Notes d'installation de Rapports WorldShare - Avril 2022

Nouvelles données associées aux abonnements en mode de comptabilité d'exercice

La nouvelle fonctionnalité disponible dans le module Acquisitions WorldShare vous permet d'activer le mode Comptabilité d'exercice pour les abonnements. Le mode Compatibilité d'exercice vous permet de répartir le coût des documents commandés et facturés entre plusieurs périodes budgétaires. Pour vous permettre de créer des rapports et d'exécuter des analyses pour ces données, de nouveaux champs sont disponibles pour les rapports personnalisés dans Conception de rapports WorldShare. 

Les nouveaux champs ci-dessous sont disponibles dans l'univers Acquisitions.

Dossier Budget / Poste

• Montant prépayé du poste - Montant monétaire dépensé par un établissement pour des documents acquis pour un poste et une période budgétaires spécifiques, et qui sera dépensé pour une ou plusieurs périodes budgétaires futures à la fermeture du budget.
• Montant engagé futur du poste - Montant monétaire d'un poste qui est engagé pour une ou plusieurs périodes budgétaires futures à la fermeture du budget.

Dossier Opération budgétaire :

• Montant prépayé - Montant payé par un établissement pour des documents acquis qui sera dépensé dans un poste budgétaire pour une ou plusieurs périodes budgétaires futures à la fermeture du budget.
• Montant de l'engagement futur - Montant monétaire d'un poste qui est engagé pour une ou plusieurs périodes budgétaires futures à la fermeture du budget. 

Dossier Facture :

• Montant prépayé du document facturé - Montant payé par un établissement pour un document facturé qui sera dépensé dans un poste budgétaire pour une ou plusieurs périodes budgétaires futures à la fermeture du budget.
• Date de début du document facturé en mode Comptabilité d'exercice - Date de début utilisée par le système pour calculer quelle portion du prix du paiement doit être dépensée au cours d'une période budgétaire particulière pour les documents en mode Comptabilité d'exercice. Cette date n'est différente de la Date de début de l'abonnement que si l'utilisateur modifie la date de début d'un document en commande lorsqu'il y a des documents facturés qui sont non payés, prêts à être payer ou en attente de paiement.
• Date de fin du document facturé en mode Comptabilité d'exercice - Date de fin utilisée par le système pour calculer quelle portion du prix du paiement doit être dépensée au cours d'une période budgétaire particulière pour les documents en mode Comptabilité d'exercice. Cette date n'est différente de la Date de fin de l'abonnement que si l'utilisateur modifie la date de fin d'un document en commande lorsqu'il y a des documents facturés qui sont non payés, prêts à être payer ou en attente de paiement.

Dossier Commande

• Montant engagé futur pour document commandé - Montant monétaire (en mode Comptabilité d'exercice) pour tous les exemplaires d'un document en commande, incluant les escomptes, taxes, frais de service et d'expédition.
• Indicateur de Comptabilité d'exercice - Indicateur ('Y' ou 'N') indiquant si l'engagement pour un document en commande ainsi que les dépenses futures pour un document facturé sont répartis entre plusieurs périodes budgétaires en fonction de la portion des dates de début et de fin de l'abonnement comprise dans chaque période budgétaire.

Nouveaux champs de données pour les éléments de PEB hors système

Dans l'interface Tipasa du personnel, vous pourrez bientôt suivre les demandes entre votre bibliothèque et une bibliothèque ou une organisation non membre de la communauté OCLC. Ces partenaires hors système utilisent généralement la messagerie électronique comme principale forme de communication de demande et n'ont pas accès à un système de PEB conforme aux normes.

Dans le cadre de l'installation d'avril 2022 de Tipasa, les données de PEB mensuelles qui seront chargées dans Rapports WorldShare au début mai 2022 vous permettront d'utiliser de nouveaux champs de données dans l'univers Prêt entre bibliothèques pour vos rapports personnalisés dans Conception de rapports WorldShare.

Les champs suivants ont été ajoutés :

• Nom de l'emprunteur hors système - Le nom de l'établissement hors système qui demande un document.
• Nom du prêteur hors système - Le nom de l'établissement qui a répondu ou considéré répondre à une demande.

 Note. - Les noms hors système ci-dessus sont saisis par le personnel de la bibliothèque pour les demandes hors système. La valeur du symbole d'établissement OCLC associé (par exemple, le symbole de l'établissement prêteur) sera « OFSYS ».

De plus, pour les demandes hors système, le champ de données Type de fourniture de demande contiendra « OFF_SYSTEM » comme nouvelle valeur. Cette valeur pourra être utilisée dans vos requêtes personnalisées et vos filtres de requêtes pour analyser des demandes hors système précises et générer des statistiques.