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Importer des données de commande d'un fichier MARC

Comment importer les données de commande d'un fichier MARC, et comment les commandes sont créées à partir des données de commande importées dans Acquisitions WorldShare.

 Note. - Vous pouvez automatiser la récupération et l'importation de fichiers. Voir Automatiser la récupération et l'importation de fichiers.

Informations de base sur l'importation de données de commande

Vous pouvez importer des données de commande en format MARC en utilisant les zones 9xx de la notice MARC. Avant d'importer des données de commande, vous devez configurer l'importation avec votre fournisseur. Cela peut inclure l'envoi des zones MARC de données sur la commande au fournisseur.

Données de commande MARC

Les informations du tableau ci-dessous devraient être incluses dans le fichier de données de commande MARC que vous recevez de votre fournisseur.

 Note. - Si les points décimaux ne sont pas utilisés, le système les ajoutent à la fin. Par exemple, 56 devient 56.

Données de commande MARC - Tableau
MARC Élément dans Acquisitions Type d'entrée Description
035 $a Numéro OCLC Numéro OCLC dans ce format : (OCoLC)1553114 Le numéro OCLC est utilisé pour identifier la notice bibliographique dans WorldCat à laquelle le document commandé est associé. Si vous n'incluez pas de numéro OCLC, le système tente de trouver une notice correspondante dans WorldCat en utilisant les autres valeurs de la notice bibliographique fournie (par exemple, le titre, l'auteur et le numéro ISBN).
949 $h Succursale Nombre entier Valeur entrée par l'utilisateur; représente l'ID WorldCat Registry de la succursale d'appartenance d'un document.
949 $l Emplacement sur les rayons Chaîne Valeur entrée par l'utilisateur; représente l'emplacement sur les rayons de la succursale d'appartenance d'un document.
949 $p Code du poste Chaîne (maximum : 40 caractères) Valeur entrée par l'utilisateur; représente le code du poste budgétaire utilisé pour le montant engagé.
949 $q Nombre d'exemplaires Nombre entier (maximum : 999) Nombre d'exemplaires commandés.
980 $b Prix unitaire Décimal (maximum : 9 999,99) Coût pour une seule unité d'un document. (N’incluez pas de taxe ou d'escompte si vous avez l’intention d’inclure ces montants sous forme de pourcentages dans la zone 980 $h ou $i.)
980 $c Frais de service (par unité) Decimal (maximum : 999,99) Frais de service pour une seule unité d’un document (par exemple 1,00 $ pour une quantité de 5 correspond à 5,00 $).
980 $h Pourcentage de la taxe Décimal (maximum : 100 000) Pourcentage de la taxe appliquée au prix par le fournisseur.
 

 Note. -  

  • Vous pouvez attribuer une valeur en pourcentage comprenant jusqu'à trois décimales (7.745%, par exemple).
  • Les valeurs en pourcentage avec quatre décimales seront arrondies à trois décimales (par exemple, 7.7454% sera arrondie à 7.745%).
  • Par défaut, la valeur en pourcentage a deux décimales, sauf si une troisième décimale est entrée.
980 $i Pourcentage de l'escompte Décimal (maximum : 100,00) Pourcentage de l'escompte appliqué au prix par le fournisseur.
980 $k ISBN Nombre entier Numéro ISBN du document commandé. N’est pas utilisé pour établir une correspondance. La zone bibliographique 020 est utilisée pour établir une correspondance.
980 $m ISSN Nombre entier Numéro ISSN du document commandé. N’est pas utilisé pour établir une correspondance. La zone bibliographique 022 est utilisée pour établir une correspondance.
980 $s Expédition et manutention (par unité) Decimal (maximum : 999,99) Frais d'expédition et de manutention pour une seule unité.
980 $x Taux de change Décimal Taux de change pour la commande si la devise n’est pas la même que la devise de la bibliothèque.
980 $z Devise du bon de commande Code de devise de trois lettres ISO 4217 Codes de devise ISO pour la commande
981 $a Identifiant de collection de la BC Chaîne Identifiant pour la collection de la base de connaissances WorldCat qui est commandée.
981 $b Identifiant du titre de la BC Chaîne Identifiant pour le titre de la base de connaissances WorldCat qui est commandé.
981 $e ID de commande externe Chaîne (maximum de 50 caractères) Identifiant unique pour la commande utilisé par un système financier externe.

 Note. - Vous pouvez importer votre ID de commande externe en utilisant les données de commande MARC en demandant à votre fournisseur d'ajouter l'ID de commande externe dans la zone 981, sous-zone $e de vos notices de commande MARC. Une fois importé, l'ID de commande externe sera inséré dans les nouvelles commandes créées avec le fichier MARC.

  • Si la valeur de la zone 981 $e est supérieure à 50 caractères, l'entrée n'est pas importée et une erreur est affichée dans les journaux d'activités.
  • Si la valeur de la zone 981 $e est différente pour deux notices de la même commande, le premier ID de commande externe sera utilisé et une erreur sera affichée dans les journaux d'activités.
981 $g Numéro de compte Chaîne Numéro de compte ou client utilisé par la bibliothèque pour la commande et la facturation. (Également appelé « sous-compte ».)
981 $i Note de la bibliothèque sur le document Chaîne (maximum : 256 caractères) Notes fournies pour un document.
981 $l Nom de commande Chaîne (maximum : 256 caractères) Chaîne de texte représentant le nom de la commande.
981 $n No de commande fournisseur Chaîne (maximum : 256 caractères) Numéro interne utilisé pour identifier la commande par fournisseur. Numéro fourni à la bibliothèque pour des fins de suivi.
981 $v Note du fournisseur Chaîne (maximum : 256 caractères) Note sur un document fournie par le fournisseur.
981 $x Commentaire de la bibliothèque sur la commande Chaîne (maximum : 256 caractères) Commentaire concernant la commande.

981 $z

No de document du fournisseur

Requis pour l'importation de données de facturation ou de rangement.

Chaîne (maximum : 256 caractères) Identifiant unique fourni par un fournisseur pour un document commandé précis.

Utilisation des données de commande importées

Lorsque vous importez des données de commande, vous pouvez les utiliser pour l'une des deux tâches suivantes :

  1. Créer une nouvelle commande.
  2. Ajouter des documents à une commande existante (pour ajouter des documents à une commande existante, le numéro de commande du fournisseur doit figuré dans la zone 981 $n de la notice MARC.)

Livraison des données

Les données peuvent vous être livrées à deux moments :

  • au moment de la commande (données de la commande);
  • au moment de l'expédition (données de facturation).

 Note. - Si vous importez des données de commande au moment de l'expédition, il est possible que les documents commandés ne soient pas regroupés comme ils le sont dans la commande.

Les données peuvent également vous être livrées :

  • directement par le fournisseur;
  • par le biais des Partenaires de catalogage WorldCat.

Comment les commandes sont créées avec les fichiers importés

La création de commande est basée sur le numéro de commande du fournisseur dans la zone 981 $n et d'autres facteurs décrits ci-dessous.

  1. Si la zone 981 $n contient un numéro de commande du fournisseur, le système cherche une commande ou une entente non passée avec le même numéro de commande de fournisseur :
    1. si une commande non passée est trouvée, le système ajoute le document à cette commande;
    2. si une entente est trouvée, le système ajoute le document à cette entente;
    3. si une commande passée est trouvée, une erreur est signalée;
    4. si aucune commande n'est trouvée, le système crée une nouvelle commande avec le numéro de commande du fournisseur figurant dans la zone 981 $n et ajoute tous les documents avec ce numéro de commande du fournisseur à la commande.
  2. Si la zone 981 $n est vide :
    1. le système crée une commande en utilisant le nom de commande dans la zone 981 $l;
    2. si la la zone 981 $l est vide, le système crée une commande sans numéro de commande du fournisseur ou nom de commande, et met tous les documents du fichier dans la commande.

Importer un fichier de données de commande

Charger un fichier de données de commande

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Fournisseurs.
  2. Cherchez le fournisseur pour lequel vous importez les données.
  3. Dans la liste de fournisseurs, cliquez sur le Nom du fournisseur.
  4. Dans le dossier du fournisseur, ouvrez la section Services d'échanges avec le partenaire.
  5. Cliquez sur Charger un fichier.
  6. Dans la fenêtre Importer données, dans la liste déroulante Type, cliquez sur Importer données de commande (MARC).
  7. Cliquez sur Parcourir.
  8. Localisez le fichier de données de commande sur votre ordinateur. Cliquez sur Ouvrir.
  9. (Facultatif) Sélectionnez le budget que vous souhaitez utiliser pour importer le fichier de données de commande dans la liste déroulante Budget cible. Par défaut, la période budgétaire actuelle est sélectionnée.
  10. (Facultatif) Cochez la case Afficher les documents importés dans WorldCat si vous voulez que tous les documents importés apparaissent avec l'état En commande dans WorldCat Discovery après que la commande aura été passée.
  11. (Facultatif) Cochez la case Vérifier les numéros OCLC si fournis si vous voulez que le système utilise le numéro OCLC pour trouver la notice WorldCat et vérifier si les informations bibliographiques du document correspondent à la notice.
  12. (Facultatif) Cochez la case Inclure correspondances avec faible niveau de fiabilité  si vous voulez que le système tente de trouver une correspondance dans WorldCat pour votre notice en utilisant tous les protocoles de correspondance. Le système tentera d'abord de trouver une correspondance en utilisant le protocole de correspondance standard, puis utilisera les méthodes suivantes: 
    1. Un algorithme qui utilise le nombre de fonds (localisations) pour sélectionner la meilleure notice potentielle lors d'une recherche par numéro d'identification normalisé en utilisant l'identifiant dans la zone 020, 022 ou 024 de la notice MARC. Cet algorithme filtre également les résultats par Type de matériau en utilisant la valeur Leader/06 et le formulaire 008 (23 ou 29).
    2. Une recherche par titre/auteur.
  13. Cliquez sur Charger.
  14. Le système confirme que votre fichier a été chargé.
  15. Cliquez sur Annuler ou sur le x dans le coin supérieur droit de la fenêtre pour fermer la fenêtre Importer données.

Réviser la commande

Après avoir chargé un fichier de commande, vous pouvez examiner la commande pour vérifier s'il y a des erreurs.

Quand réviser

Vous pouvez réviser les notices sélectionnées pendant l'importation à divers moments. Il n'y a pas de bon ou de mauvais moment pour examiner les notices, mais le moment où vous le faites a des conséquences. Vous pouvez réviser :

  • Immédiatement après l'importation (avant de passer la commande)
  • Immédiatement après avoir passé la commande
  • Avant la réception
  • Après la réception

Notes importantes sur la révision :

  • Si vous envoyez la commande au fournisseur par EDI ou par courriel, assurez-vous que la notice sélectionnée est correcte avant de passer la commande.
  • Si vous voulez que le système affiche les documents en commande dans WorldCat lorsque vous passez la commande, vous voudrez peut-être examiner les notices sélectionnées avant que les utilisateurs ne puissent réserver ces documents :
    • Afin d'éviter que les utilisateurs ne réservent les mauvais documents.
    • Pour que vous n'ayez pas à transférer les réservations vers la nouvelle notice après avoir utilisé la fonctionnalité Modifier la ressource pour modifier la ressource associée.
  • Comme indiqué ci-dessus, si vous révisez les notices et modifiez la ressource après la création des notices de fonds locaux (NFL), qu'il s'agisse de NFL de documents en commande ou reçus, les NFL seront transférées vers la nouvelle ressource, mais les réservations au niveau du titre resteront associées à l'ancienne ressource et devront être transférées manuellement.

Réviser les documents commandés

Le fichier que vous chargez apparaît à la première ligne dans le journal des activités. Le journal des activités est le tableau qui répertorie tous les fichiers que vous avez chargés pour le fournisseur. Si vous ne voyez pas le fichier dans le tableau, cliquez sur le bouton Actualiser (Bouton Actualiser) dans le haut du tableau.

  1. Dans le tableau, l'état du chargement est indiqué dans la colonne État. Si le chargement échoue, Échec sera indiqué dans cette colonne.
  2. La colonne Détails contient des liens vers les commandes créées par suite d'un chargement. Dans la colonne Détails, cliquez sur le lien PO *** pour voir la commande (il s'agit du numéro attribué à la commande d'achat ou à l'entente par le système.) Exemple : PO-2015-100.
  3. Vous recevrez également un avis par courriel indiquant l'état de l'importation et de chaque document. Vous pouvez également consulter le texte de ce courriel en cliquant sur le lien dans la colonne Détails du journal des activités (tableau). 
  4. Apportez des modifications aux documents commandés si nécessaire.
  5. Si la commande est une commande d'achat, cliquez sur Passer la commande. Assurez-vous que la case Aviser le fournisseur de cette commande n'est pas cochée. Cliquez sur Passer la commande.