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Configurer la réception et la réclamation

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Comment créer une notice de fonds local (NFL), commencer la réception et configurer la réclamation pour les numéros de publications en série dans Acquisitions WorldShare.

Configurer la réception

Avant la réception

  1. Vous devez avoir un exemplaire (notice de fonds local) du titre pour pouvoir recevoir les numéros. Ajoutez des exemplaires (notices de fonds locaux) dans l'écran Exemplaires.
  2. Le numéro doit apparaître sous l'onglet Recevoir les numéros. S'il n'apparaît pas, il doit être ajouté. Ajoutez des numéros sous l'onglet Gérer les numéros.
     Note.-  Lorsque vous ajoutez des numéros dans l'écran Gérer les numéros, ces données deviennent globales (applicables pour toutes les bibliothèques).

Créer un exemplaire (notice de fonds local)

  1. Avec la fonction Recherche de documents, trouvez un document que vous voulez ajouter à vos fonds ou que vous voulez modifier.
  2. Dans l'écran des résultats de recherche, cliquez sur le titre du document.
  3. Si l'écran Exemplaires n'est pas présenté, cliquez sur le lien Exemplaires dans le coin droit supérieur.

Exemplariser, Affichage des documents, Affichage des exemplaires
Ces liens apparaissent dans le coin supérieur droit de l'écran, sous les liens Exemplaires, Détails et Réservations.

Section Description
Exemplariser
  1. Dans l'écran Exemplaires, cliquez sur Exemplariser dans le coin supérieur droit. 
  2. Dans l'écran Exemplariser, remplissez les champs.
    1. Succursale - Succursale de la bibliothèque qui possède le document décrit dans la notice.
    2. Emplacements sur les rayons - Emplacement du document dans la succursale qui possède le document. Pour enlever un emplacement sur les rayons, cliquez sur le X à côté de la flèche (si disponible), ou cliquez sur l'emplacement sur les rayons dans la liste.
    3. Cote - Cote assignée par la bibliothèque.
    4. Numéro d'exemplaire - Numéro assigné par la bibliothèque afin de distinguer les exemplaires d'un même titre.
    5. État de réception - Indique si de nouvelles parties d'un document en plusieurs parties ou d'une publication en série sont reçues ou non.
    6. Note(s) - Note sur le document.
      • (Facultatif)  Pour qu'une note soit affichée lors du prêt ou du retour du document, inscrivez un point d'exclamation (!) comme premier caractère de la note.
  3. Cliquez sur Exemplariser.

Erreur "Emplacement sur les rayons non reconnu"

Cette erreur survient lorsque la valeur pour l'emplacement sur les rayons (852 ‡c) dans la notice de fonds local ne correspond pas à une valeur dans la Table de conversion des codes de localisations disponible dans Configuration des services OCLC. La Table de conversion des codes de localisations est la source pour les codes de succursales et les noms affichés, les systèmes de classification et les emplacements sur les rayons. Pour plus de détails, voir Table de conversion des codes de localisations.
Affichage des documents Présente la liste des fonds au niveau des documents (les documents sont les composantes individuelles de l'ensemble). Chaque document a un code-barres.
Affichage des exemplaires Présente des informations de base sur l'abonnement (succursale, cote). La section des détails sur l'exemplaire sélectionné comprend des informations sur les documents de l'abonnement (énumération et chronologie, si pertinentes, et code-barres).

Onglet Recevoir les numéros

Une fois que vous avez indiqué le nombre d’exemplaires attendus, le système ajoute les exemplaires non reçus dans l’écran Numéros manquants (sous Publications en série > Numéros manquants) si ces conditions sont remplies :

  1. La Date de parution prévue est passée.
  2. Le numéro a été reçu par une autre bibliothèque, comme indiqué dans la colonne Première réception.
  3. Votre bibliothèque a reçu au moins un exemplaire attendu du numéro (mais pas tous).

Dans l’écran Numéros manquants, vous pouvez réclamer des numéros.

Commencer la réception

  1. Cliquez sur l'onglet Recevoir les numéros.
  2. Cliquez sur Commencer la réception.
  3. Dans la fenêtre Paramètres de réception :
    1. Indiquez le nombre d'exemplaires que vous attendez. Tous les numéros après celui que vous choisissez pour commencer auront ce nombre.
    2. Choisissez le numéro à partir duquel vous comptez commencer à recevoir les exemplaires.
  4. Cliquez sur Enregistrer.
    • Le nombre d’exemplaires que vous comptez recevoir apparaît comme second chiffre dans la colonne Exemplaires reçus (n sur n), en commençant par le numéro que vous avez indiqué et incluant tous les numéros qui doivent être reçus.
    • Les exemplaires non reçus automatiquement apparaissent dans l’écran Numéros manquants (Publications en série > Numéros manquants).
    • Le bouton Commencer la réception devient Arrêter la réception.

Configurer la réclamation

Les numéros apparaissent dans l'écran Numéros manquants après que vous avez cliquez sur Commencer la réception et qu'au moins une de ces conditions est effective :

  • Une bibliothèque a déjà reçu le numéro (il y a une date pour Première date de réception).
  • La date d'expédition prévue qui a été entrée par la première bibliothèque recevant le numéro est passée.
  • Vous avez reçu un exemplaire mais en attendez plus d'un.

Configurer les filtres

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Publications en série.
  2. Cliquez sur Numéros manquants.
  3. Utilisez les filtres suivants pour trouver les numéros manquants : État de réclamation, Parution prévue, Première réception, Réclamations, Dernière réclamation, Exemplaires reçus. Voir Utiliser des filtres pour trouver des numéros de publications en série manquants.

D'autres paramètres pour configurer les réclamations sont configurés globalement et ne peuvent pas être modifiés dans Acquisitions.