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Gérer des publications en série

Informations sur la gestion et la réception des numéros de publications en série. Comment effectuer ou annuler la réception d'un numéro, commencer ou arrêter la réception de numéros, et configurer des modèles de publication.

Aperçu

Une publication en série est un titre qui est publié en parties successives et indéfiniment. Un abonnement est composé de parties appelés documents. Exemple : périodique.

Lorsque vous avez trouvé une publication en série (par le biais de Recherche de documents) :

  • Utilisez l'écran Numéros pour recevoir et gérer les numéros des abonnements actifs.
  • Utilisez l’écran Exemplaires pour un aperçu complet de vos mentions de fonds et pour les modifier.

 Note.– Les données sur les publications en série qui ont été transférées dans WorldShare à partir d'un autre système ne sont pas affichées dans l’écran Numéros, donc tous les abonnements actifs doivent être ajoutés manuellement via Gérer les numéros.

Déroulement des opérations

  1. Créer (ajouter) un numéro.
    • Requis avant l’étape 2 ou 3.
    • Créé par n'importe quelle bibliothèque qui utilise Acquisitions WorldShare.
  2. Commencer la réception
    • Indique que vous comptez commencer la réception. Déclenche également les avis de réclamation.
    • Requis avant l’étape 3.
    • Non requis pour recevoir des numéros (étape 4), mais requis pour que les numéros soient affichés dans la liste Numéros manquants pour réclamation lorsque les numéros ne sont pas reçus.
  3. Configurer le modèle de publication.
    • Non requis avant une action.
  4. Recevoir un numéro
    • Reçu par n'importe quelle bibliothèque qui utilise Acquisitions WorldShare.

Recherche

  1. Cherchez la publication en série dans la section Recherche de documents du panneau de gauche.
  2. Dans l'écran des résultats de recherche, cliquez sur le titre de la publication en série.
  3. Dans l'écran Numéros, filtrez les résultats comme indiqué ci-dessous.
    1. Filtres pour les numéros à gérer ou recevoir :
      • Date - Pour filtrer par date de parution prévue, utilisez les boîtes et les calendriers (icônes).
      • Exemplaires reçus   (Numéros reçus uniquement).
        • Tout - Tous les numéros.
        • Non reçus - Numéros qui n’ont pas été reçus.
        • Partiellement/complètement reçus - Numéros qui ont été partiellement ou complètement reçus.
    2. Filtrer les résultats
      • Action
        • Gérer les numéros
          • Supprimer un numéro - Cliquez dans le cercle rouge. Un numéro peut être supprimé uniquement si aucune autre bibliothèque WorldShare ne l'a reçu.
          • Modifier un numéro - Cliquez sur le crayon pour modifier un numéro. Les modifications seront appliquées pour toutes les bibliothèques WorldShare qui utilisent l'écran Numéros. Les modifications n'affecteront pas les notices de fonds locaux dans l'écran Exemplaires.
        • Recevoir les numéros - Cliquez sur Recevoir pour recevoir le numéro. Voir Recevoir/annuler la réception des numéros ci-dessous.
      • Chronologie - La date sur le numéro (ex. : Août 2011; Printemps 2008; Jan. 3-10, 2010; 2012).
      • Exemplaires reçus (Recevoir les numéros uniquement) - Le nombre d'exemplaires reçus (premier chiffre) et le total d'exemplaires attendus (second chiffre).
      • Énumération - La désignation qui reflète le système alphabétique ou numérique utilisé par l'éditeur d'un document pour identifier le numéro et pour illustrer le lien entre chaque numéro de la publication en série dans son ensemble.
      • Date de parution prévue - La date à laquelle l'éditeur expédie le numéro. Si cette date est inconnue, soustrayez le temps d'expédition estimé de la date de réception ou de la date prévue.
      • Première réception (Recevoir les numéros uniquement) - La première date à laquelle le numéro a été reçu par une bibliothèque WorldShare.
      • Type
        • De base - Un seul numéro (valeur par défaut).
        • Index - Numéro qui ne contient qu'un index.
        • Supplément - Numéro en bonus.

Gérer les numéros (ajouter un numéro)

  1. Cliquez sur l'onglet Gérer les numéros.
  2. Cliquez sur Ajouter un numéro.
    1. Dans la fenêtre Ajouter un numéro, remplissez les champs Chronologie et Date de parution (expédition) prévue. (Facultatif) Remplissez les champs Type et Énumération du numéro.
      Explications sur certains champs :
      Zone Description
      Chronologie

      Date ou période de publication (année, trimestre, saison, mois, etc.).

      Énumération (facultatif) Le système numérique utilisé pour organiser les numéros d'une publication en série (volume, numéro, partie, etc.)
      Niveau d'énumération (facultatif)

      Le nombre de niveaux d'énumération utilisé pour la publication en série.

      Exemples

      0 : aucune énumération

      2 : volume, numéro

      3 : volume, numéro, numéro

       Note. - Pour éviter les numéros en double, les deux premiers niveaux d'énumération doivent être uniques.

      Date de parution (expédition) prévue

      La date à laquelle l'éditeur expédie le numéro. La valeur fournie par le système est basée sur la chronologie que vous avez entrée.

      Si cette date est inconnue, soustrayez le temps d'expédition estimé de la date de réception ou de la date prévue.

      Aperçu du numéro Présente automatiquement les modifications que vous effectuez.
      Type de numéro (facultatif)

      De base - Un seul numéro (valeur par défaut).

      Index - Numéro qui ne contient qu'un index.

      Supplément - Numéro en bonus.

      Utiliser le document en main pour les métadonnées sur le numéro.
      Lorsque vous créez ou modifiez des numéros, assurez-vous que les métadonnées sur le numéro (libellés, type de chronologie. etc.) sont basées sur les données du numéro en question. Si vous voulez remplacer les métadonnées sur le numéro par des données différentes de celles qui apparaissent sur le numéro en question, effectuez ces modifications dans les fonds WorldCat de votre bibliothèque. Pour plus de détails, voir Voir et utiliser les notices de publications en série.

      Exemples

        Sur le numéro Affichage désiré Commentaires
      Libellés v.1 i.3 v.1 n.3 Modifiez le numéro dans vos fonds WorldCat.
      Type de chronologie

      Année, mois - ex. :

      v.1 i.1 2014 Jan.

      Année seulement - ex. :

      v.1 i.1 2014 Jan.

      Modifiez le numéro dans vos fonds WorldCat.
  3. (Facultatif) Pour créer un intervalle de dates, cochez la case Créer un intervalle. Une deuxième ligne apparaît sous Chronologie permettant d'entrer une date de fin pour l'intervalle de dates.
  4. Cliquez sur Enregistrer. Le numéro est ajouté et est disponible pour toutes les bibliothèques WorldShare.

Recevoir/annuler la réception des numéros

Avant la réception

  1. Vous devez avoir un exemplaire (notice de fonds local) du titre pour pouvoir recevoir les numéros. Ajoutez des exemplaires (notices de fonds locaux) dans l'écran Exemplaires.  Les bibliothèques avec la fonctionnalité « group aware » verront les exemplaires détenus par les autres bibliothèques de leur groupe.
  2. Le numéro doit apparaître sous l'onglet Recevoir des numéros. S'il n'apparaît pas, il doit être ajouté. Ajoutez des numéros sous l'onglet Gérer les numéros.

Recevoir un numéro

  1. Cliquez sur l'onglet Recevoir les numéros.
  2. Trouvez le numéro que vous voulez recevoir. Dans la colonne Action du numéro, cliquez sur Recevoir. La fenêtre Recevoir les numéros est présentée avec la liste des exemplaires (notices de fonds locaux) du titre que possède la bibliothèque.  Les bibliothèques ayant les fonctionnalités « group aware » verront les exemplaires détenus par les autres bibliothèques de leur groupe et doivent recevoir les numéros pour l'exemplaire approprié.
  3. Dans la fenêtre Recevoir les numéros, deux méthodes sont possibles pour recevoir un numéro :
    1. Entrez un code-barres : le numéro est reçu automatiquement.
    2. Cochez la case Reçu et n'entrez pas de code-barres.
  4. Cliquez sur Enregistrer.
    • La colonne Exemplaires reçus indique que l'exemplaire a été reçu.
    • Un numéro est créé pour l'exemplaire (notice de fonds local) qui apparaît dans les écrans Numéros et Exemplaires (sous Fonds pour l'exemplaire sélectionné).

Annuler la réception d'un numéro

L'annulation de la réception d'un numéro ne modifie pas sa première date de réception.

  1. Cliquez sur l'onglet Recevoir les numéros.
  2. Trouvez le numéro dont vous voulez annuler la réception. Dans la colonne Action du numéro, cliquez sur Recevoir ou Annuler réception. La fenêtre Recevoir les numéros est présentée avec la liste des exemplaires (notices de fonds locaux) du titre que possède la bibliothèque.
  3. Dans la fenêtre Recevoir les numéros, décochez la case Reçu. Le crochet et le code-barres disparaissent et le Oui devient Non.
  4. Cliquez sur Enregistrer.
    • Dans la colonne Exemplaires reçus, le nombre d'exemplaires reçus diminue selon le nombre d’exemplaires pour lesquels la réception a été annulée.
    • La notice de document pour le numéro est supprimée de l’exemplaire (notice de fonds local) qui apparaît dans les écrans Numéros et Exemplaires (sous Fonds pour exemplaire sélectionné).

Commencer ou arrêter la réception

Une fois que vous avez indiqué le nombre d’exemplaires attendus, le système ajoute les exemplaires non reçus dans l’écran Numéros manquants (sous Publications en série > Numéros manquants) si ces conditions sont remplies :

  1. La Date de parution prévue est passée.
  2. Le numéro a été reçu par une autre bibliothèque, comme indiqué dans la colonne Première réception.
  3. Votre bibliothèque a reçu au moins un exemplaire attendu du numéro (mais pas tous).

Dans l’écran Numéros manquants (Publications en série > Numéros manquants), vous pouvez réclamer des numéros.

Commencer la réception

  1. Cliquez sur l'onglet Recevoir les numéros.
  2. Cliquez sur Commencer la réception.
  3. Dans la fenêtre Paramètres de réception :
    1. Indiquez le nombre d'exemplaires que vous comptez recevoir. Tous les numéros après celui que vous choisissez pour commencer auront ce nombre.
    2. Choisissez le numéro à partir duquel vous comptez commencer à recevoir les exemplaires.
  4. Cliquez sur Enregistrer.
    • Le nombre d’exemplaires que vous comptez recevoir apparaît comme second chiffre dans la colonne Exemplaires reçus (n sur n), en commençant par le numéro que vous avez indiqué et incluant tous les numéros qui doivent être reçus.
    • Les exemplaires non reçus automatiquement apparaissent dans l’écran Numéros manquants
    • Le bouton Commencer la réception devient Arrêter la réception.

Modifier le nombre d'exemplaires attendus après le début de la réception

  1. Cliquez sur l'onglet Recevoir les numéros.
  2. Dans le côté droit de l'écran, au-dessus de la colonne Action, cliquez sur Modifier les paramètres de réception.
  3. Dans la fenêtre Paramètres de réception :
    1. Indiquez le nombre d'exemplaires que vous attendez.
    2. Choisissez le numéro à partir duquel vous comptez commencer à recevoir les exemplaires. Tous les numéros après celui que vous choisissez auront le nombre indiqué à l’étape 1 dans la colonne Exemplaires reçus (n sur n).
  4. Cliquez sur Enregistrer.
    • Le nombre d’exemplaires que vous comptez recevoir apparaît comme second chiffre dans la colonne Exemplaires reçus (n sur n), en commençant par le numéro que vous avez indiqué et en incluant tous les numéros qui doivent être reçus.
    • Les exemplaires non reçus automatiquement apparaissent dans l’écran Numéros manquants (Publications en série > Numéros manquants) du module Acquisitions.

Arrêter la réception

  1. Cliquez sur l'onglet Recevoir les numéros.
  2. Cliquez sur Arrêter la réception.
  3. Dans la fenêtre Paramètres de réception, choisissez un numéro à partir duquel vous voulez arrêter la réception des exemplaires (la réception sera aussi arrêtée pour tous les numéros restants et pas encore reçus).
    • Les numéros qui ont déjà été reçus ne seront pas affichés dans la liste des numéros pour lesquels vous voulez arrêter la réception.
    • Si vous savez qu'un numéro sera votre dernier, vous devriez arrêter la réception de ce numéro avant de recevoir le numéro.
  4. Cliquez sur Enregistrer.
    • Les exemplaires non reçus n'apparaîtront plus automatiquement dans l’écran Numéros manquants (Publications en série) du module Acquisitions.
    • Le bouton Arrêter la réception devient Commencer la réception.

Configurer des modèles de publication

 Note : 

  • Vous devez avoir commencé la réception d’une publication en série avant de pouvoir configurer son modèle de publication. Pour plus de détails, consultez la section Déroulement des opérations ci-dessus.
  • La modification d’un modèle de publication a des répercussions pour toutes les bibliothèques utilisant Acquisitions WorldShare qui l'utilisent. Assurez-vous que les changements soient exacts.

 

  1. Cliquez sur l'onglet Gérer les numéros.
  2. Dans le coin gauche supérieur de l'écran, sous le bouton Ajouter un numéro, cliquez sur Modifier ou sur l'icône de crayon.
  3. Dans la fenêtre Paramètres de publication, sélectionnez une option dans la liste Périodicité de publication.
    Paramètres pour la périodicité de publication, volume et numéro par défaut - Tableau

    Lorsque la périodicité de publication est modifiée, les paramètres par défaut et les numéros pour Numéro le plus récent et Prochain numéro prévu sont modifiés dans la fenêtre sous Périodicité de publication.

     Note.– Les paramètres bimensuel et hebdomadaire nécessitent la chronologie pour inclure le jour, le mois et l’année.

    Périodicité de publication Description Paramètres par défaut

    Incrémentation après

    (Numéro après lequel le volume est incrémenté)

    Réinitialisation après

    (Numéro après lequel le volume redevient 1)

    Réinitialisation après

    (Numéro après lequel le numéro redevient 1)

    Annuelle Une fois par année 1 Jamais 1
    Bimensuelle Une fois tous les deux mois 6 Jamais 6
    Bimensuel Une fois toutes les deux semaines 26 Jamais 26
    Quotidienne Une fois par jour 365 Jamais 365
    Chaque 2 ans Une fois chaque deux ans 2 Jamais 2
    Chaque 3 ans Une fois chaque trois ans 2 Jamais 2
    Mensuelle Une fois par mois 12 Jamais 12
    Trimestrielle Une fois tous les trois mois 4 Jamais 4
    Semestrielle Deux fois par année 2 Jamais 2
    Hebdomadaire Une fois par semaine 52 Jamais 52
    3 fois par année Trois fois par année 3 Jamais 3
  4. Vous verrez les numéros prévus. Assurez-vous que le modèle de publication est exact. Ajustez si nécessaire.
  5. Cliquez sur Enregistrer. Le modèle de publication est configuré. La prochaine fois qu’une bibliothèque qui utilise Acquisitions WorldShare recevra un numéro, le système générera automatiquement le prochain numéro afin qu’il puisse être reçu ou réclamé par votre bibliothèque.

Configurer les colonnes et télécharger les données

Configurer les colonnes

  1. Dans le côté gauche de l'écran, à côté de la liste de lignes, cliquez sur l'icône en forme de roue dentée (Bouton Configurer).
  2. Dans la fenêtre Afficher les colonnes, cochez ou décochez les cases des colonnes qui doivent être affichées ou cachées. Les colonnes que vous avez sélectionnées sont affichées.
  3. Fermez la fenêtre Afficher les colonnes en cliquant n'importe où à l'extérieur de la fenêtre.

Télécharger les données d'un numéro

Vous pouvez télécharger les données affichées à l'écran dans un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules). Pour télécharger davantage de données, augmentez le nombre de lignes affichées à l'écran en utilisant la liste lignes.

  1. Dans le côté droit de l'écran, à côté du lien Actualiser, cliquez sur le bouton Exporter ( Bouton Exporter).