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Assistance OCLC

Facteurs à considérer pour les politiques

Utilisez vos politiques de circulation pour mieux gérer vos demandes de PEB et communiquer avec vos usagers. Les politiques de circulation sont configurées dans Configuration des services OCLC, sous Circulation WorldShare.

Limites de prêts (Politiques de limites de prêts et Tableau des limites de prêts)

Les renouvellements de PEB doivent être traités dans le PEB WorldShare. Vous devriez considérer limiter les renouvellements de PEB des usagers. Si vous limitez les renouvellements de PEB des usagers, le personnel peut toujours outrepasser une limite après avoir reçu une nouvelle date d'échéance du service de PEB.

Dans le Tableau des limites de prêts, les limites les plus restrictives qui correspondent à l'usager, au format de matériel et à la localisation seront appliquées à la transaction de circulation. Nous vous recommandons d'utiliser vos limites de prêts existantes, mais de songer à créer, dans le Tableau des limites de prêts, une politique de limite de prêts « Aucun renouvellement » et de l'appliquer à tous les documents de la localisation WS ILL (WS PEB).

Modifier une politique de limite de prêts

Avec ces politiques en place, le personnel de Circulation verra la fenêtre de mise en garde lorsqu'il tentera de renouveler le prêt du document. Si les usagers essaient de renouveler le prêt d'un document dans WorldCat Discovery, un message indiquant qu'ils ont atteint leur limite de prêts sera présenté, et ils ne pourront pas renouveler le prêt sans l'aide du personnel de la bibliothèque.

Politiques de prêt

Vous devriez considérer créer une politique de prêt pour les documents de PEB si vous voulez que des périodes de prêt et de renouvellement, des factures, des avis et des rappels différents soient appliqués pour les PEB.

Durée du prêt – La date d'échéance pour un document de PEB est déterminée par le prêteur. Le personnel de Circulation devra modifier la date d'échéance d'un document selon procédures de votre bibliothèque. Vous pouvez établir une durée de prêt par défaut. Par exemple, vous pouvez indiquer 3 semaines comme durée de prêt si, habituellement, les prêteurs prêtent les documents pour 4 semaines.

Facture – Vos amendes pour les documents de PEB peuvent être calculées différemment. Par exemple, les amendes peuvent être plus élevées afin d'inciter les usagers à retourner les documents à temps pour que vous puissiez, à votre tour, les retourner aux prêteurs à temps. Les avis de retard devraient indiquer que le document est un document de PEB.

Rappel – Étant donné que le prêteur a la possibilité de rappeler un document en tout temps, vous pouvez configurer l'envoi d'un avis de rappel à l'usager et demander à ce le document soit immédiatement retourné.

Avis (Politiques pour avis)

Vous devriez considérer créer des politiques d'avis pour les documents de PEB si vous voulez que des messages différents soient transmis aux usagers lorsque leurs documents de PEB doivent être retournés.

Voici un exemple d'avis. Pour ajouter des avis supplémentaires, utilisez les sections Avis 2, Avis 3, etc.

Modifier une politique pour avis

Cet exemple d'avis de retard souligne l'importance de retourner en temps opportun la matériel obtenu via le PEB. Il indique également qu'il est impossible de renouveler le prêt du matériel.

Politiques de réservation (Politiques pour demandes de réservation et Tableau, Politiques pour comblement des réservations et Tableau)

Il y a deux types de politiques de réservations :

  • Politique pour demandes de réservation – Détermine combien de temps les demandes de réservation restent actives dans le système (les réservations expirent si elles ne sont pas remplies à l'intérieur de la Durée par défaut d'une demande de réservation).
  • Politique pour comblement des réservations – Détermine combien de temps les documents réservés prêts à être ramassés par les usagers restent sur le rayon des réservations.

Les deux types de politiques comprennent des avis, qui peuvent informer vos usagers de l'état de leur demande de PEB et des actions qu'ils doivent faire.

Les demandes de PEB suivent le même processus dans Circulation que les demandes de réservation. Les usagers seront avisés lorsque leur réservation expirera (la Durée par défaut d'une demande de réservation a été atteinte). La Durée par défaut d'une demande de réservation pour les documents de PEB commence lorsque la demande de PEB est envoyée aux prêteurs et se termine lorsque le personnel marque le document comme reçu du prêteur. Selon la demande, plusieurs jours ou semaines peuvent être nécessaires pour trouver un prêteur et obtenir le document.

Étant donné que le Tableau des politiques pour demandes de réservation ne tient pas compte de l'emplacement, vous voudrez peut-être ajouter un message à votre Politique d'avis d'expiration de demande de réservation. Par exemple : « Si vous avez demandé un document par le biais du Prêt entre bibliothèques, cette demande est toujours active et nous vous aviserons lorsque nous recevrons le document demandé du prêteur. Votre demande de PEB n'a pas été annulée. »

Les avis envoyés dans le cadre des Politiques pour comblement des réservations comprennent l'avis envoyé aux usagers lorsque le document est retourné par le personnel de Circulation et est prêt à être ramassé (Politique d'avis de ramasser réservation), et l'avis envoyé aux usagers qui n'ont pas ramassé leur document (Politique d'avis d'expiration de réservation à ramasser).

Le tableau ci-dessous décrit les cas où des avis de réservation sont envoyés.

Situation Politique de réservation et politique d'avis appliquées Facteurs à considérer
La réservation expire avant que le document de PEB soit reçu du prêteur.

Politiques pour demandes de réservation

  • Politique d'avis d'expiration de demande de réservation
  • Le Tableau des politiques pour demandes de réservation ne teint pas compte de l'emplacement.
  • Utilisez la politique de réservation habituelle.
  • Ajoutez un message concernant les demandes de PEB dans l'avis envoyé aux usagers.
La demande de réservation est remplie (le document de PEB a été reçu du prêteur et retourné par le personnel de Circulation).

Politiques pour comblement des réservations

  • Avis de ramasser la réservation
  • Indiquez, dans l'avis de ramasser la réservation, que le document a été reçu via le PEB.
  • Considérez allouer moins de jours à l'usager pour ramasser le document.
  • Vous voudrez peut-être envoyer à l'usager un rappel quotidien jusqu'à ce que le document soit ramassé.
  • Une seule date d'expiration est permise.
L'usager ne ramasse pas le document.

Politiques pour comblement des réservations

  • Politique d'avis d'expiration de réservation à ramasser

Derniers conseils et rappels

Considérez les avantages du Prêt entre bibliothèques WorldShare et de Circulation WorldShare lorsque vous songez à intégrer ces modules.

  • L'ID de demande de PEB est un numéro unique qui peut servir de code-barres pour un document temporaire lorsque vous marquez le document comme reçu du prêteur. Par conséquent, une connexion est créée entre les systèmes si vous devez cherchez la demande et voir les détails sur la circulation du document (dont les demandes archivées).
  • Comparez vos politiques de réservation générales et vos politiques de PEB. Évaluez comment équilibrer ces politiques afin de réduire les problèmes lors du processus d'intégration.
  • Personnalisez les avis envoyés aux usagers afin de les informer que ce message concerne une demande de PEB.
  • Encouragez vos usagers à vérifier, dans leur compte WorldCat Discovery sous l'onglet Réservations, la progression de leur demande de PEB.