Comment utiliser l'Historique des activités dans Gestion des collections WorldShare pour les collections de la base de connaissances, les collections de requêtes et les collections de partenaires de catalogage.
Activer le paramètre Afficher le nom des employés
Un paramètre au niveau de l'établissement vous permet de voir le nom de l'employé qui a apporté des modifications à une collection de la base de connaissances, une collection de requête ou une collection de partenaire de catalogage dans Gestion des collections. Ce paramètre est destiné à être utilisé avec l'historique des activités et des collections de votre établissement et est pour des des fins de suivi interne uniquement.
Pour trouver ce paramètre :
- Ouvrez les Paramètres de l'établissement.
- Ouvrez la section Options d'affichage.
- Cochez ou non la case Afficher le nom des employés :
- Par défaut, ce paramètre n'est pas sélectionné et le nom de votre établissement apparaît à la fois à l'interne et aux autres établissements comme Source pour la collection et les modifications apportées aux titres.
- Si vous sélectionnez ce paramètre, le prénom et le nom de famille de l'employé apparaîtront à votre établissement comme Source. Le nom de votre établissement continuera d'être affiché aux autres établissements. Les noms d'employés sont ceux configurés dans Administration WorldShare.
Note. - Si un membre du personnel d'OCLC apporte des modifications pour vous en réponse à une demande d'assistance à OCLC, vous verrez OCLC, Online Computer Library Center ou le nom de l'employé, même si vous ne verrez pas de compte pour lui sous l'onglet Administration WorldShare. Pour toute question, contactez l'OCLC Support.
Historique des activités et des collections par type de collection
Pour plus d'informations sur l'Historique des activités par type de collection, voir :
Exemples de recherche dans l'Historique des activités
Voici quelques exemples d'utilisation de l'Historique des activités dans Gestion des collections. Utilisez les activités notées dans l'Historique des activités avec l' historiques des titres dans la section Historique des titres. Chaque collection a également une section Historique de la collection.
Utilisation du filtre Fournisseur
Pour les collections globales de la base de connaissances fournies par le fournisseur et mises à jour par OCLC avec les données d'un fournisseur, utilisez l'Historique des activités pour voir si les collections d'un fournisseur auxquelles vous êtes abonné ont été mises à jour.
- Suivez ces étapes
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- Choisissez Historique des activités comme Type de données. Laissez la boîte de recherche vide. Sélectionnez Historique de mon établissement comme Étendue. Cliquez sur Chercher.
- Dans le haut de l'écran, sélectionnez le filtre Fournisseur. Dans la liste déroulante qui apparaît, sélectionnez le nom du fournisseur.
- Cliquez sur Filtrer.
Utilisation des filtres Date d'activité et Activité de collection
Pour vérifier si vous avez désélectionné ou supprimé un ensemble de collections qui ne sont plus nécessaires, utilisez l'Historique des activités pour voir les collections que vous avez désélectionnées ou supprimées au cours d'une période précise.
- Suivez ces étapes
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- Choisissez Historique des activités comme Type de données. Laissez la boîte de recherche vide. Sélectionnez Historique de mon établissement comme Étendue. Cliquez sur Chercher.
- Dans le haut de l'écran, sélectionnez le filtre Date d'activité et indiquez la période dans les champs Du et au.
- Pour ajouter une ligne, utilisez l'icône verte + Ajouter.
- Sélectionnez le filtre Activité de collection et choisissez soit Collection désélectionnée ou Collection supprimée dans la liste déroulante qui apparaît.
- Cliquez sur Filtrer.
Voir les modifications apportées à un titre dans Historique du titre
Lorsque votre établissement ou un autre établissement modifiez un champ global dans un titre et appliquez les modifications, ces modifications sont affichées dans l'Historique des titres. Consultez l'Historique du titre ou utilisez la section Historique des titres d'une collection pour voir les modifications effectuées par votre établissement ou un autre établissement, et voir les données précédentes.
- Suivez ces étapes
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- Ouvrez le titre. Ouvrez la section Historique du titre.
- Appliquez le filtre Modifications - Globales. Les changements listés comme Modifications - Locales sont des changements visibles uniquement par votre établissement.
Trouver un Chargement de données de fournisseur et pourquoi deux activités par chargement sont parfois affichées
Lorsque OCLC met à jour les collections de la base de connaissances avec les données globales d'un fournisseur, vous verrez une activité de Chargement de données de fournisseur dans l'Historique des activités principale.
- Suivez ces étapes
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- Choisissez Historique des activités comme Type de données. Laissez la boîte de recherche vide. Sélectionnez Historique de mon établissement pour voir uniquement les Chargements de données de fournisseur pour les collections que vous avez déjà sélectionnées. Cliquez sur Chercher.
- Dans le haut de l'écran, sélectionnez le filtre Chargements et flux de données, puis choisissez le sous-filtre Chargement de données de fournisseur dans la liste déroulante qui apparaît.
- Si vous souhaitez filtrer davantage les résultats pour un fournisseur précis :
- Pour ajouter une ligne, utilisez l'icône verte + Ajouter.
- Sélectionnez le filtre Fournisseur, puis utilisez la liste déroulante qui apparaît pour trouver et sélectionner le nom du fournisseur.
- Si vous avez activé le paramètre Sélection automatique des titres au niveau de la collection pour que les nouveaux titres soient sélectionnés automatiquement si un fournisseur les ajoute, vous verrez deux activités pour un chargement de données. Lorsque des titres globaux sont ajoutés et que ces titres sont sélectionnés pour votre bibliothèque, deux activités sont affichées dans l'Historique des activités :
- Une pour les modifications de données globales : les titres ajoutés.
- Une pour les titres sélectionnés : les titres sélectionnés par le système car vous avez activé le paramètre Sélection automatique des titres au niveau de la collection**
** Note. - Cette fonctionnalité est différente du Flux de localisations automatique où les titres ajoutés sont généralement dus aux nouveaux achats. Cette fonctionnalité s'applique plutôt lorsque vous avez acheté une collection dans son intégralité et que le fournisseur ajoute un nouveau titre à cette collection.
Trouver un Flux de localisations automatique et le Chargement de données de fournisseur associé
Pour une collection de base de connaissances mise à jour via un flux automatique, utilisez l'Historique des activités pour vérifier qu'un Flux de localisations automatique a été chargé. Le Chargement de données de fournisseur associée précède le Flux de localisations automatique.
- Suivez ces étapes
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- Choisissez Historique des activités comme Type de données. Laissez la boîte de recherche vide. Sélectionnez Historique de mon établissement comme Étendue. Cliquez sur Chercher.
- Dans le haut de l'écran, sélectionnez le filtre Chargements et flux de données, puis choisissez le sous-filtre Flux de localisations automatique dans la liste déroulante qui apparaît.
- Vous pouvez ajouter un autre type de chargement. Sélectionnez encore le filtre Chargements et flux de données, puis choisissez le sous-filtre Chargement de données de fournisseur pour que les deux soient sélectionnés dans la liste déroulante.
- Si vous souhaitez filtrer davantage les résultats pour un fournisseur précis :
- Pour ajouter une ligne, utilisez l'icône verte + Ajouter.
- Sélectionnez le filtre Fournisseur, puis utilisez la liste déroulante qui apparaît pour trouver et sélectionner le nom du fournisseur.
- Cliquez sur Filtrer.
Les Flux de localisations automatiques sont précédés (habituellement de 1 à 3 jours) d'un Chargement de données de fournisseur. Pour vois les deux activités, vous pouvez effectuer divers types de recherche. Suivez les instructions ci-dessus ou effectuez une recherche par l'ID de collection, Nom du fournisseur indiqué comme Source de mise à jour, etc.
Trouver un fichier KBART et pourquoi deux activités par chargement sont parfois affichées
Lorsqu'un fichier KBART a été chargé et appliqué à une collection, utilisez l'Historique des activités pour voir les données modifiées et obtenir un rapport détaillé sur les titres traités.
- Suivez ces étapes
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- Pour voir les données de titre qui ont été modifiées :
- Choisissez Historique des activités comme Type de données. Laissez la boîte de recherche vide. Sélectionnez Historique de mon établissement comme Étendue. Cliquez sur Chercher.
- Dans le haut de l'écran, sélectionnez le filtre Chargements et flux de données, puis choisissez le sous-filtre Chargement KBART dans la liste déroulante qui apparaît.
- Cliquez sur Filtrer.
- Dans les résultats de recherche, cliquez sur le chargement KBART approprié.
- Si vous avez chargé un fichier KBART dans une collection de la base de connaissances globale et que le fichier comprenait des sélections et des mises à jour dans des champs locaux ET qu'il incluait des mises à jour dans des champs globaux, vous verrez deux activités répertoriées pour le chargement. L'une de ces activités ne sera visible que par votre bibliothèque. L'autre indiquera les modifications globales, et les autres bibliothèques verront l'activité dans leurs historiques d'activités et le nom de votre établissement apparaîtra comme la source.
- Cliquez sur Modifications des titres pour afficher les données mises à jour et précédentes pour les titres qui ont été modifiés, et pour voir si la modification a été appliquée localement ou globalement.
- Pour trouver des détails sur le traitement de chaque titre :
- Suivez les étapes ci-dessus, puis cliquez sur le bouton Télécharger le rapport détaillé.
- Le rapport détaillé sera similaire à un fichier KBART. La colonne RESULT contient une valeur pour chaque titre qui décrit comment le titre a été traité ou qui indique pourquoi le traitement n'était pas valide.
La section « Historique de la collection » de la collection indiquera la date et l'heure du chargement du fichier KBART.
Les modifications aux titres seront incorporées dans l'Historique du titre de chaque titre.
