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Assistance OCLC

Résolution de problèmes

Cette rubrique décrit les exceptions (erreurs) qui peuvent survenir dans le cadre du process d'intégration de la chaîne de travail et la marche à suivre pour remédier à ces problèmes.

Il arrive que des exceptions surviennent. Ces exceptions seront consignées dans la section Circulation sous Historique de circulation dans la demande de PEB. Une exception interrompt le processus d'intégration et doit être résolue pour que l'intégration soit effectuée.

Si une exception se produit, vous verrez l'un des états suivants sous Historique de circulation :

  1. Aucun état (l'Historique de circulation est vide).
  2. La création d'une notice pour document temporaire a échoué (ID d'usager non valide). Corrigez l'ID d'usager et réessayez.
  3. La création d'une notice pour document temporaire a échoué (exception).
  4. La mise à jour de la notice du document temporaire a échoué (exception).

Sept raisons peuvent causer des exceptions (et générer un état) :

  1. Les étapes de configuration n'ont pas été complétées (état 1).
  2. Le code-barres de l'usager manque (le message d'erreur apparaît lors de la tentative d'envoyer la demande de PEB).
  3. Le code-barres de l'usager ne correspond à aucun code-barres existant (état 2).
  4. Le compte de l'usager est bloqué ou expiré (état 3).
  5. Le document temporaire ne peut pas être créé à cause des informations bibliographiques (état 3).
  6. La réservation ne peut pas être effectuée à cause des politiques ou limites (état 3).
  7. La demande de réservation est échue (état 4).

 Note. - Ces erreurs n'empêcheront pas l'envoi de la demande de PEB et le traitement de celle-ci entre l'emprunteur et le prêteur. Même si le personnel travaille pour corriger les erreurs, le traitement de la demande ne sera pas retardé.

Les étapes de configuration n'ont pas été complétées

Aucun état dans Historique de circulation

Si vous ne voyez aucune donnée sous Historique de circulation de la demande de PEB, cela signifie qu'une erreur d'activation est survenue. Assurez-vous que toutes les étapes de configuration ont bien été effectuées.

Historique de circulation

Révisez la documentation et regardez cette vidéo qui explique le processus :

Le code-barres de l'usager manque

Un message d'erreur apparaît lorsque vous tentez d'envoyer la demande de PEB.

Le code-barres de l'usager est l'élément commun de Circulation WorldShare et du Prêt entre bibliothèques WorldShare. Ce champ doit être rempli pour que la demande de PEB soit envoyée aux prêteurs.

Lorsque l'intégration est activée, le code-barres de l'usager doit être inscrit dans la section Informations sur l'usager de la demande de PEB. Si vos usagers soumettent des demandes directement par le biais de WorldCat Discovery, le code-barres de l'usager est requis pour pourvoir soumettre le formulaire de demande.

Lorsque les demandes de PEB sont générées à partir de WorldShare, les employés qui créent les demandes pour les usagers doivent inscrire le code-barres de l'usager. Si le code-barres de l'usager n'est pas inscrit, la demande de PEB ne peut pas être envoyée aux prêteurs et un message d'erreur sera affiché.

Si vous devez soumettre une demande de PEB pour un usager qui ne possède pas de compte dans le module Circulation, il est recommandé de créer un compte pour cet usager avant de soumettre sa demande.

Contournement (dans WorldShare)

  1. Cherchez l'usager dans le module Circulation.
  2. Dans la demande de PEB, dans la section Usager, inscrivez le code-barres dans le champ ID.
  3. Enregistrez la demande de PEB.
  4. Envoyez la demande de nouveau.

Le code-barres de l'usager ne correspond à aucun code-barres existant

État dans Historique de circulation : La création d'une notice pour document temporaire a échoué (ID d'usager non valide). Corrigez l'ID d'usager et réessayez.

Si l'usager n'inscrit pas correctement son code-barres et qu'aucun code-barres correspondant n'est trouvé dans le module Circulation, l'intégration échouera.

Si l'usager n'inscrit pas correctement son code-barres et que ce code-barres erroné correspond à celui d'un autre usager, la demande sera soumise pour le mauvais usager. Certaines bibliothèques souhaiteront peut-être ajouter une étape pour la vérification du code-barres de l'usager dans la demande de PEB, c'est-à-dire la vérification, par le personnel du code-barres et du nom de l'usager dans le module CIrculation. Si le bon code-barres est trouvé et qu'il est corrigé dans la demande de PEB avant que celle-ci ne soit transmise, aucune action supplémentaire ne sera requise.

Contournement (dans WorldShare)

  1. Cherchez l'usager dans le module Circulation et trouvez le bon code-barres.
  2. Dans la demande de PEB, dans la section Usager, corrigez le code-barres dans le champ ID.
  3. Enregistrez la demande de PEB.
  4. Dans la section Circulation, cliquez sur Réessayer.
  5. L'état de circulation sera mis à jour si le bon code-barres a été inscrit.

Le compte de l'usager est bloqué ou expiré

État dans Historique de circulation : La création d'une notice pour document temporaire a échoué (exception).

La création du document temporaire et de la réservation au niveau du document échouera si le compte de l’utilisateur est expiré. Lorsque le compte d'un usager est expiré, il n'a plus de privilèges de circulation (emprunts, réservations, etc.).

Vérifiez le compte de l'usager. Assurez-vous que le compte n'a pas été bloqué manuellement (la case Bloqué n'est pas sélectionnée) et que la date d'expiration du compte n'a pas été atteinte. Si le compte a été bloqué et que les politiques de la bibliothèque le permettent, débloquez le compte et réessayez de soumettre la demande de PEB dans la section Circulation.

Contournement (dans WorldShare)

  1. Cherchez l'usager dans le module Circulation.
  2. Vérifiez le compte de l'usager
    1. Vérifiez si le compte a été bloqué manuellement (la case Bloqué est sélectionnée).
    2. Vérifiez la date d'expiration du compte (la date d'expiration a-t-elle été atteinte?).
  3. Si les procédures de la bibliothèque le permettent, débloquez le compte et/ou modifiez la date d'expiration du compte.
  4. Dans la demande de PEB, allez dans la section Circulation et cliquez sur Réessayer.
  5. L'état dans Historique de circulation sera mis à jour si le problème a été résolu.  

Le document temporaire ne peut pas être créé à cause des informations bibliographiques

État dans Historique de circulation : La création d'une notice pour document temporaire a échoué (exception).

La création du document temporaire peut également échouer si le champ Auteur de la demande de PEB contient plus 250 caractères. Les informations sur le document proviennent de la notice bibliographique WorldCat. Les informations des zones Titre, Auteur et Format de matériel sont transférées dans la notice du document temporaire. Si une exception survient en raison des informations bibliographiques, ce sera à cause de l'une de ces zones.

Dans la demande de PEB, dans la section Détails sur la demande, corrigez les informations qui sont à l'origine du problème, enregistrez le demande, puis cliquez sur Réessayer dans la section Circulation.

Contournement

  1. Vérifiez les informations bibliographiques du document pour des exceptions potentielles dans les champs Titre et Auteur (le champ Auteur contenant plus de 250 caractères cause une exception).
  2. Dans la demande de PEB, dans la section Détails sur la demande, corrigez les informations qui sont à l'origine du problème. Enregistrez vos modifications.
  3. Dans la section Circulation, cliquez sur Réessayer.
  4. L'état dans Historique de circulation sera mis à jour si le problème a été résolu.  

La réservation ne peut pas être effectuée à cause des politiques ou limites

État dans Historique de circulation : La création d'une notice pour document temporaire a échoué (exception).

La création du document temporaire peut également échouer si l'usager est bloqué conformément en raison de certaines politiques de circulation de votre bibliothèque. (Les politiques du module Circulation WorldShare sont configurées dans Configuration des services OCLC.) Par exemple, un usager peut avoir des factures impayées et la somme de ces factures est supérieure au montant maximal permis pour les factures impayées. Ce type de blocage causera l'échec de l'intégration.

De nombreuses politiques et limites peuvent être configurées pour votre bibliothèque. L'une de ces politiques ou limites peut causer une exception. Par exemple, si le nombre de réservations que peut faire un usager est limité, et que cette limite a été atteinte, une nouvelle réservation ne pourra pas être créée pour cet usager.

Dans Circulation WorldShare, lorsque vous tentez de créer une demande de réservation pour un usager qui a atteint sa limite de réservations permises, une fenêtre de confirmation vous permettant d'outrepasser cette restriction peut être présentée. Cette fenêtre de confirmation est aussi un type d'exception rencontrée par le système. Toutefois, le système ne peut pas déterminer si vous avez l'autorisation d'outrepasser la restriction et l'exception se produit.

Révisez le compte de l'usager et vos politiques de circulation pour déterminer si des restrictions s'appliquent pour cette usager. Vous pouvez corriger la cause de la restriction dans le module Circulation et réessayer de soumettre la demande de PEB.

Contournement

  1. Vérifiez le compte de l'usager pour savoir si des restrictions s'appliquent :
    • Documents en retard
    • Nombre de documents actuellement prêtés
    • Nombre de demandes de réservation
  2. Corrigez la cause de la restriction dans le module Circulation.
  3. Dans la demande de PEB, allez dans la section Circulation et cliquez sur Réessayer.
  4. L'état dans Historique de circulation sera mis à jour si le problème a été résolu.

La demande de réservation est échue

État dans Historique de circulation : La mise à jour de la notice du document temporaire a échoué (exception).

Cette exception se produit lorsque vous essayez de mettre à jour le code-barres du document dans la section Circulation de la demande de PEB et de marquer le document comme reçu.

Les réservations expireront si elles ne sont pas remplies dans le délai indiqué dans le champ Durée par défaut pour demande de réservation de l'écran Politiques de demandes de réservation dans Configuration des services OCLC (Circulation WorldShare > Politiques de demandes de réservation). La Durée par défaut pour demande de réservation détermine combien de temps la demande reste active dans le système. Si cette durée est courte, par exemple 2 ou 3 semaines, il est possible que la demande de PEB ne soit pas remplie dans ce laps de temps et la réservation expirera.

Le décompte pour la Durée par défaut pour demande de réservation commence lorsque la demande de PEB est envoyée aux prêteurs. Le système crée un document temporaire et une réservation au niveau du document pour l'usager qui demande le document. La réservation est remplie lorsque le personnel du PEB reçoit le document physique du prêteur. Si la Durée par défaut pour demande de réservation expire avant que le document ne soit reçu, la réservation n'est plus active (elle est supprimée dans le compte de l'usager). Par conséquent, le système ne peut pas mettre à jour la demande et indiquer qu'elle a été remplie.

Étant donné que le document temporaire existe toujours dans le module Circulation, vous pouvez faire une autre demande de réservation pour l'usager et réessayer de soumettre la demande dans la section Circulation de la demande de PEB.

Contournement

  1. Vérifier le compte de l'usager pour la réservation au niveau du document.
  2. Si vous ne trouvez pas la réservation, cherchez le document temporaire dans les documents temporaires puis :
    • Vérifiez le document temporaire.
    • Assurez-vous que la localisation du document est WS ILL (WS PEB).
    • Vérifiez si des réservations sont en attente.
    • Effectuez la réservation pour l'usager.
  3. Dans la demande de PEB, allez dans la section Circulation et cliquez sur Réessayer.
  4. L'état dans Historique de circulation sera mis à jour si le problème a été résolu.
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