Les bibliothèques emprunteuses enverront généralement un courriel aux prêteurs hors système que si elles ont épuisé les chaînes de prêteurs de leur système et n'ont toujours pas rempli la demande, ou parce que la nature du document veut qu'elles commencent la demande hors système.
Créez une demande d'emprunt hors système en prenant une demande de PEB existante, nouvelle ou non remplie, et en changeant son type de traitement pour Demande hors système.
Pour changer le Type de fourniture d'une demande :
Les demandes hors système doivent être éditées pour deux raisons principales :
Tous les champs des demandes hors système sont modifiables. Certains champs sont considérés comme essentiels et le système vous avertira si ces champs sont accidentellement supprimés ou n'ont pas été remplis :
Lorsque vous recevez des mises à jour d'un partenaire hors système pour une demande existante, utilisez l'option Note dans la demande et entrez les mises à jour ou les informations importantes en tant que Notes du personnel. Copiez et collez les informations ou saisissez-les manuellement dans la Note, y compris les adresses électroniques, les dates, les adresses et les autres informations pertinentes.
L'onglet Notes du personnel vous permet de conserver des notes qui peuvent être consultées et cherchées uniquement par le personnel de votre bibliothèque, et peuvent être utilisées comme dépôt d'informations pour votre demande hors système. Les Notes pour le personnel peuvent être ajoutées dans les demandes actives et fermées. Le nombre sur l'onglet indique combien de notes pour le personnel il y a pour la demande. Pour plus de détails, voir Notes pour le personnel.
Tous les membres du personnel peuvent ajouter, modifier et supprimer des notes. Tous les membres du personnel peuvent modifier des notes existantes. Le nom de l'auteur de la note initiale est affiché dans la colonne de gauche, et le nom du dernier utilisateur qui a modifié la note est affiché sous le nom de l'auteur de la note initiale.
Note. - Seuls les employés ayant le rôle PEB WorldShare Admin peuvent voir le nom de l'auteur d'une note pour le personnel. Les employés ayant le rôle PEB WorldShare Utilisateur verront la date et l'heure de la création ou modification de la note, et le nom de la bibliothèque.
La dernière note ajoutée apparaîtra dans le haut de la liste sous l'onglet Notes du personnel. Les notes modifiées seront listées selon le moment de la mise à jour.
Ajouter une note pour le personnel
Note. - Jusqu'à 500 notes par demande sont permises.
Supprimer une note pour le personnel
Un message indique que la note a été enregistrée.
Lorsqu'il est temps d'annuler, d'expédier, de recevoir, de retourner ou d'effectuer le retour d'une demande hors système, il est recommandé d'effectuer les mises à jour nécessaires aux détails de la demande avant de modifier l'état de la demande.
Utilisez la liste déroulante Modifier l'état pour modifier l'état de la demande. Sélectionnez l'état approprié après avoir mis à jour les détails de la demande.
Note. - Lorsque vous modifiez l'état de la demande, toutes les autres modifications apportées sont automatiquement enregistrées.
Si le changement de l'état est important pour l'usager, utilisez le bouton Courriel pour lui envoyer un message contenant des informations sur l’état de sa demande.
Utilisez le bouton Courriel pour envoyer un courriel approprié au partenaire hors système. L'envoi d'un courriel au partenaire hors système après la mise à jour des détails et de l'état de la demande garantit que le courriel contient les détails exacts.
Dans le formulaire de courriel, inscrivez l'adresse électronique du destinataire manuellement ou sélectionnez une adresse dans le carnet d'adresses.
Le système fermer automatiquement les demandes d'emprunt hors système si la demande atteint :
Avisez le partenaire que la demande a été fermée en utilisant le courriel Détails complets sur la demande.
Une fois que la demande est Fermée (Non remplie), vous pouvez ajouter de nouveaux prêteurs à la chaîne de prêteurs et Réenvoyer la demande. Vous pouvez également utiliser le bouton Changer le type de fourniture pour modifier le type de demande, ou sélectionner Demande hors système et soumettre de nouveau la demande à un nouveau partenaire hors système.
Révisez les demandes hors système en utilisant les statistiques du site OCLC Usage Statistics afin de pouvoir suivre vos demandes hors système avec toutes vos autres formes de demandes de PEB.
Les demandes hors système apparaîtront dans le rapport de votre bibliothèque Borrower/Lender Resource Sharing Stats Report sur le site OCLC Usage Statistics. Pour plus de détails, voir Rapports sur le Prêt entre bibliothèques WorldShare (en anglais).
Note. - Toutes les demandes hors système qui sont affichées dans les statistiques auront le symbole OCLC OFSYS pour le partenaire hors système.