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Préparer une collection pour la Passerelle

Comment préparer une collection pour la Passerelle pour collections numérisées en sélectionnant le type de traitement des notices, en attribuant un symbole OCLC à une collection et en ajoutant une notice de métadonnées au niveau de la collection.

Cette section explique comment préparer la synchronisation de votre collection avec WorldCat via la Passerelle.

Sélectionner un type de traitement des notices

  1. Sélectionnez l'onglet Home. L'onglet Home contient des listes de collections actives et inactives.
    • Active collections – Collections qui ont des tableaux de métadonnées actifs et/ou des synchronisations actives avec WorldCat.

      Si une collection n'est pas attribuée à un utilisateur, vous pouvez cliquer sur « Assign to me » (dans la colonne Assignee) afin de pouvoir configurer et mapper la collection par la suite.
    • Inactive collections - Collections reconnues par la Passerelle mais qui ne sont pas activement synchronisées. Ces collections ont déjà été activées fois dans votre dépôt OAI, mais elles ont ensuite été désactivées.

      Par souci de simplicité, certains utilisateurs préfèrent supprimer les profils de collection pour les collections inactives. Pour ce faire, sélectionnez la collection dans la liste Inactive Collections (sous l'onglet Home).
      • Pour supprimer le profil de collection pour la collection inactive, cliquez sur Delete (dans la colonne Collection Profile).
      • Pour supprimer les notices WorldCat pour cette collection, cliquez sur Delete WorldCat Records (dans la colonne WorldCat Records).
  2. Sélectionnez le dépôt qui contient la collection que vous voulez traiter.
  3. Sélectionnez la collection que vous voulez traiter. Puis, cliquez sur View dans la colonne Collection Profile.

    Le profil de collection contient plusieurs sections :
    • Collection Details - En plus des informations générales affichées pour cette collection, vous pouvez définir le type de traitement des notices WorldCat, la notice au niveau de la collection, et plus encore.
    • Sync Details - Vous pouvez modifier le calendrier de synchronisation de cette collection, consulter son historique de synchronisation ou afficher un rapport sur l'état de la synchronisation. Pour plus d'informations sur Sync Details, voir la Section 7 Synchronization avec WorldCat.
    • Metadata Map – Vous pouvez cliquer sur le lien pour modifier le tableau de métadonnées de la collection. Pour plus de détails, voir la section 6 Visualisation et modification du tableau de métadonnées.
  4. Dans la section Collection Details, sélectionnez l'option WorldCat Record Processing : Replace All or Add New Only.
    Lorsque vous sélectionnez Replace All (comme indiqué ci-dessus), la Passerelle effectue les actions suivantes dans WorldCat :
    • Ajoute des nouvelles notices de métadonnées de documents qui sont dans votre dépôt local mais pas dans WorldCat.
    • Met à jour les notices de métadonnées au niveau des documents déjà collectées par la Passerelle dans WorldCat, avec les modifications apportées lors de la modification dans votre dépôt local. En d'autres termes, si vous avez modifié la notice de métadonnées d'un document dans votre dépôt local et qu'il existe déjà une notice correspondante pour le document dans WorldCat (y compris une correspondance exacte pour l'URL), les modifications apportées à la notice dans votre dépôt local sont apportées à la notice WorldCat.
    • Lorsque vous sélectionnez Add New Only, la Passerelle ignore les notices qui sont déjà dans WorldCat et ajoute uniquement les nouvelles notices de métadonnées de documents du dépôt.
  5. Après avoir sélectionné l'option de traitement des notices pour cette collection, cliquez sur Save.

Attribuer un symbole OCLC à une collection

 Note. - Par défaut, le symbole OCLC affilié à votre clé pour la Passerelle sera attribué à vos dépôt et à leurs collections. C'est ce qu'on appelle la « configuration des localisations » et c'est le mécanisme qui permet aux utilisateurs finaux de voir quelle organisation détient un document. Vous pouvez modifier le symbole OCLC pour n'importe quel dépôt et pour n'importe quel ensemble individuel, mais vous ne pouvez le faire qu'avant de commencer la première synchronisation de l'ensemble. Une fois la première synchronisation terminée pour un ensemble ou une collection donné, vous ne pouvez pas modifier son symbole OCLC.

Pour attribuer un symbole OCLC à une collection :

  1. Dans la zone Collection Details du profil de la collection, entrez le symbole OCLC qui doit être associé aux documents de la collection.
  2. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter une notice de métadonnées au niveau de la collection

  1. Dans la zone Collection Details du profil de la collection, indiquez si vous voulez ou non que la Passerelle inclut votre notice de métadonnées au niveau de la collection dans WorldCat.
  • La notice au niveau de la collection n'utilise pas le tableau de métadonnées que vous définissez pour la collection. Elle utilise le tableau par défaut du système. Une description de la collection permet uniquement aux utilisateurs finaux de mettre votre collection dans son contexte.

  1. La Passerelle utilise les informations fournies par votre notice CONTENTdm au niveau de la collection, ou le champ setDescription de votre dépôt OAI non-CONTENTdm pour créer une notice au niveau de la collection dans WorldCat. Le champ setDescription peut comprendre du texte simple ou du texte balisé avec des éléments de métadonnées Dublin Core ou Qualified Dublin Core.