Traiter les demandes

Correspondance bibliographique

La correspondance bibliographique permet de s'assurer que l'usager reçoit le document qu'il attend. Lorsque la demande d'un usager ne contient que des informations bibliographiques partielles, le système utilise les informations fournies et applique une série de règles pour identifier un document qui est catalogué complètement et correctement dans WorldCat, qui est largement détenu par les bibliothèques et qui correspond de près au document demandé par l'usager. Une fois qu'il a identifié le meilleur document, le système ajoute ou met à jour automatiquement des informations bibliographiques dans la demande.

La correspondance bibliographique nécessite au moins l'un des numéros suivants : ISSN, ISBN, ou Numéro OCLC.

• Si un ISSN est inclus, le système l'utilise pour identifier la meilleure notice WorldCat.
• Si aucun ISSN n'est inclus, le système cherche un numéro OCLC. Si un numéro OCLC est présent, le système l'utilise pour identifier la meilleure notice.
• Si aucun ISSN ou numéro OCLC n'est inclus, le système cherche un ISBN. Si un ISBN est présent, le système l'utilise pour identifier la meilleure notice.
• Si aucun ISSN, ISBN ou numéro OCLC n'est inclus, le système envoie la demande au personnel pour révision.

Lorsqu'un ISSN est fourni, une vérification de correspondance de titre de 30 % est requise. Par exemple, la valeur « J Clin Psych » correspondrait à Journal of Clinical Psychology mais pas à Journal of Business Economics.

Écran des fonds

Traiter les demandes pour le contenu en libre accès

Dans l'écran des demandes d'emprunt, suivez les instructions ci-dessous pour traiter les demandes de type Libre accès.

Si votre bibliothèque a activé la Livraison de documents (recommandé) :

1. Cliquez sur le bouton Changer le type de fourniture dans le haut de la demande et sélectionnez Livraison de document.
2. Dans le liste déroulante Type d'URL, sélectionnez Lien Libre accès.
3. Collez le lien dans le champ URL.
4. Dans le haut de la demande, cliquez sur Marquer comme Complétée pour mettre à jour et enregistrer la demande.
5. Le lien vers le document sera disponible pour l'usager dans Mon dossier.

• Si votre bibliothèque a configuré les avis automatisés Bibliothèque de livraison de document à Usager et que l'usager a choisi de recevoir des avis par courriel ou par message texte, l'avis approprié sera envoyé.

 Note. - Si votre bibliothèque n'a pas configuré l'envoi automatique d'avis pour la livraison de document, vous devrez envoyer manuellement les avis avant de marquer la demande comme étant complétée. 

6. L'état de la demande devient Fermée (Doc fourni).

Si votre bibliothèque n'a pas activé la Livraison de documents :

1. Cliquez sur le bouton Courriel et sélectionnez le bordereau approprié ou remplissez le formulaire pour envoyer à l'usager le lien Libre accès pour accéder au document demandé.
2. Ouvrez la demande et sélectionnez Libre accès dans la liste déroulante Changer le type de fourniture pour indiquer que la demande a été remplie.  Un message de confirmation est affiché et l'état de la demande devient Fermée/Libre accès.

Mise en garde - Vous devez envoyer (par courriel) le lien au contenu en libre accès à l'usager avant de cliquer sur Libre accès, parce que lorsque la demande sera mise à jour pour Fermée/Libre accès, les informations sur l'usager seront effacées.

 Note. - Les demandes remplies par le biais du Libre accès seront comprises dans vos statistiques mensuelles.

Recevoir des documents (état En transit)

Renouveler un prêt (état Doc reçu)

Suivez les instructions ci-dessous pour renouveler le prêt d'un document.

Pour renouveler un prêt :

1. Sous Demandes d'emprunt, cliquez sur Documents reçus.
2. Cliquez sur l'ID ou le Titre de la demande pour ouvrir la demande.
3. Entrez une Date d'échéance désirée.
4. Cliquez sur Renouveler prêt.

    Mise en garde - Lorsque vous suggérez une date d'échéance désirée, assurez-vous de consulter d'abord les politiques de renouvellement du prêteur. Pour ce faire, dans la demande, allez dans la section Informations sur le prêt et cliquez sur le point d'interrogation () à côté du symbole du prêteur pour voir les politiques de ce prêteur dans le Répertoire des politiques.

5. Un message de confirmation est affiché et la demande apparaît sous Demandes d'emprunt > Documents reçus > Renouvellement demandé.

 Note.- Des mots-clés peuvent être utiliser pour faire le suivi des demandes de renouvellement. Pour plus de détails, voir Mots-clés.

Si le prêteur accepte de renouveler le prêt, il déterminera la nouvelle date d'échéance. Si vous avez décalé la date d'échéance de l'usager, cette date sera affichée à l'usager dans Mon dossier et dans les avis qu'ils recevront.  Pour plus de détail sur le décalage de la date d'échéance de l'usager, voir Gestion des demandes des usagers.

Si le prêteur refuse de renouveler le prêt, date d'échéance initiale sera conservée.

Marquer un document comme perdu

Si un document reçu est manquant, marquez le document comme étant Perdu dans la demande pour alerter la bibliothèque prêteuse.

Pour marquer un document comme Perdu :

1. Sous Demandes d'emprunt, cliquez sur Documents reçus.
   • Les documents peuvent être marqués comme Perdu dans les demandes des catégories Doc reçu/utilisé, Renouvellement demandé, Renouvellement accepté, Renouvellement refusé, En retard et Doc rappelé.
2. Cliquez sur l'ID ou le Titre de la demande pour ouvrir la demande.
3. Dans la demande ouverte, cliquez sur le bouton Perdu.

L'état du document devient Perdu et la demande se déplace vers la file d'attente reçue mais manquante pour la bibliothèque emprunteuse et la bibliothèque prêteuse.

Si le document est retrouvé, retournez-le ou renouvelez l'emprunt. Pour plus de détails, voir Retourner des documents.

Demandes non remplies

Si une demande n’est pas remplie par l’un des prêteurs de la Chaîne de prêteurs, la demande de fonds dans la chaîne du prêteur, la demande passera à Non remplie.  Les options pour les demandes non remplies sont : Réenvoyer la demande, Changer le type de fourniture et Annuler la demande.

Pour envoyer la demande de nouveau :

1. Cliquez sur l'ID de la demande non remplie pour l'ouvrir.
2. Sous Bibliothèques prêteuses, inscrivez d'autres prêteurs dans la Chaîne de prêteurs.
   • Dans la partie Historique plus bas, les prêteurs qui ont déjà reçu la demande et leur réponse sont affichés.
3. (Facultatif)  Modifiez les données bibliographiques dans les Détails de la demande, les Notes sur l'emprunt, les Notes sur la facturation ou le Coût maximum pour les frais IFM.
   • Des options de recherche apparaissent les champs Titre, Auteur, ISSN, ISBN et Numéro OCLC.
   • Le champ Édition préférée ne peut pas être modifié.
4. Dans l'écran de la demande, cliquez sur Réenvoyer la demande.
5. La demande sera transférée dans En attente de réponse.

Vous pouvez changer le Type de fourniture d'une demande non remplie pour Demande d'achat, Acquisitions WorldShare (si option activée) ou Livraison de document (si option activée).

Pour modifier le Type de fourniture d'une demande :

1. Trouvez la demande en question.
2. Dans la demande, cliquez sur Changer le type de fournitureet sélectionnez l'une des options suivantes :
   • Livraison de documents
   • Demande d'achat
   • Acquisitions WMS
3. La demande est transférée dans sa nouvelle file.

 Note. - Bien que le bouton Annuler la demande soit toujours disponible pour ces demandes, il n'est pas nécessaire de cliquez sur ce bouton puisque la demande a déjà été fermée. Si vous cliquez sur ce bouton, l'état de la demande passera à Fermée (annulée). Cette demande sera ensuite comptée en double dans le rapport OCLC Usage Statistics - Borrower Activity Overview Report (en anglais), c'est-à-dire comme une demande non remplie et comme une demande annulée.

Répondre aux conditions d'un prêteur (demande conditionnelle).