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Assistance OCLC

Bordereaux de rapport partagés

Learn how to access, share, and run shared report templates.

Survol

Les bordereaux de rapport partagés vous permettent de partager des bordereaux de rapport au sein de votre établissement, de votre groupe ou de l'ensemble de la communauté d'utilisateurs de Conception des rapports WorldShare. Vous pouvez également utiliser ces bordereaux pour exécuter des rapports partagés par d'autres établissements.

La structure de Dossiers publics, l'arborescence de rapports partagés contient les dossiers suivants :

Structure du dossier partagé

Dossier 1.0

Le dossier de bordereaux standards 1.0 est l'emplacement des bordereaux de rapport standards fournis par OCLC. Votre établissement a accès à ce dossier et aux bordereaux qu'il contient. Plus de détails sur ces rapports sont disponibles ici.

Dossier 2.0

Le dossier d'établissement 2.0 est l'emplacement des rapports créés par votre établissement et partagés avec les utilisateurs qui possèdent une autorisation pour créer des rapports. Si vous modifiez un rapport existant ou si vous créez un nouveau rapport, l'enregistrement de ce bordereau de rapport dans ce dossier permettra aux autres utilisateurs de votre établissement d'accéder au rapport et de l'exécuter. Seule votre établissement a accès à ce dossier et aux bordereaux de rapport qu'il contient.

Dossier 2.1

Le dossier de groupe 2.1 est l'emplacement des bordereaux de rapport créés par votre groupe WorldShare et partagés avec les membres du groupe. Ce dossier est disponible uniquement pour les groupes WorldShare qui ont les configurations nécessaires pour l'utilisation des rapports de groupe. Si vous modifiez un rapport existant ou si vous pouvez le partager avec les autres membres de votre groupe via ce dossier. Les utilisateurs des établissements membres de votre groupe auront accès à ce dossier et ses bordereaux. Plus de détails sur les rapports de groupe sont disponibles ici.

Dossier 3.0

 Note. - Le personnel d'OCLC n'améliore pas, ne modifie pas et ne supprime pas les bordereaux partagés ou les dossiers dans le dossier 3.0. Seuls les membres de la communauté peuvent le faire.

Le dossier de bordereaux de la communauté 3.0 est l'emplacement des bordereaux de rapport créés par la communauté d'utilisateurs et partagés avec tous les membres du centre de données de votre région. Si vous enregistrez un bordereau dans ce dossier, les autres établissements de votre région pourront utiliser ce bordereau avec leurs propres données. Seul le créateur du bordereau ou du dossier peut modifier ou supprimer le bordereau ou dossier. Les autres utilisateurs peuvent uniquement ouvrir le bordereau, apporter des ajustements et exécuter le rapport. Ils peuvent ensuite suivre les étapes suivantes pour partager une nouvelle copie du bordereau au besoin. OCLC a créer des dossiers par défaut (Acquisitions, Circulation, etc.), mais les utilisateurs de Conception des rapports peuvent créer des dossiers et sous-dossiers au besoin.

 

Meilleures pratiques pour le dossier 3.0

  • Supprimez les données et les réponses d'invites dans vos bordereaux de rapport avant de les enregistrer.
  • Utilisez le symbole de votre établissement comme préfixe dans le nom d'un bordereau de rapport (ex. : OCWMS Codes-barres de documents en double).
  • Donnez à vos bordereaux de rapport des noms qui seront significatifs pour les autres utilisateurs (ex. : Codes-barres de documents en double plutôt que Rapport123).
  • Vérifiez si un bordereau identique ou semblable a déjà été partagé par un autre utilisateur. Si un tel bordereau existe, n'en partagez pas une autre copie.
  • Inscrive une brève description significative à votre rapport (ex. : Ce rapport vise à détecter les codes-barres de circulation en double.). Cette description devrait aider les autres utilisateurs à déterminer à quoi sert le rapport et s'il peut leur être utile
  • Inscrivez des mots-clés qui pourront être utiles lorsque la recherche sera activée (ex. : NFL, doubles, codes-barres, etc.).
  • Leave a post in the Analytics Community Center discussion board (OCLC Community Center > WorldShare Analytics > Shared Reports).
    • The title of the your post should include the name of the report in Report Designer (e.g., New report template: OCWMS [report name]).
    • The body of your post should include the background and purpose of the report as well as any other relevant information (e.g., sorting, prompts, etc.).

Les dossiers 2.0, 2.1 et 3.0 contiennent des bordereaux mais pas de données. Par conséquent :

  • Les données de tous les bordereaux de rapport sont effacées lorsque vous ouvrez ces rapports.
  • Si vous choisissez d'ajouter des bordereaux à ces dossiers, les données de votre établissement ne seront ni conservées ni visibles par d'autres établissements.
  • Si vous choisissez d'utiliser un bordereau de l'un de ces dossiers, il sera exécuté avec les données de votre propre établissement.

Accès aux structures de dossiers selon les rôles pour Conception des rapports

Établissements abonnés à Conception des rapports

  • SI vous avez le rôle ANALYTICS_REPORT_AUTHOR ou ANALYTICS_REPORT_AUTHOR_ADMIN , vous pouvez :
    • Voir les dossiers 1.0, 2.0 et 3.0.
    • Modifier et écrire dans le dossier 2.0.
      • Enregistrer des bordereaux de rapport.
      • Supprimer/renommer n'importe quel bordereau de rapport.
      • Supprimer/renommer les dossiers que vous avez créés uniquement.
    • Modifier et écrire dans le dossier 3.0.
      • Enregistrer des bordereaux de rapport.
      • Supprimer/renommer les bordereaux de rapport que vous avez créés uniquement.
      • Supprimer/renommer les dossiers que vous avez créés uniquement.
  • Si vous avez le rôle ANALYTICS_REPORT_SCHEDULER mais n'avez pas l'un des rôles d'auteur (AUTHOR), vous pouvez voir les dossiers 1.0, 2.0 et 3.0.
  • Si vous n'avez aucun des rôles mentionnés ci-dessus, vous ne pouvez accéder aux rapports que via WorldShare.

Établissements non abonnés à Conception des rapports

  • Si vous avez le rôle ANALYTICS_REPORT_SCHEDULER, vous pouvez voir le dossier 1.0.
  • Si vous n'avez pas le rôle ANALYTICS_REPORT_SCHEDULER, vous ne pouvez accéder aux rapports que via WorldShare.

Établissements abonnés à Tipasa

  • Si vous avez le rôle WORLDSHARE_ILL_ADMIN, vous pouvez :
    • Voir les dossiers 1.0, 2.0 et 3.0.
    • Modifier et écrire dans le dossier 2.0.
      • Enregistrer des bordereaux de rapport.
      • Supprimer/renommer n'importe quel bordereau de rapport.
      • Supprimer/renommer les dossiers que vous avez créés uniquement.
    • Modifier et écrire dans le dossier 3.0.
      • Enregistrer des bordereaux de rapport.
      • Supprimer/renommer les bordereaux de rapport que vous avez créés uniquement.
      • Supprimer/renommer les dossiers que vous avez créés uniquement.

Supprimer les données et les réponses d'invites dans un bordereau personnalisé avant de l'enregistrer

Bien que les données de votre établissement ne seront pas visibles par les autres établissements, il est recommandé de supprimer les données dans vos bordereaux de rapports avant de les enregistrer.

Pour supprimer les données dans un bordereau de rapport personnalisé :

  1. Double-cliquez sur le nom du rapport que vous souhaitez exécuter. Le rapport s'ouvrira dans un nouvel onglet de la plate-forme de rapports.
  2. Cliquez sur Annuler dans la fenêtre d'invites.
  3. Cliquez sur le bouton Conception (Bouton Conception) pour ouvrir le rapport en mode Conception.
  4. Dans la fenêtre de rapport en mode conception, cliquez sur l'onglet Accès aux données.
  5. Sous l'onglet Fournisseurs de données, sélectionnez Tout purger dans le menu déroulant Purger.
  6. Dans la boîte de dialogue présentée, cliquez sur Oui pour confirmer l'opération. Toutes les données de votre établissement sont supprimées dans le bordereau de rapport.

Les réponses par défaut aux invites seront conservées avec le bordereau de rapport. Il est donc indiqué de supprimer toute invite pas défaut du bordereau de rapport avant de l'enregistrer, particulièrement si les données sont spécifiques à votre établissement.

Pour supprimer les réponses aux invites dans un bordereau de rapport personnalisé :

  1. Double-cliquez sur le nom du rapport que vous souhaitez exécuter. Le rapport s'ouvrira dans un nouvel onglet de la plate-forme de rapports.
  2. Cliquez sur le bouton Conception (Bouton Conception) pour ouvrir le rapport en mode Conception.
  3. Dans la fenêtre de rapport en mode conception, cliquez sur le bouton Modifier le fournisseur de données (Bouton Modifier le fournisseur de données) pour ouvrir la boîte de dialogue Éditeur des requêtes.
  4. Dans la section Filtres de la requête de la boîte de dialogue Éditeur des requêtes, cliquez sur le bouton Afficher les propriétés de l'invite (Bouton Afficher les propriétés de l'invite) pour votre invite.
  5. Dans la boîte de dialogue Propriétés de l'invite, décochez la case Définir valeur(s) par défaut, puis cliquez sur OK. Répétez les étapes 1 à 6 pour toutes les autres invites contenant des valeurs par défaut.

 

Enregistrer un bordereau personnalisé dans un dossier 2.0, 2.1 ou 3.0

  1. Double-cliquez sur le nom du rapport que vous souhaitez exécuter. Le rapport s'ouvrira dans un nouvel onglet de la plateforme de rapports.
  2. Cliquez sur le bouton Conception (Bouton Conception) pour ouvrir le rapport en mode Conception.
  3. Dans la fenêtre de rapport en mode conception, cliquez sur l'onglet Propriétés puis sur Document.
  4. Dans la boîte de dialogue Résumé du document :
    1. Inscrivez une description pour votre rapport (ex. : Ce rapport vise à détecter les codes-barres de circulation en double.).
    2. Inscrivez des mot-clés pour votre rapport (ex. : codes-barres, circulation, double).
  5. Cliquez ensuite sur OK pour fermer la boîte de dialogue Résumé du document.
  6. Cliquez sur l'onglet Fichier puis sélectionnez Enregistrer sous dans le menu déroulant du bouton Enregistrer (Menu déroulant Enregistrer).
  7. Cliquez sur le dossier dans lequel le bordereau doit être conservé.
  8. Inscrivez un nom de fichier pour votre rapport (ex. : Codes barres Circulation Double).
  9. Cliquez sur Enregistrer.

Exécuter un rapport basé sur un bordereau partagé par un autre utilisateur

  1. Trouvez le bordereau que vous voulez exécuter et double-cliquez sur son titre pour l'ouvrir.
  2. Saisissez des valeurs pour les invites disponibles puis cliquez sur OK pour exécuter le rapport.
  3. (Facultatif) Cliquez sur le bouton Conception (Bouton Conception) pour ouvrir le rapport en mode Conception et apporter des modifications supplémentaires.
  4. ( Facultatif ) Enregistrez une version du bordereau dans le dossier 2.0 ou dans le dossier Mes favoris, au cas où l'auteur initial du rapport modifie, remplace ou supprime le rapport.

 

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