Gestion des politiques

Créer ou modifier des politiques pour les copies ou les prêts

Utilisez le Répertoire des politiques OCLC pour expliquer vos politiques de prêt. Vous pouvez, par exemple, créer un politique de prêt pour les bibliothèques de votre province ou consortium avec lesquelles vous avez une relation de réciprocité. Vous pourriez aussi créer une politique pour les copies pour les bibliothèques situées à l'extérieur de votre province et avec lesquelles vous n'avez pas de relation de réciprocité. Dans ce cas, des frais pourraient être exigés.

Conseil - Si vous êtes un prêteur réciproque, inscrivez  Prêteur réciproque ou Reciprocal Lender comme nom de politique afin que les autres prêteurs puissent trouver facilement cette information.

Pour configurer vos politiques, vous aurez besoin des informations suivantes :

• La liste des groupes auxquels vous prêtez des documents. Incluez ces groupes dans vos politiques. Seuls les groupes qui ont été profilés par OCLC seront affichés.
• Les frais que vous facturez aux bibliothèques pour vos services de PEB. Il peut s'agir de frais fixes ou de frais par document/page/visionnement, des taxes, des frais d'expédition, de service ou de traitement express. Vous pouvez également ne facturer aucuns frais. Inscrivez 0.00 dans le champ approprié s'il n'y a aucuns frais.
• Les modes de facturation que vous utilisez. Il peut s'agir, par exemple, de la gestion des frais IFM (OCLC IFM) ou de « Facturation avec document ». Si vous utilisez plus d'un mode de facturation, ils seront listés en ordre de préférence (ordre décroissant de préférence).
• Les modes de livraison que vous utilisez. Il peut s'agir de livraison physique, comme via USPS, UPS ou FedEx, ou de livraison électronique, comme par courriel, FTP ou via Article Exchange.
• Durées des prêts et des renouvellements.

Pour ajouter ou modifier une politique pour les copies ou les prêts :

1. Cliquez sur l'onglet Politiques.
2. Ouvrez la section Copies ou Prêts.
3. Cliquez sur Ajouter ou sur Modifier. Une boîte de dialogue est présentée.
4. Inscrivez le Nom de la politique (champ obligatoire).
5. Service :
   1. Copies :
      • Type de copie. Le type de copie auquel cette politique s'applique. 
        Note.- Les politiques applicables à un seul type de copie sont plus faciles à comprendre que celles qui s'appliquent à plusieurs types de copie à la fois.
   2. Prêts:
      • Maximum de documents prêtés. Le nombre maximal de documents prêtés.
      • Maximum de renouvellements. Le nombre maximal de fois que le prêt d'un document peut être renouvelé.
      • Durée du renouvellement. La durée du renouvellement d'un prêt.
      • Durée du prêt. La durée du prêt.
6. Frais (champ obligatoire) :
   • Incrément. L'unité de mesure (page, visionnement, document).
   • Minimum/Maximum. Nombre d'exemplaires disponibles pour les frais exigés. 
     Note.- Pour configurer des frais fixes, inscrivez le montant dans le champ Frais, mais laissez les champs Minimum et Maximum vides.
   • Devise. La monnaie utilisée.
   • Taxe comprise. Indiquez si la taxe est comprise ou non dans le montant des frais.
   • Type de taxe. Taux (pourcentage) ou Frais (montant).
   • Taxe. Le montant de la taxe.
   • Type de réciprocité. Le type d'entente de réciprocité (gratuit versus frais), s'il y a lieu.
     • Exemple - Une politique pour la copie des 10 premiers documents qui coûterait 2 $, et la copie des 10 documents suivants qui coûterait 8 $ serait définie en 2 lignes :
     • Incrément : Document; Minimum : 1; Maximum : 10; Frais : $2.00
     • Incrément : Document; Minimum : 11; Maximum : 20; Frais : $8.00
7. Emprunteurs :
   • Groupe OCLC. Les groupes auxquels la politique s'applique et les exclusions.
   • Catégories de bibliothèque. Description choisit par la bibliothèque.
   • Emplacements. Lieux où s'applique la politique et les exclusions.

8. Documents :

   • Collections. Les collections auxquelles la politique s'applique et les exclusions.
   • Formats. Les formats auxquels la politique s'applique et les exclusions.
   • Restrictions. Toute restriction quant à l'utilisation du document.

9. Détails :

   • Methods and their fees are listed in order of preference.
10. Notes.
    • Notes supplémentaires sur la politique.
11. Cliquez sur Enregistrer.

Créer des politiques de redirection

La redirection est appliquée dans une chaîne de prêteurs pour qu'une demande non remplie ne reste pas dans le Prêt entre bibliothèques WorldShare ou Tipasa avec l'état En attente jusqu'à ce que les préteurs potentiels refusent manuellement la demande.

La redirection n'est pas le même chose que le filtrage. Le filtrage est un processus qui choisit les prêteurs selon les données sur les fonds et d'autres informations disponibles dans les notices de fonds locaux avant la création de la demande (produite). Ce processus a lieu avant la création de la chaîne de prêteurs. Le Répertoire des politiques n'est pas impliqué dans ce processus.

Pour créer une politique de redirection :

1. Allez au Répertoire des politiques d'OCLC en vous connectant au PEB WorldShare et en cliquant sur Répertoire des politiques OCLC.
2. Cliquez sur le bouton Ajouter dans le coin supérieur droit de la section Redirections (sous l'onglet Politiques).
3. Remplissez les champs obligatoires suivants :
   1. Nom de la politique
   2. Type de demande. Options disponibles :
      • Copie
      • Prêt
      • Copie ou prêt
   3. Type de redirection. Options disponibles :
      • Activer redirection en temps réel - Choisissez cette option pour activer la politique de redirection.
      • Activer la redirection en temps réel sauf si je suis le dernier dans la chaîne de prêteurs - Choisissez cette option pour activer la politique de redirection, sauf lorsque l’établissement est le dernier prêteur dans la chaîne de prêteurs.
      • Désactiver la redirection - Choisissez cette option pour désactiver la redirection. Sélectionnez l’une des options ci-dessus pour activer la redirection ultérieurement.
4. Facultatif. Dans la section Frais , indiquez le Coût maximum de l’emprunteur.
5. Facultatif. Dans la section Emprunteurs , sélectionnez le Groupe OCLC ou le Groupe personnalisé à inclure dans la redirection.
6. Facultatif. Dans la section Documents, sélectionnez les caractéristiques des documents pour la redirection. Options disponibles :
   • Formats
   • Conditions de licence électronique
   • Âge du matériel
7. Facultatif. Inscrivez des Notes concernant la redirection.
8. Cliquez sur Enregistrer.

Si l'emprunteur retourne à la demande après qu'elle ait été soumise, l'astérisque indiquant le prêteur actuel sera déplacer vers le prêteur suivant. Dans l'Historique de la demande, la raison du refus sera :

• Redirection automatique: type de format
• Redirection automatique: groupe personnalisé (comprend les groupes profilés et les groupes personnalisés)
• Redirection automatique: coût maximum
• Redirection automatique: âge du matériel
• Redirection automatique: raisons multiples
• Redirection automatique: type de demande

La redirection peut être basée sur le type de demande, les fonds locaux, le type de format, l'adhésion du groupe profilé OCLC, les groupes personnalisé, le coût maximum et l'âge du matériel (en années). Des exclusions peuvent également être configurées en fonction du type de format, de l'adhésion au groupe profilé OCLC et du groupe personnalisé. Par défaut, aucune politique de redirection n'est configurée.

S'il y a plusieurs redirections, les demandes sont traitées en respectant la hiérarchie des redirections ci-dessous.

Formats pour les politiques de redirection