Créer un champ personnalisé

Aperçu

Les champs personnalisés vous permettent d'inscrire des informations supplémentaires, sur les documents commandés et les documents facturés, qui ne sont pas habituellement inscrites lors des processus d'acquisitions habituels.

 Note. - Vous pouvez créer jusqu'à 20 champs personnalisés par type de document.

Créez des champs personnalisés pour des informations spécifiques à votre établissement. Par exemple :

• Types de matériel personnalisés (ex. : livre, livre numérique, périodique, etc.).
• Départements d’études (ex. : Géographie, Histoire, Littérature, etc.).
• États du traitement (ex. : Ressource électronique configurée pour l'accès, Accès confirmé, etc.).

Il y a quatre types de Champs personnalisés :

• Texte - Champ permettant d'inscrire un terme contenant jusqu'à 190 caractères.
• Numéro - Champ permettant d'inscrire un seul numéro avec un maximum de 4 décimales.
• Date - Champ permettant d'inscrire une seule date. 
• Liste - Champ contenant une liste déroulante contenant jusqu'à 4 options prédéfinies.

Créer un champ personnalisé de texte

1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Paramètres > Champs personnalisés.
2. Dans l'écran Paramètres des champs, cliquez sur Créer un champ.
3. Inscrivez un nom descriptif pour Nom du champ.
4. Dans la liste déroulante Entité, sélectionnez Documents commandés ou Documents facturés.
5. Dans la liste déroulante Type de champ, sélectionnez Texte.
6. (Facultatif) Pour Champ recommandé, choisissez Yes pour marquer le champ comme recommandé. 
7. Dans la liste déroulante ID du champ Analytique, sélectionnez le numéro du champ personnalisé puis cliquez sur Créer.
    Note. - L'ID du champ Analytique détermine comment ce champ sera référencé dans le module Analytique.Par exemple, un champ avec l'ID de champ Analytique 1 peut être appelé Champ personnalisé du document commandé 1 dans l'application Conception de rapports. Si un ID de champ est déjà utilisé, il ne pourra pas être sélectionné dans la liste déroulante.
8. Dans l'écran contenant les paramètres du nouveau champ personnalisé, fournissez les informations demandées :
   1. Description - Inscrivez la description du champ.
   2. Actif - Indique si le champ personnalisé sera actif. Pour que le champ soit inactif, sélectionnez Non.
       Note. - Lorsqu'un champ est inactif, vous ne pouvez pas inscrire de valeurs pour ce champ.
   3. Traduction des noms de champs - Cliquez sur Ajouter langue pour ajouter la traduction du nom du champ.
      
       Note .- Les noms de champs traduits seront affichés lorsqu'un usager sélectionnera une langue autre que la langue par défaut de votre établissement. Si vous ne fournissez pas de traduction pour ces noms, tous les usagers verront le nom par défaut des champs, peu importe la langue d'interface choisie.
      1. Choisissez une langue dans la liste déroulante Langue.
      2. Inscrivez la traduction du nom du champ dans la boîte Nom du champ.
      3. Cliquez sur Enregistrer.
9. Cliquez sur Enregistrer.

Créer un champ personnalisé de numéro

1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Paramètres > Champs personnalisés.
2. Dans l'écran Paramètres des champs, cliquez sur Créer un champ.
3. Inscrivez un nom descriptif pour Nom du champ.
4. Dans la liste déroulante Entité, sélectionnez Documents commandés ou Documents facturés.
5. Dans la liste déroulante Type de champ, sélectionnez Numéro.
6. (Facultatif) Pour Champ recommandé, choisissez Yes pour marquer le champ comme recommandé. 
7. Dans la liste déroulante ID du champ Analytique, sélectionnez le numéro du champ personnalisé.
    Note. - L'ID du champ Analytique détermine comment ce champ sera référencé dans le module Analytique.Par exemple, un champ avec l'ID de champ Analytique 1 peut être appelé Champ personnalisé du document commandé 1 dans l'application Conception de rapports. Si un ID de champ est déjà utilisé, il ne pourra pas être sélectionné dans la liste déroulante.
8. Dans la liste déroulante Places des décimales, sélectionnez le nombre de places décimales pour le champ puis cliquez sur Créer.
9. Dans l'écran contenant les paramètres du nouveau champ personnalisé, fournissez les informations demandées :
   1. Description - Inscrivez la description du champ.
   2. Actif - Indique si le champ personnalisé sera actif. Pour que le champ soit inactif, sélectionnez Non.
       Note. - Lorsqu'un champ est inactif, vous ne pouvez pas inscrire de valeurs pour ce champ.
   3. Traduction des noms de champs - Cliquez sur Ajouter langue pour ajouter la traduction du nom du champ.
      
       Note .- Les noms de champs traduits seront affichés lorsqu'un usager sélectionnera une langue autre que la langue par défaut de votre établissement. Si vous ne fournissez pas de traduction pour ces noms, tous les usagers verront le nom par défaut des champs, peu importe la langue d'interface choisie.
      1. Choisissez une langue dans la liste déroulante Langue.
      2. Inscrivez la traduction du nom du champ dans la boîte Nom du champ.
      3. Cliquez sur Enregistrer.
10. Cliquez sur Enregistrer.

Créer un champ personnalisé de date

1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Paramètres > Champs personnalisés.
2. Dans l'écran Paramètres des champs, cliquez sur Créer un champ.
3. Inscrivez un nom descriptif pour Nom du champ.
4. Dans la liste déroulante Entité, sélectionnez Documents commandés ou Documents facturés.
5. Dans la liste déroulante Type de champ, sélectionnez Date.
6. (Facultatif) Pour Champ recommandé, choisissez Yes pour marquer le champ comme recommandé. 
7. Dans la liste déroulante ID du champ Analytique, sélectionnez le numéro du champ personnalisé puis cliquez sur Créer.
    Note. - L'ID du champ Analytique détermine comment ce champ sera référencé dans le module Analytique.Par exemple, un champ avec l'ID de champ Analytique 1 peut être appelé Champ personnalisé du document commandé 1 dans l'application Conception de rapports. Si un ID de champ est déjà utilisé, il ne pourra pas être sélectionné dans la liste déroulante.
8. Dans l'écran contenant les paramètres du nouveau champ personnalisé, fournissez les informations demandées :
   1. Description - Inscrivez la description du champ.
   2. Actif - Indique si le champ personnalisé sera actif. Pour que le champ soit inactif, sélectionnez Non.
       Note. - Lorsqu'un champ est inactif, vous ne pouvez pas inscrire de valeurs pour ce champ.
   3. Traduction des noms de champs - Cliquez sur Ajouter langue pour ajouter la traduction du nom du champ.
      
       Note .- Les noms de champs traduits seront affichés lorsqu'un usager sélectionnera une langue autre que la langue par défaut de votre établissement. Si vous ne fournissez pas de traduction pour ces noms, tous les usagers verront le nom par défaut des champs, peu importe la langue d'interface choisie.
      1. Choisissez une langue dans la liste déroulante Langue.
      2. Inscrivez la traduction du nom du champ dans la boîte Nom du champ.
      3. Cliquez sur Enregistrer.
9. Cliquez sur Enregistrer.

Créer un champ personnalisé de liste

1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Paramètres > Champs personnalisés.
2. Dans l'écran Paramètres des champs, cliquez sur Créer un champ.
3. Inscrivez un nom descriptif pour Nom du champ.
4. Dans la liste déroulante Entité, sélectionnez Documents commandés ou Documents facturés.
5. Dans la liste déroulante Type de champ, sélectionnez Liste.
6. (Facultatif) Pour Champ recommandé, choisissez Yes pour marquer le champ comme recommandé. 
7. Dans la liste déroulante ID du champ Analytique, sélectionnez le numéro du champ personnalisé puis cliquez sur Créer.
    Note. - L'ID du champ Analytique détermine comment ce champ sera référencé dans le module Analytique.Par exemple, un champ avec l'ID de champ Analytique 1 peut être appelé Champ personnalisé du document commandé 1 dans l'application Conception de rapports. Si un ID de champ est déjà utilisé, il ne pourra pas être sélectionné dans la liste déroulante.
8. Pour Permettre sélections multiples, sélectionnez Oui si vous souhaitez autoriser la sélection de plusieurs options dans la liste déroulante. Par défaut, Non est sélectionné.
9. Cliquez sur Créer .
10. Dans l'écran contenant les paramètres du nouveau champ personnalisé, fournissez les informations demandées :
    1. Description - Inscrivez la description du champ.
    2. Actif - Indique si le champ personnalisé sera actif. Pour que le champ soit inactif, sélectionnez Non.
        Note. - Lorsqu'un champ est inactif, vous ne pouvez pas inscrire de valeurs pour ce champ.
    3. Traduction des noms de champs - Cliquez sur Ajouter langue pour ajouter la traduction du nom du champ.
       
        Note .- Les noms de champs traduits seront affichés lorsqu'un usager sélectionnera une langue autre que la langue par défaut de votre établissement. Si vous ne fournissez pas de traduction pour ces noms, tous les usagers verront le nom par défaut des champs, peu importe la langue d'interface choisie.
       1. Choisissez une langue dans la liste déroulante Langue.
       2. Inscrivez la traduction du nom du champ dans la boîte Nom du champ.
       3. Cliquez sur Enregistrer.
    4. Si vous sélectionnez Oui pour Permettre sélections multiples :
       1. Pour Tri de la liste, indiquez dans quel ordre les options de la liste doivent être affichées.
          • Alphabétique - Les options de liste seront affichées en ordre alphabétique.
          • Manuel - Les options de liste seront affichées dans l'ordre dans lequel elle ont été initialement entrées. 
       2. Pour Options de la liste, cliquez sur Ajouter une option puis inscrivez un Nom d'option et indiquez si cette option doit être active ou non. Par défaut, l'option est active.
           Note.- Lorsqu'une option est inactive, elle ne peut pas être sélectionnée dans la liste déroulante.
       3. (Facultatif) Répétez les étapes i et ii pour les autres options (maximum de 4 options).
       4. Cliquez sur Enregistrer.
11. Cliquez sur Enregistrer.