Files de prêt avancées
La fonctionnalité Files de prêt avancées permet de créer quatre files supplémentaires pour le traitement des demandes de prêt :
- Vérification
- Récupération
- Numérisation
- Emballage
Une fois les Files de prêt avancées activées, vous aurez accès à quatre files qui apparaîtront sous les files Évaluation en cours - Prêt et Évaluation en cours - Copie, et qui seront considérées comme des files dépendantes. (Si vous utilisez la Livraison de documents, ces files seront des files dépendantes de la file En traitement.) Vous pouvez déplacer les demandes dans les files lorsque vous les traitez avant de répondre. Les Files de prêt avancées peuvent être utiles si votre bibliothèque traite beaucoup de demandes provenant d'autres bibliothèques ou si des employés différents sont responsables des diverses étapes du traitement des demandes de prêt.
Lorsque les Files de prêt avancées sont activées :
- Les demandes ne seront pas automatiquement déplacées dans l'une de ces files ni transférées de l'une de ces files à l'autre.
- Le personnel de la bibliothèque doit transférer manuellement les demandes dans une file soit lors du traitement d'une demande individuelle, soit via le traitement en lot.
- La fonctionnalité des Files de prêt avancées n'a pas d'incidence sur le vieillissement des demandes ou le nombre indiqué pour le paramètre Jours pour répondre.
- Les demandes qui n'ont pas été traitées par votre bibliothèque et sont passées au prêteur suivant seront automatiquement supprimées de la file dans laquelle elles étaient.
- Les quatre files seront également visibles sous Priorités de prêt et sous Livraison de documents si ces fonctionnalités sont activées.
Lorsqu'elles sont activées, les Files de prêt avancées sont affichées dans le menu de navigation de gauche et dans la page d'accueil de Tipasa sous Liens rapides.
Configurer des Files de prêt avancées
Avant de pouvoir utiliser les Files de prêt avancées, vous devez activer la fonctionnalité Files de prêt avancées dans Configuration des services OCLC.
Note. - Si vous avez également activé Livraison de documents et/ou Priorités de prêt, vous verrez les Files de prêt avancées dans les files Livraison de documents et/ou Priorités de prêt.
Pour activer les Files de prêt avancées :
- Connectez-vous à Configuration des services OCLC.
- Dans le menu de navigation de gauche, allez sous PEB WorldShare > Chaînes de travail avancées.
- Dans l'écran Chaînes de travail avancées, sous Files de prêt avancées, cochez la case Oui pour activer les Files de prêt avancées.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Une fois que la fonctionnalité Files de prêt avancées aura été activée, ces files seront disponibles dans Tipasa.
Mettez en pratique vos connaissances avec des exercices : Activer les Files de prêt avancées et les Priorités de prêt.
Utilisation des Files de prêt avancées
L'activation de la fonctionnalité Files de prêt avancées ajoute quatre nouvelles files pour le traitement des Demandes de prêt : Vérification, Récupération, Numérisation et Emballage. Ces quatre files sont des files dépendantes des files Évaluation en cours - Prêt et Évaluation en cours - Copie. (Si vous utilisez la livraison de documents, ces files seront dépendantes de la file En traitement.) Il est important pour votre bibliothèque de déterminer comment le personnel utilisera ces files d'attente pour le traitement des copies et des prêts lors de la mise en œuvre de cette fonctionnalité.
Exemple d'utilisation des Files de prêt avancées
Cet exemple illustre comment les Files de prêt avancées peuvent être utilisées. Vous pouvez utiliser ces files pour faciliter les procédures de votre bibliothèque. Il n'est pas nécessaire que les demandes passent par toutes les Files de prêt avancées avant que vous ne puissiez répondre à une demande, et vous pouvez déplacer les demandes entre les files dans n'importe quel ordre.
À la bibliothèque A a un bibliothécaire chargé du prêt entre bibliothèques à temps plein et un étudiant-employé. Leur chaîne de travail est la suivante :
- Le matin, le bibliothécaire marque toutes les nouvelles demandes de prêt comme étant en Vérification. Le bibliothécaire traite les demandes qu'il a placées dans la file Vérification en ajoutant les informations sur l'emplacement et la cote dans le champ ID local et en confirmant les options de paiement et d'expédition. Il indique également une réponse conditionnelle pour toute demande placée dans la file s'il y a lieu. Lorsque le bibliothécaire a terminé de traiter ces demandes, il marque les demandes comme étant en Récupération.
- Lorsque l'étudiant arrive, il commence à traiter la file Récupération.
- L'étudiant utilise l'option Imprimer banderoles de livres/autocollants (ceci peut être fait pour chaque demande ou via le traitement en lot) pour utiliser les informations sur l'emplacement et la cote précédemment ajoutées pour récupérer les documents de la file.
- Une fois que les documents récupérés, il sont marquent les demandes de copies com étant en Numérisation et les demandes de prêt comme étant à l'Emballage.
- L'étudiant numérise les documents demandés dans la file Numérisation (en fichiers PDF, TIFF ou JPEG) et les joint en utilisant Article Exchange. Il répond Oui aux demandes et complète la chaîne de travail pour les copies.
- L'étudiant imprime les banderoles de livres et les étiquettes pour les documents des demandes dans la file Emballage. Lorsque les documents sont emballés et étiquetés, l'étudiant répond Oui aux demandes (ceci peut être fait pour chaque demande ou via le traitement en lot).
- Après avoir répondu Oui aux demandes, les demandes sont retirées des Files de prêt avancées et placées dans la file Documents fournis.
Note. - Si la bibliothèque emprunteuse a désigné le prêteur comme un Expéditeur reconnu pour les copies, le document fourni sera rapidement Reçu, la demande Fermée, et cette demande n'apparaîtra plus dans la file Documents fournis du prêteur.
Recommandations pour l'utilisation des Files de prêt avancées
Votre bibliothèque devrait songer à désigner les personnes responsables du « marquage » des demandes et de leur transfert dans la prochaine file de traitement. Par exemple, si un étudiant travaillant à la bibliothèque s'occupe des demandes dans la file Récupération et doit récupérer les documents sur les rayons, vous voudrez peut-être attendre qu'il ait fini de récupérer les document avant d'ajouter d'autres demandes dans la file Récupération.
Les services de prêt entre bibliothèques qui traitent un grand nombre de demandes devraient également envisager d'utiliser la fonctionnalité Priorités de prêt avec les Files de prêt avancées. Ainsi, des employés pourraient être responsables d'un groupe précis d'emprunteurs (par exemple, un consortium). Lorsque la fonctionnalité Priorités de prêt est activée, les demandes de prêt de ce groupe peuvent être traitées dans leurs propres Files de prêt avancées dans la section Priorités de prêt du menu de navigation de gauche (ou peuvent être consultées avec d'autres demandes sous Demandes de prêt).
Transférer des demandes dans une File de prêt avancée
Les demandes ne seront pas transférées dans les Files de prêt avancées (Vérification, Récupération, Numérisation et Emballage) tant qu'elles n'auront pas été marquées par le personnel de la bibliothèque. Les demandes peuvent être transférées dans une File de prêt avancée individuellement ou via le traitement en lot.
Demandes individuelles
Vous pouvez marquer individuellement les demandes par Évaluation en cours, Vérification, Récupération, Numérisation ou Emballage.
Pour transférer une demande dans une File de prêt avancée :
- Dans le menu de navigation de gauche, sous Demandes de prêt, cliquez sur Pouvez-vous fournir le document?.
- Dans l'écran Pouvez-vous fournir le document?, cliquez sur l'ID ou le titre de la demande pour l'afficher.
- Traitez la demande comme d'habitude.
- Dans la partie supérieure droite de l'écran, sous Actions, cliquez sur la flèche vers le bas pour ouvrir la liste.
- Sélectionnez l'état/la file dans laquelle vous voulez placer la demande (Évaluation en cours, Vérification, Récupération, Numérisation ou Emballage).
- L'état de la demande est mis à jour en fonction de votre sélection et la demande est transférée dans la file appropriée.
Traitements en lots
Vous pouvez marquer individuellement les demandes par Évaluation en cours, Vérification, Récupération, Numérisation ou Emballage.
Pour utiliser le traitement en lot pour répondre transférer des demandes dans une File de prêt avancée :
- Dans le menu de navigation de gauche, sous Demandes de prêt, cliquez sur Pouvez-vous fournir le document?. Vous pouvez également traiter en lot les demandes de n'importe quelle file du menu de navigation de gauche qui affiche une icône de traitement en lot (
). - Dans l'écran Pouvez-vous fournir le document?, cliquez sur Évaluation en cours, Vérification, Récupération, Numérisation ou Emballage.
- Un écran contenant des champs pour le traitement en lot est présenté.
- Facultatif.
- Ajoutez des données fixes aux demandes de prêt en ouvrant la liste Appliquer données fixes en sélectionnant le bordereau de données fixes approprié.
- Envoyez des lots de demandes aux files d'impression Étiquettes d'expédition et Banderoles de livres/autocollants en cliquant sur les cases correspondantes sous Options.
- Dans le champ ID de la demande, inscrivez ou balayez l'ID de la demande ou cliquez sur le signe plus (
) dans le tableau plus bas pour ajouter une demande. - Dépendant du traitement en lot que vous effectuez, cliquez sur Évaluation en cours, Vérification, Récupération, Numérisation ou Emballage pour appliquer l'état à tous les documents que vous avez ajoutés au tableau.
- L'état des demandes sont mis à jour et les demandes sont transférées dans la file appropriée.