Gérer des publications en série

Aperçu

Une publication en série est un titre qui est publié en parties successives et indéfiniment. Un abonnement est composé de parties appelés documents. Exemple : périodique.

Lorsque vous avez trouvé une publication en série (par le biais de Recherche de documents) :

• Utilisez l'écran Numéros pour recevoir et gérer les numéros des abonnements actifs.
• Utilisez l’écran Exemplaires pour un aperçu complet de vos mentions de fonds et pour les modifier.

 Note.– Les données sur les publications en série qui ont été transférées dans WorldShare à partir d'un autre système ne sont pas affichées dans l’écran Numéros, donc tous les abonnements actifs doivent être ajoutés manuellement via Gérer les numéros.

Déroulement des opérations

1. Créer (ajouter) un numéro.
   • Requis avant l’étape 2 ou 3.
   • Créé par n'importe quelle bibliothèque qui utilise Acquisitions WorldShare.
2. Commencer la réception
   • Indique que vous comptez commencer la réception. Déclenche également les avis de réclamation.
   • Requis avant l’étape 3.
   • Non requis pour recevoir des numéros (étape 4), mais requis pour que les numéros soient affichés dans la liste Numéros manquants pour réclamation lorsque les numéros ne sont pas reçus.
3. Configurer le modèle de publication.
   • Non requis avant une action.
4. Recevoir un numéro
   • Reçu par n'importe quelle bibliothèque qui utilise Acquisitions WorldShare.

Recherche

1. Cherchez la publication en série dans la section Recherche de documents du panneau de gauche.
2. Dans l'écran des résultats de recherche, cliquez sur le titre de la publication en série.
3. Dans l'écran Numéros, filtrez les résultats comme indiqué ci-dessous.
   1. Filtres pour les numéros à gérer ou recevoir :
      • Date - Pour filtrer par date de parution prévue, utilisez les boîtes et les calendriers (icônes).
      • Exemplaires reçus   (Numéros reçus uniquement).
        • Tout - Tous les numéros.
        • Non reçus - Numéros qui n’ont pas été reçus.
        • Partiellement/complètement reçus - Numéros qui ont été partiellement ou complètement reçus.
   2. Filtrer les résultats
      • Action
        • Gérer les numéros
          • Supprimer un numéro - Cliquez dans le cercle rouge. Un numéro peut être supprimé uniquement si aucune autre bibliothèque WorldShare ne l'a reçu.
          • Modifier un numéro - Cliquez sur le crayon pour modifier un numéro. Les modifications seront appliquées pour toutes les bibliothèques WorldShare qui utilisent l'écran Numéros. Les modifications n'affecteront pas les notices de fonds locaux dans l'écran Exemplaires.
        • Recevoir les numéros - Cliquez sur Recevoir pour recevoir le numéro. Voir Recevoir/annuler la réception des numéros ci-dessous.
      • Chronologie - La date sur le numéro (ex. : Août 2011; Printemps 2008; Jan. 3-10, 2010; 2012).
      • Exemplaires reçus (Recevoir les numéros uniquement) - Le nombre d'exemplaires reçus (premier chiffre) et le total d'exemplaires attendus (second chiffre).
      • Énumération - La désignation qui reflète le système alphabétique ou numérique utilisé par l'éditeur d'un document pour identifier le numéro et pour illustrer le lien entre chaque numéro de la publication en série dans son ensemble.
      • Date de parution prévue - La date à laquelle l'éditeur expédie le numéro. Si cette date est inconnue, soustrayez le temps d'expédition estimé de la date de réception ou de la date prévue.
      • Première réception (Recevoir les numéros uniquement) - La première date à laquelle le numéro a été reçu par une bibliothèque WorldShare.
      • Type
        • De base - Un seul numéro (valeur par défaut).
        • Index - Numéro qui ne contient qu'un index.
        • Supplément - Numéro en bonus.

Gérer les numéros (ajouter un numéro)

1. Cliquez sur l'onglet Gérer les numéros.
2. Cliquez sur Ajouter un numéro.
   1. Dans la fenêtre Ajouter un numéro, remplissez les champs Chronologie et Date de parution (expédition) prévue. (Facultatif) Remplissez les champs Type et Énumération du numéro.

      Explications sur certains champs :

      Zone	Description
      Chronologie	Date ou période de publication (année, trimestre, saison, mois, etc.).
      Énumération (facultatif)	Le système numérique utilisé pour organiser les numéros d'une publication en série (volume, numéro, partie, etc.)
      Niveau d'énumération (facultatif)	Le nombre de niveaux d'énumération utilisé pour la publication en série. Exemples 0 : aucune énumération 2 : volume, numéro 3 : volume, numéro, numéro  Note. - Pour éviter les numéros en double, les deux premiers niveaux d'énumération doivent être uniques.
      Date de parution (expédition) prévue	La date à laquelle l'éditeur expédie le numéro. La valeur fournie par le système est basée sur la chronologie que vous avez entrée. Si cette date est inconnue, soustrayez le temps d'expédition estimé de la date de réception ou de la date prévue.
      Aperçu du numéro	Présente automatiquement les modifications que vous effectuez.
      Type de numéro (facultatif)	De base - Un seul numéro (valeur par défaut). Index - Numéro qui ne contient qu'un index. Supplément - Numéro en bonus.

      Utiliser le document en main pour les métadonnées sur le numéro.

      Lorsque vous créez ou modifiez des numéros, assurez-vous que les métadonnées sur le numéro (libellés, type de chronologie. etc.) sont basées sur les données du numéro en question. Si vous voulez remplacer les métadonnées sur le numéro par des données différentes de celles qui apparaissent sur le numéro en question, effectuez ces modifications dans les fonds WorldCat de votre bibliothèque. Pour plus de détails, voir Voir et utiliser les notices de publications en série.

      Exemples

      	Sur le numéro	Affichage désiré	Commentaires
      Libellés	v.1 i.3	v.1 n.3	Modifiez le numéro dans vos fonds WorldCat.
      Type de chronologie	Année, mois - ex. : v.1 i.1 2014 Jan.	Année seulement - ex. : v.1 i.1 2014 Jan.	Modifiez le numéro dans vos fonds WorldCat.

3. (Facultatif) Pour créer un intervalle de dates, cochez la case Créer un intervalle. Une deuxième ligne apparaît sous Chronologie permettant d'entrer une date de fin pour l'intervalle de dates.
4. Cliquez sur Enregistrer. Le numéro est ajouté et est disponible pour toutes les bibliothèques WorldShare.

Recevoir/annuler la réception des numéros

Commencer ou arrêter la réception

Une fois que vous avez indiqué le nombre d’exemplaires attendus, le système ajoute les exemplaires non reçus dans l’écran Numéros manquants (sous Publications en série > Numéros manquants) si ces conditions sont remplies :

1. La Date de parution prévue est passée.
2. Le numéro a été reçu par une autre bibliothèque, comme indiqué dans la colonne Première réception.
3. Votre bibliothèque a reçu au moins un exemplaire attendu du numéro (mais pas tous).

Dans l’écran Numéros manquants (Publications en série > Numéros manquants), vous pouvez réclamer des numéros.

Configurer des modèles de publication

 Note : 

• Vous devez avoir commencé la réception d’une publication en série avant de pouvoir configurer son modèle de publication. Pour plus de détails, consultez la section Déroulement des opérations ci-dessus.
• La modification d’un modèle de publication a des répercussions pour toutes les bibliothèques utilisant Acquisitions WorldShare qui l'utilisent. Assurez-vous que les changements soient exacts.

1. Cliquez sur l'onglet Gérer les numéros.
2. Dans le coin gauche supérieur de l'écran, sous le bouton Ajouter un numéro, cliquez sur Modifier ou sur l'icône de crayon.
3. Dans la fenêtre Paramètres de publication, sélectionnez une option dans la liste Périodicité de publication.

   Paramètres pour la périodicité de publication, volume et numéro par défaut - Tableau

   Lorsque la périodicité de publication est modifiée, les paramètres par défaut et les numéros pour Numéro le plus récent et Prochain numéro prévu sont modifiés dans la fenêtre sous Périodicité de publication.

    Note.– Les paramètres bimensuel et hebdomadaire nécessitent la chronologie pour inclure le jour, le mois et l’année.

   Fréquence	Description	Paramètres par défaut
   		Incrémentation après (Numéro après lequel le volume est incrémenté)	Réinitialisation après (Numéro après lequel le volume redevient 1)	Réinitialisation après (Numéro après lequel le numéro redevient 1)
   Annuelle	Une fois par année	1	Jamais	1
   Bimensuelle	Une fois tous les deux mois	6	Jamais	6
   Bimensuel	Une fois toutes les deux semaines	26	Jamais	26
   Quotidienne	Une fois par jour	365	Jamais	365
   Chaque 2 ans	Une fois chaque deux ans	2	Jamais	2
   Chaque 3 ans	Une fois chaque trois ans	2	Jamais	2
   Mensuelle	Une fois par mois	12	Jamais	12
   Trimestrielle	Une fois tous les trois mois	4	Jamais	4
   Semestrielle	Deux fois par année	2	Jamais	2
   Hebdomadaire	Une fois par semaine	52	Jamais	52
   3 fois par année	Trois fois par année	3	Jamais	3

4. Vous verrez les numéros prévus. Assurez-vous que le modèle de publication est exact. Ajustez si nécessaire.
5. Cliquez sur Enregistrer. Le modèle de publication est configuré. La prochaine fois qu’une bibliothèque qui utilise Acquisitions WorldShare recevra un numéro, le système générera automatiquement le prochain numéro afin qu’il puisse être reçu ou réclamé par votre bibliothèque.

Configurer les colonnes et télécharger les données