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Assistance OCLC

Fichier délimité par tabulations pour le chargement des données sur les usagers

 

Cette section indique les éléments requis pour les fichiers de données sur les usagers délimités par des tabulations, les règles et exigences pour l'envoi de données sur les usagers dans un format délimité par des tabulations, et fournit un bordereau pour votre fichier de données sur les usagers.
Fichier Description
Tab-delimited patron data template (Microsoft Excel) Contient 46 colonnes. Enregistrez en tant que fichier texte délimité par des tabulations (un fichier Excel ne peut pas être utilisé pour envoyer des données).

Colonnes

Respectez les critères suivants pour créer des colonnes pour vos données :

  • Le fichier texte doit contenir la totalité des 46 colonnes délimitées par des tabulations dans l'ordre indiqué dans les tableaux plus bas dans cet écran.
  • La première ligne du fichier texte est l'en-tête et doit contenir des noms de colonne séparés par des tabulations.
  • Les noms d'en-tête de colonne ne sont pas sensibles à la casse, mais doivent être orthographiés correctement.
  • Chaque ligne du fichier délimité par des tabulations doit contenir 45 caractères de tabulation qui servent de séparateurs de colonne.
  • Toutes les valeurs dans les colonnes sont des chaînes (chaîne de texte, chaîne numérique, etc.).
  • Si vous n'avez pas de données à mettre dans une colonne, laissez-la vide.

Nom du fichier

Les noms de fichier doivent respecter certaines règles :

  • Les noms de fichier peuvent contenir des lettres, des chiffres, des points et des traits de soulignement.
  • Les noms de fichier ne peuvent pas contenir des espaces ou des caractères spéciaux.
  • Si vous utilisez un ordinateur avec un système d'exploitation autre que Windows, enregistrez le fichier sous forme de fichier texte dans un format Windows.

Exemple : symboleOCLCusagers.txt

Envoi de données sur les usagers

Une fois vos données prêtes, envoyez-les à OCLC.

  1. Envoyez vos données sur les usagers à votre compte FTP/sFTP. Le client Filezilla à code source ouvert est recommandé car il est compatible avec plusieurs systèmes d'exploitation.
  2. Entrez l'hôte et le port de votre établissement. Pour trouver votre nom d’hôte régional, voir les Centres de données disponibles.
  3. Indiquez le nom d'utilisateur et le mot de passe de votre établissement (fournis par votre responsable d'implantation ou le service à la clientèle OCLC de votre région.
  4. Si vous voulez des chargements récurrents d'usagers après le chargement de votre fichier initial, envoyez uniquement les nouveaux comptes ou les comptes modifiés.
  5. Si votre établissement fait partie d'un groupe, vous pouvez charger les usagers uniquement pour les établissements qui font partie de votre groupe.
  6. Le répertoire des usagers varient dépendant si les données ont été approuvées ou non pour les chargements automatisés. Voir le tableau ci-dessous.
Répertoire Utilisé pour
/wms/test/in/patron

Évaluation en cours des données pour les chargements de données automatisés.

 Note. - Pour garantir que votre fichier test soit traité correctement, informez l'assistance technique d'OCLC que vous avez charger un fichier dans le répertoire test et expliquez brièvement quel type d'analyse est requise.

/wms/in/patron Données approuvées pour les chargements de données automatisés.

Chargements récurrents de mises à jour des usagers

  • Si de nouvelles données sont incluses dans un dossier de miss à jour, toutes les données seront remplacées par les nouvelles informations. Cela ne s'applique pas aux champs sourceSystem/idAtSource. Si ces champs sont modifiés, une nouvelle entrée sera ajoutée dans la section Informations sur le compte du dossier de l'usager.
  • Les informations pour Nom et Adresse postale sont traitées comme un groupe. S'il y avait déjà une adresse complète et que le dossier de mise à jour ne contient que le pays, les informations dans Adresse postale seront remplacées par le pays uniquement. Si aucune nouvelle information n'est fournie dans le dossier de mise à jour, l'ancienne adresse sera conservée.
  • Si un dossier de mise à jour ne contient pas de données pour un champ facultatif, mais contient des données dans une mise à jour précédente, les données originales seront conservées.
  • Si vous voulez supprimer en lot des dossiers d'usagers, voir Fichier délimité par tabulations pour la suppression en lot des données sur les usagers.
  Champs Action
Pour WorldShare Circulation , si n'importe quel de ces champs est présent > barcode, homeBranch, borrowerCategory, circRegistrationDate > Il sera traité comme un dossier de Circulation WorldShare et le système supposera que les champs obligatoires de Circulation WorldShare sont présents.
Pour Tipasa, si n'importe quel de ces champs de PEB est présent > illId, illApprovalStatus, illPatronType, illPickupLocation > Il sera traité comme un dossier de PEB et le système supposera que les champs obligatoires de PEB sont présents.
Pour WorldShare Circulation , si n'importe quel des champs obligatoires de WorldShare Circulation manque > givenName OR familyName, institutionId, barcode, borrowerCategory, homeBranch, > Le dossier sera ignoré.
Pour Tipasa, si n'importe quel des champs obligatoires manque > givenName OR familyName, institutionId, illId, at least one piece of contact information (postal address, phone or email) > Le dossier sera ignoré.
Si des champs de Circulation WorldShare et de Tipasa sont présents  >   Le système conservera les données obligatoires pour les deux types de dossiers.

Champs des dossiers

Colonnes 1 à 17

Numéro
de colonne

Nom de
la colonne
Exigence pour
bibliothèques Circulation WorldShare
Exigence pour
bibliothèques Tipasa
Description Limite de caractères
1 prefix Facultatif Facultatif
  1. Préfixe ou titre de civilité comme Mme, M.
10
2 givenName

Obligatoire

givenName ou familyName est requis

Obligatoire

givenName ou familyName est requis

  1. Prénom de l'usager
  2. givenName ou familyName est requis.
50
3 middleName Facultatif Facultatif
  1. Autre prénom de l'usager.
100
4 familyName

Obligatoire

givenName ou familyName est requis

Obligatoire

givenName ou familyName est requis

  1. Nom de famille de l'usager.
  2. givenName ou familyName est requis.
50
5 suffix Facultatif Facultatif
  1. Un indicateur de génération tel que Jr, III et / ou un titre académique comme Ph. D.
10
6 nickname Facultatif Facultatif
  1. Surnom, n'inclut pas les titres de civilité ni les titres académiques comme Ph. D.
  2. N'est pas affiché dans le dossier de l'usager, mais est indexé pour la recherche.
50
7 canSelfEdit Facultatif Facultatif
  1. Indique que l'usager peut gérer lui-même son nom pour de futures fonctionnalités.
  2. Permet les valeurs :
    vrai
    faux
  3. La valeur par défaut est vrai.
 
8 dateOfBirth Facultatif Facultatif
  1. Date de naissance dans le format année-mois-jour : AAAA-MM-JJ
 
9 gender Facultatif Facultatif
  1. Si présent, doit contenir l'une de ces valeurs :
    Féminin
    Masculin
    Non précisé
  2. La valeur par défaut est Non précisé si vide.
 
10 institutionId Obligatoire Obligatoire
  1. L'institutionId (ID de l'établissement), c'est-à-dire l'ID du WorldCat Registry, est un identifiant unique de la bibliothèque.
  2. Les groupes sont pris en charge en permettant aux bibliothèques de soumettre un fichier dans lequel les dossiers d'usagers sont associés à différents ID d'établissement.
  3. L'ID d'établissement est fourni par votre responsable d'implantation OCLC ou peut être trouvé en faisant une recherche de symbole d'établissement (identifiants) dans le WorldCat Registry.
 
11 barcode Obligatoire Non applicable. Le code-barres peut être envoyé comme illId (ID de PEB).
  1. Circulation WorldShare uniquement.
  2. Identifiant unique d'un usager.
  3. Peut contenir des lettres ou des chiffres.
  4. Les espaces dans la chaîne de code-barres sont acceptées, mais les espaces au début et à la fin sont problématiques.
  5. La mise en correspondance avec les mises à jour d'usagers commence avec l'idAtSource (ID à la source) et le sourceSystem (système source) s'ils sont fournis, puis avec le code-barres.
  6. Pour plus de détails, voir Règles de correspondance pour les données sur les usagers.
20
12 idAtSource

Facultatif

Obligatoire si vous utilisez un système d'authentification autre qu'OCLC.

Facultatif

Obligatoire si vous utilisez un système d'authentification autre qu'OCLC.

  1.  ID de l'usager dans le système externe (ex. : ILS, PeopleSoft, Banner, CAS) duquel les données sont extraites.
  2. Si votre système ne différencie pas les lettres majuscules et minuscules, l'ID doit être unique et en lettres minuscules.
  3. Si présent, le sourceSystem (système source) doit aussi être présent.
  4. Pour plus de détails, voir Règles de correspondance pour les données sur les usagers.
50
13 sourceSystem

Facultatif

Obligatoire si vous utilisez un système d'authentification autre qu'OCLC.

Facultatif

Obligatoire si vous utilisez un système d'authentification autre qu'OCLC.

  1. Le Nom de ressources uniformes (URN) qui identifie le système d'authentification (exemple : urn:mace:oclc:idm:testlibrary.ldap).
  2. Fourni par OCLC (exemple :LDAP) ou par l'établissement (exemple : Shibboleth).
  3. Si présent, l'idAtSource (ID à la source) doit aussi être présent.
  4. Pour plus de détails, voir Règles de correspondance pour les données sur les usagers.
255
14 borrowerCategory Obligatoire Non applicable (illPatronType peut être utilisé).
  1. Circulation WorldShare uniquement.
  2. Catégorie d'emprunteur (type d'usager) fournie par la bibliothèque.
  3. Utilisée pour configurer les politiques de circulation.
  4. De nouvelles valeurs peuvent être fournies dans les fichiers de mises à jour d'usagers et également ajoutées dans Configuration des services OCLC.
  5. Exemples : Étudiant, Adulte, Professeur, Employé, etc.
30
15 circRegistrationDate Facultatif Non applicable
  1. WorldShare uniquement.

  2. Date à laquelle le compte de l'usager a été créé.

  3. Utilisez ce format pour la date:
    AAAA-MM-JJ
    Ex. : 2016-12-31

  4. Si aucune date n’est fournie, la date à laquelle le dossier a été ajouté sera la valeur par défaut.

 

16

oclcExpirationDate Facultatif Facultatif
  1. Si vous utilisez l'authentification WorldShare de base, la date à laquelle l'accès à certains services fournis par OCLC expire; l'usager ne sera plus authentifié ni autorisé à utiliser des services tels que la circulation ou le PEB après cette date. Note. - Si vous utilisé l'authentification d'un tiers (ex. : LDAP, CAS, SAML), ce champ n'a pas d'effet. 
  2. Utilisez ce format pour la date et l'heure :
    AAAA-MM-JJThh:mm:ss
    Ex. : 2016-12-31T00:00:00
  3. Si aucune date n’est inscrite, il n'y aura pas de date d'expiration pour le compte.
  4. Si un composant d'horodatage est inclus, il sera ignoré car l'élément oclcExpirationDate est stocké en tant que date sans composant d'horodatage.
 
17 homeBranch Obligatoire Non applicable
  1. Circulation WorldShare uniquement.
  2. ID de la succursale d'appartenance de l'usager. Il s'agit d'un code numérique (et non d'un code de localisation).
  3. Les ID de succursales sont fournis par votre responsable d'implantation OCLC.
  4. Cette valeur apparaît sous Configuration des services OCLC > WorldCat Discovery et WorldCat Local > Messages pour Codes de localisations et Emplacements sur les rayons >Tableau de conversion des codes de localisations.
 

 

Colonnes 18 à 35

Numéro
de colonne

Nom de
la colonne
Exigence pour
bibliothèques Circulation WorldShare
Exigence pour
bibliothèques Tipasa
Description Limite de caractères
Au moins un élément d'information de contact, d'adresse postale, d'adresse courriel ou de numéro de téléphone est requis.
18 primaryStreetAddressLine1 Facultatif Facultatif
  1. Adresse civique principale (première ligne).
120
19 primaryStreetAddressLine2 Facultatif Facultatif
  1. Adresse civique principale (suite), s'il y a lieu.
120
20 primaryCityOrLocality Facultatif Facultatif
  1. Ville ou localité principale.
50
21 primaryStateOrProvince Facultatif Facultatif
  1. État ou province principal.
  2. Pour les États américains, utilisez les abréviations de United States Post Office.
120
22 primaryPostalCode Facultatif Facultatif
  1. Code postal ou zip principal.
20
23 primaryCountry Facultatif Facultatif
  1. Pays principal.
  2. Ne pas abrévier. Note. - Pour United States, ne pas utilisé United States of America ou USA.
120
24 primaryPhone Facultatif Facultatif
  1. Numéro de téléphone principal.
  2. Peut être dans n'importe quel format.
50
25 secondaryStreetAddressLine1 Facultatif Facultatif
  1. Adresse civique secondaire (première ligne).
120
26 secondaryStreetAddressLine2 Facultatif Facultatif
  1. Adresse civique secondaire (suite), s'il y a lieu.
120
27 secondaryCityOrLocality Facultatif Facultatif
  1. Ville ou localité secondaire.
50
28 secondaryStateOrProvince Facultatif Facultatif
  1. État ou province secondaire.
  2. Pour les États américains, utilisez les abréviations de United States Post Office.
120
29 secondaryPostalCode Facultatif Facultatif
  1. Code postal ou zip secondaire.
20
30 secondaryCountry Facultatif Facultatif
  1. Pays secondaire.
  2. Ne pas abrévier. Note. - Pour United States, ne pas utilisé United States of America ou USA.
120
31 secondaryPhone Facultatif Facultatif
  1. Numéro de téléphone secondaire.
50
32 emailAddress Facultatif Facultatif
  1. Une adresse électronique (courriel) est requise pour l'accès de l'usager via l'authentification OCLC.
  2. Pour les usagers qui n'ont pas d'adresse électronique, il est préférable de fournir une valeur par défaut (n'importe quelle valeur peut être utilisée).
254
33 mobilePhone Facultatif Facultatif
  1. Numéro de téléphone mobile.
50
34 notificationEmail Non applicable Facultatif
  1. Tipasa uniquement.
4 096
35 notificationTextPhone Non applicable Facultatif
  1. Tipasa uniquement.
  2. Format international complet, y compris le code de pays. Exemples : « +1 232-456-7890 » pour un numéro de téléphone au Canada ou « +44 20 4961 5678 » pour un numéro de téléphone au Royaume-Uni.
4 096

 

Colonnes 36 à 46

Numéro
de colonne

Nom de
la colonne
Exigence pour
bibliothèques Circulation WorldShare
Exigence pour
bibliothèques Tipasa
Description Limite de caractères
36 patronNotes Facultatif Facultatif
  1. Les notes provenant des chargements de données récurrents qui sont identiques aux notes précédemment chargées sont ignorées.
  2. Les notes provenant des chargements de données récurrents qui ne sont pas identiques aux notes précédemment chargées sont ajoutées.
255
37 photoURL Facultatif Facultatif
  1. Une URL qui mène à la photo de l'usager.
  2. La photo est affichée dans le profil de l'usager dans les modules Administration et Circulation de WorldShare.
  3. Actuellement, OCLC ne stocke pas les photos.
  4. L'établissement peut héberger les photos sur un serveur sécurisé. Consultez les politiques de votre établissement en matière de sécurité pour les fichiers de photos.
8 192
38 customdata1 Facultatif Facultatif
  1. Données personnalisées qui peuvent correspondre aux valeurs prédéfinies dans Configuration des services OCLC ou être en texte libre (non enregistrées dans Configuration des services OCLC).
  2. Les champs de données personnalisées provenant des chargements de données récurrents qui ne sont pas identiques aux champs précédemment chargés remplaceront les données précédemment chargées.
  3. Les champs de données personnalisées provenant des chargements de données récurrents qui sont identiques aux champs précédemment chargés sont ignorés.
  4. Les champs de données personnalisés vides dans les chargements de données récurrents sont ignorés et les données précédentes, si elles sont présentes, sont conservées.
  5. Les champs de données personnalisées peuvent être supprimés dans les modules Administration et Circulation de WorldShare.
8 192
39 customdata2 Facultatif Facultatif
40 customdata3 Facultatif Facultatif
41 customdata4 Facultatif Facultatif
42 username Facultatif Facultatif
  1. Nom d'utilisateur utilisé par l'usager pour se connecter via l'authentification gérée par OCLC uniquement.
  2. Ce nom d'utilisateur devrait être fournir uniquement si l'établissement n'utilise pas un code-barres comme nom d'utilisateur.
  3. Selon la configuration de votre établissement, le Code-barres et le Nom d'utilisateur peuvent être liés.
  4. Ignoré si l'authentification est effectuée par l'établissement ou par un tiers (auquel cas OCLC ne stocke pas les informations d'identification pour se connecter).
  5. Doit être unique.
50
43 illId Non applicable Obligatoire
  1. Tipasa uniquement.
  2. Identifiant unique de l'usager dans le système Tipasa.
  3. Il peut s'agir, mais pas obligatoirement, du code-barres de bibliothèque de l'usager.
  4. Pour plus de détails, voir Règles de correspondance pour les données sur les usagers.
254
44 illApprovalStatus Non applicable Facultatif
  1. Tipasa uniquement.
  2. (Statut d'approbation pour PEB.) Permet aux bibliothèques de pré-approuver ou de bloquer les usagers pour Tipasa via le chargement des usagers ou de modifier le statut d'approbation des usagers pour Tipasa.
  3. Les valeurs acceptées sont :
    Nouveau
    Approuvé
    Bloqué
  4. Si la valeur est laissée vide lors du premier chargement d'un usager et qu'il existe une valeur illId dans le fichier d'usagers, la valeur par défaut sera « Nouveau ».
  5. Si la valeur est laissée vide lors des mises à jour d'usagers existants, la valeur existante définie dans la base de données sera conservée.
 
45 illPatronType Non applicable Facultatif
  1. Tipasa uniquement.
  2. (Type d'usager PEB.) Cette valeur n'est pas liée à Configuration des services OCLC.
  3. Paramètre réservé pour de futures fonctionnalités - les bibliothèques pourront produire des rapports en utilisant cette valeur.
50
46 illPickupLocation Non applicable Facultatif
  1. Tipasa uniquement.
  2. (Type d'usager PEB.) Cette valeur n'est pas liée à Configuration des services OCLC.
  3. (Endroit de collecte de PEB.) Cette valeur n'est pas automatiquement ajoutée dans le formulaire de demande de l'usager avec l'endroit de collecte (du document) souhaité. Paramètre réservé pour de futures fonctionnalités.
  4. Si une bibliothèque a plusieurs emplacements, il est conseillé d’utiliser les mêmes valeurs pour illPickupLocation dans le chargement des usagers que celles utilisées dans les formulaires de demande des usagers.
1 000

Rapports sur le traitement des fichiers de données sur les usagers

Les rapports de données sur les usagers sont disponibles dans le répertoire wms/reports. Le tableau ci-dessous contient les répertoires pour le téléchargement de fichiers et de rapports.

Type de fichier Emplacement SFTP du répertoire de fichiers Note
Rapport Exceptions d'usagers /xfer/wms/reports Répertorie les dossiers d'usagers qui n'ont pas été chargés dans WorldShare ainsi que la raison de l'échec. Ce rapport d'exceptions sera uniquement généré s'il y a au moins un dossier d'usager, dans un fichier d'usagers, qui na pu être chargé dans WorldShare.
Rapport Résumé sur les usagers /xfer/wms/reports Rapport généré après le chargement d'un fichier d'usagers dans WorldShare et indique le nombre d'usagers du fichier qui ont été traités, ont été chargés, n'ont pas été chargés, sont nouveaux et ont été mis à jour.