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Politiques de circulation pour les bibliothèques avec «  group aware »

Information sur les politiques à considérées par les bibliothèques avec «  group aware ».

Les politiques de circulation régissent les durées de prêt, les avis, les privilèges d'emprunt des usagers, les frais et amendes, les rappels et les réservations. Les politiques de circulation sont configurées dans le module Circulation WorldShare de Configuration des services OCLC. Si votre bibliothèque utilise les Services de gestion WorldShare avec les fonctionnalités « group aware », vous devez prendre des précautions supplémentaires lorsque vous configurez vos politiques de circulation puisque vous partagez les usagers et les documents à travers le groupe. Pour plus de détails, voir Fonctionnalités Group aware pour les consortiums.

Si vous êtes une nouvelle bibliothèque avec fonctionnalités group aware, vous devez songer à la façon de configurer vos types d'usagers.

Vous devez décider, avec votre groupe, si vous allez utiliser des politiques de types d'usagers différentes ou partager ces politiques :

  • Si chaque établissement du groupe aura des politiques de types d'usagers différentes, OCLC recommande de mettre le symbole OCLC au début (préfixe) des politiques propres à votre établissement. Par exemple, ÉTABA Étudiant et ÉTABB Étudiant seraient les politiques de types d'usagers pour les étudiants de l'Établissement A et de l'Établissement B. Les valeurs configurées pour ces politiques varieraient selon l'établissement.
  • Si votre groupe a décidé de partager les politiques de types d'usagers, il doit choisir collectivement les types d'usagers et les limites.

Politiques de documents et de prêts

Politiques touchées : Politiques de prêt, Politiques de localisations, Politiques pour documents très en retard, Politiques de limites de réservations, Politiques pour demandes de réservation, Politiques pour fourniture des réservations, Politiques pour avis (tous les types d'avis sauf Avis de facture).

Les politiques de prêt et de documents sont liées à l'établissement détenteur (prêteur). Par conséquent, les politiques de documents et de prêt configurées par l'établissement détenteur s'appliqueront à tous les usagers qui utilisent ces document, peu importe l'établissement d'appartenance des usagers.

Par exemple, la durée de prêt pour un DVD est de 1 semaine pour l'Établissement A alors qu'elle est de 2 jours pour l'Établissement B. Si un usager de l'Établissement A emprunte un DVD de l'Établissement B, la durée de prêt de 2 jours sera appliquée.

Avis

Politiques touchées : Politiques d'avis, Politiques de types d'usagers

Avis de facture

Reçus automatiques par courriel

Dans cette section, vous pouvez sélectionner un reçu automatique qui sera envoyé par courriel aux usagers lorsqu'ils retournent ou empruntent des documents, renouvellent des prêts, ou lorsque la date déchéance d'un prêt est modifiée. Lorsque configurés, ces reçus automatiques sont envoyés aux usagers en début d'heure.

L'établissement d'appartenance de l'usager contrôle la configuration de la Politique pour avis de retour effectué et de la Politique pour avis de date d'échéance. Si ces avis sont activés, les usagers recevront les avis tels que configurés par leur établissement d'appartenance.

Pour des détails sur le création et la modification des politiques et des Types d'avis, voir Politiques pour avis.  Pour plus de détails sur les Reçus automatiques par courriel, voir Autres avis aux usagers.

Politique Type d'avis Description
Politique d'avis pour retour effectué Avis automatique de reçu pour retour Avis utilisé pour informer l'usager que son document a été retourné.
Politique d'avis pour date d'échéance Avis automatique de reçu de date d'échéance Avis utilisé pour informer l'usager de la date d'échéance de son document.

Traduction des avis

Configurez les Politiques pour avis ci-dessous en ajoutant des traductions personnalisées pour toutes les langues principales utilisées par votre groupe. Lorsqu'un avis par courriel est généré, le système utilisera la traduction qui correspond à la langue préférée par la bibliothèque d'appartenance de l'usager.

Pour utiliser cette fonctionnalité, au moins une bibliothèque membre doit sélectionner une langue différente ou un pays différent dans les paramètres de Devise et paramètres régionaux du WorldCat Registry.

Les traductions sont facultatives. Si aucune traduction n'est configurée, l'avis sera envoyé dans la langue par défaut. Les traductions ne s'appliqueront pas aux reçus imprimés, aux courriels envoyés manuellement à partir de l'interface du personnel, ou aux avis imprimés créés pour les usagers n'ayant pas d'adresse électronique. La langue par défaut de l'établissement qui imprime les reçus et avis, ou envoie les courriels, sera utilisée.

  1. Dans l'écran Politiques pour avis, cliquez sur le Nom de la politiquepour ajouter une traduction.
  2. Dans l'écran Modifier politique, sélectionnez l'onglet pour la langue supplémentaire.
  3. Sélectionnez le paramètre Activer pour envoyer les avis dans cette langue si elle correspond à la langue préférée par la bibliothèque d'appartenance de l'usager.
  4. Inscrivez le texte traduit dans les champs Objet, Texte de début et Texte de fin.
  5. Sélectionnez une option dans la liste Mode de livraison par défaut.
    • La livraison de l'avis par courriel est la seule option disponible pour l'instant.
    • Le système envoie des courriels de no-reply@oclc.org.
  6. Indiquez à quel moment l'avis doit être envoyé.
    • Cette option n'est pas disponible pour les Avis de récupérer une mise de côté et les Avis de création de mise de côté.
    • Pour les Avis de document en retard, vous pouvez choisir d'envoyer un avis avant l'évènement.
  7. Cliquez sur Enregistrer.

 Note. - Les types d'avis suivants sont toujours envoyés par la bibliothèque d'appartenance de l'usager. Pour l'instant, le texte traduit peut être fourni dans Configuration des services, mais il ne sera pas utilisé par le système :

  • Avis de facture
  • Avis d'expiration de réservation
  • Avis de suspension

Pour plus de détails, voir Politiques pour avis.

Avis de facture

Les avis de facture sont utilisés pour informer les usagers qu'ils ont des factures impayées. La politique pour Avis de facture, qui détermine le montant qui génère l'envoi de l'avis à l'usager, est configurée dans les Politiques de types d'usagers. Par conséquent, les avis de facture proviennent de l'établissement d'appartenance des usagers (même s'ils ont emprunté des documents des autres établissements et ont cumulé des frais et des amendes).

Par exemple, vous êtes professeur à l'Établissement A. Vous empruntez des documents de l'Établissement B et de l'Établissement C. Vous oubliez de retourner les documents empruntés. Vous avez cumulé plus de 500 $ de frais et d'amendes pour les livres que vous n'avez pas retourné à l'Établissement B et l'Établissement C. Votre Politique de type d'usager est PROFESSEUR à votre établissement d'appartenance, c'est-à-dire à l'Établissement A, et cette politique indique qu'un avis de facture est envoyé lorsque vous avez atteint plus de 500 $ en factures non payées. Vous recevez un courriel de votre établissement d'appartenance vous informant de vos factures impayées, même si ces frais et amendes sont pour des livres empruntés à l'Établissement B et l'Établissement C.

Avis de document en retard

Les avis de document en retard sont envoyés aux usagers pour les informer que les documents qu'ils ont empruntés sont en retard. La Politique pour avis de retard est sélectionnée dans les Politiques de prêt qui sont ensuite appliquées dans le Tableau des politiques de prêt. Ainsi, les avis pour document en retard sont basés sur les documents et proviennent de l'établissement détenteur (prêteur).

Étant donné qu'un avis peut être envoyé à n'importe quel usager de n'importe quel établissement du groupe, vous voudrez peut-être inscrire un texte générique dans votre avis de retard.

Par exemple, dans le bas de l'avis, vous pourriez écrire « Veuillez retourner les documents en retard à une bibliothèque membre de [votre groupe]. »

Politiques d'usagers

Politiques touchées : Politiques de types d'usagers, Catégories d'emprunteurs de l'établissement

Politique de type d'usager

Les Politiques de types d'usagers limitent les privilèges des usagers pour les documents en retard, factures non payées et factures amnistiées, et pour la valeur totale des documents prêtés et déclarés perdus, n'avoir jamais eu ou retournés. Les types d'usagers sont créés dans l'écran Catégories d'emprunteurs de l'établissement du module Établissement WorldShare.

Les politiques d'usagers sont liées à l'établissement d'appartenance des usagers. Par conséquent, le système reconnaît les valeurs configurées pour le type de l'usager, peu importe à quel établissement l'usager effectue des opérations.

Par exemple, un usager a la Politique de type d'usager Étudiant. La succursale d'appartenance de cet usager est l'Établissement A, et la limite de prêts de l'Établissement A pour ce type d'usager est de 10 documents. 10 documents sont actuellement prêtés à l'usager, mais il tente d'emprunter d'autres documents de l'Établissement B. Le système reconnaît que l'usager a atteint sa limite de prêts et refuse d'effectuer la transaction (à moins qu'un membre du personnel outrepasse la limite, si c'est possible).

Vous devez décider, avec votre groupe, si vous allez utiliser des politiques de types d'usagers différentes ou partager ces politiques :

  • Si chaque établissement du groupe aura des politiques de types d'usagers différentes, OCLC recommande de mettre le symbole OCLC au début (préfixe) des politiques propres à votre établissement. Par exemple, ÉTABA Étudiant et ÉTABB Étudiant seraient les politiques de types d'usagers pour les étudiants de l'Établissement A et de l'Établissement B. Les valeurs configurées pour ces politiques varieraient selon l'établissement.
  • Si votre groupe a décidé de partager les politiques de types d'usagers, il doit choisir collectivement les types d'usagers et les limites.

Politiques de groupe pour paiements

Politiques de groupe pour paiements

Les Politiques de groupe pour paiements sont utilisées pour déterminer quels établissements de votre groupe peuvent accepter les paiements et amnistier les factures de vos usagers. Vous devez décider si vous voulez permettre à d'autres établissements de votre groupe d'accepter des paiements et d'amnistier des factures pour vos usagers. Si vous ne configurer pas de politique de groupe pour les paiements, les établissements de votre groupe pourront accepter les paiements de vos usagers, mais ne pourront pas amnistier les factures de vos usagers.

Pour plus de détails, voir Politiques de groupe pour paiements.

Préférences pour la fourniture des réservations

Préférences pour la fourniture des réservations

Vos Préférences pour la fourniture des réservations (sous Administration/Général) peuvent être modifiées si votre établissement préfère remplir les demandes de réservation de vos usagers avant les demandes des usagers des autres établissements de votre groupe. Le paramètre par défaut est de ne pas préférer les usagers de votre établissement.

Pour plus de détails, voir Préférences pour la fourniture des réservations.

Politiques pour demandes de réservation

Utilisez cet écran pour configurer des politiques pour les demandes de réservation. Les politiques pour demandes de réservation sont utilisées pour déterminer le laps de temps durant lequel les réservations restent actives, les politiques pour l'acheminent des réservations pour les bibliothèques qui ont plusieurs localisations ou succursales, et si les usagers peuvent réserver des documents qui leur sont prêtés.

Les politiques pour les demandes de réservation sont contrôlées par l'établissement demandeur, qui est généralement la bibliothèque d'appartenance de l'usager.

L'activation du paramètre Préférer les documents disponibles à l'endroit de collecte vous permet d'acheminer une demande à d'autres succursales de l'établissement de collecte avant de l'acheminer à l'ensemble du groupe de circulation. Dans le rapport Réservations à récupérer, des actions supplémentaires sont disponibles lorsque ce paramètre est activé. Actions disponibles :

  • Acheminer à Bibliothèque - Transfert la réservation à d'autres succursale de l'établissement de collecte.
  • Acheminer au Groupe - Transfert la réservation au groupe pour être remplie.

Pour configurer ce paramètre :

  1. Dans OCLC Service Configuration, allez sous Circulation WorldShare > Réservations et mises de coté > Politiques pour demandes de réservation.
  2. Sélectionnez Oui pour le paramètre Préférer les documents disponibles à l'endroit de collecte.
    • Lorsqu'un document est disponible à l'endroit de collecte, seuls les documents retournés à cette succursale de collecte peuvent remplir la demande. Si le personnel à l'endroit de collecte achemine la réservation ou qu'il n'y a pas de document à l'endroit de collecte, les documents pertinents retournés à n'importe quelle succursale pourraient être acheminés pour remplir la demande.
      • Si le personnel détermine que la demande ne peut pas être remplie, il peut acheminer la demande de réservation aux autres succursales.
      • Si le document n'est pas disponible à l'endroit de collecte, la réservation peut être acheminée à n'importe quelle succursale et apparaîtra dans le rapport Réservations à récupérer de chaque succursale qui peut remplir la demande.

Pour plus de détails, voir Politiques pour demandes de réservation.

Tableau des endroits de collecte des réservations

Utilisez le Tableau des endroits de collecte des réservations pour gérer les endroits où les documents de votre établissement peuvent être récupérés. Les paramètres Localisation et Emplacement sur les rayons seront limités aux emplacements de votre bibliothèque.

Toutefois, les paramètres Type d'usager, Succursale d'appartenance de l'usager, Endroit de collecte par défaut et Autres endroits de collecte seront « group aware » pour indiquer les options disponibles pour les usagers des autres établissement et/ou indiquer quels endroits de collecte à d'autres établissements sont disponibles pour le matériel de votre bibliothèque.

Pour plus de détails, voir Tableau des endroits de collecte des réservations.

Politiques de types de collections

Lorsque vous êtes membre d'un groupe, vous pouvez limiter les réservations afin que seuls les usagers de votre succursale ou établissement puisse effectuer des demandes de réservation pour des documents dans des emplacements précis.

Pour plus de détails, voir Politiques de types de collections.

Adresses SIP2

La fonctionnalité de groupe est disponible pour vos applications qui utilisent SIP2 pour communiquer avec les Services de gestion WorldShare. Si vous activez cette fonctionnalité :

  • Les usagers de n'importe quel membre de votre groupe peuvent accéder à vos services SIP2 activés et les utiliser.
  • Les documents détenus par n'importe quel membre de votre groupe peuvent être vus, prêtés et retournés.
  • Les usagers peuvent emprunter des documents temporaires créés par le biais de l'intégration du prêt entre bibliothèque.
  • Le Niveau de résolution est configurable pour chaque adresse IP.

Activer la fonctionnalité de groupe SIP2

  1. Allez sous Circulation WorldShare > Adresses IP SIP2 dans Configuration des services OCLC.
  2. Cliquez sur Créer nouvellepour ajouter une nouvelle adresse IP, ou cliquez sur une adresse IP existante pour en modifier les paramètres.
  3. Cochez la case Résolution de groupe.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Pour plus de détails, voir Adresses IP SIP2.