Notes d'installation d'Acquisitions WorldShare - Décembre 2023
Date d'installation : 12 décembre 2023
Introduction
Cette version de WorldCat Discovery offre trois nouvelles fonctionnalités et améliorations. Ces fonctionnalités vous aideront à gérer des chaînes de travail plus complexes. Notamment :
- Activer des budgets futurs pour utilisation
- Nouvel état de réception « Ne recevra pas »
- Restreindre la recherche automatique de fichiers par préfixe de fichier
Beaucoup des améliorations sont le résultat direct de vos commentaires.
Actions recommandées
Pour cette nouvelle version, nous vous recommandons de consulter les listes de contrôle ci-dessous et d'effectuer les tâches pertinentes afin de pouvoir ajuster vos politiques et chaînes de travail, et former votre personnel. Ces listes de contrôle indiquent les mises à jour que nous avons jugées importantes pour la plupart des établissements. Nous vous suggérons de réviser la totalité de ces notes d'installation pour déterminer si des actions supplémentaires ou un suivi par votre établissement sont nécessaires.
Actions administratives
Éléments qui nécessitent des actions ou décisions immédiates.
| Action |
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Aucune pour le moment |
Actions de suivi
Afin de tenir votre personnel informé des nouvelles fonctionnalités et modifications, vous pouvez également envisager les actions ci-dessous.
| Action |
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Envisagez d'autoriser l'utilisation de budgets futurs si vous prévoyez de répartir des postes budgétaires sur plusieurs périodes budgétaires futures. |
Nouvelles fonctionnalités et améliorations
Activer des budgets futurs pour utilisation
Vous pouvez maintenant activer des budgets futurs - même au-delà du budget qui suit immédiatement le budget actuel - pour utilisation lors des commandes et de la facturation. Cela permet vous permet de répartir des documents dans de futurs budgets lorsque la fonctionnalité du mode Comptabilité d'exercice ne répond pas aux besoins de répartition de l'argent dans des périodes budgétaires futures. Par exemple, la fonctionnalité actuelle du mode Comptabilité d'exercice répartit les abonnements dans les périodes budgétaires futures en fonction du nombre de jours compris dans la période budgétaire. Si vous souhaitez répartir l'argent en fonction de critères différents, vous pouvez simplement affecter la future période budgétaire au document au moment de la commande ou du paiement. Cela était possible pour la période budgétaire qui suivait immédiatement le budget actuel, mais pas pour les budgets plus éloignés, ce qui empêchait le suivi des document payés à partir de budgets plus éloignés (par exemple, les abonnements de trois ans).
Activer un budget futur pour utilisation :
- Accédez au budget que vous souhaitez activer.
- Dans le haut de l'écran, sélectionnez « Peut être utilisé ».
- Dans la boîte de dialogue de confirmation qui s'affiche, confirmez que vous souhaitez autoriser l'utilisation de ce budget.
- La période budgétaire devrait maintenant pouvoir être sélectionnée pour les documents commandés et facturés. Toutefois, la période budgétaire par défaut restera le budget actuel. (Nous prévoyons ajouter un moyen de définir les budgets futurs comme budget par défaut plus tard).
État de réception « Ne recevra pas » pour les exemplaires annulés
Vous pouvez maintenant annuler des exemplaires et l'état de réception des exemplaires sera « Ne recevra pas (annulé) ». Cela aidera les bibliothèques qui demandent une quantité de documents supérieure à un et que seuls certains des exemplaires sont annulés. Auparavant, si vous annuliez certains exemplaires d'un document, les exemplaires annulés avaient toujours l'état de réception « Non reçu ». Par conséquent, les documents partiellement annulés continuaient à figurer sur la liste des « document manquants » afin d'être réclamés. Maintenant, lorsque vous annulez des exemplaires, l'état de réception est « Ne recevra pas (annulé) », et ces documents n'apparaissent plus dans les documents manquants. Si vous «annuler la réception » d'un exemplaire qui a été à la fois reçu et annulé (une combinaison inhabituelle), l'exemplaire se verra attribuer l'état de réception « Ne recevra pas (annulé) » plutôt que « Non reçu ».
Restreindre la recherche automatique de fichiers par préfixe de fichier
Vous pouvez maintenant configurer une tâche automatisée pour récupérer uniquement les fichiers d'un serveur FTP ayant un préfixe de fichier précis. Cela permet aux bibliothèques de mettre en place plusieurs tâches automatisées pour récupérer des fichiers du même dossier sur le même serveur FTP. Si un fournisseur ou un prestataire de services fournit des fichiers pour plusieurs fournisseurs ou pour plusieurs opérations (par exemple, l'importation de commandes et l'importation de factures) dans le même dossier FTP, vous pouvez maintenant faire en sorte que plusieurs tâches récupèrent ces différents fichiers dans le même dossier, à condition que les fichiers aient des préfixes différents. Cela vous permet de mettre en place des tâches automatisées pour un plus grand nombre de fournisseurs et de prestataires de services avec différentes configurations de dossiers FTP.
Pour restreindre la récupération automatique de fichiers par préfixe de fichier :
- Ouvrez une tâche automatisée.
- Dans la section Type de fichier, sélectionnez « Fichiers avec correspondance ». Puis, inscrivez le préfixe de fichier que vous voulez utiliser dans la boîte Préfixe du fichier.
- Enregistrez la tâche.
- Lorsque la tâche est exécutée, seuls les fichiers dont le nom contient ce préfixe seront récupérés.
Liens importants
Aide et documentation
De la documentation et de l'assistance pour ce produit et les produits associés sont disponibles. Consultez les liens ci-dessous.