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À propos des champs personnalisés

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Informations sur la fonctionnalité Réclamation par succursale dans Acquisitions WorldShare.

Survol

Les champs personnalisés vous permettent d'inscrire des informations supplémentaires, sur les documents commandés et les documents facturés, qui ne sont pas habituellement inscrites lors des processus d'acquisitions habituels.

 Notes

  • Jusqu'à 20 champs personnalisés peuvent être créés par type de document.
  • Les champs personnalisés des documents facturés n'héritent pas les valeurs des champs personnalisés des documents commandés, même si les noms de champs correspondent.
  • Il est possible de générer des rapports sur les données personnalisées, à condition de connaître le numéro du champ personnalisé. Pour plus d'informations, voir Rapports WorldShare.

Créez des champs personnalisés pour des informations spécifiques à votre établissement. Par exemple :

  • Types de matériel personnalisés (ex. : livre, livre électronique, périodique, etc.).
  • Départements d’études (ex. : Géographie, Histoire, Littérature, etc.).
  • États du traitement (ex. : Ressource électronique configurée pour l'accès, Accès confirmé, etc.).
  • État conféré (pour les documents commandés et les documents facturés).

Il y a quatre types de champ personnalisé :Sélectionnez le type de champ en fonction des données que vous prévoyez y inclure. Par exemple, les listes sont préférables aux champs de texte si vos données sont standardisées. Cela permet d'éviter les erreurs accidentelles lors de la saisie des données. Options de champ :

  • Texte - Champ permettant d'inscrire un terme contenant jusqu'à 190 caractères.
  • Numéro - Champ permettant d'inscrire un seul numéro avec un maximum de 4 décimales.
  • Date - Champ permettant d'inscrire une date unique. 
  • Liste - Champ contenant une liste déroulante.

Champs personnalisés par type de document

En règle générale, il est recommandé d'utiliser les champs personnalisés uniquement pour les documents commandés. Les documents commandés passent par l'ensemble du processus des acquisitions, de sorte que les données des champs personnalisés restent cohérentes pour :

  • Commande
  • Facturation
  • Analyse des dépenses
  • Rapports statistiques

Les champs personnalisés des documents facturés n'héritent pas les valeurs des champs personnalisés. Ils devraient donc être utilisés avec parcimonie. Une exception toutefois : si vous ajoutez un champ personnalisé qui s’applique à la fois aux documents commandés qui sont facturés et aux documents facturés de ressources.