Gérer les demandes d'emprunt
Envoyer des demandes d'emprunt à RapidILL
Configurez vos automatisations pour inclure RAPID. Pour plus de détails, voir Gestion automatisée des demandes. Les demandes des usagers seront acheminées vers RapidILL lorsqu'elles répondent aux critères et que l'automatisation a été activée pour Envoyer la demande aux prêteurs. Le personnel peut acheminer manuellement les demandes dans Tipasa des files Nouvelles demandes à réviser, Non révisée ou Révisée en inscrivant RAPID dans la Chaîne de prêteurs. Le personnel peut Envoyer à Automatisation pour vérifier les fonds ou produire automatiquement la demande pour RapidILL.
. - Lorsque vous soumettez votre demande, celle-ci est validée pour le minimum de champs requis pour le service. S'il manque des informations de validation,un message sera affiché dans le haut de la demande d'emprunt indiquant quels champs de la demande doivent être corrigés. Si vous utilisez des automatisations, le message d'erreur sera affiché dans l'Historique de la demande.
Champs obligatoires :
- Pour Type de média - Périodique - Le Type de service doit être Copie, et la demande doit comporter un Numéro OCLC ou un ISSN, une Année ou un Volume, et le Titre d'article ou les Pages.
- Pour Type de média - Livre - Le Type de service doit être Copie, et la demande doit comporter un Numéro OCLC ou un ISBN, et le Titre d'article ou les Pages.
Voir les demandes RapidILL
Lorsque RAPID apparaît dans la chaîne de prêteurs indiquée par un astérisque (*), RAPID est le prêteur actuel. Si un prêteur RAPID a rempli la demande, RAPID sera également marqué comme Fournisseur. La demande affichera le numéro RapidILL suivi d'un ID dans le champ ID de référence.
Durant le traitement de la demande par un prêteur RAPID :
- La demande apparaîtra dans la file Demandes d'emprunts > En attente de réponse selon vos Groupes personnalisés.
- La demande sera acheminée à toutes les bibliothèques membres de RapidILL qui détiennent le document. Lorsque RapidILL aura épuisé tous les prêteurs du groupe de prêts, il retournera la réponse « Non » à Tipasa.
- S'il y a d'autres prêteurs OCLC dans la chaîne de prêteurs de Tipasa, la demande continuera d'être acheminée vers les bibliothèques non-RapidILL dans la chaîne de prêteurs.
Une fois remplie, si la demande est :
- est remplie par un prêteur RapidILL, le Type de fourniture sera FOURNISSEUR;
- est acheminée à RapidILL, mais remplie par un fournisseur OCLC, le Type de fourniture sera OCLC_ILL;
- est annulée dans Tipasa, elle sera également annulée pour RapidILL et ne sera pas transmise à d'autres prêteurs RapidILL ou Tipasa de la chaîne.
Pour voir toutes les demandes d'emprunt de votre établissement, cherchez les demandes en utilisant RAPID comme Symbole de l'emprunteur. Pour trouver une demande précise, effectuez une recherche à l'aide de l'ID de référence.
Gérer les demandes Non trouvé comme cité
Si un prêteur du groupe d'emprunts RapidILL répond à une demande en indiquant Non trouvé comme cité, la demande Tipasa sera mise à jour avec l'état Conditionnelle et apparaîtra dans la file d'Demandes d'emprunt > Conditionnelle.
Dans tous les cas, le numéro de demande RAPID initial sera annulé. L'emprunteur peut prendre l'une des mesures suivantes :
| Action | Résultat |
|---|---|
| Mettre à jour la demande pour corriger la citation puis répondre Oui au message « Conditionnelle ». | Une nouvelle demande est soumise à RAPID. |
| Répondre Non au message « Conditionnelle ». | La demande n'est pas soumise de nouveau à RAPID, mais elle sera acheminée au prêteur suivant; ou la demande sera fermée comme Non remplie s'il n'y a plus de prêteur dans la chaîne. |
| Annuler la demande | La demande de l'usager est annulée. |
| Aucune réponse | La demande passe de RAPID au prêteur suivant dans le délai prescrit. L'emprunteur a 4 jours pour répondre à une demande conditionnelle avant que la demande ne passe au prêteur suivant. |
Fonds de RapidILL
Avant que les demandes ne soient soumises aux prêteurs de RapidILL, les fonds de l'établissement emprunteur sont vérifiés au sein de RapidILL. Les documents détenus sont acheminés à la file Révision PEB ou Livraison de documents en fonction du paramètre Options pour fonds sous Paramètres du système externe dans Configuration des services OCLC.
Un seul fonds trouvé
Si un seul fonds est trouvé par RapidILL, les champs ID local et Fonds locaux de la demande sont mis à jour avec les informations sur les fonds fournies par RapidILL. Les champs sous Fonds locaux comprennent :
- Succursale
- Emplacement sur les rayons
- Cote
- Lorsque le document demandé est un document électronique, un lien apparaît dans le champ de la cote. Lorsque l'URL contient plus de 80 caractères, elle est raccourcie comme une Rapid Redirect.
- Source des fonds
- RAPID sera indiqué comme Source des fonds.
- Statut de disponibilité?
Le champ ID local comprend l'Emplacement sur les rayons et la Cote. Le champ ID local est affiché dans la demande imprimée pour la Livraison de document, mais il n'est pas disponible pour la demande imprimée depuis file Demandes d'emprunts.
Plusieurs fonds trouvés
Lorsque plusieurs fonds sont retournés par RapidILL, le lien Voir les fonds locaux est affiché. L'écran Fonds locaux présente chaque instance du document demandé.
Sélectionnez le fonds qui doit être utilisé et cliquez sur le bouton Appliquer. Les informations sur le fonds sélectionné apparaîtront dans le champ Fonds locaux de la demande.
Aucun fonds trouvé
Si aucun fonds local n'est trouvé pour le document à l'intérieur de RapidILL, la demande passera par le processus d'automatisation. Si vous avez vos automatisations pour inclure RAPID, la demande sera produite pour RapidILL comme une demande de prêt.
RapidILL affichera uniquement les documents qui sont détenus et disponibles dans les résultats. Si un document est détenu mais non disponible, la demande sera produite dans RapidILL comme une demande de prêt.
Outrepasser les fonds pour l'envoi aux prêteurs
Si les fonds RapidILL sont ajoutés à une demande, mais que le fonds est incorrect ou que le document n'est pas disponible, la demande peut être soumise à RAPID comme une demande de prêt. Tant que les fonds de RapidILL sont présents dans la demande lorsque vous ajoutez RAPID à la chaîne de prêteurs, la demande est soumise à RapidILL en tant que demande de prêt, ce qui remplace la vérification des fonds.Si la demande est dans Livraison de documents, changez d'abord le type de fourniture pour Demande de PEB afin de l'envoyer à RAPID.
Demande non remplie par RapidILL
Si RAPID est le seul symbole dans la chaîne de prêteurs et qu'aucun des prêteurs RapidILL n'a pu remplir la demande, la demande sera fermée comme Non remplie. La demande sera transférée à la file Demandes d'emprunt > Non remplie.
S'il y a d'autres prêteurs OCLC dans la chaîne de prêteurs, la demande sera acheminée vers ces prêteurs. Le Type de fourniture passera de Fournisseur à OCLC_ILL.
Recevoir les documents demandés
Si RapidILL a été défini comme Expéditeur reconnu, une fois qu'un prêteur RapidILL a rempli une demande, l'état de la demande de l'emprunteur est mis à jour pour En transit et un lien et un mot de passe pour Article Exchange sont ajoutés. La demande passera à Reçu (doc reçu) et le lien Article Exchange apparaîtra dans Mon dossier. Tout avis à l'usager configuré sera envoyé à l'usager.
Si vous n'utilisez pas la fonctionnalité d'expéditeur reconnu, vous devrez mettre à jour la demande à Reçu (doc reçu).
Demander un nouvel envoi ou un acheminement via l'interface RapidILL
Si une réponse de RapidILL arrive sans le document demandé joint, l'emprunteur doit demander un renvoi ou choisir de passer à un autre prêteur RapidILL via l'interface de RapidILL.
Si l'emprunteur demande un renvoi, il peut fournir des notes pour la bibliothèque prêteuse dans le champ Notes de l'interface de RapidILL.Ces notes seront affichées au prêteur dans le champ Notes de l'emprunteur dans Tipasa.
Si l'emprunteur choisi plutôt de faire passer la demande au prêteur RapidILL suivant, il peut choisir l'option « Move on » dans l'interface RapidILL. Cette option fermera la demande pour le prêteur initial et créera une nouvelle demande Tipasa
Il n'est pas possible de marquer une demande RapidILL comme Doc non reçu par le biais de Tipasa. S'il y a un problème avec la réception d'une demande de RapidILL, l'emprunteur devra se connecter à l'interface de RapidILL pour demander un renvoi du prêteur.
Lorsque la communication avec RapidILL est perturbée
En général, si les tentatives de communication avec RapidILL échouent, Tipasa continue de réessayer. Cela permet au système de traiter les demandes même en cas d'absence de réponse. Si RapidILL ne peut pas être contacté pendant plusieurs heures, Tipasa traitera les demandes de la manière suivante :
- Nouvelles demandes soumises un prêteurs :
- Si RapidILL est le seul prêteur et ne répond pas, la demande sera annulée.
- S'il y a d'autres prêteurs dans la chaîne de prêteurs, la demande sera acheminée au prêteur suivant.
- L'historique de la demande sera mis à jour avec un message.