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Gestion des frais IFM

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Comment emprunter et prêter avec la gestion des frais IFM, et émettre un remboursement IFM dans Tipasa.

Emprunter avec IFM

Lorsque vous utilisez IFM pour les emprunts dans le Prêt entre bibliothèques WorldShare, il est important de garder à l'esprit les considérations suivantes :

Les frais IFM sont facturés lors de l'expédition du document emprunté

Lorsque la bibliothèque prêteuse reçoit votre demande et l'exécute, votre compte IFM sera débité lorsque la bibliothèque prêteuse clique sur Expédié. Ce cas de figure se présente uniquement lorsqu'une bibliothèque prêteuse utilisant IFM exécute votre demande.

 Note. - Des frais de transaction de 0,26 USD sont ajoutés à chaque demande d'emprunt remplie par la Gestion des frais IFM. Ces frais modiques permettent à OCLC d'investir dans le développement de la Gestion des frais IFM par les membres du PEB d'OCLC. Pour chaque mois :

  • Si vos débits sont supérieurs à vos crédits, vous recevrez une facture d'OCLC.
  • Si vos crédits sont supérieurs à vos débits, vous recevrez une note de crédit pour le montant net de la part d'OCLC.

Affichage de l'historique des frais IFM dans les demandes individuelles

Lorsqu'une demande est exécutée, vous pouvez voir les paiements IFM réalisés dans le cadre de cette demande sous Historique de la Gestion des frais IFM, dans l'historique de la demande concernée. Cette section regroupe les notifications relatives au paiement des frais IFM, notamment le montant débité du compte de l'emprunteur, ainsi que le prêteur. Consultez la section Messages des emprunts avec IFM ci-dessous pour en savoir plus sur ces messages.

 Note. - OCLC n'a pas de lignes directrices quant à la manière dont un établissement perçoit l'argent de ses usagers.

Messages des emprunts avec IFM

Les messages suivants peuvent être affichés sous Historique de la Gestion des frais IFM de la demande d'emprunt.

Transaction Description
Paiement IFM – #,## Montant facturé sur votre compte par le prêteur, exprimé dans votre devise. Ce message apparaît une fois que le prêteur a cliqué sur Expédié. Une fois le paiement effectué, une colonne Prêteur est ajoutée dans le volet Historique et contient le symbole OCLC de la bibliothèque prêteuse.

Bibliothèques qui utilisent ILLiad - Les emprunteurs qui utilisent ILLiad pour traiter les prêts entre bibliothèques avec IFM peuvent également voir un message d'alerte les informant que le prêteur a modifié l'état de la demande de Expédié à Non expédié. Ce changement d'état se traduit par un remboursement automatique des frais IFM par le système.

Prêter avec IFM

Lorsque vous utilisez IFM pour les prêts dans le Prêt entre bibliothèques WorldShare, il est important de garder à l'esprit les considérations suivantes :

Les paiements sont effectués au moment de l'expédition

Lorsque une bibliothèque prêteuse attribue l'état Expédié à la demande en répondant Oui à la question « Pouvez-vous fournir le document? », la bibliothèque prêteuse sera automatiquement facturée pour ce document.

Les frais associés aux prêts IFM doivent correspondre aux paramètres de l'emprunteur

Quand un prêteur indique qu'une demande éligible à IFM a l'état Expédié, le système procède à une validation IFM et avertit le prêteur si des frais IFM prévus ne peuvent être traités à cause des raisons suivantes :

  1. Le prêteur a configuré son indicateur IFM, mais pas l'emprunteur.
  2. Les frais du PEB pour le prêteur sont supérieurs au coût maximal indiqué par l'emprunteur.

Quand cet avertissement apparaît, le prêteur peut réagir de deux façons :

  1. Poursuivre l'action Expédier (en cliquant deux fois sur Mettre à jour) et accepter par la même occasion les conditions de l'emprunteur, qui comprennent le coût maximal et la méthode de paiement pour cette demande.
  2. Abandonner l'action Expédier en cours (en cliquant sur Annuler), et répondre Non ou Conditionnelle à la demande.

Ces vérifications sont également réalisées lorsqu'un prêteur effectue une action d'expédition en lots. Toute demande échouant à la validation IFM ne sera pas incluse dans l'expédition en lots et figurera dans le rapport d'état post-expédition en lots qui s'affiche après une action d'expédition en lots.

Affichage de l'historique des frais IFM dans les demandes individuelles

Après avoir effectué une demande, vous pouvez consulter les notifications IFM associées à la demande sous Historique de la Gestion des frais IFM, dans l'historique de la demande concernée. Le volet Historique IFM contient des notifications relatives au paiement des frais IFM, notamment si le paiement a été effectué, le montant et les messages d'erreur en cas d'échec du paiement. Consultez la section Messages des prêts avec IFM ci-dessous pour obtenir plus d'informations sur ces messages.

Messages des prêts avec IFM

Les messages suivants peuvent être affichés sous Historique de la Gestion des frais IFM d'une demande de prêt :

Message Description
Paiement des frais IFM en attente Le système traite un paiement IFM suite à l'expédition d'un document.
Paiement des frais IFM Le système a traité avec succès le paiement des frais IFM pour cette demande (le montant crédité au prêteur est indiqué).
Erreur IFM

Quelque chose a empêché le système de traiter le paiement des frais IFM. Voici quelques raisons pouvant l'expliquer :

  • L'emprunteur n'avait pas configuré son indicateur IFM dans la demande.
  • Les frais du prêteur sont supérieurs au coût maximal de l'emprunteur.
  • Le système n'a pas pu communiquer avec le service IFM, empêchant le paiement des frais IFM pour cette demande.

Procéder à un remboursement des frais IFM

En tant que prêteur, vous pouvez procéder au remboursement des transactions IFM réalisées par erreur. Les remboursements peuvent être effectués pour les demandes dont l'état a dépassé Évaluation en cours, notamment les demandes Fermées. Par exemple, si vous (le Prêteur) avez facturé un Emprunteur par accident, vous pouvez aller dans vos demandes fermées et rembourser le montant. Seuls les remboursements intégraux sont autorisés; les prêteurs ne peuvent pas rembourser qu'une partie des frais. Si vous êtes un emprunteur facturé par erreur, vous pouvez envoyer un courriel au prêteur afin de lui demander de vous rembourser. Consultez les sections Effectuer un remboursement (Prêteur) et Demander un remboursement (Emprunteur) ci-dessous pour plus d'informations.

Raisons pouvant justifier un remboursement :

  • Vous avez répondu Oui à une demande, puis découvert que vous ne pouvez pas fournir le document.
  • Vous avez utilisé les mauvaises données fixes pour une demande.
  • Vous avez facturé l'emprunteur par erreur (par exemple, vous n'avez pas réalisé que l'emprunteur appartient à votre groupe réciproque).

Note. - Vous ne pouvez pas annuler un remboursement. Les remboursements doivent être émis dans les 180 jours système suivant la transaction initiale.

  • Si vous êtes une bibliothèque ILLiad : vous pouvez continuer à utiliser la fonctionnalité d'annulation de l'expédition dans l'interface d'ILLiad. Cependant, si vous avez facturé une bibliothèque par inadvertance et ne pouvez utiliser cette fonctionnalité, vous devez vous connecter à votre compte Tipasa pour procéder au remboursement.
  • Si vous êtes une bibliothèque prêteuse PEB ISO (si vous utilisez Auto-Graphics SHAREit™, le PEB Relais, VDX®, WorldCat Navigator®) : vous devez « retirer l'ISO » de la demande pour procéder au remboursement. Notez que si vous faites ceci pour une transaction PEB, vous ne pourrez plus utiliser le système PEB ISO pour mettre à jour cette demande.

Effectuer un remboursement (Prêteur)

Suivez les instructions ci-dessous pour procéder à un remboursement dans Tipasa. Le bouton de remboursement apparaît uniquement pour les demandes qui peuvent être remboursées (quand IFM a été invoqué).Note. - Vous ne pouvez pas annuler un remboursement.

Pour procéder à un remboursement :

  1. Repérez la demande que vous voulez rembourser.
  2. Envoyez un courriel à l'emprunteur pour l'informer que vous êtes en train de procéder au remboursement de sa demande.
  3. En haut de la demande, sous Actions, cliquez sur Rembourser.
  4. Cliquez sur Rembourser.
  5. Un message de confirmation apparaît et le bouton Rembourser est grisé.
  6. Pour confirmer le remboursement, cliquez sur l'accordéon "Historique de la demande" en bas de la demande pour voir les détails de l'historique de la gestion des frais de PEB (GFI).

Demander un remboursement (Emprunteur)

Si vous avez été facturé à tort pour un document, vous pouvez demander un remboursement au prêteur en utilisant le bouton Courriel de la demande.

Pour demander un remboursement :

  1. Repérez la demande pour laquelle vous voulez demander un remboursement.
  2. Dans le haut de la demande, sous Actions, cliquez sur Courriel.
  3. Remplissez les champs de la fenêtre Envoyer un message.
  4. Cliquez sur Envoyer.

Pour vérifier si vous avez reçu le remboursement demandé, consultez la section Historique IFM de la section Historique de la demande.