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Assistance OCLC

Planifier des rapports

Apprenez à planifier et à générer des rapports, ainsi qu'à les récupérer à l'aide de divers outils.

Vous pouvez planifier des rapports standard et personnalisés, aussi bien en tant qu'institution individuelle qu'en groupe, pour qu'ils s'exécutent à une heure prédéfinie et de manière régulière, avec un rôle Report Author (Auteur de rapports) et Report Scheduler (Planificateur de rapports).

 Notes.

  • Les utilisateurs détenant le rôle de Planificateur de rapports (Report Scheduler) pourront accéder à Web Intelligence à partir du menu Applications, mais ne pourrontpas créer de nouveau rapport. Le bouton Nouveau sera inactif.
  • Les rapports ne devraient pas être planifiés à partir du dossier 3.0 car vous ne serez pas avisé si l'auteur initial modifie ou supprimer le rapport. Pour planifier un rapport à partir du dossier de la communauté (Community), enregistrez le bordereau localement, puis planifiez le rapport sous Mes favoris ou à partir du dossier 2.0.

Ouvrir un rapport standard ou personnalisé

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Conception de rapports.
  2. Rapports standard : ouvrez un dossier de catégorie de rapports et sélectionnez le rapport à planifier. | Rapports personnalisés : dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Mes documents et sélectionnez le rapport à planifier.
  3. Dans la liste déroulante Autres actions, sélectionnez Fréquence.
    Vous pouvez aussi
    effectuer un clic droit sur le titre du rapport, puis sélectionner Fréquence.
    Boîte de dialogue Fréquence
  4. Dans le champ Titre de l'instance, saisissez un titre pour l'instance que vous créez. Une instance est une occurrence spécifique du rapport en cours d'exécution.
  5. Cliquez sur Périodicité. Dans la liste déroulante d'exécution de l'objet, sélectionnez quand et à quelle fréquence vous souhaitez exécuter votre rapport planifié.
  6. Cliquez sur Invites puis sur Modifier. Entrez des valeurs pour les invites requises, puis cliquez sur Appliquer pour les ajouter à votre rapport planifié.
     Remarque : cette section n'est pas obligatoire pour tous les rapports.
  7. Cliquez sur Formats, puis sélectionnez un Format de sortie. Remarque : N'utilisez pas les groupes de serveur de mise en cache, Événements et Fréquence. Aucune valeur n'est requise dans ces menus.
  8. Cliquez sur Destinations. Sélectionnez une destination dans la liste déroulante Destinations.
    • Emplacement d'entreprise par défaut (par défaut) - envoie des rapports planifiés à l'emplacement d'entreprise par défaut, disponible uniquement via le menu Historique dans Conception de rapports. Cette destination est idéale pour les utilisateurs souhaitant planifier un rapport qui ne doit pas être visible dans Mes fichiers (par exemple des rapports contenant des données personnelles identifiables sur les usagers ou d'autres données sensibles).
    • Système de fichiers - Envoie des rapports planifiés à Mes fichiers et sur le compte FTP OCLC de votre établissement.
       Remarque : tout membre du personnel ayant accès à l'onglet Analytique peut télécharger les rapports visibles dans Mes fichiers.
      • Aidez-vous des directives ci-dessous pour garantir la réussite de l'envoi d'un fichier via le système de fichiers.
         Remarque : la non-observation de ces directives risque de faire échouer l'envoi des fichiers.
        • Titre de l'instance :
          • Limite de 70 caractères maximum
          • Utilisez uniquement l’alphabet latin de base (A-Z, a-z) et/ou des chiffres (0-9)
          • N’utilisez pas de caractères spéciaux autres que le tiret (-) ou le trait de soulignement (_)
        • Formats : ne sélectionnez pas Web Intelligence
        • Laissez la case à cocher Conserver une instance dans l'historique sélectionnée
        • Laissez la case à cocher Utiliser les paramètres par défaut sélectionnée
          Boîte de dialogue Fréquence : options de destination
  9. (Facultatif) Cliquez sur Règles de livraison pour pour que le rapport planifié soit livré uniquement si certaines conditions sont remplies.
    1. Sélectionnez la ou les conditions applicables.
      • Le contenu planifié a été actualisé et n'est pas partiel. - Le rapport planifié sera livré uniquement si son contenu a été actualisé avec succès et n'est pas partiel.
      • Le contenu planifié contient des données. - Le rapport planifié sera livré uniquement s'il contient des données.
         Note. - Il est possible que cette option ne soit pas disponibles pour certains rapports standards à cause de leurs requêtes complexes.
    2. Sélectionnez un statut pour la ou les conditions sélectionnées.
      • Avertissement - Le rapport sera livré si la condition n,est pas remplie.
      • Échec - Le rapport ne sera pas livré si la condition n'est pas remplie.
  10. Cliquez sur Fréquence. Le rapport s'exécute à présent en fonction de vos paramètres horaires.

Planifier à nouveau un rapport standard ou personnalisé

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Conception de rapports.
  2. Rapports standard : Ouvrez un dossier de catégorie de rapports et sélectionnez le rapport à modifier. | Rapports personnalisés : Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Mes documents et sélectionnez le rapport à modifier.
  3. Dans la liste déroulante Autres actions, sélectionnez Historique. Vous pouvez aussi effectuer un clic droit sur le titre du rapport, puis sélectionner Historique.
  4. Sélectionnez l'instance de rapport que vous souhaitez replanifier.
  5. Dans la liste déroulante Autres actions, sélectionnez Remettre de côté. Vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur le titre du rapport et choisir l'option Remettre de côté.
  6. Mettez à jour les paramètres pour le Titre de l'instance, la Périodicité, les Formats, les Invites et/ou les Destinations, selon vos besoins.
  7. Cliquez sur Fréquence pour appliquer les modifications à toutes les exécutions futures du rapport.

Récupérer un rapport standard ou personnalisé planifié à l'aide de Mes fichiers

Les fichiers devant être livrés au système de fichiers seront disponibles dans Mes fichiers à tout moment jusqu'à 12:00 PM (HNE) le jour suivant.

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Mes fichiers.
  2. Cliquez sur Télécharger fichiers.
  3. Recherchez le fichier à télécharger :
    • dans la colonne Nom du fichier, trouvez le fichier que vous voulez télécharger; ou
    • sélectionnez Rapports de WorldShare dans la liste déroulante « Filtrer par » pour limiter les résultats aux rapports WorldShare.
    • Cochez la case Cacher fichiers téléchargés pour cacher les fichiers qui ont déjà été téléchargés.
       Note. - La case Cacher fichiers téléchargés est cochée par défaut.
  4. Dans la colonne Nom du fichier, repérez le fichier que vous souhaitez télécharger. Cliquez sur la colonne Nom du fichier pour classer les fichiers par ordre alphabétique.
  5. Dans la colonne Action, cliquez sur Télécharger. Le fichier sera automatiquement téléchargé sur votre poste de travail.

Récupérer un rapport standard ou personnalisé planifié via SFTP

Vous pouvez transférer les rapports vers le Système de fichiers à l'aide d'un client FTP/SFTP à code source ouvert. Nous vous conseillons d'utiliser Filezilla, car il est compatible avec plusieurs systèmes d'exploitation. Vous recevrez une notification dans la barre d'outils WorldShare lorsque le rapport est disponible.

  1. Entrez l'hôte et le port de votre établissement.
  2. Saisissez le nom d'utilisateur et le mot de passe de votre établissement (fournis par le service à la clientèle OCLC de votre région).
  3. Sélectionnez un répertoire.
    • analytic/reports - Emplacement du répertoire de fichiers FTP
    • xfer/analytic/reports - Emplacement du répertoire de fichiers sFTP

Récupérer un rapport standard ou personnalisé planifié à l'aide de Conception de rapports

 Remarque : Dans l'emplacement de l'entreprise par défaut, les instances de rapport sont limitées à 5 instances par utilisateur et par fréquence, et sont conservées pendant 90 jours (par ex., si un rapport doit être livré chaque jour, vous ne pourrez récupérer que les 5 dernières instances dans la boîte de dialogue Historique).

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Conception de rapports.
  2. Rapports standard - Ouvrez un dossier de catégorie de rapports et sélectionnez le rapport à récupérer. Rapports personnalisés - Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Mes documents et sélectionnez le rapport à récupérer.
  3. Dans la liste déroulante Autres actions, sélectionnez Historique. Vous pouvez aussi effectuer un clic droit sur le titre du rapport, puis sélectionner Historique.
  4. Double-cliquez sur une instance de rapport pour l'ouvrir.