Configurer les alertes
À propos des alertes
Les alertes sont affichées lorsque vous ouvrez une session dans l'interface WorldShare de votre bibliothèque. Lorsque des alertes sont envoyées à votre compte, la boîte à gauche dans la barre de navigation devient orange et indique le nombre d'alertes non lues. S'il n'y a aucune alerte, ou si vous les avez toutes lues, la boîte est grise et indique 0 (zéro).
Les alertes peuvent vous être envoyées par un autre utilisateur ou par le système.
Alertes prédéfinies
Alertes prédéfinies disponibles
Les alertes prédéfinies sont générées lors d'une action précise dans le système. Les alertes sont envoyées aux employés de la bibliothèque qui ont un compte WorldShare. Les alertes prédéfinies sont disponibles uniquement pour les bibliothèques qui utilisent le service Gestion des licences WorldShare.
Les tableaux ci-dessous contiennent les alertes prédéfinies disponibles dans l'interface WorldShare sous Administration > Gestions des alertes > Configurer les alertes.
Licences - Collectes des données d'utilisation
Alertes prédéfinies pour les collectes des données d'utilisation.
| Alerte | Réception de l'alerte lorsque |
|---|---|
| Demande de fournisseur approuvée | Un fournisseur demandé à été approuvé. |
| Demande de fournisseur refusée | Un fournisseur demandé à été refusé. |
| Erreurs de collecte | La collecte SUSHI a échoué à cause de problèmes d'identification, avec le service ou d'autres problèmes. |
| État de collecte | Un rapport de collecte est demandé à un fournisseur, ce qui peut entraîner un grand nombre d'alertes. |
| Expiration des fichiers collectés | Un fichier récolté va atteindre la date limite de sa conservation qui est de deux ans. La date peut être reportée. |
Licences - Gestion des licences
Alertes prédéfinies pour la gestion des licences.
| Alerte | Réception de l'alerte lorsque |
|---|---|
| Sur le point d'expirer |
Une licence expirera bientôt.
|
| Créée | Une licence a été créée. |
| Commentaire sur la licence modifié | Un utilisateur a ajouté ou modifié un commentaire dans une licence. |
| Licence expirée | Une licence a atteint sa date d’expiration, ce qui signifie probablement qu’elle doit doit être renouvelée ou que le matériel associé à cette licence doit être retiré de la base de connaissances. |
| Partage de licence accepté | Une bibliothèque a accepté une licence que vous avez partagée. |
| Partage de licence refusé | Une bibliothèque a refusé une licence que vous avez partagée. |
| La licence devient active | La licence n'est plus en attente; elle est maintenant en vigueur. |
| Droit de résiliation du titulaire |
La date limite pour résilier une licence est dans deux semaines. Cette alerte est basée sur la condition À son gré du Droit de résiliation du titulaire. La condition « À son gré » doit être sélectionnée pour Droit de résiliation du titulaire (dans la section « Conditions d'utilisation - Droits » de la licence) et un Délai de préavis pour résiliation doit être indiqué pour que cette alerte soit envoyée. Par exemple, si une entente spécifie que vous avez 60 jours pour mettre fin à l'entente, l'alerte sera envoyée deux semaines avant la date d'échéance de cette période. |
| Le renouvellement approche |
Une licence sera renouvelée automatiquement.
|
| Suivi du renouvellement pour accès après annulation | Une licence à la condition Accès après annulation et la date de renouvellement est dans deux semaines. |
| Renouvelée automatiquement | Une licence a été renouvelée automatiquement. |
| Renouvelée manuellement | Une licence a été renouvelée manuellement. |
| Signature ajoutée | Une licence a été signée. |
| Signature mise à jour | La signature d'une licence a été modifiée. |
| Commentaire de la condition modifié | Un commentaire a été ajouté ou modifié pour une condition de licence. |
Comment configurer des alertes prédéfinies
Voir les listes d'alertes prédéfinies.
Rôles permettant de configurer des alertes
Pour configurer des alertes, vous devez avoir au moins l'un des rôles suivants :
- ALERT_ADMIN
- Évaluation des collections Admin
- Gestion des collections Admin
- Gestion des licences Admin
- Gestion des licences Superviseur
- Évaluation des collections Admin Groupe
Comment configurer des alertes
- Allez sous Administration > Gestion des alertes > Configurer les alertes.
- Dans l'écran Configurer les alertes, cochez la case Activer les alertes pour chaque domaine d'application.
- Ouvrez les sections Licences - Collectes des données d'utilisation ou Licences - Gestion des licences.
- Assignez des alertes aux utilisateurs. Vous pouvez chercher des utilisateurs en tapant leur nom dans la boîte de recherche, ou vous pouvez cliquer sur la flèche pointant vers le bas pour voir la liste d'utilisateurs. Seuls les utilisateurs qui peuvent voir les alertes sont affichés dans la liste. Chaque alerte peut être assignée à un ou plusieurs utilisateurs.
- (Facultatif) Modifiez la période avant l'expiration de l'alerte en utilisant une période différente dans la liste déroulante. Cette période détermine combien de temps une alerte apparaîtra dans la liste d'alertes d'un destinataire avant d'être effacée. Options disponibles :
- 1 jour
- 1 semaine (7 jours)
- 2 semaines (14 jours)
- 1 mois (30 jours)
- 2 mois (60 jours)
- 3 mois (90 jours)
- 6 mois (180 jours)
- 1 an (365 jours) - Période par défaut pour toutes les alertes.
- Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer les modifications apportées.
- Si vous apportez des modifications aux alertes prédéfinies et quittez l'écran Configurer les alertes, les sections que vous étiez en train de modifier afficheront le message Modification en cours, et les boutons Mettre à jour et Annuler persisteront jusqu'à ce que vous fassiez une sélection.
Comment voir les alertes
Rôles permettant de voir les alertes
Pour voir ou recevoir des alertes, vous devez avoir au moins l'un des rôles suivants :
- ALERT_SENDER
- ALERT_USER
- Évaluation des collections Admin
- Gestion des collections Admin
- Gestion des collections Employé
- Gestion des licences Admin
- Gestion des licences Employé
- Gestion des licences Superviseur
- Évaluation des collections Admin Groupe
- Évaluation des collections Utilisateur Groupe
Comment voir les alertes
- Cliquez sur la boîte à gauche dans la barre de navigation.
- Cliquez sur une alerte pour la marquer comme Lue. Les alertes non lues sont en gras.
Alertes personnalisées
Les alertes personnalisées sont des messages en texte libre que vous pouvez envoyer à d'autres utilisateurs dans l'interface WorldShare.
Rôles permettant d'envoyer des alertes personnalisées
Pour envoyer des alertes, vous devez avoir au moins l'un des rôles suivants :
- ALERT_ADMIN
- ALERT_SENDER
- Évaluation des collections Admin
- Gestion des collections Admin
- Gestion des collections Employé
- Gestion des licences Admin
- Gestion des licences Superviseur
- Évaluation des collections Admin Groupe
- Évaluation des collections Utilisateur Groupe
Envoyer des alertes personnalisées
- Dans la barre de navigation, cliquez sur la boîte à l’extrême gauche (s’il n’y a aucune alerte, la boîte est gris et contient un zéro (0); s’il y a des alertes, la boîte est orange et contient le nombre d’alertes).
- Dans l'écran Alertes, cliquez sur Créer une alerte.
- Dans la fenêtre Créer une alerte, remplissez les champs dans l'ordre suivant :
Champ Nom du champ Description 1 Envoyer à Sélectionnez le ou les utilisateurs qui doivent recevoir l'alerte. Une alerte peut être envoyée à un ou plusieurs utilisateurs. 2 Message d'alerte Texte de l'alerte.
Les alertes personnalisées sont limitées à 140 caractères.3 Lien supplémentaire Facultatif. Entrez une URL valide. Vous devez inclure http://, https:// ou ftp:// avec l'URL. - Cliquez sur Envoyer.
Préférences pour les courriels
Utilisez cet écran pour activer le condensé des alertes. Lorsque cette option est activée, l'usager recevra un résumé de toutes les alertes générées pour lui dans une période de 24 heures. Le courriel sera envoyé quotidiennement et contiendra la liste des alertes pour cette période.
Note. - Les Préférences pour les courriels sont définies par utilisateur et non par établissement.
- Dans la barre de navigation, cliquez sur la boîte à l’extrême gauche (s’il n’y a aucune alerte, la boîte est gris et contient un zéro (0); s’il y a des alertes, la boîte est orange et contient le nombre d’alertes).
- Cliquez sur Préférences pour les courriels pour ouvrir la boîte de dialogue Préférences pour les courriels.
- Sous Préférences pour les nouvelles alertes, cochez la case Envoyer un courriel contenant un condensé des nouvelles alertes à intervalles réguliers. Vous devez avoir une adresse électronique enregistrée pour recevoir un condensé des alertes.
- Cliquez sur Enregistrer.