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Assistance OCLC

Configurer les alertes

À propos des alertes

Les alertes sont affichées lorsque vous ouvrez une session dans l'interface WorldShare de votre bibliothèque. Lorsque des alertes sont envoyées à votre compte, la boîte à gauche dans la barre de navigation devient orange et indique le nombre d'alertes non lues. S'il n'y a aucune alerte, ou si vous les avez toutes lues, la boîte est grise et indique 0 (zéro).

Les alertes peuvent vous être envoyées par un autre utilisateur ou par le système.

admin-alerts.png

Alertes prédéfinies

Alertes prédéfinies disponibles

Les alertes prédéfinies sont générées lors d'une action précise dans le système. Les alertes sont envoyées aux employés de la bibliothèque qui ont un compte WorldShare. Les alertes prédéfinies sont disponibles uniquement pour les bibliothèques qui utilisent le service Circulation WorldShare et/ou le service Gestion des licences WorldShare.

Les tableaux ci-dessous contiennent les alertes prédéfinies disponibles dans l'interface WorldShare sous Administration > Gestions des alertes > Configurer les alertes.

admin-config-pre-alerts.png

Alertes pour Circulation

Alertes prédéfinies pour Circulation.

Alerte Réception de l'alerte lorsque
Avis créé Des avis pour les usagers sans adresse électronique sont disponibles pour impression.
Avis supprimé L'alerte originale va être supprimée.

Pour plus de détails sur l'impression d'avis, voir Politiques pour avis - Imprimer des avis.

Licences - Collectes des données d'utilisation

Alertes prédéfinies pour les collectes des données d'utilisation.

Alerte Réception de l'alerte lorsque
Erreurs de collecte La collecte SUSHI a échoué à cause de problèmes d'identification, avec le service ou autres.
État de collecte Un rapport de collecte est demandé à un fournisseur, ce qui peut entraîner un grand nombre d'alertes.
Expiration des fichiers collectés Un fichier récolté va atteindre la date limite de sa conservation qui est de deux ans.  La date peut être reportée.

Licences - Gestion des licences

Alertes prédéfinies pour la gestion des licences.

Alerte Réception de l'alerte lorsque
Sur le point d'expirer Une licence expirera dans deux semaines.
Créée Une licence a été créée.
Commentaire sur la licence modifié Un utilisateur a ajouté ou modifié un commentaire dans une licence.
Licence expirée Une licence a atteint sa date d’expiration, ce qui signifie probablement qu’elle doit doit être renouvelée ou que le matériel associé à cette licence doit être retiré de la base de connaissances.
Partage de licence accepté Une bibliothèque a accepté une licence que vous avez partagée.
Partage de licence refusé Une bibliothèque a refusé une licence que vous avez partagée.
La licence devient active La licence n'est plus en attente; elle est maintenant en vigueur.
Droit de résiliation du titulaire

La date limite pour résilier une licence est dans deux semaines.

 Note.- Cette alerte est basée sur la condition À son gré du Droit de résiliation du titulaire. La condition « À son gré » doit être sélectionnée pour Droit de résiliation du titulaire (dans la section « Conditions d'utilisation - Droits » de la licence) et un Délai de préavis pour résiliation doit être indiqué pour que cette alerte soit envoyée. Par exemple, si une entente spécifie que vous avez 60 jours pour mettre fin à l'entente, l'alerte sera envoyée deux semaines avant la date d'échéance de cette période.

Le renouvellement approche Une licence sera automatiquement renouvelée dans deux semaines.
Suivi du renouvellement pour accès après annulation Une licence à la condition Accès après annulation et la date de renouvellement est dans deux semaines.  
Renouvelée automatiquement Une licence a été renouvelée automatiquement.
Renouvelée manuellement Une licence a été renouvelée manuellement.
Signature ajoutée Une licence a été signée.
Signature mise à jour La signature d'une licence a été modifiée.
Commentaire de la condition modifié Un commentaire a été ajouté ou modifié pour une condition de licence.

Comment configurer des alertes prédéfinies

Voir les listes d'alertes prédéfinies.

Rôles permettant de configurer des alertes

Pour configurer des alertes, vous devez avoir au moins l'un des rôles suivants :

  • ALERT_ADMIN
  • ANALYTICS_COLLECTION_MANAGEMENT_ADMIN
  • COLLECTION_MANAGEMENT_ADMIN
  • ERM_ADMIN
  • ERM_SUPERVISOR
  • GROUP_COLLECTION_MANAGEMENT_ADMIN

Comment configurer des alertes

  1. Allez sous Administration > Gestion des alertes > Configurer les alertes.
  2. Dans l'écran the Configurer les alertes, cochez la case Activer les alertes de l'application.
  3. Ouvrez les sections Circulation, Licences - Collectes des données d'utilisation ou Licences - Gestion des licences.
  4. Assignez des alertes aux utilisateurs. Vous pouvez chercher des utilisateurs en tapant leur nom dans la boîte de recherche, ou vous pouvez cliquer sur la flèche pointant vers le bas pour voir la liste d'utilisateurs. Seuls les utilisateurs qui peuvent voir les alertes sont affichés dans la liste. Chaque alerte peut être assignée à un ou plusieurs utilisateurs.
  5. (Facultatif) Modifiez la période avant l'expiration de l'alerte en utilisant la flèche pointant vers le haut ou celle pointant vers le bas, ou en inscrivant un chiffre dans la boîte. Cette période détermine combien de temps une alerte apparaîtra dans la liste d'alertes d'un destinataire avant d'être effacée.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Comment voir les alertes

Rôles permettant de voir les alertes

Pour voir ou recevoir des alertes, vous devez avoir au moins l'un des rôles suivants :

  • ALERT_SENDER
  • ALERT_USER
  • ANALYTICS_COLLECTION_MANAGEMENT_ADMIN
  • COLLECTION_MANAGEMENT_ADMIN
  • COLLECTION_MANAGEMENT_USER
  • ERM_ADMIN
  • ERM_STAFF
  • ERM_SUPERVISOR
  • GROUP_COLLECTION_MANAGEMENT_ADMIN
  • GROUP_COLLECTION_MANAGEMENT_USER

Comment voir les alertes

  1. Cliquez sur la boîte à gauche dans la barre de navigation.
  2. Cliquez sur une alerte pour la marquer comme Lue. Les alertes non lues sont en gras.

Comment envoyer des alertes personnalisées

Les alertes personnalisées sont des messages en texte libre que vous pouvez envoyer à d'autres utilisateurs dans l'interface WorldShare.

Rôles permettant d'envoyer des alertes personnalisées

Pour envoyer des alertes, vous devez avoir au moins l'un des rôles suivants :

  • ALERT_ADMIN
  • ALERT_SENDER
  • ANALYTICS_COLLECTION_MANAGEMENT_ADMIN
  • COLLECTION_MANAGEMENT_ADMIN
  • COLLECTION_MANAGEMENT_USER
  • ERM_ADMIN
  • ERM_SUPERVISOR
  • GROUP_COLLECTION_MANAGEMENT_ADMIN
  • GROUP_COLLECTION_MANAGEMENT_USER

Comment envoyer des alertes personnalisées

  1. Dans la barre de navigation, cliquez sur la boîte à l’extrême gauche (s’il n’y a aucune alerte, la boîte est gris et contient un zéro (0) ; s’il y a des alertes, la boîte est orange et contient le nombre d’alertes).
  2. Dans l'écran Alertes, cliquez sur Créer une alerte.
  3. Dans la fenêtre Créer une alerte, remplissez les champs.
    Champ Nom du champ Description
    1 À Sélectionnez le ou les utilisateurs qui doivent recevoir l'alerte. Une alerte peut être envoyée à un ou plusieurs utilisateurs.
    2 Message Texte de l'alerte.
    3 Lien Facultatif. Entrez une URL valide.
    4 Expiration après (jours) Indiquez combien de temps l'alerte restera dans la liste d'alertes du récipiendaires avant d'être effacée.
  4. Cliquez sur Envoyer.