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Créer des postes budgétaires

Survol

Les postes budgétaires sont des catégories ou des comptes que vous choisissez lorsque vous commander ou facturer des documents.

Avant de créer des postes budgétaires, vous devez créer un budget pour la première fois ou créer un budget pour la prochaine période budgétaire.

Vous pouvez créer jusqu'à cinq niveaux de postes :

  • Premier (valeur par défaut) - Niveau par défaut.
  • Deuxième - Poste à l'intérieur du poste du premier niveau. Les postes de deuxième niveau sont en retrait sous le nom du poste de premier niveau dans la colonne Nom du poste.
  • Troisième - Poste à l'intérieur du poste du deuxième niveau. Les postes de troisième niveau sont en retrait sous le nom du poste de deuxième niveau dans la colonne Nom du poste.
  • Quatrième - Poste à l'intérieur du poste du troisième niveau. Les postes de quatrième niveau sont en retrait sous le nom du poste de troisième niveau dans la colonne Nom du poste.
  • Cinquième - Poste à l'intérieur du poste du quatrième niveau. Les postes de cinquième niveau sont en retrait sous le nom du poste de quatrième niveau dans la colonne Nom du poste.

Créer des postes budgétaires pour votre budget

  1. Pour ajouter un poste, cliquez sur le bouton Ajouter (Bouton Ajouter) dans la colonne de droite.
  2. Pour chaque poste, vous devez indiquer le Nom du poste, le Code du poste, et le Montant budgété. Le Code du poste doit être unique pour ce budget, mais le Nom du poste et le Montant budgété peuvent être dupliqués. Par exemple, vous pouvez avoir un poste dont le nom est Livres dans le poste Français et le poste Géographie.
    1. Nom du poste - Choisissez un nom de poste descriptif et facile à lire.
    2. Code du poste - Il y a plusieurs façons de déterminer le code d'un poste. Voici quelques suggestions :
      • Une forme abrégée du nom du code (ex.  LivFra pour le budget Livres français).
      • L'identifiant utilisé par le système comptable de votre établissement (ex. : PeopleSoft, SAP). Cela permet d'utiliser le code du poste comme point de correspondance entre les deux systèmes).
      • Une combinaison des deux suggestions ci-dessus (ex. : LivFra-001234).
    3. Montant budgété - Il y a plusieurs façons de déterminer le montant budgété. Facteurs à considérés :
      1. Si vous créez un budget pour votre prochaine période budgétaire et comptez commencer à utiliser le module Acquisitions au début de cette période budgétaire, inscrivez le montant budgété total pour cette période budgétaire. Par exemple, si vous avez 1000 $ pour la prochaine période budgétaire, entrez 1 000,00.
      2. Si vous créez le budget pour la période budgétaire en cours (qui a déjà commencé), vous pouvez entrer le solde du poste comme Montant budgété plutôt que le montant total budgété pour cette période. Par exemple, si vous aviez budgété $ 1 000 pour un poste, mais avez déjà dépensé 500 $, vous pouvez entrer 500,00 comme Montant budgété, puisque c’est le montant restant qui peut être dépensé pendant la période budgétaire.
  3. Vous pouvez créer un sous-poste pour un autre poste en cliquant sur le bouton Ajouter (Bouton Ajouter) dans la colonne de droite du poste que vous voulez utiliser comme poste parent. Vous pouvez créer jusqu'à cinq niveaux de postes, mais n’oubliez pas qu'au fur et à mesure que votre structure de postes se complexifie, choisir le bon poste pour commander ou facturer des documents devient également plus compliqué.
  4. Si vous faites une erreur, vous pouvez modifier le Nom du poste, le Code du poste, et le Montant budgété en tout temps. Cliquez sur le bouton Modifier () dans la colonne droite du poste que vous voulez modifier. Le montant total budgété apparaît dans le haut de l'écran : vous pouvez facilement inscrire des montants budgétés pour chaque poste et voir les résultats.
  5. Vous pouvez supprimer des postes tant qu’ils n’ont pas été utilisés. Toutefois, dès que vous passerez une commande en utilisant un poste, ou que vous payerez une facture en utilisant un poste, vous ne pourrez plus supprimer ce poste. Par conséquent, prenez garde lorsque vous utilisez les postes d'un budget.

Limites quant aux liens entre les postes parents et les sous-postes

Les postes de tous les niveaux de la hiérarchie peuvent être affectés pour une commande ou une facture. Cela signifie que les postes parents qui ne servent que de « conteneurs » pour les sous-postes peuvent aussi être sélectionnés comme poste pour des documents. Si vous ne voulez pas que ces postes soient sélectionnés, vous pouvez l'indiquer dans le Nom du poste. Par exemple, Français (Ne pas sélectionner). Vous pourriez également demander au personnel d'utiliser uniquement les sous-postes et non les postes parents. De plus, vous affecterez probablement un montant de 0,00 comme Montant Budgété pour ces postes.

Pour l'instant, vous ne pouvez pas configurer un sous-poste pour débiter de l'argent d'un poste parent lors de l'utilisation. Par exemple, vous ne pouvez pas affecter 10,000.00 au poste parent Français lorsque son sous-poste est utilisé pour une commande, et engager le poste parent à la place. Dans de tels cas, vous pouvez :

  1. diviser le montant du budget pour le poste parent entre les sous-postes; ou
  2. mettre le montant budgété dans le poste parent, mais lors de l'analyse de votre budget, télécharger un fichier CSV pour le budget et utiliser les colonnes Total eng. (engagé) et du Total dép. (dépensé) pour calculer le montant restant dans le budget parent.

 Note. - Vous pouvez voir le montant total engagé et le montant total dépensé pour un poste parent. Pour ce faire, cliquez sur le bouton de préférences de l’utilisateur (Bouton des préférences utilisateur) au-dessus du tableau, à droite, et cochez les cases Total eng. et Total dép.  

Télécharger des postes budgétaires

Lorsque vous avez terminé de configurer votre budget, vous pouvez télécharger jusqu'à 800 postes à la fois dans un fichier CSV. Vous devrez peut-être télécharger ces données si, par exemple, l'un de vos fournisseurs veut une liste de tous vos codes de postes pour utilisation dans son système.

  1. Indiquez le nombre de rangées par page pour Rangées (au-dessus du tableau).
  2. Cliquez sur l'icône Télécharger.