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Créer un nouveau dossier de fournisseur pour utilisation dans Acquisitions

Créez un nouveau dossier de fournisseur pour l'utiliser dans vos chaînes de travail dans Acquisitions WorldShare.

Idéalement, une autre bibliothèque a déjà créé le dossier du fournisseur que vous cherchez. Avant de créer un dossier de fournisseur, cherchez le fournisseur pour vous assurer qu'il n'existe pas déjà.

Chercher un fournisseur

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Fournisseurs.
  2. Dans la seconde liste, sélectionnez l'index de recherche. Vous pouvez chercher par :
    • Mot-clé - Mots dans n'importe lequel des index.
    • Nom du fournisseur - Mots dans le nom du fournisseur.
    • Localisation - Mots dans le lieu où est situé le fournisseur.
    • Nom du contact - Mots dans le nom de la personne contact pour le fournisseur.
  3. Inscrivez un terme de recherche dans la boîte. Conseils :
    • Ajoutez un astérisque (*) au début ou à la fin de votre terme de recherche pour augmenter vos résultats. Exemple :
      • *ain trouve, entre autres, main et pain
      • ball* trouve, entre autres, balle et ballon
      • (*) Lorsque vous inscrivez uniquement un astérisque (*), tous les résultats possibles sont trouvés.
  4. Cliquez sur Chercher ou appuyez sur la touche <Entrée>.
    • Les recherches précédentes apparaissent sous le bouton Chercher. Cliquez sur une recherche pour retourner aux résultats de cette recherche.
    • Si la liste des résultats de recherche s'étend sur deux ou plusieurs pages, utilisez les liens de navigation (dans le haut et le bas de la liste) pour aller d'une page à l'autre. Les en-têtes et les bas de pages affichent votre position dans la liste de résultats. Par exemple, Résultats 11-20 sur 56.
  5. Dans l'écran des résultats de recherche, cliquez sur le nom d'un fournisseur pour voir le dossier de ce fournisseur.
Filtrer les résultats par Actif ou Inactif

Dans la liste déroulante, dans le coin droit supérieur, vous pouvez choisir de voir les fournisseurs actifs ou inactifs. Description de ces états :

  • Actif (   ) : vous pouvez effectuer des transactions avec ce fournisseur.
  • Inactif ( ) : vous ne pouvez pas effectuer de transaction avec ce fournisseur. Le fournisseur n'apparaîtra comme disponible nulle part dans le système.

Filtre Actif

Colonnes des résultats de recherche

Les résultats de recherche sont triés par nom de fournisseur. Pour modifier ce tri, cliquez sur l'en-tête de colonne Nom du fournisseur.

Explications sur certaines colonnes :

  • Partenaire de ma bibliothèque :
    • Case cochée : le fournisseur est actif.
    • Case décochée : le fournisseur est inactif.
  • Privé/Public : les icônes indiquent si les informations sur les fournisseurs sont partagées ou non.
    • Public = informations publiées (  ) - Un globe indique que les informations sur le fournisseur sont disponibles pour toutes les bibliothèques (elles ont été publiées par une bibliothèque). Note. — Dans les sections Général et Identifiants du dossier sur le fournisseur, si une bibliothèque modifie un champ, ce champ n'est plus partagé, mais l'icône reste la même (globe).
    • Privé = informations non publiées (  ) - Une maison indique que les informations sur le fournisseur sont disponibles uniquement pour votre bibliothèque (non publiées).
    • Public et privé (  ) - Un globe et une maison indiquent que, dans les Adresses et les Contacts, certaines informations sont publiques et certaines sont privées.

Créer un dossier de fournisseur

Idéalement, une autre bibliothèque a déjà créé le dossier du fournisseur que vous cherchez. Avant de créer un dossier de fournisseur, cherchez le fournisseur pour vous assurer qu'il n'existe pas déjà. Créez un dossier de fournisseur uniquement s'il n'existe pas. Pour créer un nouveau dossier de fournisseur :

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Fournisseurs > Nouveau fournisseur.
  2. Remplissez les champs pertinents des diverses sections du dossier du fournisseur (Général, Liens et authentifications, Adresses, Contacts, etc.). Suivez les pratiques locales. La plupart des champs sont clairs.
  3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer dans le coin droit supérieur de l'écran (dossier).
  4. Pour partager le dossier du fournisseur avec d'autres bibliothèques, cliquez sur Publier.
     Note. - Le dossier du fournisseur doit être enregistré avant de pouvoir être publié.

Remplir les champs du dossier du fournisseur 

 Note. - Un astérisque (*) indique que le champ est obligatoire.

Général

Si vous avez publié les informations sur ce fournisseur (partage avec toutes les bibliothèques), toute modification à la section Général sera effective pour toutes les bibliothèques qui utilisent ce fournisseur. 

Champ Description
Pays Le pays du fournisseur.
Nom du fournisseur* Le nom du fournisseur.
Rôles Le rôle du fournisseur pour votre bibliothèque. Cliquez sur Afficher les options pour sélectionner un rôle.
Langue La langue utilisée par le fournisseur.
Relations Utilisées pour indiquer les relations entre des entreprises différentes, les divisons à l'intérieur d'une entreprise, ou d'autres relations d'affaires.
Liens et authentifications

Liens URL vers les produits et services du fournisseur et authentifications (noms d'utilisateur et mots de passe) si requis. 

Explications sur certains champs :

Champ Description
Actif (case cochée). Cette option ne peut être modifiée qu'après l'enregistrement du dossier.

Case cochée : les informations sont pertinentes pour la bibliothèque.

Case décochée: les informations ne sont plus pertinentes.

Adresses
Champ Description
Active (case cochée)

Case cochée : les informations sont pertinentes pour la bibliothèque.

Case décochée: les informations ne sont plus pertinentes.

Fonction de l'adresse Utilisée pour indiquer le type d'adresse. Cliquez sur Afficher les options pour sélectionner un rôle.
Contacts
Champ Description
Active (case cochée)

Case cochée : les informations sont pertinentes pour la bibliothèque.

Case décochée: les informations ne sont plus pertinentes.

Adresse assignée Adresse assignée au contact.
Nom court Nom préféré par le contact.
Services d'échanges avec le partenaire (fichiers chargés)

Pour des détails sur le chargement de fichiers, voir Importer des fichiers.

Identifiants

Numéros de taxes du fournisseur, adresse URL principale, nom précédent ou autre nom du fournisseur, et identifiants additionnels.

Identifiants locaux

Ces identifiants sont uniques à votre bibliothèque.

Identifiant local Description
Codes de correspondance Utilisés lorsqu'un code est requis pour identifié un fournisseur dans un autre système. L'utilisation du même code de correspondance pour le même fournisseur dans WorldShare et dans les autres systèmes facilite le partage d'informations sur les fournisseurs entre les systèmes.
Numéro de fournisseur* Un numéro assigné par votre système WorldShare de la même façon que les numéros de commandes sont assignés.
Numéros de client/compte

Numéros utilisés pour indiquer comment les commandes sont traitées (monographies, périodiques, documents pressants, etc.)

Paramètres d'acquisitions

Explications sur certaines paramètres :

Paramètre Description
Devise Devise utilisée par le fournisseur.
Contact par défaut Personne contact par défaut pour le fournisseur.
Mode de livraison par défaut Le mode de livraison par défaut du fournisseur.

 

Paramètres des avis Description
Action Les actions pour lesquelles vous voulez être avisé.
Support L'employé du fournisseur qui fournit l'avis.
Mode de livraison La méthode utilisée par l'employé du fournisseur pour vous fournir l'avis.