2. Créer une collection Supprimer notices de fonds locaux
Comment créer une collection de synchronisation de données de type Supprimer notices de fonds locaux dans Gestion des collections WorldShare.
Créez une collection Supprimer notices de fonds locaux pour supprimer des notices de fonds locaux (NFL) en fournissant les données FMDF (Format MARC pour les données sur les fonds) nécessaires.
- N'ajoutez pas de nouvelles lignes. Tout le texte doit être regroupé en un seul paragraphe.
- Ne collez pas du texte issu de Microsoft Word, d'un courriel, d'un navigateur Web ou d'autres sources. Le texte collé peut contenir des codes de formatage cachés.
- Vous ne pouvez pas supprimer une collection qui a été enregistrée et/ou soumise.
- Si vous avez des questions lors de la création de votre collection, vous pouvez :
- Contacter le spécialiste de base de données qui s'occupe de votre collection en utilisant la section Commentaires.
- Contacter l'Assistance OCLC.
Vérifier les paramètres de l'établissement dans Gestion des collections
Consultez la rubrique Configurer les paramètres de l'établissement pour les collections Supprimer notices de fonds locaux.
Créer la collection
- Accédez à l'interface WorldShare > onglet Métadonnées > Gestion des collections.
- Cliquez sur Créer une collection.
- Dans la liste déroulante Type de collection, sélectionnez Collection Synchronisation de données.
- Dans la liste déroulante Type de collection de synchronisation de données, choisissez Supprimer Notices de fonds locaux.
Si vous avez déjà créé ce type de collection de synchronisation de données WorldCat, l'avertissement suivant apparaît :
Une collection Synchronisation de données WorldCat du même type existe déjà. Nous vous recommandons de modifier la collection existante. Toutefois, vous pouvez créer une collection secondaire du même type.
En principe, une collection est configurée pour chaque type de données qui doivent être envoyées afin de faciliter la gestion et la mise à jour des localisations dans WorldCat. - Cliquez sur Créer. Les sections pour cette collection sont affichées.
Remplir la section Propriétés
La section Propriétés doit être remplie pour que vous puissiez enregistrer votre travail durant la création d'une collection.
- Entrez un nom de collection pour votre collection.
- Indiquez si vous faites ou non partie d'un Groupe. Sélectionnez Oui uniquement si les données pour plusieurs établissements seront envoyées pour traitement pour cette collection. Si vous sélectionnez Oui, assurez-vous d'utiliser le symbole OCLC/WorldShare pour votre groupe lors de la création de la collection. Si vous n'avez pas de symbole de groupe OCLC, contactez l'assistance technique d'OCLC.
Les bibliothèques WorldShare peuvent créer des collections de type Bibliographique, Bibliographique et notices de fonds locaux, et Supprimer localisations WorldCat pour un groupe. Tous les autres établissements peuvent créer des collections de type Bibliographique et Supprimer localisations WorldCat pour un groupe. - Inscrivez un Nom de tierce partie/consortium si un fournisseur envoie les données pour votre bibliothèque ou si votre bibliothèque fait partie d'un consortium.
- Sélectionnez le Format de données original de vos fichiers.
- MARC
- Non-MARC
Si Non-MARC est sélectionné, vous devez envoyer un fichier .CSV ou .TXT avec des données additionnelles pour créer des notices MARC pour le traitement.
- Sélectionnez ou non l'option Supprimer Localisation WorldCat lorsque dernière NFL supprimée.
- (Facultatif) Fournissez une description pour la collection. La zone de description doit être utilisée pour chaque exception ou remarque spéciale concernant votre collection (ex. : configuration d'une collection fondée exclusivement sur la correspondance avec le numéro OCLC). L'exception ou la condition spéciale doivent également être ajoutées sous forme de commentaire dans la section Commentaires.
- Cliquez sur Enregistrer.
. - La première fois que vous cliquez sur Enregistrer, un ID de collection est généré. L'ID de collection est un numéro unique composé de 7 chiffres qui est attribué à la collection de synchronisation de données et remplit deux rôles :- Il permet de chercher une collection enregistrée.
- Il compose la première partie du nom du fichier lorsque vous envoyez des fichiers à OCLC pour traitement.
Remplir la section Informations sur les notices de fonds locaux
- Cliquez sur Informations sur les notices de fonds locaux pour ouvrir la section.
Lorsque vous sélectionnez plusieurs emplacements, utilisez le bouton Ajouter (
) pour ajouter une ligne.
Remplir l'onglet Format MARC : Données sur les fonds (FMDF)
- Dans la zone Estimation initiale du nombre de notices, saisissez le nombre de notices qui seront envoyées dans le premier fichier dans le champ Estimation initiale du nombre de notices.
- Pour ce qui est des informations système :
- Précisez le fournisseur.
- Précisez le nom du système.
- Indiquez la version.
- Pour Emplacement des numéros OCLC, dans la liste déroulante, sélectionnez l'emplacement des numéros OCLC dans vos notices.
- Sous Emplacement(s) des numéros de notices de fonds locaux du système local, sélectionnez le ou les emplacements dans vos notices dans la liste déroulante.
- Sous Emplacement(s) des numéros de notices de données bibliographiques du système local, sélectionnez le ou les emplacements dans vos notices dans la liste déroulante. Dressez la liste des emplacements par ordre de priorité.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remplir l'onglet Traitement
- S'il y a lieu, indiquez l’emplacement (étiquette, sous-zone ou indicateur) et la valeur qui y figure afin d'identifier les notices ou les zones à exclure du traitement dans la zone Informations exclues.
Note. -- Lorsque des informations à exclure sont présentes dans la zone fixe, la notice complète est exclue de la configuration/l'annulation des localisations.
- Lorsque des informations à exclure sont présentes dans le Guide ou la zone fixe (étiquette 008), la notice complète est exclue de la configuration/l'annulation des localisations. Dans le cas d'autres étiquettes de contrôle, il est possible d'exclure uniquement la zone identifiée.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remplir la section Commentaires
La section Commentaires peut être utilisée pour communiquer avec le spécialiste de base de données qui traitera votre collection de synchronisation de données.Elle devient visible après l'enregistrement initial de la collection. Le spécialiste de base de données peut également communiquer avec vous pour les questions touchant votre collection.
vous ne devez compléter la section Commentaires lors de la création d'une collection que si vous souhaitez poser une question ou devez transmettre des informations non incluses dans la collection.
Cliquez sur Commentaires pour ouvrir la section correspondante.
Ajouter un commentaire à la liste
- Cliquez sur Ajouter un commentaire. La fenêtre Ajouter un commentaire est alors ouverte.
- Saisissez un sujet pour votre commentaire.
- Entrez un commentaire relatif à votre collection.
- Cliquez sur Ajouter un commentaire pour enregistrer votre commentaire dans la listeUn membre du personnel d'OCLC répondra à votre commentaire dans la section Commentaires, en utilisant le même sujet. Vérifiez la section des commentaires après 24-48 heures, car vous ne recevrez pas de courriel lorsqu'un membre du personnel vous répondra.
Une fois que vous avez ajouté votre commentaire à la liste, il ne peut être ni modifié ni supprimé.
Afficher un commentaire de la liste
- Cliquez sur le sujet du commentaire que vous voulez afficher.
- Cliquez sur Annuler pour retourner à la liste de commentaires.
Remplir la section Coordonnées
Les informations saisies dans la section Coordonnées sont requises afin que le personnel d'OCLC puisse vous transmettre des questions concernant votre collection. Vous devez indiquer les coordonnées d'une personne-ressource avant de soumettre une collection.
- Ouvrez la section Coordonnées.
- Indiquez le nom du contact.
- Indiquez le prénom du contact.
- Saisissez la fonction du contact.
- Indiquez le numéro de téléphone et l'adresse électronique du contact.
- Cliquez sur Enregistrer.
lorsque vous ajoutez plusieurs contacts, vous pouvez créer des lignes supplémentaires à l'aide du bouton Ajouter (). Dressez la liste des contacts par ordre de priorité.
Soumettre la collection
- Cliquez sur Soumettre la collection dans le menu déroulant Actions pour collection.
Vous ne pouvez pas supprimer une collection qui a été enregistrée et/ou soumise.