Informations de base sur l'importation

Données que vous pouvez importer

Vous pouvez importer trois types de fichiers dans Acquisitions WorldShare. Le système accepte toutes les extensions de fichiers.

Les types de données suivants peuvent être importés :

 Note. - Votre fournisseur peut fournir des données de facturation en format MARC et EDIFACT. Vous devrez choisir le format que vous préférez.

Travailler avec votre fournisseur

Après avoir déterminé le type de données que vous voulez importer et le moment auquel vous voulez les importer, vous devez travailler avec votre fournisseur pour configurer vos fichiers de données.

• Votre fournisseur doit envoyer les données dans les zones appropriées pour les fichiers MARC et EDIFACT.
• Vous devez aviser votre fournisseur.
• Si vous êtes la première bibliothèque à utiliser Acquisitions WorldShare qui importe des fichiers de ce fournisseur, vous devrez peut-être aussi fournir à votre fournisseur la liste de zones prises en charge par Acquisitions WorldShare.

Vérifier que le fournisseur envoie les bonnes zones de données

Pour importer des fichiers, vous devez contacter votre fournisseur pour vous assurer qu’il peut fournir des données d’acquisition dans les zones appropriées.

 Note. - Pour importer des données de facturation ou de rangement, assurez-vous que votre fournisseur ajoute également le No de document du fournisseur dans la zone 981 $z de chaque notice, tant dans le fichier de données de facturation que dans le fichier de données de rangement, ou dans le fichier de données de facturation et de rangement. Ce numéro est utilisé pour établir la correspondance entre les données de facturation et/ou de rangement et les documents commandés originaux.

• Chaque zone MARC doit apparaître sur une seule ligne dans le fichier MARC. Par exemple, il devrait y avoir une seule entrée pour la zone, avec ses diverses sous-zones prises en charge ($b, $c, $h) sur la même ligne.
• OCLC recommande que les zones MARC soient triés par ordre numérique (ex. :, 980 981, 990, etc.).
• Les données de facturation et/ou de rangement peuvent uniquement être importées après que :
  1. un fichier de données de commande a été importé et la commande a été passée dans le système; et
  2. le fournisseur vous a envoyé le fichier de données de facturation et/ou de rangement correspondant à la commande.
• Si des frais figurent dans l'en-tête de la facture EDIFACT, ceux-ci seront entrés comme un élément non bibliographique dans la facture.

 Note. - Si votre fournisseur ne prend pas en charge ce service, veuillez contacter l'Assistance OCLC pour de l'aide sur la configuration de cette fonctionnalité avec votre fournisseur.

Données de commande MARC

Les informations du tableau ci-dessous devraient être incluses dans le fichier de données de commande MARC que vous recevez de votre fournisseur.

 Note. - Si les points décimaux ne sont pas utilisés, le système les ajoutent à la fin. Par exemple, 56 devient 56.

Données de commande MARC - Tableau

MARC	Élément dans Acquisitions	Type d'entrée	Description
035 $a	Numéro OCLC	Numéro OCLC dans ce format : (OCoLC)1553114	Le numéro OCLC est utilisé pour identifier la notice bibliographique dans WorldCat à laquelle le document commandé est associé. Si vous n'incluez pas de numéro OCLC, le système tente de trouver une notice correspondante dans WorldCat en utilisant les autres valeurs de la notice bibliographique fournie (par exemple, le titre, l'auteur et le numéro ISBN).
949 $h	Succursale	Nombre entier	Valeur entrée par l'utilisateur; représente l'ID WorldCat Registry de la succursale d'appartenance d'un document.
949 $l	Emplacement sur les rayons	Chaîne	Valeur entrée par l'utilisateur; représente l'emplacement sur les rayons de la succursale d'appartenance d'un document.
949 $p	Code du poste	Chaîne (maximum : 40 caractères)	Valeur entrée par l'utilisateur; représente le code du poste budgétaire utilisé pour le montant engagé.
949 $q	Nombre d'exemplaires	Nombre entier (maximum : 999)	Nombre d'exemplaires commandés.
980 $b	Prix unitaire	Décimal (maximum : 9 999,99)	Coût pour une seule unité d'un document. (N’incluez pas de taxe ou d'escompte si vous avez l’intention d’inclure ces montants sous forme de pourcentages dans la zone 980 $h ou $i.)
980 $c	Frais de service (par unité)	Decimal (maximum : 999,99)	Frais de service pour une seule unité d’un document (par exemple 1,00 $ pour une quantité de 5 correspond à 5,00 $).
980 $h	Pourcentage de la taxe	Décimal (maximum : 100 000)	Pourcentage de la taxe appliquée au prix par le fournisseur.    Note. -   Vous pouvez attribuer une valeur en pourcentage comprenant jusqu'à trois décimales (7.745%, par exemple). Les valeurs en pourcentage avec quatre décimales seront arrondies à trois décimales (par exemple, 7.7454% sera arrondie à 7.745%). Par défaut, la valeur en pourcentage a deux décimales, sauf si une troisième décimale est entrée.
980 $i	Pourcentage de l'escompte	Décimal (maximum : 100,00)	Pourcentage de l'escompte appliqué au prix par le fournisseur.
980 $k	ISBN	Nombre entier	Numéro ISBN du document commandé. N’est pas utilisé pour établir une correspondance. La zone bibliographique 020 est utilisée pour établir une correspondance.
980 $m	ISSN	Nombre entier	Numéro ISSN du document commandé. N’est pas utilisé pour établir une correspondance. La zone bibliographique 022 est utilisée pour établir une correspondance.
980 $s	Expédition et manutention (par unité)	Decimal (maximum : 999,99)	Frais d'expédition et de manutention pour une seule unité.
980 $x	Taux de change	Décimal	Taux de change pour la commande si la devise n’est pas la même que la devise de la bibliothèque.
980 $z	Devise du bon de commande	Code de devise de trois lettres ISO 4217	Codes de devise ISO pour la commande
981 $a	Identifiant de collection de la BC	Chaîne	Identifiant pour la collection de la base de connaissances WorldCat qui est commandée.
981 $b	Identifiant du titre de la BC	Chaîne	Identifiant pour le titre de la base de connaissances WorldCat qui est commandé.
981 $g	Numéro de compte	Chaîne	Numéro de compte ou client utilisé par la bibliothèque pour la commande et la facturation. (Également appelé « sous-compte ».)
981 $i	Note de la bibliothèque sur le document	Chaîne (maximum : 256 caractères)	Notes fournies pour un document.
981 $l	Nom de commande	Chaîne (maximum : 256 caractères)	Chaîne de texte représentant le nom de la commande.
981 $n	No de commande fournisseur	Chaîne (maximum : 256 caractères)	Numéro interne utilisé pour identifier la commande par fournisseur. Numéro fourni à la bibliothèque pour des fins de suivi.
981 $v	Note du fournisseur	Chaîne (maximum : 256 caractères)	Note sur un document fournie par le fournisseur.
981 $x	Commentaire de la bibliothèque sur la commande	Chaîne (maximum : 256 caractères)	Commentaire concernant la commande.
981 $z	No de document du fournisseur Requis pour l'importation de données de facturation ou de rangement.	Chaîne (maximum : 256 caractères)	Identifiant unique fourni par un fournisseur pour un document commandé précis.

Données de facturation MARC

Les informations du tableau ci-dessous devraient être incluses dans le fichier de données de facturation que vous recevez de votre fournisseur.

 Note. - Si les points décimaux ne sont pas utilisés, le système les ajoutent à la fin. Par exemple, 56 devient 56.

Données de facturation MARC - Tableau

MARC	Élément dans Acquisitions	Type d'entrée	Description
981 $y	No de document WorldShare1	Chaîne (maximum : 40 caractères)	Identifiant unique attribué par WorldShare pour un document commandé précis.
981 $z	No de document du fournisseur1	Chaîne (maximum : 40 caractères)	Identifiant unique fourni par un fournisseur pour un document commandé précis.
990 $b	Prix unitaire	Décimal (maximum : 9 999,99)	Coût pour une seule unité d'un document. (N’incluez pas de taxe ou d'escompte si vous avez l’intention d’inclure ces montants sous forme de pourcentages dans la zone 980 $h ou $i.)
990 $c	Frais de service (par unité)	Decimal (maximum : 999,99)	Frais de service pour une seule unité d’un document (par exemple 1,00 $ pour une quantité de 5 correspond à 5,00 $).
990 $h	Pourcentage de la taxe	Décimal (maximum : 100 000)	Pourcentage de la taxe appliquée au prix par le fournisseur.    Note. -   Vous pouvez attribuer une valeur en pourcentage comprenant jusqu'à trois décimales (7.745%, par exemple). Les valeurs en pourcentage avec quatre décimales seront arrondies à trois décimales (par exemple, 7.7454% sera arrondie à 7.745%). Par défaut, la valeur en pourcentage a deux décimales, sauf si une troisième décimale est entrée.
990 $i	Pourcentage de l'escompte	Décimal (maximum : 100,00)	Pourcentage de l'escompte appliqué au prix par le fournisseur.
990 $n	Quantité facturée	Nombre entier (maximum : 999)	Nombre total d'exemplaires facturés pour le document commandé.
990 $s	Expédition et manutention (par unité)	Decimal (maximum : 999,99)	Frais d'expédition et de manutention pour une seule unité.
990 $x	Taux de change	Décimal	Taux de change pour la facture si la devise n’est pas la même que la devise de la bibliothèque. (Peu utilisé.)
991 $f	Date de la facture	Format de date ISO 8601	Date à laquelle la facture a été créée par le fournisseur. Format utilisé : AAAA-MM-JJ.
991 $m	Numéro de facture	Chaîne (maximum : 256 caractères)	Numéro utilisé par le fournisseur pour identifier une facture précise.
1. Utilisé pour la établir la correspondance entre le document facturé et le document commandé. Si le fichier de données de facturation contient le No de document WorldShare et le No de document du fournisseur, le système utilisera le No de document WorldShare comme point de correspondance.

Données de facturation EDIFACT

Les informations du tableau ci-dessous devraient être incluses dans le fichier de données de facturation que vous recevez de votre fournisseur.

 Note. - Bien que la première colonne contienne les champs de Acquisitions WorldShare, les champs sont listés dans l'ordre dans lequel ils apparaissent dans le fichier EDIFACT.

Données de facturation EDIFACT - Tableau

Élément dans Acquisitions	Champ EDIFACT	Description	Exemple
Numéro de facture	BGM	Cet élément est requis et utilisé avec la Date de la facture pour établir une correspondance avec une facture existante ou, si aucune facture n'est trouvée, pour créer une nouvelle facture. 380 (facture) et 38A (facture pour ententes) sont les seuls types de factures acceptés. 9 (originale) et 43 (copie) sont les seules fonctions de facture acceptées.	Valide BGM+380+inv122+43'   Non valide BGM+381+inv521488' BGM+380+inv665887+46'
Date de la facture	DTM	Cet élément est optionnel mais recommandé. Il est utilisé avec le Numéro de facture pour établir une correspondance avec une facture existante ou, si aucune facture n'est trouvée, pour créer une nouvelle facture. La date de la facture doit avoir le format suivant AAAAMMJJ. Si ce champ n'est pas présent, la date du jour sera utilisée comme Date de la facture. 137 (date du message) est le seul type accepté.	Valide DTM+137:20131029:102'   Non valide DTM+131:20130911:102' DTM+137:2013-09-11:102'
Devise	CUX	Cet élément est optionnel mais recommandé. Si la devise est fournie, elle doit correspondre à un code de trois lettres ISO 4217. Si elle n'est pas fournie, le système utilisera la devise par défaut du fournisseur. 2 (devise de référence) est le seul type accepté.	Valide CUX+2:EUR:4' CUX+2:USD:4'   Non valide CUX+2:EUR:10'
Réductions, frais de services et d'expédition au niveau de la facture.	ALC (partie de l'en-tête)	Cet élément est optionnel. Il doit s'agir d'une valeur monétaire qui doit être inscrite dans l'en-tête (header) de la facture EDIFACT et non dans le résumé (summary). Dans le cas d'une indemnité, le montant est négatif et inscrit comme un élément non bibliographique dans la ligne de crédit. Dans le cas de frais, le montant est inscrit comme un élément non bibliographique dans la ligne de débit. La description de l'élément est déterminée par le code de service spécial.	Valide ALC+C++++BJ::28' QTY+47:22' MOA+8:140'   Non valide ALC+C++++BJ::28' QTY+47:22' PCD+3:12.5:13'
Taxes au niveau de la facture	TAX (partie de l'en-tête)	Cet élément est optionnel. Il doit s'agir d'une valeur monétaire qui doit être inscrite dans l'en-tête (header) de la facture EDIFACT et non dans le résumé (summary). Le montant est inscrit comme un élément non bibliographique dans la ligne de débit.	Valide TAX+7++++++' MOA+124:10.5'   Non valide TAX+7+VAT+++:::17.5+S'
Quantité	QTY	Cet élément est requis. La quantité doit être égale à la quantité d'exemplaires non facturés du document en commande. 47 (quantité) est le seul type accepté.	Valide QTY+47:1' QTY+47:3'   Non valide QTY+1:1'
Prix unitaire	PRI	Cet élément est optionnel mais recommandé. Si le prix n'est pas fourni, le prix du document en commande est utilisé. AAA (prix net), AAB (prix brut), et AAF (prix) sont les seuls types acceptés. Si des prix de types différents sont fournis, le prix de type AAF sera utilisé en premier, puis celui de type AAA, puis celui de type AAB. Si le prix de type AAA est utilisé, les frais de service, d'expédition et les réductions au niveau de la facture ne seront pas traités. Si le prix de type AAF est utilisé, les frais de service, d'expédition, les réductions et les taxes au niveau de la facture ne seront pas traités. Si le prix de type AAB est utilisé, les frais de service, d'expédition, les réductions et les taxes au niveau de la facture seront traités.	Valide PRI+AAB:57 PRI+AAA:46.74 PRI+AAF:11.65'   Non valide PRI+AAE:11.65'
Identifiant de référence du document (pour correspondance)	RFF	Cet élément est requis et utilisé pour établir la correspondance avec un document en commande existant. Il doit être de type SLI ou LI. Pour le type SLI, la correspondance sera établie avec le No de document du fournisseur qui est un identifiant fourni par le fournisseur pour l'article dans la commande. (Ce numéro peut être entré manuellement dans le système ou importé en utilisant la zone 981 $z du fichier MARC.) Pour le type LI, la correspondance sera établie avec le Numéro de document en commande qui est un identifiant généré par le système pour l'article dans la commande.	Valide RFF+LI:PO-2014-1-1' RFF+SLI:99954978355'   Non valide RFF+SNA:954872665' RFF+LBO:887458932'
Taxes au niveau de l'article	TAX (partie des détails)	Cet élément est optionnel. Seules les valeurs en pourcentage sont acceptées.  Note. - Vous pouvez attribuer une valeur en pourcentage comprenant jusqu'à trois décimales (7.745%, par exemple). Les valeurs en pourcentage avec quatre décimales seront arrondies à trois décimales (par exemple, 7.7454% sera arrondie à 7.745%). Par défaut, la valeur en pourcentage a deux décimales, sauf si une troisième décimale est entrée.	Valide TAX+7++++:::17.5+S'   Non valide TAX+7+VAT+++::::+S' MOA+56:10.5'
Réductions, frais de services et d'expédition au niveau de l'article.	ALC (partie des détails)	Cet élément est optionnel. Seules les valeurs en pourcentage sont acceptées pour les réductions et les indemnités et doivent être inscrites dans l'élément PCD. Seules les valeurs monétaires sont acceptées pour les frais de service et d'expédition. C'est le code de service spécial qui détermine les frais de service ou le coût d'expédition sont des frais.	Valide ALC+C++++BJ::28' MOA+8:140' ALC+A++++DI' PCD+3:10'   Non valide ALC+A++++DI' MOA+8:140'

Données de rangement MARC

Les informations du tableau ci-dessous devraient être incluses dans le fichier de données de rangement que vous recevez de votre fournisseur.

Données de rangement MARC - Tableau

MARC	Élément dans Acquisitions	Type d'entrée	Description
959 $b	Code-barres	Chaîne (maximum : 32 caractères)	Code-barres ou désignation du document
959 $t	Préfixe	Chaîne (maximum : 25 caractères)	Préfixe de la cote (par exemple : REF)
959 $u	Indice de classification	Chaîne (maximum : 100 caractères)	Partie de la classification de la cote. (S'il est impossible de séparer la cote en parties distinctes, inclure toutes les parties dans l'indice de classification).
959 $v	Numéro cutter/de document	Chaîne (maximum : 25 caractères)	Cutter ou partie du document de la cote.
959 $w	Suffixe	Chaîne (maximum : 25 caractères)	Suffixe de la cote (par exemple : SPAN)
981 $y	No de document WorldShare1	Chaîne (maximum : 40 caractères)	Identifiant unique attribué par WorldShare pour un document commandé précis.
981 $z	No de document du fournisseur1	Chaîne (maximum : 40 caractères)	Identifiant unique fourni par un fournisseur pour un document commandé précis.
1. Utilisé pour la établir la correspondance entre le document facturé et le document commandé. Si le fichier de données de facturation contient le No de document WorldShare et le No de document du fournisseur, le système utilisera le No de document WorldShare comme point de correspondance.

Données de rangement EDIFACT

Les informations du tableau ci-dessous devraient être incluses dans le fichier de données de rangement que vous recevez de votre fournisseur.

 Note. - Bien que la première colonne contienne les champs de Acquisitions WorldShare, les champs sont listés dans l'ordre dans lequel ils apparaissent dans le fichier EDIFACT.

Données de rangement EDIFACT - Tableau

Élément dans Acquisitions	Champ EDIFACT	Description	Exemple
Type de message de réponse à une commande	BGM	23C est le seul type de message de réponse à une commande qui est pris en charge.	BGM+23C+777596001+2'
No de document WorldShare	RFF+LI	Ces valeurs sont utilisées pour faire correspondre les données de rangement au document commandé approprié dans WorldShare. Chaque document doit être identifié en utilisant soit un No de document WorldShare ou un No de document du fournisseur (voir ci-dessous).	RFF+LI:PO-2020-1-1'
No de document du fournisseur	RFF+SLI	Ces valeurs sont utilisées pour faire correspondre les données de rangement au document commandé approprié dans WorldShare. Chaque document doit être identifié en utilisant soit un No de document du fournisseur ou un No de document WorldShare (voir ci-dessous).	RFF+SLI:VOIN20200824abc-5'
Renseignements sur l'exemplaire	GIR	Chaque exemplaire est représenté par un numéro dans un segment GIR. Le numéro doit être une séquence à 3 chiffres (ex.: 001, 002, etc.) ou la lettre C suivie d'un numéro (ex.: C01, C02, etc.).    Note. - Vous ne pouvez pas un document prêt pour rangement qui a plus d'exemplaires (segments GIR uniques) que votre nombre d'exemplaires dans WorldShare prêts pour réception. Les exemplaires disponibles pour la réception sont les exemplaires qui ont : L'État de commande Commandée (plutôt qu'Annulée). L'État de réception Non reçu ou Retourné.	GIR+C01+0:LCO+BAR20200824abc_501:LAC+Schärding:LCL+Brunnenthal:LSM+35.99:LCV' GIR+001+0:LCO+BAR20200824abc_501:LAC+Schärding:LCL+Brunnenthal:LSM+35.99:LCV'
Code-barres	LAC	Chaque code-barres de document doit être unique. Vous ne pouvez pas importer un code-barres qui duplique un exemplaire existant dans le système.	GIR+C01+0:LCO+BAR20200824abc_501:LAC+Schärding:LCL+Brunnenthal:LSM+35.99:LCV'
Indice de classification	LCL	Si aucun indice de classification n'est fourni dans le LCL, mais qu'une valeur est transmise dans le champ LSM, cette valeur sera placée dans le champ de l'indice de classification dans WorldShare et dans toutes les autres parties de la cote (suffixe et préfixe). En effet, le champ LSM est utilisé pour transmettre la totalité de la cote, y compris le suffixe et le préfixe.	GIR+C04+0:LCO+BAR20200824abc_504:LAC+ClassNumber:LCL+München:LSM+35.99:LCV'
Cote	LSM	Uniquement importé le champ LCL n'est pas fourni. Si importé, le Suffixe et le Préfixe sont ignorés.
Suffixe	LFS		GIR+C04+GARTHDEE.UNASSIGNED:LLO+GEN-RES-BOOKS:LFN+Reh:LFS+Uhu:LSQ'
Préfixe	LSQ ou LSZ	Vous devez choisir l'option que vous souhaitez utiliser. L'option par défaut est de ne pas importer le préfixe du tout.    Note. - OCLC vous recommande de demander à votre fournisseur de fournir toute valeur de préfixe dans les champs LSQ ou LSZ. Si les fournisseurs mettent les valeurs de préfixe dans le champ LCL, la valeur de préfixe ira dans le champ de l'indice de classification dans WorldShare.  Cela se traduira par des rapports WorldShare qui regroupent par indice de classification les documents par leur préfixe plutôt que par leur indice de classification.