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Assistance OCLC

Instructions générales pour le catalogage

Identifier les localisations (fonds)

 Approfondissez vos connaissances grâce à des cours de formation : Catalogage dérivé avec CatExpress

Cette section contient des instructions pour les activités de catalogage dérivé dans l'interface CatExpress.

Consultez le tableau suivant pour déterminer si votre bibliothèque possède ou non un document. Vous ne pouvez pas vérifier les documents des autres bibliothèques.

Si Cela signifie que

Pour Propriété (dans la première ligne de la notice), ceci est écrit :
Localisations dans [symbole d'établissement OCLC] - [#] autres localisations

Votre symbole OCLC est associé à la notice dans WorldCat. Ceci indique que vous avez peut-être déjà une notice pour le document. Suivez les directives locales.

Pour Propriété (dans la première ligne de la notice), ceci est écrit :
Localisations dans [symbole d'établissement OCLC]/Localisations locales [symbole d'établissement OCLC] - [#] autres localisations 

Votre symbole OCLC est associé à la notice dans WorldCat. Votre bibliothèque a également créé au moins une notice de données locales (NDL) contenant des informations détaillées sur les localisations du document. Ceci indique que vous avez peut-être déjà une notice pour le document. Suivez les directives locales.

Pour Propriété (dans la première ligne de la notice), ceci est écrit :
Aucune localisation dans [symbole d'établissement OCLC] - [#] autres localisations

Votre symbole OCLC n'est pas associé à la notice dans WorldCat. Vous avez peut-être besoin de la notice. Suivez les directives locales.
 Note. - Si vous avez des localisations associées à la notice, Localisations dans [symbole d'établissement OCLC] apparaîtra dans la notice présentée dans l'écran des résultats de recherche.

Supprimer les localisations

Consultez vos directives locales pour les politiques sur la suppression de localisations.

  1. Dans l'écran Notice complète, cliquer sur Supprimer localisations.
     Note. - L'option « Supprimer localisations » apparaît uniquement si votre établissement possède le document.
  2. Cliquez sur Oui.

Notices de données locales

Si votre bibliothèque crée des notices de données locales (NDL), de telles notices peuvent être associées à la notice bibliographique lorsque vous supprimez vos localisations. Lorsque vous supprimez les localisations associées à une notice bibliographique, le système supprime également vos notices de données locales associées à cette notice. Suivez les directives locales pour la suppression de localisations.

État des localisations

Tous les changements apportés à la Propriété (localisations) entrent en vigueur immédiatement et peuvent être vérifiés. Si vous faites une erreur lors du catalogage d'une notice (si vous ajoutez vos localisations à une notice par mégarde), vous pouvez récupérer cette notice et la modifier ou supprimer vos localisations en tout temps.

Affichage MARC ou Affichage Texte (écran Notice complète)

Dans l'écran Notice complète, vous pouvez voir la notice en format MARC ou en format Texte (descriptif).

  1. Cliquez sur Affichage MARC. La notice apparaît avec les numéros d'étiquettes MARC et non les noms descriptifs des zones.Le texte du bouton change pour Format descriptif.
  2. Cliquez sur Affichage Texte. La notice apparaît avec les noms descriptifs des zones et non les numéros d'étiquettes MARC. L'affichage Texte change pour l'affichage MARC.

 Note. - Votre choix d'affichage est persistant jusqu'à ce que vous fermiez la session (sauf si vous le modifiez).

Afficher ou masquer les zones MARC (écran Catalogage)

Dans l'écran Catalogage, vous pouvez voir ou non les numéros d'étiquettes des zones MARC et les codes de sous-zones.

  1. Cliquez sur Afficher zones MARC. Les noms des zones et les étiquettes MARC sont affichés. Afficher zones MARC devient Masquer zones MARC.
  2. Cliquez sur Masquer zones MARC. Les noms des zones sont affichés mais pas les étiquettes MARC. Masquer zones MARC devient Afficher zones MARC.

 Note. - Votre choix d'affichage est persistant jusqu'à ce que vous fermiez la session (sauf si vous le modifiez).

Aide sur les zones (boîtes d'entrée de données) dans l'écran Catalogage

  • Aide de base. Dans l'écran Catalogage, cliquez sur Afficher aide pour pouvoir consulter l'aide de base sur les zones et sous-zones. Puis, passez le pointeur de la souris sur le nom de la zone ou sous-zone. Des détails sur les données qui doivent être inscrites seront présentés dans une fenêtre éclair. Lorsque vous cliquez sur Afficher aide, le texte du bouton devient Masquer aide.
  • Aide détaillée. Lorsque vous avez besoin d'informations supplémentaires sur une zone ou une sous-zone, ou d'instructions sur l'entrée de certaines données, cliquez sur le lien en hypertexte de la zone ou de la sous-zone en question. Une nouvelle fenêtre de navigateur contenant la section du OCLC Bibliographic Formats and Standards qui traite de la zone sera présentée. Vous y trouverez toutes les explications nécessaires.

Afficher ou masquer les sections de la notice

Une notice (présentée dans l'écran de catalogage) contient quatre sections. La section qui contient le Code de localisation OCLC apparaît toujours car le code de localisation est requis pour chaque notice. Les autres sections sont facultatives. Si vous le désirez, vous pouvez masquer les sections que vous n'utilisez pas. Lorsque vous masquez les sections non utilisées, l'écran de catalogage est moins encombré.

Afficher une section masquée

  1. Cliquez sur le signe plus (+) dans le coin supérieur droit de la section, à côté des flèches. 

Masquer une section affichée

  1. Cliquez sur le signe moins (-) dans le coin supérieur droit de la section, à côté des flèches. 

Cataloguer un document

Les données que vous inscrivez dans l'écran de catalogage sont ajoutées aux informations déjà présentes dans la notice. Par exemple, si une note est déjà inscrite dans la zone Résumé (520), vous n'avez pas à réinscrire la note dans l'écran de catalogage.

Si vous ajoutez une zone, par exemple le Prix (020 $c) ou le Résumé (520), elle ne remplace pas la zone déjà dans la notice. La nouvelle zone est ajoutée aux zones existantes.

Vos directives locales déterminent si vous devez modifier les données dans l'écran Catalogage ou dans votre système local.

La seule zone que vous devez remplir est la zone Code de localisation OCLC (049).

  1. Dans l'écran Notice complète, cliquez sur Éditer notice.
     Note. -  Faites défiler l'écran pour voir les autres sections de la notice.
  2. Inscrivez les informations dans la boîte d'entrée de données selon vos directives locales. Utilisez la souris ou la touche <Tab> pour vous déplacer d'une boîte à l'autre.
     Note. -
    • N'appuyez pas sur la touche <Entrée> pour déplacer le curseur. Dans Internet Explorer, la touche <Entrée> a la même fonction que lorsque vous cliquez sur Enregistrer dans catalogue.
    • Le Code de localisation OCLC doit contenir 4 caractères. Si vous avez ajouté une cote de rangement, vous devez sélectionner un type de cote de rangement.
  3. (Facultatif). Cliquez sur Aperçu pour vérifier les données que vous avez inscrites.
  4. Cliquez sur Enregistrer dans catalogue lorsque vous avez terminé.

Configurer des localisations dans des notices éditées localement

Si vous éditez vos notices dans votre système local et avez configuré le code de localisation OCLC par défaut de votre bibliothèque, vous pouvez ajouter des localisations sans aller dans l'écran Catalogage en cliquant sur Enregistrer dans catalogue.

Exporter une notice (ajout au fichier d'exportation)

Chaque fois que vous cliquez sur Exportation uniquement (utilisateurs de l'interface) ou Enregistrer dans catalogue (abonnés ou utilisateurs de l'interface), la notice active est ajoutée dans votre fichier d'exportation. L'écran de confirmation contient le message  : Le document a été catalogué. Vous avez maintenant (n) notices dans votre fichier d'exportation. Veuillez sélectionner Télécharger fichiers d'exportation pour récupérer vos notices exportées.

Recataloguer une notice

Si vous avez recatalogué une notice, une autre copie apparaîtra dans votre fichier de notices exportées.

Chercher et cataloguer un autre document

Après avoir catalogué un document. vous pouvez répéter le processus de catalogage en cliquant sur Simple ou Avancée sous Recherche, sous l'onglet Express.

Erreurs de validation

Si la notice contient des erreurs de validation, l'écran Erreur de catalogage apparaît avec les messages d'erreur. En sélectionnant l'affichage en format MARC pour la notice, vous pourrez sans doute repérer les erreurs plus facilement.

Signaler des erreurs

Certaines notices peuvent contenir des erreurs. Vous ne pouvez pas les corriger dans CatExpress. Le processus de validation vérifie, et vous permet de corriger, uniquement les données que vous avez inscrites dans l'écran Catalogage. Si vous remarquez des erreurs dans une notice, vous pouvez les signaler en remplissant les formulaires ci-dessous.