'un prêteur hors système.
- En tant que prêteur, gérez la révision et la réponse aux demandes hors système, et l'envoi et le retour des documents de votre collection.
- Révisez les demandes hors système dans le rapport de votre bibliothèque Borrower/Lender Resources Sharing Stats Report sur le site OCLC Usage Statistics.
Déroulement des demandes hors système
- Créez la demande d'emprunt ou de prêt hors système.
- Mettez à jour les détails de la demande hors système au besoin.
- Modifiez l'état de la demande au besoin.
- Ajoutez des mises à jour du partenaire hors système en utilisant le champ Notes du personnel.
- Utilisez le bouton Courriel pour envoyer des courriels au partenaire hors système et à l'usager de la bibliothèque si nécessaire.
- Consultez le menu déroulant Historique de la demande et l'onglet Notes du personnel pour des informations sur la demande.
- Utilisez le site OCLC Usage Statistics pour suivre vos demandes hors système.
Files pour les demandes hors système
Les demandes hors système apparaissent dans des files dédiées aux emprunts et aux prêts dans l’interface Prêt entre bibliothèques WorldShare.
Dans chaque file, toutes les demandes hors système actives sont affichées ensemble et peuvent être triées avec les en-têtes des colonnes suivantes :
- ID de la demande
- État
- Type de média
- Titre
- Usager (emprunt uniquement)
- Emprunteur hors système ou Prêteur hors système
- Requis avant
- Date d'échéance
Prêts hors système
Créez manuellement de nouvelles demandes hors système pour représenter les demandes reçues par courriel ou les demandes de prêt hors système.
Créer des demandes de prêt hors système
Utilisez le bouton Créer demande de prêt sous Demandes hors système dans le menu de navigation de gauche.
Dans le formulaire de demande de prêt vierge affiché :
- Inscrivez le Nom du partenaire ou le Symbole du partenaire. La liste de partenaires sera mise à jour au fur et à mesure que vous tapez avec les entrées correspondantes saisies dans le Carnet d’adresses dans Configuration des services OCLC.
- Après avoir sélectionné l'Emprunteur dans la liste de partenaires, les renseignements contenus dans le dossier du partenaire dans le Carnet d'adresses seront automatiquement ajoutés dans la demande, incluant l'adresse pour Expédié à et celle pour Facturer à.
- Voir Carnet d’adresses pour des informations sur l’ajout de partenaires.
- Inscrivez l'ID de demande du système du demandeur dans le champ ID de référence du demandeur.
- Ajoutez des informations supplémentaires telles que le coût maximal de l’emprunteur, la date pour Requis avant et l’adresse.
- Enregistrez la demande.
La demande apparaîtra dans la file Prêts sous Demandes hors système.
Mettre à jour les détails d'une demande hors système
Les demandes hors système doivent être éditées pour deux raisons principales :
- Vous devez traiter et répondre à un courriel entrant du partenaire hors système de la demande.
- Vous devez lancer la phase suivante de la transaction de PEB et envoyer un courriel indiquant le changement au partenaire hors système de la demande.
Tous les champs des demandes hors système sont modifiables. Certains champs sont considérés comme essentiels et le système vous avertira si ces champs sont accidentellement supprimés ou n'ont pas été remplis :
- Nom du partenaire.
- Date avant laquelle le document est requis (Requis avant).
- Titre du document demandé.
Traiter les mises à jour d'une demande hors système existante
Lorsque vous recevez des mises à jour d'un partenaire hors système pour une demande existante, utilisez l'option Note dans la demande et entrez les mises à jour ou les informations importantes en tant que Notes du personnel. Copiez et collez ou entrez manuellement les informations dans la note, telles que les adresses électroniques, les dates, les adresses et d’autres informations pertinentes.
L'onglet Notes du personnel vous permet de conserver des notes qui peuvent être consultées et cherchées uniquement par le personnel de votre bibliothèque, et peuvent être utilisées comme dépôt d'informations pour votre demande hors système. Les Notes pour le personnel peuvent être ajoutées dans les demandes actives et fermées. Le nombre sur l'onglet indique combien de notes pour le personnel il y a pour la demande. Pour plus de détails, voir Notes pour le personnel.
Ajouter ou modifier une note destinée au personnel
Tous les membres du personnel peuvent ajouter, modifier et supprimer des notes. Tous les membres du personnel peuvent modifier des notes existantes. Le nom de l'auteur de la note initiale est affiché dans la colonne de gauche, et le nom du dernier utilisateur qui a modifié la note est affiché sous le nom de l'auteur de la note initiale.
Note. - Seuls les employés ayant le rôle PEB WorldShare Admin peuvent voir le nom de l'auteur d'une note pour le personnel. Les employés ayant le rôle PEB WorldShare Utilisateur verront la date et l'heure de la création ou modification de la note, et le nom de la bibliothèque.
La dernière note ajoutée apparaîtra dans le haut de la liste sous l'onglet Notes du personnel. Les notes modifiées seront listées selon le moment de la mise à jour.
Ajouter une note pour le personnel
Note. - Jusqu'à 500 notes par demande sont permises.
- Dans la demande, cliquez sur Note sous Actions (haut de l'écran, à droite).
- Ajoutez le texte de votre note dans la boîte Ajouter une note pour le personnel.
- Limite de 500 caractères par note.
- Cliquez sur Ajouter .
- Pour effacer le texte ajouté dans la boîte Ajouter une note pour le personnel, cliquez sur Annuler.
Supprimer une note pour le personnel
- Dans la demande, cliquez sur l'onglet Notes du personnel.
- Cliquez sur le bouton à droite de la note du personnel que vous voulez modifier.
- Sélectionnez Modifier.
- Faites les modifications nécessaires dans la boîte de texte.
Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer les modifications apportées.
Un message indique que la note a été enregistrée.
Modifier l'état d'une demande hors système
Lorsqu'il est temps d'annuler, d'expédier, de recevoir, de retourner ou d'effectuer le retour d'une demande hors système, il est recommandé d'effectuer les mises à jour nécessaires aux détails de la demande avant de modifier l'état de la demande.
- Les demandes de prêt et d’emprunt hors système qui sont en retard de 14 jours auront automatiquement l'état En retard.
Utilisez la liste déroulante Modifier l'état pour modifier l'état de la demande. Sélectionnez l'état approprié après avoir mis à jour les détails de la demande.
Note. - Lorsque vous modifiez l'état de la demande, toutes les autres modifications apportées sont automatiquement enregistrées.
Si le changement de l'état est important pour l'usager, utilisez le bouton Courriel pour lui envoyer un message contenant des informations sur l’état de sa demande.
- Si l'état devient Retourné, le système marquera la demande comme étant fermée et indiquera une date de retour/fermeture. Il n'est pas nécessaire d'attendre que le partenaire hors système confirme par courriel que le document a été reçu.
Envoyer un courriel à un partenaire hors système
Utilisez le bouton Courriel pour envoyer un courriel approprié au partenaire hors système. L'envoi d'un courriel au partenaire hors système après la mise à jour des détails et de l'état de la demande garantit que le courriel contient les détails exacts.
Dans le formulaire de courriel, inscrivez l'adresse électronique du destinataire manuellement ou sélectionnez une adresse dans le carnet d'adresses.
- Pour consulter les courriels envoyés concernant une demande hors système, allez à la section Avis de la section Historique de la demande.
- Pour consulter les courriels reçus concernant une demande hors système, allez sous l'onglet Notes du personnel pour voir l'historique des messages reçus et manuellement entrés sous forme de Note.
Emprunts hors système
Les bibliothèques emprunteuses enverront généralement un courriel aux prêteurs hors système que si elles ont épuisé les chaînes de prêteurs de leur système et n'ont toujours pas rempli la demande, ou parce que la nature du document veut qu'elles commencent la demande hors système.
Créer des demandes d’emprunt hors système
Créez une demande d'emprunt hors système en prenant une demande de PEB existante, nouvelle ou non remplie, et en changeant son type de traitement pour Demande hors système.
Pour changer le Type de fourniture d'une demande :
- Trouvez la demande que vous voulez transformer en demande hors système.
- Dans la demande, cliquez sur Changer le type de fourniture > Demande hors système.
- Inscrivez les Détails de la demande hors système.
- Inscrivez les informations sur votre partenaire hors système dans les champs Nom du prêteur ou Symbole du prêteur. La liste de partenaires sera mise à jour au fur et à mesure que vous tapez avec les entrées correspondantes inscrites dans le Carnet d’adresses dans Configuration des services OCLC.
- Après avoir sélectionné le prêteur dans la liste des partenaires, l'Adresse électronique et la date pour Requis avant seront automatiquement inscrites avec les informations du dossier de cet établissement partenaire dans le Carnet d'adresses. L'Adresse de retour sera également inscrite.
- Voir Carnet d’adresses pour des informations sur l’ajout de partenaires.
- Inscrivez les informations sur votre partenaire hors système dans les champs Nom du prêteur ou Symbole du prêteur. La liste de partenaires sera mise à jour au fur et à mesure que vous tapez avec les entrées correspondantes inscrites dans le Carnet d’adresses dans Configuration des services OCLC.
- La demande est transférée dans la file Demandes hors système > Emprunts.
Mettre à jour les détails d'une demande hors système
Les demandes hors système doivent être éditées pour deux raisons principales :
- Vous devez traiter et répondre à un courriel entrant du partenaire hors système de la demande.
- Vous devez lancer la phase suivante de la transaction de PEB et envoyer un courriel indiquant le changement au partenaire hors système de la demande.
Tous les champs des demandes hors système sont modifiables. Certains champs sont considérés comme essentiels et le système vous avertira si ces champs sont accidentellement supprimés ou n'ont pas été remplis :
- Nom du partenaire.
- Date avant laquelle le document est requis (Requis avant).
- Titre du document demandé.
Traiter les mises à jour d'une demande hors système existante
Lorsque vous recevez des mises à jour d'un partenaire hors système pour une demande existante, utilisez l'option Note dans la demande et entrez les mises à jour ou les informations importantes en tant que Notes du personnel. Copiez et collez les informations ou saisissez-les manuellement dans la Note, y compris les adresses électroniques, les dates, les adresses et les autres informations pertinentes.
L'onglet Notes du personnel vous permet de conserver des notes qui peuvent être consultées et cherchées uniquement par le personnel de votre bibliothèque, et peuvent être utilisées comme dépôt d'informations pour votre demande hors système. Les Notes pour le personnel peuvent être ajoutées dans les demandes actives et fermées. Le nombre sur l'onglet indique combien de notes pour le personnel il y a pour la demande. Pour plus de détails, voir Notes pour le personnel.
Ajouter ou modifier une note destinée au personnel
Tous les membres du personnel peuvent ajouter, modifier et supprimer des notes. Tous les membres du personnel peuvent modifier des notes existantes. Le nom de l'auteur de la note initiale est affiché dans la colonne de gauche, et le nom du dernier utilisateur qui a modifié la note est affiché sous le nom de l'auteur de la note initiale.
Note. - Seuls les employés ayant le rôle PEB WorldShare Admin peuvent voir le nom de l'auteur d'une note pour le personnel. Les employés ayant le rôle PEB WorldShare Utilisateur verront la date et l'heure de la création ou modification de la note, et le nom de la bibliothèque.
La dernière note ajoutée apparaîtra dans le haut de la liste sous l'onglet Notes du personnel. Les notes modifiées seront listées selon le moment de la mise à jour.
Ajouter une note pour le personnel
Note. - Jusqu'à 500 notes par demande sont permises.
- Dans la demande, cliquez sur Note sous Actions (haut de l'écran, à droite).
- Ajoutez le texte de votre note dans la boîte Ajouter une note pour le personnel.
- Limite de 500 caractères par note.
- Cliquez sur Ajouter .
- Pour effacer le texte ajouté dans la boîte Ajouter une note pour le personnel, cliquez sur Annuler.
Supprimer une note pour le personnel
- Dans la demande, cliquez sur l'onglet Notes du personnel.
- Cliquez sur le bouton à droite de la note du personnel que vous voulez modifier.
- Sélectionnez Modifier.
- Faites les modifications nécessaires dans la boîte de texte.
Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer les modifications apportées.
Un message indique que la note a été enregistrée.
Modifier l'état d'une demande hors système
Lorsqu'il est temps d'annuler, d'expédier, de recevoir, de retourner ou d'effectuer le retour d'une demande hors système, il est recommandé d'effectuer les mises à jour nécessaires aux détails de la demande avant de modifier l'état de la demande.
- Les demandes de prêt et d’emprunt hors système qui sont en retard de 14 jours auront automatiquement l'état En retard.
Utilisez la liste déroulante Modifier l'état pour modifier l'état de la demande. Sélectionnez l'état approprié après avoir mis à jour les détails de la demande.
Note. - Lorsque vous modifiez l'état de la demande, toutes les autres modifications apportées sont automatiquement enregistrées.
Si le changement de l'état est important pour l'usager, utilisez le bouton Courriel pour lui envoyer un message contenant des informations sur l’état de sa demande.
- Si l'état devient Retourné, le système marquera la demande comme étant fermée et indiquera une date de retour/fermeture. Il n'est pas nécessaire d'attendre que le partenaire hors système confirme par courriel que le document a été reçu.
Envoyer un courriel à un partenaire hors système
Utilisez le bouton Courriel pour envoyer un courriel approprié au partenaire hors système. L'envoi d'un courriel au partenaire hors système après la mise à jour des détails et de l'état de la demande garantit que le courriel contient les détails exacts.
Dans le formulaire de courriel, inscrivez l'adresse électronique du destinataire manuellement ou sélectionnez une adresse dans le carnet d'adresses.
- Pour consulter les courriels envoyés concernant une demande hors système, allez à la section Avis de la section Historique de la demande.
- Pour consulter les courriels reçus concernant une demande hors système, allez sous l'onglet Notes du personnel pour voir l'historique des messages reçus et manuellement entrés sous forme de Note.
Fermer des demandes hors système
Le système fermer automatiquement les demandes d'emprunt hors système si la demande atteint :
- La date pour Requis avant
- L'état de la demande devient Fermée (Expirée)
- La raison du refus est Passée à "expirée"
- Le nombre de Jours pour répondre
- 8 jours pour les copies et 16 jours pour les prêts
- L'état de la demande devient Fermée (Non remplie)
- La raison du refus est Passée à "non remplie"
Avisez le partenaire que la demande a été fermée en utilisant le courriel Détails complets sur la demande.
Une fois que la demande est Fermée (Non remplie), vous pouvez ajouter de nouveaux prêteurs à la chaîne de prêteurs et Réenvoyer la demande. Vous pouvez également utiliser le bouton Changer le type de fourniture pour modifier le type de demande, ou sélectionner Demande hors système et soumettre de nouveau la demande à un nouveau partenaire hors système.
Statistiques et rapports pour les demandes hors système