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Assistance OCLC

Synchronisation de données

Après que vous avez transmis une collection de synchronisation de données, OCLC traite les notices que vous avez soumises.

 Note. - Durant le processus de validation :

  • les traits d'union sont considérés comme des espaces;
  • les accents et autres signes diacritiques sont remplacés par des lettres sans signes diacritiques.

Table de conversion des localisations

Vous devrez créer une table de conversion de localisations après avoir créé l'une des collections suivantes :

  • Notices de fonds locaux
  • Supprimer Notices de fonds locaux

Cette table est utilisée lors du traitement pour établir les correspondances entre vos codes de localisations locaux et votre symbole d'établissement OCLC dans la zone 852 $a; un code de localisation de 4 caractères profilé par OCLC dans la zone 852 $b; et, dans certains cas, une zone 852 $c des NFL WorldCat. Elle peut aussi être utilisée pour la politique de prêt (008/20) et de reproduction (008/21) dans la zone 008.

Une fois que vous avez créé l'une des collection listées ci-dessus et soumis vos données, un spécialiste de bases de données OCLC communiquera avec vous pour commencer la création de la table de conversion des localisations. Il vous fournira un tableau contenant des valeurs dans le côté gauche et la zone 852 $a dans le côté droit. Vous devrez remplir les colonnes restantes de droite.


Exemple - Tableau de conversion des codes de localisation
Données entrantes   NFL WorldCat
852 $a 852 $b 852 $c   852 $a 852 $b 852 $c (Facultatif) 008/20
(Facultatif)
008/21
(Facultatif)
OCWMS UMSCI URF   OCWMS        
OCWMS UMSCA UDMF   OCWMS        
OCWMS UMMDA UDMF   OCWMS        
OCWMS UMDUB USTOL   OCWMS        
OCWMS FCDPT UDF   OCWMS        

Comment entrer du texte libre

Créer une table de conversion de localisations

  1. Inscrivez votre code d'emplacement local qui sera dans la zone 852 $a des NFL dans la colonne 852 $a.
  2. Inscrivez un code de validation valide de 4 caractères qui sera dans la colonne 852 $b des NFL dans la colonne 852 $b.
     Remarque : une liste de vos codes de localisation est incluse dans la deuxième page du tableau.
  3. Entrez les valeurs 852 $c que vous voulez ajouter à vos NFL dans la colonne 852 $c.
     Remarque : cette colonne est obligatoire pour les bibliothèques qui migrent vers les Services de gestion WorldShare pour tous les documents avec codes-barres qui sont prêtés. Elle est facultative pour les collections de NFL (notices de fonds locaux) traditionnelles.
  4. Si vous voulez configurer les valeurs pour les positions 008/20 et 008/21 par le biais de la table de conversion de localisations, inscrivez ces valeurs dans les colonnes 008/20 et 008/21.
     Remarque : les positions 20 et 21 dans la zone 008 peuvent outrepasser vos profils dans le Répertoire des politiques comme suit :
    • Politique de prêt (008 position 20) - outrepassera les profils dans le Répertoire des politiques
      • a - Prêt autorisé
      • b - Prêt non autorisé
      • c - Prêt de copies papier seulement
      • Paramètres renvoyant aux profils du Répertoire des politiques
        • l - Politique de prêt restreinte
        • u - Inconnu
    • Politique de reproduction (008 position 21) - outrepassera les profils dans le Répertoire des politiques
      • a - Effectuera une reproduction
      • b - N’effectuera pas de reproduction
      • Paramètres renvoyant aux profils du Répertoire des politiques
        • u - Inconnu
  5. Retournez la table de conversion des localisations complétée à votre spécialiste de bases de données OCLC.

Validation de notices et niveaux des erreurs de validation

Les notices bibliographiques et de fonds locaux reçues pour le traitement par le biais de la synchronisation de données sont assujetties à la validation pour évaluer la validité des codes et des données dans les notices. Il s'agit du même processus de validation que celui utilisé dans Connexion et dans Gestion des notices pour vérifier les éléments de zones fixes, les zones variables, les indicateurs et les sous-zones.

Dans le traitement de la synchronisation de données, plusieurs erreurs de validation sont corrigées globalement avant le processus de validation. Les erreurs restantes qui sont détectées lors de la validation sont utilisées pour attribuer un niveau d'erreurs de validation (VEL) à la notice qui varie selon la sévérité des erreurs.


Éléments de notice vérifiés lors de la validation - Tableau
Type d'élément Type d'erreur Description
Zone fixe Validité Retourne une erreur si un code n'est pas valide pour un élément de zone fixe donné.
Répétabilité Retourne une erreur si le code est répété dans un élément de zone fixe qui peut contenir plusieurs codes.
Espace Retourne une erreur si des espaces séparent les codes dans un élément de zone fixe qui peut contenir plusieurs codes.
Relation Retourne une erreur si un code existe en combinaison avec ou sans un autre élément précisé dans la zone fixe ou ailleurs dans la notice.
Étiquette Validité Retourne une erreur si une étiquette n'est pas valide.
Répétabilité Retourne une erreur si une zone n'apparaît pas assez de fois ou trop de fois.
Longueur Retourne une erreur si une zone est trop courte ou trop longue.
Relation Retourne une erreur si une étiquette existe en combinaison avec ou sans un autre élément précisé dans la même zone ou ailleurs dans la notice.
Indicateur Validité Retourne une erreur si la valeur d'un indicateur n'est pas valide pour une position d'indicateur dans une zone donnée.
Relation Retourne une erreur si une valeur d'indicateur existe en combinaison avec ou sans un autre élément précisé dans la même zone ou ailleurs dans la notice.
Sous-zone Validité Retourne une erreur si un code de sous-zone n'est pas valide pour une zone donnée.
Données Retourne une erreur si le type de données dans une sous-zone n'est pas valide pour cette sous-zone.
Répétabilité Retourne une erreur si une sous-zone n'apparaît pas assez de fois ou trop de fois.
Longueur Retourne une erreur si une sous-zone est trop courte ou trop longue.
Relation Retourne une erreur si une sous-zone existe en combinaison avec ou sans un autre élément précisé dans la même zone ou ailleurs dans la notice.
Tout Spécial Vérifications spéciales concernant la structure de la notice, le format des données, les caractères, les zones en double, etc.

Niveaux d'erreur de validation

Le niveau des erreurs de validation assigné à une notice est déterminé par une combinaison de type d'élément et de type d'erreur. Les niveaux d'erreurs de validation (VEL) sont 0 (aucune), 1 (mineures), 2 (sévères), et 3 (critiques).

  • Niveau d'erreurs 0 – Aucune erreur de code détectée
  • Niveau d'erreurs 1 – Erreurs de code mineures. Erreurs qui n'ont pas de répercussions importantes pour l'utilisation de la notice. La correction est facultative.
  • Niveau d'erreurs 2 – Erreurs de code sévère. Erreurs qui ont des répercussions importantes pour l'utilisation de la notice. Un examen plus poussé est requis et la correction est probablement requise.
  • Niveau d'erreurs 3 – Erreurs de code critiques. Erreurs les plus sévères. Les notices ne peuvent pas être chargées.

Dans le cas des erreurs de niveaux 2 et 3, une notice bibliographique non confirmée sera ajoutée à la base de données : cette notice devra être révisée.


Niveaux d'erreurs de validation pour les notices bibliographiques - Tableau
Niveau d'erreurs Erreur
0 Aucune erreur de code détectée
1 Toutes les erreurs de validation qui ne sont pas spécifiées dans les niveaux 2 ou 3.
2 Zone fixe/validité – Code non valide dans tous les éléments sauf Statut de la notice (Guide/05), Type de la notice (Guide/06), Niveau bibliographique (Guide/07) et Description (Guide/18).
2 Zone fixe/Relation – Type de la notice (Guide/06) et Niveau bibliographique (Guide/07) sauf des combinaisons non valides de codes dans Type et Niveau bibliographique.
2 Étiquette/validité – Toutes les zones variables.
2 Étiquette/répétabilité – Zones 010 et 245
2 Indicateur/validité – Toutes les zones variables
2 Sous-zone/validité – Toutes les zones variables
2 Sous-zone/données – Code non valide dans la zone 042.
2 Sous-zone/données – Caractères non valides.
2 Sous-zone/répétabilité – Zone 245 $a présente trop de fois.
2 Sous-zone/répétabilité – Zone 245 $b présente trop de fois.
3 Zone fixe/validité – Code non valide pour Statut de la notice (Guide/05).
3 Zone fixe/validité – Code non valide pour Type de la notice (Guide/06).
3 Zone fixe/validité – Code non valide pour Niveau bibliographique (Guide/07).
3 Zone fixe/relation – Combinaisons non valides de codes dans Type de la notice (Guide/06) et Niveau bibliographique (Guide/07).
3 Zone fixe/vérifications spéciales – Données non valides dans 008/00-05
3 Étiquette/longueur – Zone 008 trop courte.
3 Étiquette/relation – Zone 040 $c doit être présente.
3 Étiquette/relation – Zone 245 $a ou $k doit être présente.
3 Étiquette/vérifications spéciales – Zones 008, 040, et/ou 245 manquantes.
3 Toute erreur $6.
3 Toutes autres erreurs qui empêchent le processus de validation de se dérouler normalement.

Niveaux d'erreurs de validation et erreurs pour les notices de fonds locaux - Tableau
Niveau d'erreurs Erreur
0 Aucune erreur de code détectée
1 Toutes les erreurs de validation qui ne sont pas spécifiées dans les niveaux 2 ou 3.
2 Zone fixe/validité – Code non valide pour Statut de la notice (Guide/05).
2 Zone fixe/validité – Code non valide pour Type de la notice (Guide/06).
2 Zone fixe/validité – Code non valide dans 007/00 et/ou 007/01.
2 Zone fixe/validité – Code non valide dans Statut de réception ou d'acquisition (008/06).
2 Zone fixe/validité – Code non valide dans Politique de prêt (008/20).
2 Zone fixe/validité – Code non valide dans Politique de reproduction (008/21).
2 Zone fixe/validité – Code non valide dans Langue (008/22-24).
2 Étiquette/répétabilité – Toutes les zones variables sauf la zone 852.
2 Étiquette/longueur – Zone 008 trop courte ou trop longue.
2 Étiquette/relation – Toutes les zones variables.
2 Étiquette/vérifications spéciales – Toutes les zones variables.
2 Indicateur/validité – Toutes les zones variables
2 Sous-zone – Toute erreur dans la zone 852 $b.
2 Sous-zone – Toute erreur dans les sous-zones 853, 854, 855, 863, 864, 865, 866, 867, 868, 876, 877, et 878.
2 Sous-zone/données – Toutes les sous-zones.
2 Sous-zone/répétabilité – Toutes les sous-zones.
3 Étiquette zone – Toute erreur dans la zone 004.
3 Étiquette/longueur – Guide trop court ou trop long.
3 Étiquette/répétabilité – Zone 852 présente trop de fois.
3 Étiquette/vérifications spéciales – Zones 004, 007, 008, et/ou 852 manquantes.
3 Sous-zone – Toute erreur dans la zone 852 $a.
3 Toutes autres erreurs qui empêchent le processus de validation de se dérouler normalement.

Notices incomplètes

Les notices incomplètes sont des notices bibliographiques qui ne contiennent pas assez de données pour trouver une correspondance. Lorsque des notices incomplètes correspondent à une notice WorldCat existante unique, elles sont utilisées pour configurer ou annuler des localisations. Les notices incomplètes pour lesquelles aucune correspondance n'a été trouvée sont ajoutées dans le Transit WorldCat (non indexées) et ne sont pas utilisées pour remplacer des notices WorldCat existantes.

Exemple

Une notice pour le livre Dombey and Son de Charles Dickens comporte uniquement le titre et le nom de l'auteur. Elle n'indique pas l'édition précise du livre par l'éditeur, la date de publication, la langue, le format (par exemple, Braille ou gros caractères), l'éditeur, le numéro normalisé, ni d'autres données qui permettraient de distinguer l'édition particulière de Dombey and Son. Au lieu d'être mise en correspondance avec l'une des plus de 1 800 notices contenues dans WorldCat pour Dombey and Son, les notices incomplètes sont mises de côté en tant que notices non confirmées.

Critères de notice incomplète

Dans tous les cas, le Guide, la zone 008 et un titre (245 $a ou 245 $k) doivent être présents. En plus de ces éléments obligatoires, d'autres éléments indiqués ci-dessous doivent également être présents. Le tableau suivant permet de déterminer si une notice est une notice incomplète. Les notices sont vérifiées sur la base des valeurs figurant dans les éléments Type et Niveau bibliographique permettant de déterminer si certaines zones ou sous-zones sont présentes. Si les critères sont remplis, la notice est considérée comme Non incomplète. Sinon, la notice est considérée comme Incomplète.


Critères utilisés pour déterminer si une notice est incomplète - Tableau

Les codes suivants doivent être présents :

  • Type fait référence au Guide/06
     Note. - Type (Guide/06) doit contenir une valeur valide : a, c, d, e, f, g, i, j, k, m, o, p, r ou t
  • BLvl fait référence au Guide/07
     Note. - BLvl (Guide/07) doit contenir une valeur valide : a, b, c, d, i, m ou s
  • Genre de documents fait référence à 008/33 (lorsque Type a le code g, k, o ou r)
  • Forme fait référence au 008/23 (lorsque Type a la valeur a, c, d, i, j, m, p ou t)
     Note.- Forme (008/23) doit contenir une valeur valide : blanc, a, b, c, d, f, o, q, r ou s
  • Forme fait référence au 008/29 (lorsque Type a la valeur e, f, g, k, o ou r)
     Note.- Forme (008/29) doit contenir une valeur valide : blanc, a, b, c, d, f, o, q, r ou s
 

 Note. - N/A = Codes non applicable

Type Niveau bibliographique Le formulaire doit contenir l'une des valeurs valides suivantes Au moins l'une de ces valeurs doit être présente. Au moins l'une de ces valeurs doit également être présente. Indicateur
a ou c c, d ou m vide, a, b, c, d, f, o, q, r ou s

020/a

024/a

027/a

028/a

088/a

100/a

110/a

111/a

300/a

533/a

700/a

710/a

711/a

800/a

810/a

811/a

830/a

260/a ou b

264/b

533/c

Non incomplète
a ou c i ou s vide, a, b, c, d, f, o, q, r ou s

260/a ou b

264/b

533/c

n/a Non incomplète
d ou t c, d ou m vide, a, b, c, d, f, o, q, r ou s

020/a

024/a

027/a

028/a

088/a

100/a

110/a

111/a

300/a ou f

533/e

700/a

710/a

711/a

800/a

810/a

811/a

830/a

n/a Non incomplète
e c, d, i, m ou s vide, a, b, c, d, f, o, q, r ou s

007/00 = a, d ou r

300/a

338/a ou b

533/e

260/a ou b

264/b

533/c

Non incomplète
f c, d ou m vide, a, b, c, d, f, o, q, r ou s

007/00 = a, d ou r

300/a ou f

338/a ou b

533/e

n/a Non incomplète
g c, d ou m vide, a, b, c, d, f, o, q, r ou s

Genre de documents = f, m, p, s, t ou v

007/00 = g, m ou v

300/a

338/a ou b

345

346

538/a

n/a Non incomplète
g i ou s vide, a, b, c, d, f, o, q, r ou s

Genre de documents = f, m, p, s, t ou v

007/00 - g, m ou v

300/a

338/a ou b

345

346

538/a

260/a ou b

264/b

533/c

Non incomplète
i ou j c, d ou m vide, a, b, c, d, f, o, q, r ou s

007/00 = s

300/a

338/a ou b

344

538/a

n/a Non incomplète
i ou j i ou s vide, a, b, c, d, f, o, q, r ou s

007/00 = s

300/a

338/a ou b

344

538/a

260/a ou b

264/b

533/c

Non incomplète
k c, d ou m vide, a, b, c, d, f, o, q, r ou s

Genre de documents = a, c, k, l, n, o, or p

007/00 = k

300/a

338/a ou b

n/a Non incomplète
k i ou s vide, a, b, c, d, f, o, q, r ou s

Genre de documents = a, c, k, l, n, o, or p

007/00 = k

300/a

338/a ou b

260/a ou b

264/b

533/c

Non incomplète
m c, d ou m vide, a, b, c, d, f, o, q, r ou s

007/00 = c

300/a

338/a ou b

347

538/a

n/a Non incomplète
m i ou s vide, a, b, c, d, f, o, q, r ou s

007/00 = c

300/a

338/a ou b

347

538/a

260/a ou b

264/b

533/c

Non incomplète
o ou r c, d ou m vide, a, b, c, d, f, o, q, r ou s

Genre de documents = a, b, c, d, g, q, r, or w

300/a

338/a ou b

n/a Non incomplète
o ou r i ou s vide, a, b, c, d, f, o, q, r ou s

Genre de documents = a, b, c, d, g, q, r, or w

300/a

338/a ou b

260/a ou b

264/b

533/c

Non incomplète
p c ou d vide, a, b, c, d, f, o, q, r ou s

100/a

110/a

111/a

300/a ou f

338/a ou b

700/a

710/a

711/a

n/a Non incomplète
Tout a ou b vide, a, b, c, d, f, o, q, r ou s 773 n/a

Vrai : Non incomplète

Faux : Incomplète


Transfert des données bibliographiques

Le transfert de données bibliographiques sélectionnées peut survenir après le processus de correspondance et de résolution, c'est-à-dire après que la meilleure notice a été sélectionnée pour la base de données WorldCat. Les zones sélectionnées qui peuvent être transférées des notices remplacées sont copiées dans la notice conservée. Le logiciel effectue un transfert zone par zone conformément à des règles strictes et complexes basées sur des facteurs comprenant, sans s'y limiter, la présence ou l'absence dans la notice à conserver, les valeurs $2 de certains indicateurs et/ou sous-zones, les relations avec les autres zones, les tests d'unicité et la répétabilité. Après le transfert de toute donnée bibliographique, la notice conservée est remise dans WorldCat comme notice maîtresse.


Zones pouvant être transférées - Tableau
Étiquette Définition
050 Cote de la Library of Congress (R)
055 Indices de classification attribués au Canada (R)
060 Cote de la National Library of Medicine (R)
070 Cote de la National Agricultural Library (R)
080 Indice de Classification décimale universelle
082 Cote locale (R)
083 Indice supplémentaire de la Classification décimale Dewey (R)
084 Autre indice de classification (R)
085 Composantes d'indice de classification synthétisé (R)
086 Indice de classification d'une publication officielle (R)
090 Cote locale (R)
092 Cote locale (R)
505 Note de dépouillement structurée (R)
508 Note de générique sur la production ou la création (R)
511 Note sur les participants ou les interprètes (R)
520 Note sur le résumé, la portée, etc. (R)
600 Vedette-matière - Nom de personne (R)
610 Vedette-matière - Nom de collectivité (R)
611 Vedette-matière - Nom de réunion (R)
630 Vedette-matière - Titre uniforme (R)
648 Vedette-matière - Terme chronologique (R)
650 Vedette-matière - Nom commun (R)
651 Vedette-matière - Nom géographique (R)
655 Terme d’indexation − Genre ou forme (R)
856 Emplacement et accès électroniques (R)

Notices non confirmées

Les notices non confirmées sont des notices qui ne correspondent à aucune notice dans WorldCat. Elles sont ajoutées au Transit WorldCat, une zone partiellement indexée de WorldCat. Elles peuvent uniquement être trouvées avec le numéro OCLC fourni dans le fichier des renvois aux notices non confirmées.

Notices bibliographiques non confirmées

Une notice peut être considérée comme non confirmée pour les raisons suivantes :

  • La notice n'a pas d'équivalent dans WorldCat à cause :
    • de différences légitimes en matière de pratique de catalogage.
    • d'erreurs de données qui ont empêché l'identification de la correspondance avec la notice dans WorldCat par les algorithmes d'appariement bibliographique.
    • de l'absence d'une notice correspondante dans WorldCat.
  • La notice a été ajoutée au Transit WorldCat à cause :
    • d'erreurs de validation MARC (par exemple, des zones non répétables sont répétées ou les valeurs des indicateurs manquent ou sont erronées).
    • de notices incomplètes (notices ne contenant pas suffisamment de données pour être vues ne serait-ce que comme des notices bibliographiques sommaires). Il s'agit souvent de notices de commande qui n'ont pas été désélectionnées durant le processus d'évaluation.
    • de l'échec de l'identification d'une notice correspondante et de la configuration d'une limitation des notices pouvant être ajoutées au Transit WorldCat pour la collection.
Gestion des notices bibliographiques non confirmées

Comment gérer les notices bibliographiques non confirmées :

  • Ne faites rien.
    • Les notices non confirmées seront automatiquement supprimées 180 jours après leur traitement initial.
    • Si les notices doivent être supprimées avant 180 jours, vous devrez soumettre à OCLC la liste des numéros OCLC des notices qui doivent être supprimées. Envoyez cette liste à bibchange@oclc.org.
  • Utilisez des notices existantes de WorldCat.
    • Supprimez les localisations dans les notices non confirmées.
    • Les notices sans localisation seront supprimées régulièrement.
  • Supprimez les localisations dans les notices non confirmées.
  • Corrigez et envoyez de nouveau la ou les notices à votre collection de synchronisation de données dans un autre fichier de notices.

Pour plus d'informations sur le traitement des notices non confirmées dans le Transit WorldCat, reportez-vous à la rubrique Traitement des notices dans le Transit WorldCat.

Notices de fonds locaux (NFL) non confirmées

Niveau d'erreurs 1 : une notice avec erreurs de niveau 1 contient des erreurs mineures qui n'ont pas de répercussions sur l'utilisateur de la notice. La notice sera chargée dans WorldCat et ne sera pas corrigée par OCLC. Toute correction de données devrait être effectuée par l'établissement qui fournit cette notice.

Niveau d'erreurs 2 : une notice avec erreurs de niveau 2 contient des erreurs qui empêchent la notice d'être indexée correctement. La notice sera chargée dans WorldCat et OCLC tentera de corriger cette notice. À la fin de ce processus, des erreurs de niveau 2 peuvent subsister. Toute autre correction de données devrait être effectuée par l'établissement qui fournit cette notice.

Niveau d'erreurs 3 :- une notice avec erreurs de niveau 3 contient des erreurs importantes qui empêchent la notice d'être chargée dans WorldCat. OCLC ne tentera pas de corriger la notice et toute correction de données doit être effectuée par l'établissement qui fournit cette notice.

Gestion des notices de fonds locaux non confirmées

Comment gérer les notices de fonds locaux (NFL) non confirmées :

  • Ne faites rien :
    • les notices avec des erreurs de niveau 3 n'ont pas été chargées dans WorldCat et les notices avec des erreurs de niveau 1 ont été chargées avec des erreurs mineures
    • Nous recommandons, pour la qualité et l'indexation, que toute erreur de niveau 2 restante soit corrigée.
  • Utilisez Connexion ou Gestion des notices pour corriger ou ajouter les NFL.
  • Supprimez les NFL de WorldCat.
  • Corrigez et envoyez de nouveau la ou les notices à votre collection de synchronisation de données dans un autre fichier de notices.