Contacts

Utilisez cet écran pour enregistrer les adresses électroniques couramment utilisées, ainsi que le nom et la succursale de la personne contact. Ces contacts peuvent être utilisés pour envoyer une demande de récupération de document à une succursale qui détient un document demandé.

Après avoir configuré vos contacts, lorsque vous utilisez Tipasa pour envoyer un courriel lié à une demande :

Le destinataire du courriel peut être sélectionné manuellement dans votre liste de contacts.
Si vous envoyez un courriel de demande de récupération de document pour une succursale sélectionnée, le système peut mettre en évidence les contacts associés à cette succursale.
Si vous envoyez un courriel de demande de récupération de document pour une succursale sélectionnée où il y a un seul contact, le système peut mettre en évidence le contact par défaut comme récipiendaire du courriel.

Si vous devez envoyer un courriel de demande de récupération de document à plusieurs personnes à une succursale donnée :

Configurez une liste de distribution de courriel pour tous les contacts de la succursale.
Utilisez cette liste comme contact électronique associé à la succursale.

Configurer des contacts

Pour ajouter un contact :

Cliquez sur Ajouter un contact.
Inscrivez un nom pour le contact.
Inscrivez une adresse électronique unique ou une adresse de liste de diffusion dans le champ Adresse électronique.
(Facultatif) Sélectionnez une succursale enregistrée à associer à cette adresse électronique dans la liste déroulante Succursale. L'ajout d'une succursale permet à Tipasa de relier une succursale sélectionnée à une ou plusieurs adresses électroniques de contacts lors de l'envoi manuel d'un courriel de demande de récupération de document pour une demande particulière.
Cliquez sur Enregistrer.

Pour modifier un contact :

Dans la section Gestion des contacts, trouvez le contact que vous voulez modifier.
Modifiez le contact.
Cliquez sur Enregistrer.

Pour supprimer un contact :

Dans la section Gestion des contacts, trouvez le contact que vous voulez supprimer.
Cliquez sur Supprimer. Le contact est retiré de la liste de contacts dans la section Gestion des contacts.

Configurer les succursales associées aux contacts

Note. - Les étapes ci-dessous ne s'appliquent que si votre système de circulation est Circulation WorldShare, Alma ou Sierra.

Pour pouvoir définir les succursales que le système reconnaît et auxquelles le système peut relier les adresses électroniques des contacts :

Enregistrez les succursales de votre bibliothèque.
Utilisez la Table de conversion des codes de localisations pour lier les succursales de votre catalogue à vos succursales enregistrées.
Ajoutez des contacts avec des adresses liées à vos succursales enregistrées.
Activez Tipasa pour que les fonds dans votre catalogue soient affichés pour les documents demandés.
Créez un bordereau d'avis de demande de récupération de document pour les succursales locales. Dans les paramètres de l'avis, pour le champ Destinataire, sélectionnez BRANCH (Succursale) afin que les contacts et adresses électroniques soient associés à ce bordereau d'avis par courriel.