L'activation de la fonctionnalité Livraison de documents dans Tipasa vous offre une plus grande souplesse pour répondre aux demandes de vos usagers pour des documents que vous détenez. Pour plus de détails, voir Configurer la Livraison de documents.
Créer une demande de Livraison de document
Les demandes de Livraison de document peuvent être créées de trois manières différentes : en utilisant la catégorie Livraison de documents, en changeant le Type de fourniture de la demande, ou en acheminant la demande de l'usager à une nouvelle catégorie.
Vous pouvez créer une demande avec le Type de fourniture Livraison de document à partir de la catégorie Livraison de documents.
Pour créer une demande de Livraison de document :
Note.- Sélectionnez Copie ou Prêt pour le champ Type.
Vous pouvez changer le Type de fourniture d'une Demande de PEB ou d'une Demande d'achat pour Livraison de document. Inversement, toute demande de Livraison de document peut être changée en Demande de PEB, Libre accès ou Demande d'achat.
Pour changer le Type de fourniture d'une demande :
Voici des cas qui nécessiteraient un changement de type de fourniture :
Si vous utilisez la Gestion automatisée des demandes, vous pouvez acheminer les demandes d'usagers à la Livraison de documents si le numéro ISBN, ISSN ou OCLC du document correspond à un document détenu par votre bibliothèque dans WorldCat. Pour plus d'informations sur l'activation de ce paramètre, voir Configurer les automatisations.
Si votre bibliothèque a activé OPAC Intregation (Intégration du catalogue), les demandes soumises par les usagers par le biais de l'automatisation afficheront les informations sur les fonds locaux pour les documents détenus par votre établissement.
Lorsqu'un seul document est trouvé, le champ ID local et les champs sous Fonds locaux de la demande sont mis à jour avec les informations tirées de votre catalogue en ligne. Les champs sous Fonds locaux comprennent :
Le champ ID local est rempli avec les informations sur la succursale, l'emplacement sur les rayons et la cote. Ce champ apparaît sur demandes imprimées en utilisant Imprimer maintenant ou Ajouter à la file d'impression.
Lorsque plusieurs documents sont retournés par votre catalogue, le lien Voir tous les fonds locaux est affiché. L'écran Fonds locaux présente chaque instance du document demandé.
Sélectionnez le document qui doit être utilisé et cliquez sur le bouton Appliquer. Les informations sur le document sélectionné apparaîtront dans le champ ID Local et les champs sous Fonds locaux de la demande et seront enregistrées.
Les demandes de Livraison de document sont similaires aux Demandes de PEB mais ne contiennent pas les sections Bibliothèques prêteuse et Bibliothèque emprunteuse puisque vous pouvez remplir la demande en utilisant la collection de votre bibliothèque. Après avoir récupéré le document demandé, ou trouvé la version numérique, vous pouvez marquer la demande comme étant complétée.
Si vous utilisez la livraison de document, vous pouvez configurer des avis qui seront envoyés aux usagers pour les informer du traitement de leurs demandes de livraison de document. Voir Bibliothèque de livraison de document à l'usager pour des détails sur les avis disponible pour la livraison de document et Avis pour des informations sur la configuration et l'envoi des avis.
Si vous n'avez pas configuré l'envoi automatique d'avis pour la livraison de document, vous devrez les envoyer manuellement avant de marquer la demande comme étant complétée. Pour plus de détails, voir Envoyer des avis de livraison de document aux usagers.
Si vous avez activé les Files de prêt avancées, vous pouvez utilisez ces files pour ajouter les documents à des sous-files. Pour plus de détails, voir Files de prêt avancées et Livraison de documents.
Note. - Lorsqu'une demande de Livraison de document est remplie, la demande devient Fermée (Doc fourni).La demande de Livraison de document est fermée lorsque la date Requis avant est atteinte. La demande deviendra Fermée (Annulée) et n'apparaîtra plus dans aucune des files de Livraison de documents.
Les demandes de copie peuvent être remplies en utilisant Article Exchange ou en fournissant un lien de la base de connaissances.
Note. - Le champ Type d'URL est affiché uniquement pour les demandes de copie. Vous devez modifier le Type pour Copie pour remplir une demande en utilisant Article Exchange, un lien de la base de connaissances ou un lien de libre accès.
Les demandes pour documents en libre accès peuvent être remplies de deux façons.
Note. - Il est recommandé de configurer des Avis de livraison de document pour les usagers qui soient automatisés pour garantir que les avis appropriés seront envoyés aux usagers avant que leur demande ne soit fermée.
Si la politique de votre bibliothèque vous interdit de remplir des demandes d'emprunt pour des documents dans votre collection, utilisez les avis envoyés aux usagers pour la Livraison de document ou un avis personnalisé pour transmettre aux usagers des instructions pour récupérer les documents dans le catalogue de votre bibliothèque. Les options sont les suivantes :