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Assistance OCLC

Exporter des notices

Fonctionnement de l'exportation

L'exportation produit un fichier contenant des notices bibliographiques OCLC-MARC qui sont exportées soit par n'importe quel utilisateur d'un établissement (symbole OCLC) ou par un utilisateur (numéro d'autorisation). Le type de fichier par défaut est Établissement. Pour créer des fichiers d'exportation pour votre numéro d'autorisation personnel, sélectionnez l'option Individuel pour le Type du fichier d'exportation (dans l'écran Options d'exportation). Les notices contenues dans ce fichier sont celles que vous enregistrez dans celui-ci.

CatExpress Plus crée des copies des notices en format UNIMARC. CatExpress Plus n’utilise pas l’exportation dans Connexion. Voir la section Abonnement au MARC plus bas.

Données dans les notices

Les notices contiennent toutes les informations incluses dans les notices MARC. Entre autres :

  • Zone 005 à jour (date et heure de la dernière transaction).
  • Zone 994 (informations sur le traitement OCLC-MARC) avec les codes des types de transactions.
  • Toute information inscrite par l'utilisateur apparaissant dans la notice au moment de l'exportation, incluant les options d'édition par défaut.

Abonnés versus utilisateurs de l'interface

Les options d'exportation varient dépendant si votre établissement est abonné à CatExpress ou s'il utilise CatExpress comme une option d'interface.

Type d'utilisateur Commande
Abonné Utilisez Enregistrer dans catalogue pour ajouter des notices dans le fichier d'exportation.

Le fichier d'exportation est automatiquement créé lorsque vous cliquez sur Enregistrer dans catalogue. Les notices ne peuvent pas être exportées si des localisations ne sont pas configurées.
Utilisateur de l'interface Utilisez Exportation uniquement pour ajouter des notices dans le fichier d'exportation.

L'option Exportation uniquement exporte des notices sans configurer de localisations.
Enregistrer dans catalogue :
  • exécute la commande Mise à jour;
  • crée un fichier de notices pour le fichier d'exportation (selon le profil).

Supprimer des zones dans les notices exportées

  • Le système peut supprimer des zones précises dans chaque notice bibliographique avant de les exporter pour utilisation locale.
  • Pour indiquer au système les zones à supprimer, utilisez les numéros d'étiquettes (zones) pour indiquer les zones ou intervalles de zones à supprimer.

Exporter des notices (Enregistrer dans catalogue)

Chaque fois que vous cliquez sur Enregistrer dans catalogue, la notice active est ajoutée dans votre fichier d'exportation. L'écran de confirmation de catalogage apparaît et le message suivant est présenté :

Le document a été catalogué. Vous avez maintenant [n] notice(s) dans votre fichier d'exportation. Veuillez sélectionner 'Télécharger fichiers d’exportation' pour récupérer les notices exportées.

Téléchargement de fichiers d’exportation

Les fichiers d'exportation :

  • Sont créés et stockés sur le serveur Connexion.
  • Vous permettent d'ajouter des notices jusqu'au téléchargement. Vous pouvez continuer d'ajouter des notices dans le même fichier jusqu'à ce que vous téléchargiez ce fichier.
  • Contiennent des notices qui sont exportées soit par n'importe quel utilisateur d'un établissement (symbole OCLC) ou par un utilisateur (numéro d'autorisation). Le type de fichier par défaut est Établissement. Pour créer des fichiers d'exportation pour votre numéro d'autorisation personnel, sélectionnez l'option Individuel pour le Type du fichier d'exportation (dans l'écran Options d'exportation).
  • Peuvent être téléchargés jusqu'à 90 jours après la date de leur création. Après 90 jours, le système supprime automatiquement les fichiers d'exportation.
  1. Allez à l'écran Téléchargement des fichiers d’exportation.
  2. Sous l'onglet Express, dans la liste Autres options, cliquez sur Télécharger fichiers d'exportation.
  3. Dans la liste de fichiers, trouvez le ou les fichiers que vous voulez télécharger.
  4. Cochez la case de ces fichiers. Vous pouvez télécharger plusieurs fichiers en même temps. Avant d'envoyer les fichiers au navigateur, le système crée un fichier qui contient les notices de tous les fichiers d'exportation sélectionnés.
  5. Lorsque vous avez terminé de sélectionner les fichiers, cliquez sur Télécharger
  6. Dans la boîte de dialogue Téléchargement de fichier, sélectionnez Enregistrer ou cliquez sur <Entrée>.
  7. Dans la boîte de dialogue « Enregistrer sous », utilisez la boîte Enregistrer dans pour sélectionner l'emplacement (disque et dossier) dans lequel vous voulez enregistrer le fichier de notices.
  8. Dans la boîte Nom du fichier, utilisez le nom fourni
    ou
    modifiez le nom fourni et ajoutez la bonne extension de fichier :
    • Inscrivez un nom qui vous indique que le fichier contient les notices exportées de CatExpress. Vous pouvez, par exemple, inclure une date et/ou le type de notices que contient le fichier.
    • Ajoutez une extension de fichier au nom du fichier.
       Note.-
      • Une extension comme .dat ou .exp ou .mrc identifie le format de fichier ou le contenu. Une extension spécifique peut être requise si vous comptez importer des notices du fichier dans un système local ou dans un autre logiciel.
      • Pour modifier le nom du fichier par défaut pour les fichiers d'exportation, utilisez l'option Nom du fichier d’exportation de l'écran Options d'exportation.
  9. Cliquez sur Enregistrer ou appuyez sur <Entrée>.
  10. Cliquez sur Fermer ou appuyez sur <Entrée> pour fermer la boîte de message indiquant que le téléchargement est terminé.

Conseil - Outrepasser le type et le nom de fichier fournis par la navigateur

 Note. - Pour modifier le nom du fichier par défaut pour les fichiers d'exportation, utilisez l'option Nom du fichier d’exportation de l'écran Options d'exportation.

  1. Lorsque la boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît, le navigateur fourni un endroit par défaut (disque et dossier), un type de fichier et un nom de fichier. La boîte Nom du fichier est sélectionnée.
    • Pour outrepasser le type par défaut et le nom par défaut du fichier :
      1. Dans la boîte Nom du fichier, inscrivez le nom pour le fichier d'exportation, incluant l'extension, en le mettant entre guillemets droits (exemple : "exp1017.dat"). Utilisez l'extension requise par votre logiciel pour identifier le fichier comme un fichier d'exportation MARC (par exemple, .dat, .exp, ou .mrc).
    • Pour enregistrer le fichier d'exportation dans un endroit différent, indiquez le disque et le dossier entre les guillemets droits :
      1. Inscrivez la lettre du disque suivie d'un deux-points et d'une barre oblique inversée.
      2. Inscrivez le ou les noms de dossiers en séparant chacun par une barre oblique inversée. Exemple : "c:\data\export0310\exp1017.dat"
  2. Cliquez sur Enregistrer ou appuyez sur <Entrée>.
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