Les bibliothèques emprunteuses enverront généralement un courriel aux prêteurs hors système que si elles ont épuisé les chaînes de prêteurs de leur système et n'ont toujours pas rempli la demande, ou parce que la nature du document veut qu'elles commencent la demande hors système.
Créez une demande d'emprunt hors système en prenant une demande de PEB existante, nouvelle ou non remplie, et en changeant son type de traitement pour Demande hors système.
Pour changer le Type de fourniture d'une demande :
Les symboles OCLC pour les établissements partenaires hors système peuvent être inclus dans les chaînes de prêteurs créées par automatisation. Même si partenaire hors système ne fournit généralement pas de documents via le réseau OCLC, il peut tout de même avoir un Symbole OCLC. Pour savoir si l'établissement possède déjà un Symbole OCLC, cherchez cet établissement dans le WorldCat Registry.
Note. - Si l'établissement partenaire n'a pas de Symbole OCLC, veuillez soumettre une demande à l'Assistance OCLC pour qu'un Symbole OCLC soit créé pour cet établissement et que la possibilité de faire des demandes soit configurée via le Z39.50.
Pour que les partenaires hors système soient inclus dans les chaînes de prêteurs automatisées, l'établissement partenaire doit avoir un Symbole OCLC dans le Carnet d'adresses. Exigences :
Lorsque vous connaissez le symbole OCLC de votre établissement partenaire :
Lorsque la demande est soumise à l'automatisation, le système vérifie les fonds pour les symboles OCLC inclus dans la File de groupes et crée la chaîne de prêteurs en appliquant les critères indiqués pour l'automatisation.
Au fur et à mesure que la demande progresse dans la chaîne de prêteurs, elle est automatiquement transférée du PEB au hors système, et vice-versa, selon que l'établissement est un fournisseur de PEB ou un partenaire hors système.
Si le prêteur est un partenaire hors système, le système enverra automatiquement le courriel Pouvez-vous fournir le document? approprié à ce partenaire. Pour plus de détails, voir Avis.
Pour plus de détails sur les automatisations, voir Gestion automatisée des demandes.
Les demandes hors système doivent être éditées pour deux raisons principales :
Tous les champs des demandes hors système sont modifiables. Certains champs sont considérés comme essentiels et le système vous avertira si ces champs sont accidentellement supprimés ou n'ont pas été remplis :
Lorsque vous recevez des mises à jour d'un partenaire hors système pour une demande existante, utilisez l'option Note dans la demande et entrez les mises à jour ou les informations importantes en tant que Notes du personnel. Copiez et collez les informations ou saisissez-les manuellement dans la Note, y compris les adresses électroniques, les dates, les adresses et les autres informations pertinentes.
L'onglet Notes du personnel vous permet de conserver des notes qui peuvent être consultées et cherchées uniquement par le personnel de votre bibliothèque, et peuvent être utilisées comme dépôt d'informations pour votre demande hors système. Les Notes pour le personnel peuvent être ajoutées dans les demandes actives et fermées. Le nombre sur l'onglet indique combien de notes pour le personnel il y a pour la demande. Pour plus de détails, voir Notes pour le personnel.
Tous les membres du personnel peuvent ajouter, modifier et supprimer des notes. Tous les membres du personnel peuvent modifier des notes existantes. Le nom de l'auteur de la note initiale est affiché dans la colonne de gauche, et le nom du dernier utilisateur qui a modifié la note est affiché sous le nom de l'auteur de la note initiale.
Note. - Seuls les employés ayant le rôle PEB WorldShare Admin peuvent voir le nom de l'auteur d'une note pour le personnel. Les employés ayant le rôle PEB WorldShare Utilisateur verront la date et l'heure de la création ou modification de la note, et le nom de la bibliothèque.
La dernière note ajoutée apparaîtra dans le haut de la liste sous l'onglet Notes du personnel. Les notes modifiées seront listées selon le moment de la mise à jour.
Ajouter une note pour le personnel
Note. - Jusqu'à 500 notes par demande sont permises.
Supprimer une note pour le personnel
Un message indique que la note a été enregistrée.
Lorsqu'il est temps d'annuler, d'expédier, de recevoir, de retourner ou d'effectuer le retour d'une demande hors système, il est recommandé d'effectuer les mises à jour nécessaires aux détails de la demande avant de modifier l'état de la demande.
Utilisez la liste déroulante Modifier l'état pour modifier l'état de la demande. Sélectionnez l'état approprié après avoir mis à jour les détails de la demande.
Note. - Lorsque vous modifiez l'état de la demande, toutes les autres modifications apportées sont automatiquement enregistrées.
Si le changement de l'état est important pour l'usager, utilisez le bouton Courriel pour lui envoyer un message contenant des informations sur l’état de sa demande.
Utilisez le bouton Courriel pour envoyer un courriel approprié au partenaire hors système. L'envoi d'un courriel au partenaire hors système après la mise à jour des détails et de l'état de la demande garantit que le courriel contient les détails exacts.
Si le message de courriel personnalisé a le type de destinataire approprié OFF_SYSTEM_REQUESTER ou OFF_SYSTEM_SUPPLIER , le système pré-remplit l'adresse électronique du destinataire avec l'adresse électronique du partenaire dans la demande.
Nous vous recommandons d'utiliser des messages distincts pour chacun des changements majeurs d'état de la demande :
Demande, Annulation, Expédition, Non remplie, Doc reçu, Doc retourné etc.
Des messages distincts facilitent l'identification dans l'Historique des avis. Pour plus de détails, voir Avis.
Note. - Des messages d'avis hors système spécifiques sont disponibles pour les messages Pouvez-vous fournir le document?, Annulation et Document en retard . Dans Configuration des services OCLC, sélectionnez les messages pour les activer lorsque vous envoyez manuellement des courriels à partir de demandes hors système.
Exemple de message d'emprunteur à utiliser pour envoyer des courriels à un prêteur hors système :
Remplacez le texte général par les informations de votre bibliothèque.
Demande de PEB: ${RequestId!} - ${RequestStatus!}
Référence du prêteur:
Type de service: ${RequestType!}
Emprunteur: ${RequesterSymbol!} Bibliothèque Test
Prêteur: ${SupplierSymbol!} Bibliothèque Partenaire
Création: ${CreateDate!}
Requis avant:${NeedBeforeDate!}
Date retourné:
Coût maximum de l'emprunteur: ${RequesterMaxCost!}
DÉTAILS BIB
Titre: ${Title!}
Éditeur: ${Publisher!}
MONOGRAPHIE
Auteur: ${Author!}
Édition: ${EditionNote!}
Édition souhaitée: ${EditionType!}
ISBN ${ISBN!}
PÉRIODIQUE / ARTICLE
Titre de l'article: ${ArticleTitle!}
Auteur de l'article: ${ArticleAuthor!}
Pages: ${Pages!}
Volume: ${Volume!}
Numéro: ${Issue!}
Date du numéro: ${IssueDate!}
ISSN: ${ISSN!}
Numéro OCLC: ${OCLCNumber!}
Note de l’emprunteur: ${RequesterNote!}
Livrer via ${RequesterShipVia!}
Livrer à:
Le système fera expirer automatiquement les demandes d'emprunt hors système si la demande atteint :
Si le système a fait expirer la demande chez le partenaire actuel, le système enverra automatiquement le message Hors système Annulation au partenaire prêteur actuel.
Une fois que la demande est Fermée (Non remplie), vous pouvez ajouter de nouveaux prêteurs à la chaîne de prêteurs et Réenvoyer la demande. Vous pouvez également utiliser le bouton Changer le type de fourniture pour modifier le type de demande, ou sélectionner Demande hors système et soumettre de nouveau la demande à un nouveau partenaire hors système.
Révisez les demandes hors système en utilisant les statistiques du site OCLC Usage Statistics afin de pouvoir suivre vos demandes hors système avec toutes vos autres formes de demandes de PEB.
Les demandes hors système apparaîtront dans le rapport de votre bibliothèque Borrower/Lender Resource Sharing Stats Report sur le site OCLC Usage Statistics. Pour plus de détails, voir Rapports sur le Prêt entre bibliothèques WorldShare (en anglais).
Note. - Toutes les demandes hors système qui sont affichées dans les statistiques auront le symbole OCLC OFSYS pour le partenaire hors système.