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Assistance OCLC

Réservations de groupe pour les bibliothèques avec «  group aware »

Si votre établissement utilise les Services de gestion WorldShare avec les fonctionnalités « group aware », les usagers de n'importe quel établissement de votre groupe peut faire des demandes de réservation pour n'importe quel document détenu par votre groupe (selon les politiques de circulation)" Cette fonctionnalité est appelée réservations de groupe. Les opérations pour les emprunts et les prêts au sein du groupe sont décrites ci-dessous. Pour plus de détails, voir Fonctionnalités Group aware pour les consortiums

Étape 1 - L'usager demande un document dans WorldCat Local ou WorldCat Discovery

Le processus commence lorsqu'un usager demande un document dans WorldCat Local ou WorldCat Discovery (selon votre configuration). 

 Note. - L'usager doit utiliser l'instance WorldCat Local ou WorldCat Discovery de son établissement d'appartenance. S'il utilise l'instance d'un autre établissement, il ne pourra pas se connecter à son compte.

  1. Trouvez le document dans WorldCat Local ou WorldCat Discovery.
  2. Vérifiez la disponibilité du document :
    1. WorldCat Discovery - Dans l'écran des détails sur le document, sous Disponibilité / Fonds, vérifiez la disponibilité du document dans les établissements de votre groupe.
    2. WorldCat Local - Dans l'écran des détails sur le document, sous Obtenez-le d’un membre de ce groupe de bibliothèques, cliquez sur vérifier la disponibilité de cet ouvrage pour voir la disponibilité du document dans les établissements de votre groupe.
  3. Si au moins un établissement détient le document :
    1. WorldCat Discovery - Cliquez sur Réserver.
    2. WorldCat Local - Cliquez sur Demander l'ouvrage (ou sur le bouton contenant votre texte personnalisé).
       Note. - Le document peut être demandé via un prêt entre bibliothèque si aucun établissement du groupe ne détient le document.
  4. Dans l'écran de connexion, inscrivez un Nom d'utilisateur et un Mot de passe pour ouvrir le compte de l'usager.
  5. Dans la fenêtre Demande de réservation (WorldCat Discovery) ou Demande de réservation pour cet ouvrage (WorldCat Local), sélectionnez un Endroit de cueillette dans la liste.
  6. (Facultatif). Sélectionnez Dates de réservation pour configurer la période de réservation pour le document.
    1. Pour configurer la période de réservation du document, indiquez une date pour le début et une date pour la fin de la période.
    2. Pour configurer une période durant laquelle la réservation n'est pas demandée, indiquez une date pour le début et une date pour la fin de la période durant laquelle la réservation ne pourra pas être ramassée ou n'est pas requise.
  7. Cliquez sur Envoyer.
  8. Un message indique si la réservation a été effectuée. Si la réservation n'a pas été effectuée, la raison pour laquelle la réservation a échoué sera affichée (ex. : abonnement expiré, limite de réservations atteinte).
  9. Si le document a déjà été demandé, un message à cet effet sera affiché.

Étape 2 - La bibliothèque prêteuse récupère le document sur ses rayons et l'envoi à la bibliothèque emprunteuse

Le document apparaît dans le rapport Réservations à récupérer du prêteur s'il est disponible. Si le document n'est pas disponible (tous les exemplaires sont prêtés), lorsque le document sera retourné, il sera envoyé à l'endroit de cueillette de l'usager (plutôt que d'être remis sur les rayons). 

 Note. - Les documents peuvent ne pas apparaître dans votre rapport Réservations à récupérer dépendant de votre configuration pour les Préférences pour le comblement des réservations.

Utiliser le rapport Réservations à récupérer pour récupérer un document

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Rapports.
  2. Cliquez sur Réservations à récupérer.
  3. (Facultatif). Cliquez sur l'en-tête d'une colonne pour changer l'ordre de tri de la liste.
  4. Cliquez sur Imprimer dans le coin supérieur droit de l'écran pour imprimer la liste de réservations à récupérer.
  5. Utiliser le rapport Réservations à récupérer pour récupérer le document sur les rayons.

Retourner le document

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Retour.
  2. Dans le champ Code-barres du document , balayez ou inscrivez le code-barres du document.
  3. Cliquez sur Retour ou appuyez sur <Entrée>.
  4. Imprimez le Reçu d'acheminement qui est généré.
  5. Envoyez le document à la bibliothèque emprunteuse.

Lorsque le document est retourné, son état devient En transit. L'usager peut voir, dans son compte WorldCat Local ou WorldCat Discovery, que le document est en route vers son endroit de cueillette.

Étape 3 - La bibliothèque emprunteuse reçoit le document

La bibliothèque emprunteuse reçoit le document de la bibliothèque prêteuse, et le personnel de la bibliothèque effectue le retour du document pour combler la réservation de l'usager.

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Retour.
  2. Dans le champ Code-barres du document , balayez ou inscrivez le code-barres du document.
  3. Cliquez sur Retour ou appuyez sur <Entrée>.
  4. Imprimez le Reçu de réservation qui est généré.
  5. Placez le document physique, avec le reçu de réservation, sur le rayon des réservations pour qu'il soit ramassé par l'usager.

Une fois le document retourné, la demande de réservation de l'usager est mise à jour pour indiquer Sur le rayon et l'état du document devient Réservé. Ces informations sont visibles dans :

  • Le compte de l'usager dans WorldCat Discovery. L'usager peut voir que le document demandé est arrivé et prêt à être ramassé.
  • Le module de Circulation. Le personnel de Circulation verra que la réservation est prête à être ramassée lorsque l'usager se présentera pour prendre possession du document.
  • L'avis de ramasser la réservation. Le système génère un avis de ramasser la réservation qui doit être envoyé à l'usager par courriel. Cet avis est mis dans la file du système de courriels. Les courriels sont habituellement envoyés chaque jour vers 7 h 00. L'avis de ramasser la réservation provient de la bibliothèque prêteuse. Pour plus de détails, voir Politiques de documents et de prêts.

Étape 4 - La bibliothèque emprunteuse prête le document à l'usager

Lorsque l'usager se présente à la bibliothèque pour ramasser le document, le personnel de la bibliothèque prête le document à l'usager.

  1. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Services aux usagers.
  2. Dans le champ Entrer le code-barres , balayez ou inscrivez le code-barres de l'usager.
  3. Cliquez sur Chercher ou appuyez sur <Entrée>.
  4. Dans le compte de l'usager, sous l'onglet Prêts, dans la boîte Entrer le code-barres, balayez ou inscrivez le code-barre du document.
  5. Cliquez sur Chercher ou appuyez sur <Entrée>.
  6. Le document est prêté à l'usager. La durée de prêt du document dépend des politiques de circulation de l'établissement détenteur. Pour plus de détails, voir Politiques de documents et de prêts.

Étape 5 - L'usager retourne le document et la bibliothèque emprunteuse retourne le document

Lorsque l'usager ramène le document prêté à la bibliothèque, le personnel de Circulation doit effectuer le retour du document. 
Note. - Si le document est réservé par un autre usager, le premier retour du document comblera la réservation.

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Retour.
  2. Dans le champ Code-barres du document , balayez ou inscrivez le code-barres du document.
  3. Cliquez sur Retour ou appuyez sur <Entrée>.
  4. Imprimez le Reçu d'acheminement qui est généré.
    • Le document sera acheminé à des bibliothèques différentes jusqu'à ce qu'il n'y ait plus de réservation pour ce titre.
    • Lorsque le dernier usager aura retourné le document, et que le personnel de la bibliothèque aura effectué le retour du document, le document sera retourné à l'établissement à qui appartient ce document.
  5. Renvoyez le document à la bibliothèque indiquée sur le Reçu d'acheminement (la bibliothèque à qui appartient le document ou une bibliothèque du groupe pour que le document soit ramassé par l'usager qui l'a réservé).