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Assistance OCLC

Informations de base sur l'importation

 Note. - Vous pouvez automatiser la récupération et l'importation de fichiers. Voir Automatiser la récupération et l'importation de fichiers.

Configurer l'importation

Avant de commencer à importer des fichiers, vous devez déterminer quel type de fichiers vous souhaitez importer et travailler avec votre fournisseur pour configurer cette fonctionnalité. 

Note. - L'importation de fichiers dans Acquisitions WorldShare est gratuite, mais vos fournisseurs peuvent exiger des frais pour certains services de livraison de données.

Données que vous pouvez importer

Vous pouvez importer trois types de fichiers dans Acquisitions WorldShare. Le système accepte toutes les extensions de fichiers.

Les types de données suivants peuvent être importés :

Données

Formats

Description

Commande MARC Les données de commande contiennent des informations sur les documents commandés en utilisant le site web d'un fournisseur.
Facture EDIFACT ou MARC Les données de facturation contiennent des informations sur les documents que vous avez commandés.
Données de rangement MARC Les données pour le rangement contiennent des codes-barres et des cotes pour les documents que vous avez commandés. Vous pouvez recevoir des données de rangement dans le même fichier MARC que celui de vos données de facturation. Les données de rangement ne peuvent pas être incluses dans les fichiers EDIFACT.

 Note. - Votre fournisseur peut fournir des données de facturation en format MARC et EDIFACT. Vous devrez choisir le format que vous préférez.

Travailler avec votre fournisseur

Après avoir déterminé le type de données que vous voulez importer et le moment auquel vous voulez les importer, vous devez travailler avec votre fournisseur pour configurer vos fichiers de données.

  • Votre fournisseur doit envoyer les données dans les zones appropriées pour les fichiers MARC et EDIFACT.
  • Vous devez aviser votre fournisseur.
  • Si vous êtes la première bibliothèque à utiliser Acquisitions WorldShare qui importe des fichiers de ce fournisseur, vous devrez peut-être aussi fournir à votre fournisseur la liste de zones prises en charge par Acquisitions WorldShare.

Vérifier que le fournisseur envoie les bonnes zones de données

Pour importer des fichiers, vous devez contacter votre fournisseur pour vous assurer qu’il peut fournir des données d’acquisition dans les zones appropriées.

 Note. - Pour importer des données de facturation ou de rangement, assurez-vous que votre fournisseur ajoute également le No de document du fournisseur dans la zone 981 $z de chaque notice, tant dans le fichier de données de facturation que dans le fichier de données de rangement, ou dans le fichier de données de facturation et de rangement. Ce numéro est utilisé pour établir la correspondance entre les données de facturation et/ou de rangement et les documents commandés originaux.

  • Chaque zone MARC doit apparaître sur une seule ligne dans le fichier MARC. Par exemple, il devrait y avoir une seule entrée pour la zone, avec ses diverses sous-zones prises en charge ($b, $c, $h) sur la même ligne.
  • OCLC recommande que les zones MARC soient triés par ordre numérique (ex. :, 980 981, 990, etc.).
  • Les données de facturation et/ou de rangement peuvent uniquement être importées après que :
    1. un fichier de données de commande a été importé et la commande a été passée dans le système; et
    2. le fournisseur vous a envoyé le fichier de données de facturation et/ou de rangement correspondant à la commande.
  • Si des frais figurent dans l'en-tête de la facture EDIFACT, ceux-ci seront entrés comme un élément non bibliographique dans la facture.

Si votre fournisseur n'offre pas ce service

Si votre fournisseur ne prend pas en charge les zones de données pour l'importation, ou si vous avez des questions concernant ces zones de données, contactez le service d'assistance technique d'OCLC pour de l'aide sur la configuration de cette fonctionnalité avec votre fournisseur.

Zones de données pour l'importation

Les tableaux ci-dessous répertorient les informations qui devraient être incluses dans les fichiers de données que vous recevez de votre fournisseur. Pour pouvoir importer des fichiers de données dans Acquisitions WorldShare, vous et votre fournisseur devez d'abord configurer les fichiers de données. Vous pouvez transmettre les informations de cette rubrique à votre fournisseur pour savoir s'il peut vous fournir les données de ces zones.

Données de commande MARC

Les informations du tableau ci-dessous devraient être incluses dans le fichier de données de commande MARC que vous recevez de votre fournisseur.

 Note. - Si les points décimaux ne sont pas utilisés, le système les ajoutent à la fin. Par exemple, 56 devient 56.

Données de commande MARC - Tableau
MARC Élément dans Acquisitions Type d'entrée Description
035 $a Numéro OCLC Numéro OCLC dans ce format : (OCoLC)1553114 Le numéro OCLC est utilisé pour identifier la notice bibliographique dans WorldCat à laquelle le document commandé est associé. Si vous n'incluez pas de numéro OCLC, le système tente de trouver une notice correspondante dans WorldCat en utilisant les autres valeurs de la notice bibliographique fournie (par exemple, le titre, l'auteur et le numéro ISBN).
949 $h Succursale Nombre entier Valeur entrée par l'utilisateur; représente l'ID WorldCat Registry de la succursale d'appartenance d'un document.
949 $l Emplacement sur rayons Chaîne Valeur entrée par l'utilisateur; représente l'emplacement sur les rayons de la succursale d'appartenance d'un document.
949 $p Code du poste Chaîne (maximum : 40 caractères) Valeur entrée par l'utilisateur; représente le code du poste budgétaire utilisé pour le montant engagé.
949 $q Nombre d'exemplaires Nombre entier (maximum : 999) Nombre d'exemplaires commandés.
980 $b Prix unitaire Décimal (maximum : 9 999,99) Coût pour une seule unité d'un document. (N’incluez pas de taxe ou d'escompte si vous avez l’intention d’inclure ces montants sous forme de pourcentages dans la zone 980 $h ou $i.)
980 $c Frais de service (par unité) Decimal (maximum : 999,99) Frais de service pour une seule unité d’un document (par exemple 1,00 $ pour une quantité de 5 correspond à 5,00 $).
980 $h Pourcentage de la taxe Décimal (maximum : 100,00) Pourcentage de la taxe appliquée au prix par le fournisseur.
980 $i Pourcentage de l'escompte Décimal (maximum : 100,00) Pourcentage de l'escompte appliqué au prix par le fournisseur.
980 $k ISBN Nombre entier Numéro ISBN du document commandé. N’est pas utilisé pour établir une correspondance. La zone bibliographique 020 est utilisée pour pour établir une correspondance.
980 $m ISSN Nombre entier Numéro ISSN du document commandé. N’est pas utilisé pour établir une correspondance. La zone bibliographique 022 est utilisée pour pour établir une correspondance.
980 $s Expédition et manutention (par unité) Decimal (maximum : 999,99) Frais d'expédition et de manutention pour une seule unité.
980 $x Taux de change Décimal Taux de change pour la commande si la devise n’est pas la même que la devise de la bibliothèque.
980 $z Devise du bon de commande Code de devise de trois lettres ISO 4217 Codes de devise ISO pour la commande
981 $a Identifiant de collection de la BC Chaîne Identifiant pour la collection de la base de connaissances WorldCat qui est commandée.
981 $b Identifiant du titre de la BC Chaîne Identifiant pour le titre de la base de connaissances WorldCat qui est commandé.
981 $g Numéro de compte Chaîne Numéro de compte ou client utilisé par la bibliothèque pour la commande et la facturation. (Également appelé « sous-compte ».)
981 $i Note de la bibliothèque sur le document Chaîne (maximum : 256 caractères) Notes fournies pour un document.
981 $l Nom de commande Chaîne (maximum : 256 caractères) Chaîne de texte représentant le nom de la commande.
981 $n No de commande fournisseur Chaîne (maximum : 256 caractères) Numéro interne utilisé pour identifier la commande par fournisseur. Numéro fourni à la bibliothèque pour des fins de suivi.
981 $x Commentaire de la bibliothèque sur la commande Chaîne (maximum : 256 caractères) Commentaire concernant la commande.

981 $z

No de document du fournisseur

Requis pour l'importation de données de facturation ou de rangement.

Chaîne (maximum : 256 caractères) Identifiant unique fourni par un fournisseur pour un document commandé précis.

Données de facturation MARC

Les informations du tableau ci-dessous devraient être incluses dans le fichier de données de facturation que vous recevez de votre fournisseur.

 Note. - Si les points décimaux ne sont pas utilisés, le système les ajoutent à la fin. Par exemple, 56 devient 56.

Données de facturation MARC - Tableau
MARC Élément dans Acquisitions Type d'entrée Description
981 $z

No de document du fournisseur

Obligatoire. Utilisé pour la établir la correspondance entre le document facturé et le document commandé.

Chaîne (maximum : 40 caractères) Identifiant unique fourni par un fournisseur pour un document commandé précis.
990 $b Prix unitaire Décimal (maximum : 9 999,99) Coût pour une seule unité d'un document. (N’incluez pas de taxe ou d'escompte si vous avez l’intention d’inclure ces montants sous forme de pourcentages dans la zone 980 $h ou $i.)
990 $c Frais de service (par unité) Decimal (maximum : 999,99) Frais de service pour une seule unité d’un document (par exemple 1,00 $ pour une quantité de 5 correspond à 5,00 $).
990 $h Pourcentage de la taxe Décimal (maximum : 100,00) Pourcentage de la taxe appliquée au prix par le fournisseur.
990 $i Pourcentage de l'escompte Décimal (maximum : 100,00) Pourcentage de l'escompte appliqué au prix par le fournisseur.
990 $n Quantité facturée Nombre entier (maximum : 999) Nombre total d'exemplaires facturés pour le document commandé.
990 $s Expédition et manutention (par unité) Decimal (maximum : 999,99) Frais d'expédition et de manutention pour une seule unité.
990 $x Taux de change Décimal Taux de change pour la facture si la devise n’est pas la même que la devise de la bibliothèque. (Peu utilisé.)
991 $f Date de la facture Format de date ISO 8601 Date à laquelle la facture a été créée par le fournisseur. Format utilisé : AAAA-MM-JJ.
991 $m Numéro de facture Chaîne (maximum : 256 caractères) Numéro utilisé par le fournisseur pour identifier une facture précise.

Données de facturation EDIFACT

Les informations du tableau ci-dessous devraient être incluses dans le fichier de données de facturation que vous recevez de votre fournisseur.

 Note. - Bien que la première colonne contienne les champs de Acquisitions WorldShare, les champs sont listés dans l'ordre dans lequel ils apparaissent dans le fichier EDIFACT.

Données de facturation EDIFACT - Tableau
Élément dans Acquisitions Champ EDIFACT Description Exemple
Numéro de facture BGM

Cet élément est requis et utilisé avec la Date de la facture pour établir une correspondance avec une facture existante ou, si aucune facture n'est trouvée, pour créer une nouvelle facture.

380 (facture) et 38A (facture pour ententes) sont les seuls types de factures acceptés.

9 (originale) et 43 (copie) sont les seules fonctions de facture acceptées.

Valide

BGM+380+inv122+43'

 

Non valide

BGM+381+inv521488'

BGM+380+inv665887+46'

Date de la facture DTM

Cet élément est optionnel mais recommandé. Il est utilisé avec le Numéro de facture pour établir une correspondance avec une facture existante ou, si aucune facture n'est trouvée, pour créer une nouvelle facture. La date de la facture doit avoir le format suivant AAAAMMJJ.

Si ce champ n'est pas présent, la date du jour sera utilisée comme Date de la facture.

137 (date du message) est le seul type accepté.

Valide

DTM+137:20131029:102'

 

Non valide

DTM+131:20130911:102'

DTM+137:2013-09-11:102'

Devise CUX

Cet élément est optionnel mais recommandé. Si la devise est fournie, elle doit correspondre à un code de trois lettres ISO 4217. Si elle n'est pas fournie, le système utilisera la devise par défaut du fournisseur.

2 (devise de référence) est le seul type accepté.

Valide

CUX+2:EUR:4'

CUX+2:USD:4'

 

Non valide

CUX+2:EUR:10'

Réductions, frais de services et d'expédition au niveau de la facture. ALC (partie de l'en-tête)

Cet élément est optionnel.

Il doit s'agir d'une valeur monétaire qui doit être inscrite dans l'en-tête (header) de la facture EDIFACT et non dans le résumé (summary).

Dans le cas d'une indemnité, le montant est négatif et inscrit comme un élément non bibliographique dans la ligne de crédit.

Dans le cas de frais, le montant est inscrit comme un élément non bibliographique dans la ligne de débit. La description de l'élément est déterminée par le code de service spécial.

Valide

ALC+C++++BJ::28'

QTY+47:22'

MOA+8:140'

 

Non valide

ALC+C++++BJ::28'

QTY+47:22'

PCD+3:12.5:13'

Taxes au niveau de la facture TAX (partie de l'en-tête)

Cet élément est optionnel.

Il doit s'agir d'une valeur monétaire qui doit être inscrite dans l'en-tête (header) de la facture EDIFACT et non dans le résumé (summary).

Le montant est inscrit comme un élément non bibliographique dans la ligne de débit.

Valide

TAX+7++++++'

MOA+124:10.5'

 

Non valide

TAX+7+VAT+++:::17.5+S'

Quantité QTY

Cet élément est requis. La quantité doit être égale à la quantité d'exemplaires non facturés du document en commande.

47 (quantité) est le seul type accepté.

Valide

QTY+47:1'

QTY+47:3'

 

Non valide

QTY+1:1'

Prix unitaire PRI

Cet élément est optionnel mais recommandé. Si le prix n'est pas fourni, le prix du document en commande est utilisé.

AAA (prix net), AAB (prix brut), et AAF (prix) sont les seuls types acceptés.

Si des prix de types différents sont fournis, le prix de type AAF sera utilisé en premier, puis celui de type AAA, puis celui de type AAB.

Si le prix de type AAA est utilisé, les frais de service, d'expédition et les réductions au niveau de la facture ne seront pas traités.

Si le prix de type AAF est utilisé, les frais de service, d'expédition, les réductions et les taxes au niveau de la facture ne seront pas traités.

Si le prix de type AAB est utilisé, les frais de service, d'expédition, les réductions et les taxes au niveau de la facture seront traités.

Valide

PRI+AAB:57

PRI+AAA:46.74

PRI+AAF:11.65'

 

Non valide

PRI+AAE:11.65'

Identifiant de référence du document (pour correspondance) RFF

Cet élément est requis et utilisé pour établir la correspondance avec un document en commande existant. Il doit être de type SLI ou LI.

Pour le type SLI, la correspondance sera établie avec le No de document du fournisseur qui est un identifiant fourni par le fournisseur pour l'article dans la commande. (Ce numéro peut être entré manuellement dans le système ou importé en utilisant la zone 981 $z du fichier MARC.)

Pour le type LI, la correspondance sera établie avec le Numéro de document en commande qui est un identifiant généré par le système pour pour l'article dans la commande.

Valide

RFF+LI:PO-2014-1-1'

RFF+SLI:99954978355'

 

Non valide

RFF+SNA:954872665'

RFF+LBO:887458932'

Taxes au niveau de l'article TAX (partie des détails)

Cet élément est optionnel.

Seules les valeurs en pourcentage sont acceptées.

Valide

TAX+7++++:::17.5+S'

 

Non valide

TAX+7+VAT+++::::+S'

MOA+56:10.5'

Réductions, frais de services et d'expédition au niveau de l'article. ALC (partie des détails)

Cet élément est optionnel.

Seules les valeurs en pourcentage sont acceptées pour les réductions et les indemnités et doivent être inscrites dans l'élément PCD.

Seules les valeurs monétaires sont acceptées pour les frais de service et d'expédition.

C'est le code de service spécial qui détermine les frais de service ou le coût d'expédition sont des frais.

Valide

ALC+C++++BJ::28'

MOA+8:140'

ALC+A++++DI'

PCD+3:10'

 

Non valide

ALC+A++++DI'

MOA+8:140'

Données de rangement MARC

Les informations du tableau ci-dessous devraient être incluses dans le fichier de données de rangement que vous recevez de votre fournisseur.

Données de rangement MARC - Tableau
MARC Élément dans Acquisitions Type d'entrée Description
959 $b Code-barres Chaîne (maximum : 32 caractères) Code-barres ou désignation du document
959 $t Préfixe Chaîne (maximum : 25 caractères) Préfixe de la cote (par exemple : REF)
959 $u Indice de classification Chaîne (maximum : 100 caractères) Partie de la classification de la cote. (S'il est impossible de séparer la cote en parties distinctes, inclure toutes les parties dans l'indice de classification).
959 $v Numéro cutter/de document Chaîne (maximum : 25 caractères) Cutter ou partie du document de la cote.
959 $w Suffixe Chaîne (maximum : 25 caractères) Suffixe de la cote (par exemple : SPAN)
981 $z

No de document du fournisseur

Obligatoire. Utilisé pour la établir la correspondance entre le document facturé et le document commandé.

Chaîne (maximum : 256 caractères) Identifiant unique fourni par un fournisseur pour un document commandé précis.