Envoi des reçus de dépôt légal

Indiquer le contact du fournisseur pour le dépannage

Vous devez ajouter un contact pour les reçus de dépôt légal pour chaque fournisseur auquel vous souhaitez envoyer des reçus de dépôt légal. 

1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Fournisseurs.
2. Dans la liste, sélectionnez un index pour la recherche et inscrivez un terme de recherche dans la boîte.
3. Cliquez sur Chercher.
4. Cliquez sur le nom du fournisseur pour lequel vous voulez indiquer un contact pour les reçus de dépôt légal.
5. Ouvrez la section Paramètres d'acquisitions.
6. Sous Paramètres des avis, configurez les champs comme suit :
   1. Sous Action, sélectionnez Reçus de dépôt légal dans la liste déroulante.
   2. Pour Contact, sélectionnez le contact dans la liste déroulante.
   3. Pour Mode de livraison, sélectionnez Courriel (HTML) dans la liste déroulante.
7. Cliquez sur Enregistrer dans le haut de l'écran.
8. (Facultatif) Répétez l'opération pour tous les fournisseurs.

Commencer l'envoi des reçus de dépôt légal

Lorsque l'envoi de reçus aura commencé, vous ne pourrez plus modifier cette date jusqu'à ce que vous arrêtiez l'envoi de reçus.

 Note. - Tous les champs doivent être remplis avant de pouvoir commencer l'envoi de reçus.

1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Paramètres > Paramètres de l'établissement > Reçus de dépôt légal.
2. Sélectionnez une langue pour votre bordereau de reçu.
   • Langue par défaut du contact du fournisseur (valeur par défaut).
   • Anglais/Français.
3. Indiquez la date (MM/JJ/AAAA) à laquelle vous voulez commencer l'envoi des reçus pour les documents reçus. Le système enverra des reçus pour tous les documents reçus à ou après cette date. Vous pouvez entrer la date dans le champ ou utiliser le calendrier ().
4. Indiquez le nombre de jours qu'il faut attendre avant d'envoyer le reçu après la date de réception du document. Tous les reçus sont envoyés sur une base hebdomadaire, chaque dimanche.
5. Inscrivez le numéro du reçu initial pour les reçus envoyés. Ce numéro doit être supérieur au dernier numéro de reçu envoyé. Sinon, le système enverra le numéro après le dernier numéro de reçu envoyé.
   
   Exemple :
    Note. - Lorsque l'envoi de reçus aura commencé, vous ne pourrez plus modifier ce numéro jusqu'à ce que vous arrêtiez l'envoi des reçus.
   • Si le dernier numéro de reçu envoyé était 200 et que vous inscrivez 100 comme Numéro du reçu initial, le système configurera le prochain numéro de reçu comme étant 201.
   • Si le dernier numéro de reçu envoyé était 50 (ou qu'aucun reçu n'a été envoyé) et que vous inscrivez 100 comme Numéro du reçu initial, le prochain numéro de reçu sera 100.
6. Sélectionnez la succursale qui doit être utilisée comme expéditeur du reçu dans la liste déroulante. Le système utilisera l’adresse d'expédition de la succursale sélectionnée pour l'adresse de l'expéditeur.
7. Inscrivez le nom d'un employé de la bibliothèque qui sera la personne à contacter (répondre à) dans le reçu. Lorsque vous tapez au clavier, le système suggère des noms d'employés contenant les caractères que vous entrez.
8. Inscrivez le nom d'un employé de la bibliothèque qui sera contacté si le fournisseur n'a pas indiqué de personne contact pour les reçus de dépôt légal. Lorsque vous tapez au clavier, le système suggère des noms d'employés contenant les caractères que vous entrez.
    Note. - Un fournisseur doit avoir indiqué un contact pour pouvoir envoyer des reçus.
9. Cliquez sur Commencer l'envoi de reçus. Dans la boîte de dialogue Commencer l'envoi des reçus, les informations suivantes sont affichées :
   • Lorsque vous aurez cliqué sur Commencer, les reçus pour tous les documents reçus après le (date) seront envoyés à partir de ce dimanche.
   • Vous devrez arrêter l'envoi des reçus pour apporter des modifications.
   • Le numéro de reçu peut être changé uniquement par un numéro supérieur au dernier reçu envoyé.
10. Dans la boîte de dialogue Commencer l'envoi de reçus, cochez la case pour En cliquant sur Commencer, je reconnais avoir vérifié les informations entrées et affirme qu'elles sont exactes, puis cliquez sur Commencer. Un message indique que la livraison des reçus de dépôt légal a été planifiée.

Arrêter l'envoi des reçus de dépôt légal

1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Paramètres > Paramètres de l'établissement > Reçus de dépôt légal.
2. Cliquez sur Arrêter l'envoi de reçus. Dans la boîte de dialogue Arrêter l'envoi des reçus, les informations suivantes sont affichées :
   • Vous vous apprêtez à arrêter l'envoi de reçus.
   • Aucun reçu ne sera envoyé durant l'arrêt de l'envoi de reçus.
3. Dans la boîte de dialogue Arrêter l'envoi des reçus, cliquez sur Arrêter. Un message indique que la livraison des reçus de dépôt légal a été arrêtée.