Créer, modifier et supprimer des comptes d'usagers

Meilleures pratiques pour créer un compte

• Suivez les règles de votre établissement pour les noms lorsque vous créez des noms d'utilisateurs.
• Si vous créez des comptes pour les employés, assurez-vous de transmettre à ces personnes leur nom d'utilisateur lorsque leur compte aura été créé. Elles auront besoin de leur nom d'utilisateur pour créer un mot de passe.
• Créez un compte pour chaque employé qui utilise le système. Les employés ne devraient pas partager un compte.
• Ne réutilisez pas les comptes des employés.
• Supprimez les comptes des employés que ne travaillent plus à votre établissement.

Créer un compte d’usager

Dans le module Administration :

1. Dans le menu de navigation de gauche, sous Gestion des usagers, cliquez sur Nouvel usager.
2. Dans la section Données de base sur l'usager, OCLC recommande de remplir les champs suivants :
   • Prénom - Fortement recommandé.
   • Adresse, numéro de téléphone ou adresse électronique - L'adresse électronique est fortement recommandée.

     •  Note. - Pour créer un compte, l'utilisateur/l'abonné doit avoir une adresse électronique principale. Inscrivez une adresse électronique et sélectionnez Principal à côté de Type de courriel.

   • Nom d'utilisateur (ou Code-barres): - Obligatoire. Si le nom d'utilisateur n'est pas modifiable, ou si vous ne voyez pas le champ Nom d'utilisateur, remplissez le champ Code-barres. Les codes-barres sont sensibles à la casse lors de la recherche d'utilisateurs.

   Certaines bibliothèques exigent des champs supplémentaires (avec la fonctionnalité Circulation ou autre) :

   • Succursale d'appartenance - Obligatoire pour certains usagers. Sélectionnez la succursale préférée de l’usager dans la liste déroulante.
   • Type d'usager - Obligatoire pour certains usagers. Sélectionnez un type d'usager dans la liste déroulante.
3. Cliquez sur Créer.
4. Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur OK. Le compte de l'utilisateur ou de l'abonné est affiché.

Assigner des rôles à un compte d'usager

1. Dans le dossier de l'usager, ouvrez la section Rôles.
2. Dans la section Rôles, cliquez sur Modifier (à droite).
3. Sélectionnez les rôles appropriés.
   • Pour des détails sur les actions permises selon les rôles, voir Rôles.
   • Tous les utilisateurs doivent avoir le rôle Tous les utilisateurs. Le rôle Tous les utilisateurs est attribué automatiquement et ne devrait pas être retiré.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Demander à l'employé de créer un mot de passe

1. Pour le compte que vous venez de créer, effectuez l’une des actions suivantes pour que l'employé puisse créer un mot de passe :
   1. Cliquez sur Définir/réinitialiser dans la section Gestion d’identité (si disponible); ou
   2. Dirigez l'employé :
      1. Allez à l'URL WorldShare de votre bibliothèque. Remplacez le nomdevotrebibliothèque par l'identifiant de votre bibliothèque : https://IDdebibliothèque.share.worldcat.org/wms
      2. Cliquez sur Définir/réinitialiser le mot de passe dans l'écran de connexion.
2. L'une ou l'autre de ces actions enverra un message généré par le système à l'adresse électronique du compte. Veuillez noter :
   • Pour définir un mot de passe, l'employé doit suivre le lien dans le message généré par le système dans les 24 heures . S'il ne voit pas le message dans sa liste de courriels, il devrait vérifier son dossier de courriels indésirables.
   • Si le lien expire, vous pouvez effectuer l'une des actions ci-dessus pour inviter de nouveau l'employé à créer un mot de passe.

 Note. - Envoyez à l'employé son nom d'utilisateur. L'employé a besoin de cette information pour créer un mot de passe.

Chercher des usagers

1. Dans le menu de navigation de gauche, sous Gestion des usagers, sélectionnez un index dans la liste déroulante Limiter la recherche à.
2. Inscrivez le terme de recherche dans la boîte de recherche. Vous devez inscrire au moins deux caractères pour que des résultats soient retournés.
3. Cliquez sur Chercher ou appuyez sur la touche <Entrée>.
4. Dans les résultats de recherche, cliquez sur le nom d'un usager pour ouvrir son dossier.

Index de recherche disponibles - Tableau

Limite	Description
Nom, ID, Adresse électronique	Les termes de recherche saisis pour cet index renvoient des résultats basés sur les éléments suivants : Nom - Nom, Prénom, Second prénom ou Nom préféré. ID - Code-barres, ID usager à la source, Identifiant PEB ou PPID. Courriel - Adresse électronique figurant dans la section Dossier de bibliothèque de la partie «Données de base sur l'usager» du dossier de l'usager.  Les résultats pour les noms et adresses électroniques cherchés dans l'index Nom, ID, Courriel peuvent être légèrement différents de ceux générés lors d'une recherche dans l'index individuel Nom ou Adresse électronique. L'index Nom, ID, Courriel utilise un élément unique sur l'usager et cherche une correspondance à gauche d'une valeur pouvant faire l'objet d'une recherche. Exemple : 'smith' Les recherches dans l'index individuel Nom ou Courriel permettent de chercher plusieurs éléments séparés par des espaces. Exemple : smith john
Identifiant (défaut)	Le code-barres de circulation, l'identifiant PEB, l'ID usager à la source et le PPID.
Nom	Contenu des champs Prénom, Second prénom ou Nom de famille.
Code-barres	Code-barres (numéro d’identification) de l'usager. Les codes-barres sont sensibles à la casse lors de la recherche d'utilisateurs.
ID usager à la source	L'ID de l'usager dans un système externe (ex. : ILS, PeopleSoft, Banner, CAS).
Identifiant PEB	Identifiant unique de l'usager dans le système Tipasa. Il peut s'agir du code-barres de bibliothèque de l'usager.
Adresse électronique	Adresse électronique de l'usager.
Numéro de téléphone	Numéro de téléphone de l'usager.
Adresse	Adresse de l'usager (ex. : numéro ou nom de la rue).
Ville	Ville où est située l'adresse de l'usager.
État/Province	État ou province de l'adresse de l'usager.
Code postal	Code postal de l'adresse de l'usager.
Chercher tous les établissements de votre groupe	Note.- Cette option est disponible uniquement si vous faites partie d'un groupe WorldShare. Décochez cette case pour chercher les usagers de votre établissement. Lorsque cette case est cochée, le système cherche les usagers de toutes les bibliothèques de votre groupe. Vous ne pouvez pas modifier les dossiers des usagers qui ne sont pas de votre établissement.

Modifier des usagers

1. Cherchez l'usager pour lequel vous voulez modifier le dossier.
2. Dans l'écran des résultats de recherche, cliquez sur nom de l'usager.
3. Dans le dossier, dans la section que vous voulez modifier, cliquez sur le lien Modifier (à droite).
4. Modifiez les informations pertinentes.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer des usagers

Lorsque vous supprimez un compte d'usager, son compte/dossier est supprimé dans le système. Effectuez cette action avec diligence car elle ne peut pas être annulée.

Note. - Si vous faites partie d'un groupe de bibliothèques WorldShare, vous pouvez uniquement supprimer les comptes d'usagers de votre établissement.

Si vous utilisez Circulation WorldShare, un compte d'usager ne peut pas être supprimé si :

• Des documents sont encore prêtés à l'usager.
• L'usager a des factures impayées.
• Le dossier de l'usager a été envoyé à une agence de recouvrement.

Si vous tentez de supprimer un compte d'usager qui ne peut pas être supprimé, vous recevrez un message expliquant pourquoi ce compte ne peut pas être supprimé.

1. Cherchez l'usager pour lequel vous voulez supprimer le compte.
2. Dans le dossier de l'usager, cliquez sur Supprimer dossier d'usager.
3. Dans la fenêtre Supprimer usager, cliquez sur Supprimer.
4. Un message confirmant que le dossier d'usager a été supprimé est affiché.
5. Si vous utilisez Circulation WorldShare, toutes les réservations en attente et les mises de côté associées à ce dossier d'usager seront effacées. Toute référence à l'usager dans les statistiques sur les documents indiquera 'Usager inconnu'.