Meilleures pratiques pour configurer un budget
Étape 1 - Planification du budget
La première étape pour configurer un nouveau budget consiste à planifier soigneusement les détails du budget. Vous ne pouvez pas supprimer un budget une fois qu'il est créé. Par conséquent, il est fortement recommandé de ne pas créer un budget pour des tests ou des commandes pour des tests. Pour plus de détails, consultez la section Points à considérer lors de l'utilisation d'un budget pour tests plus bas.Vous pouvez créer un document de planification ou une feuille de calcul pour garder une trace de vos décisions avant de créer le budget dans Acquisitions WorldShare. Voici quelques détails que vous devez déterminer avant de créer le budget :
- La durée du budget et les dates de début et de fin.
Note. - La durée d'un budget peut être de 6 mois, 1 an ou 2 ans.
- La structure des postes.
- Le nom, le code et l'état des divers postes.
- Le montant à budgétiser pour chaque poste.
Planifier les dates de début et de fin
Pour déterminer les dates de début et de fin de votre budget, décidez d'abord de la date à laquelle le budget doit commencer. Vous pouvez commencer à utiliser un budget au début ou au milieu de l'exercice financier
Début de l'exercice financier
Pour commencer votre budget au début de votre prochain exercice financier, inscrivez la date de début comme premier jour de l'exercice financier. Sélectionnez ensuite une période budgétaire. La date de fin de votre budget sera automatiquement indiquée en fonction de la durée de la période budgétaire choisie. Vous pouvez modifier la date de fin du budget pour la date de votre choix après avoir créé le budget. Les périodes budgétaires de départ disponibles sont les suivantes :
- 6 mois
- 1 an (période la plus commune)
- 2 ans
Milieu de l'exercice financier
Si vous souhaitez commencer à utiliser Acquisitions au milieu ou en cours d'exercice, plusieurs options s'offrent à vous :
- Option 1 - Comme date de début, indiquez la date à laquelle l'exercice financier à commencer, mais entrez des montants basés sur le solde restant des postes dans votre système local.
Note. - Si vous prévoyez transférer des commandes en cours d'un ancien système dans WorldShare, il est possible que ces commandes soient déjà prises en compte dans votre solde restant dans l'ancien système. Pour vous assurer que les montants budgétés sont exacts, vous devrez les ajouter au montant budgété dans WorldShare.
- Option 2 - Configurez la date de début du budget à un moment durant l'exercice financier en cours et entrez les montants budgétisés basés sur le solde restant des postes dans votre système actuel. Vous pouvez modifier la date de fin après avoir créé le budget.
- Option 3 - Choisissez l'option 1 ou 2, mais définissez le montant budgétisé comme étant le montant total pour l'année et créez des factures à blanc pour facturer ce qui est dépensé et créer des documents commandés pour les engagements ouverts.
Planifier la structure du budget
- Exemple de hiérarchie de postes - Image
-
La structure de votre budget est déterminée par les postes et les niveaux de postes. Vous pouvez créer jusqu'à cinq niveaux de postes pour un budget. Voici quelques points à considérer lorsque vous configurez des niveaux de postes :
- Seul le premier niveau de poste est nécessaire. L'ajout des deuxième, troisième, quatrième et cinquième niveaux est facultatif.
- Un poste de deuxième niveau est un poste dépendant du poste de premier niveau parent; un poste de troisième niveau est poste dépendant du poste de deuxième niveau parent, etc.
- Vous pouvez créer un budget avec uniquement des postes de premier niveau ou avec une combinaison de niveaux de postes. Vous pouvez également faire de votre poste conteneur de premier niveau des postes pour leurs postes dépendants. En d'autres termes, vous n'ajoutez pas un montant budgétisé pour le poste conteneur de premier niveau, mais vous divisez le montant du premier niveau entre ses postes dépendants.
- Vous pouvez créer autant de postes que vous voulez à n'importe quel niveau.
- Vous pouvez définir les postes à n'importe quel niveau comme Activé
(valeur par défaut), Désactivé pour les nouvelles transactions 
(exclut les documents commandés ou facturés qui utilisaient le poste poste avant que vous ne définissiez cet état), ou Désactivé pour toutes les utilisations 
. Si vous décidez de configurer votre budget en utilisant les postes de premier niveau comme conteneurs de postes, vous devez sélectionner Désactivé pour toutes les utilisations lorsque vous créez le budget afin qu'ils ne soient pas sélectionnés accidentellement pour les commandes et les factures.
Configurer les postes
Pour chaque poste, vous devez indiquer le Nom du poste, le Code du poste, l'État du poste et le Montant budgété. Le Code du poste doit être unique pour ce budget, mais le Nom du poste et le Montant budgété peuvent être dupliqués. Par exemple, vous pouvez avoir un poste dont le nom est Livres dans le poste Français et le poste Géographie. Avant de créer votre budget, notez les détails ci-dessous pour chacun de vos postes.
- Nom du poste - Choisissez un nom de poste descriptif et facile à lire. N'oubliez pas :
- Dans le budget, les postes sont classés par ordre alphabétique de nom de poste de premier niveau, puis par ordre alphabétique de nom de poste de deuxième niveau, etc.
- Dans les commandes et les factures, tous les niveaux sont affichés par ordre alphabétique de nom de poste, quel que soit le niveau du poste.
- Évitez d'utiliser le même nom pour différents postes ou faites précéder le nom d'un poste par le nom du poste parent (par exemple, « Livres - Monographies » et « Droit - Monographies »).
- Code du poste - Il y a plusieurs façons de déterminer le code d'un poste. Voici quelques suggestions :
- Une forme abrégée du nom du code (ex. LivFra pour le budget Livres français).
- L'identifiant utilisé par le système comptable de votre établissement (ex. : PeopleSoft, SAP). Cela permet d'utiliser le code du poste comme point de correspondance entre les deux systèmes).
- Une combinaison des deux suggestions ci-dessus (ex. : LivFra-001234).
- État du poste - Vous pouvez sélectionner Activé (valeur par défaut), Désactivé pour les nouvelles transactions ou Désactivé pour toutes les utilisations .
- Montant budgété - Il y a plusieurs façons de déterminer le montant budgété. Facteurs à considérer : Facteurs à considérer :
- Si vous créez un budget pour votre prochaine période budgétaire et comptez commencer à utiliser le module Acquisitions au début de cette période budgétaire, utilisez le montant budgété total pour cette période budgétaire. Par exemple, si vous avez 1000 $ pour la prochaine période budgétaire, entrez 1 000,00.
- Si vous créez le budget pour la période budgétaire en cours (qui a déjà commencé), vous pouvez entrer le solde du poste comme Montant budgété plutôt que le montant total budgété pour cette période. Par exemple, si vous aviez budgété $ 1 000 pour un poste, mais avez déjà dépensé 500 $, vous pouvez utiliser 500,00 comme Montant budgété, puisque c’est le montant restant qui peut être dépensé pendant la période budgétaire.
Points à considérer lors de l'utilisation d'un budget pour tests
Même après avoir planifié tous les détails à l'avance, vous voudrez peut-être créer un budget pour faire des tests, en particulier si vous implanter des intégrations avec des fournisseurs tiers. Ce budget vous permettra de tester l'importation de fichiers de fournisseurs et l'exportation de factures. Lorsque vous créer un budget pour tests, voici quelques points à considérer :
- La période budgétaire d'un budget pour tests doit être courte (par exemple, un mois).
- Fixez la date de fin du budget pour tests à un jour avant la date de début du budget utilisable.
- Le budget pour tests et tous tous les documents commandés, les commandes, les factures et documents facturés créés pour les tests seront conservés indéfiniment dans le système.
- Toutes les données de test associées au budget doivent être marquées comme telles et exclues de tout rapport.
Étape 2 - Configuration du budget dans Acquisitions WorldShare
Après avoir planifier en détails votre budget, vous êtes prêt à configurer le budget dans Acquisitions WorldShare. Le budget est créé dès que vous avez enregistré le premier poste. Vous ne pouvez pas supprimer un budget une fois qu'il est créé, mais vous pouvez :
- Ajouter des postes.
- Supprimer les postes qui n’ont pas été utilisés.
- Modifier les montants budgétisés.
- Transférer des montants entre des postes.
- Modifier les noms, les codes et les états des postes.
Créer le budget
- Dans le panneau de navigation de gauche, cliquez sur Budgets.
- Cliquez sur Nouveau budget.
Indiquer la date de début et la date de fin du budget
Créer des postes
- Pour ajouter un poste, cliquez sur le bouton Ajouter (
) dans la colonne de droite. - Inscrivez le Nom du poste, le Code du poste, l'État du poste et le Montant budgétisé que vous avez choisis lors de l'étape de planification.
- Vous pouvez créer un poste dépendant pour un autre poste en cliquant sur les points de suspension (
) dans la colonne de Actions du poste que vous voulez utiliser comme poste parent. N’oubliez pas qu'au fur et à mesure que votre structure de postes se complexifie, choisir le bon poste pour commander ou facturer des documents devient également plus compliqué. - Si vous faites une erreur, vous pouvez modifier le Nom du poste, le Code du poste, et le Montant budgété en tout temps. Cliquez sur les points de suspension () dans la colonne Actions du poste que vous voulez modifier, puis choisissez Modifier dans le menu déroulant. Le montant total budgété apparaît dans le haut de l'écran : vous pouvez facilement inscrire des montants budgétés pour chaque poste et voir les résultats.
- Vous pouvez supprimer des postes tant qu’ils n’ont pas été utilisés. Toutefois, dès que vous passerez une commande en utilisant un poste, ou que vous payerez une facture en utilisant un poste, vous ne pourrez plus supprimer ce poste. Par conséquent, prenez garde lorsque vous utilisez les postes d'un budget.
- (Facultatif) Répétez les étapes ci-dessus pour créer de nouveaux postes.
Étape 3 - Téléchargement du budget et révision
Vous pouvez télécharger les données affichées à l'écran dans un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules). Si vous avez quitté l'écran du budget, ouvrez-le de nouveau.
Télécharger les données d'un budget
- Développez tous les niveaux de postes en cliquant sur le triangle dans l'en-tête de la colonne la plus à gauche.
- Affichez toutes les colonnes en cliquant sur le bouton Configurer les colonnes (
) et en cochant la case Tout.
- Dans le haut du tableau, à côté de Résultats [n] - [n] sur [n], cliquez sur l'icône pour Exporter au format CSV (
).
Étape 4 - Utilisation du budget et des postes
Votre nouveau budget sera immédiatement disponible après sa création. Commencez à utiliser votre budget en sélectionnant les postes que vous avez créés pour les les commandes et les factures.
- Lorsque vous passez une commande, les montants passent du solde restant du poste au montant engagé du poste.
- Lorsque vous payez une facture, le montant est déplacé vers le montant dépensé du poste que vous avez choisi.