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Notes

Vous pouvez ajouter des notes aux documents dans Acquisitions WorldShare. Lorsqu'une note est ajoutée à un document, le système enregistre le nom de l'auteur de la note, et la date et l'heure où la note a été enregistrée. Vous avez également la possibilité de voir ces notes dans une fenêtre éclair lorsque vous recevez et/ou payez le document. Si le Type d'acquisition du document commandé est Abonnement, vous avez également la possibilité de joindre une note au document commandé uniquement, ou au document commandé et tous les abonnements précédents et subséquents. De plus, les notes des documents facturés peuvent apparaître dans une fenêtre éclair lorsque vous payez le document.

Dans Acquisitions WorldShare, les notes peuvent être ajoutées aux documents avec le bouton Ajouter Note (Bouton Ajouter note) ou le bouton Ajouter/modifier note (Bouton Ajouter/modifier note).

Recherche

  1. Dans le panneau de navigation de gauche, cliquez sur Commandes.
  2. Cliquez sur Documents commandés. Dans l’écran Documents commandés, sélectionnez les filtres suivants :
    • Type d'acquisition - Abonnement
    • Type de traitement - Publication en série
  3. Ajoutez ou consultez une note pour un abonnement en utilisant la colonne Notes.

Lorsque vous cliquez sur le titre d'une publication en série, il y a aussi un onglet Notes. Une note existante sera affichée. Cliquez sur le bouton Ajouter note pour ajouter une nouvelle note.

Dans l'écran Documents commandés manquants, vous pouvez effectuer la même recherche et utiliser la colonne Notes ou l'onglet Notes.

Ajouter une note à un document

  1. Trouvez le document pour lequel vous voulez ajouter une note.
  2. Dans la colonne Notes, cliquez sur l'icône Ajouter note (Bouton Ajouter note). Si une note a déjà été ajoutée au document, cliquez sur l'icône Ajouter/modifier note (Bouton Ajouter/modifier note).
  3. Si des notes ont déjà été ajoutées au document, vous devrez cliquer sur le bouton Ajouter note dans la fenêtre Notes.
  4. Remplissez les champs :
    1. Dans le champ Type, indiquez si la note est destinée au personnel ou au fournisseur.
    2. Inscrivez la note dans la boîte Note.
    3. Applicable uniquement aux documents qui sont des abonnements. Dans le champ Associer à, indiquez si vous voulez que la note soit affichée pour Ce document uniquement ou Ce document et tous les renouvellements précédents et subséquents.
    4. (Facultatif) Dans le champ Afficher lors de, indiquez si la note doit être affichée dans une fenêtre éclair lors du paiement, de la réception, ou de réception et paiement.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez modifier les notes qui ont été ajoutées à un poste budgétaire, un document facturé ou un document commandé.

Recevoir des numéros avec une note

Modifier des notes

  1. Trouvez un poste budgétaire, un document facturé ou un document commandé avec des notes.
  2. Dans la colonne Notes, cliquez sur l'icône Ajouter/modifier note (Bouton Ajouter/modifier note).
  3. Dans la fenêtre Notes, cliquez sur l'icône Modifier () à côté de la note que vous souhaitez modifier.
  4. Modifiez les champs. Consultez la rubrique Ajouter des notes pour des informations sur les champs.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Voir des notes

Vous pouvez voir les notes qui ont été ajoutées à un document. Si des notes ont été ajoutées à un document, l'icône Ajouter/modifier note (Bouton Ajouter/modifier note) est affichée avec le nombre de notes qui ont été ajoutées au document. Lorsque vous regarder une note, le nom de l'auteur de la note, le type de note, la date à laquelle la note a été ajoutée ou modifiée, et si la note apparaît lors de la réception, du paiement, des deux ou de ni l'un ni l'autre sont affichés. 

  1. Trouvez un poste budgétaire, un document facturé ou un document commandé avec des notes.
  2. Cliquez sur l'icône Ajouter/modifier note (Bouton Ajouter/modifier note).
  3. La fenêtre Notes est affichée est les notes ajoutées au document sont visibles.
  4. Cliquez sur Fermer ou sur le x dans le coin supérieur droit de la fenêtre pour fermer la fenêtre Notes.