Avis
Le Partage de ressources pour groupes offre aux bibliothèques la possibilité d'envoyer des avis automatisés aux usagers lors des diverses étapes de traitement d'une demande, et d'envoyer des avis concernant une demande spécifique à tout moment en utilisant l'interface du personnel. Les avis automatisés seront envoyés aux usagers par courriel.
Des avis spécifiques aux événements sont disponibles dans Configuration des services OCLC. Ces avis peuvent être personnalisés par votre bibliothèque pour inclure votre nom de PEB, l'adresse électronique de votre service et vos coordonnées.
Configurer des avis
Les avis sont configurés dans Configuration des services OCLC. Par défaut, aucun avis n'est activé.
Vous pouvez sélectionner les avis qui doivent apparaître dans l'interface du Partage de ressources pour groupes pour l'envoi manuel et/ou qui doivent être automatiquement envoyés lorsqu'une action se produit dans le système. Tous les avis ne peuvent pas être envoyés automatiquement. Pour la description de tous les avis et lors de quels événements les avis automatisés sont envoyés, voir Types d'avis. Les avis sont envoyés aux usagers par courriel.
Déterminer quels avis doivent être envoyés
Vous devriez examiner les Types d'avis et décidez quels avis vous souhaitez activer avant de configurer les avis. Vous devrez personnaliser chaque avis avec les informations de votre bibliothèque. Il n'est pas possible de modifier les avis en lot.
Personnaliser les avis
Une fois que vous aurez décidé quels avis utilisera votre bibliothèque, vous pourrez commencer à personnaliser chaque avis.
Pour personnaliser les avis :
- Connectez-vous à Configuration des services OCLC.
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur PEB WorldShare > Avis.
- Dans l'écran Avis, pour chaque avis que vous voulez activer :
- Dans la ligne où apparaît l'avis, cliquez sur le bouton Modifier.
- Remplissez les champs avec les informations sur votre bibliothèque. Vous devriez personnaliser vos avis afin que vos usagers puissent déterminer facilement que les avis proviennent de votre bibliothèque. Pour plus de détails, voir Personnaliser les avis par courriel.
- Cliquez sur Enregistrer toutes les modifications.
- Un message de confirmation sera présenté. Cliquez sur le lien Cliquer pour modifier si vous voulez apporter des modifications supplémentaires.
- Facultatif. Pour voir un aperçu de l'avis qui sera envoyé par courriel, cliquez sur Aperçu dans la ligne contenant l'avis.
- Facultatif. Pour tester l'avis par courriel :
- Cliquez sur Envoyer courriel test dans la ligne de l'avis que vous souhaitez tester.
- Saisissez l'Adresse courriel du destinataire.
- Cliquez sur Envoyer.
- Pour chaque avis que vous activer, cochez la case Envoi manuel dans WorldShare et/ou la case Envoi automatisé.
- Dans le bas de l'écran, cliquez sur Enregistrer.
Historique des avis
Les avis envoyés pour une demande sont notés dans l'Historique des avis.
Pour voir l'Historique des avis pour une demande :
- Trouvez la demande appropriée dans la les Demandes d'emprunt.
- Cliquez sur l'ID ou le Titre pour afficher la demande.
- Ouvrez la section Historique de la demande et allez à Historique des avis
Note. - La mise à jour de l'Historique des avis peut prendre plusieurs minutes après l'envoi d'un avis.
- Historique de la demande - Image
-
Modifier et envoyer des avis
Chaque avis a un bordereau par défaut. Vous devriez personnaliser chaque avis afin que vos usagers puissent déterminer facilement que les avis proviennent de votre bibliothèque. Dans l'écran Modifier d'un avis, pour pouvez modifier le bordereau de l'avis.
Modifier un bordereau d'avis par courriel
Suivez les instructions ci-dessous pour modifier un bordereau d'avis par courriel.
Pour modifier un avis envoyé par courriel :
- Dans Configuration des services OCLC, dans le menu de navigation de gauche, allez sous PEB WorldShare > Avis.
- Dans l'écran Avis, trouvez l'avis que vous voulez modifier. Pour des détails sur les types d'avis disponibles, voir Types d'avis.
- Dans la ligne où apparaît l'avis, cliquez sur le bouton Modifier.
- Dans l'écran de modification, personnalisez les champs. Pour plus d'informations, consultez le tableau Champs des courriels ci-dessous.
- Pour ajouter des informations de la demande, utilisez l'option Insertions de données.Placez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer les données, puis cliquez sur les Insertions de données que vous voulez ajouter.Pour la description de toutes les Insertions de données, voir Insertions de données dans les avis.
- Dans le bas de l'écran, cliquez sur Enregistrer les modifications.
- Si vous n'êtes pas satisfait de vos modifications, vous pouvez revenir au bordereau par défaut à tout moment en cliquant sur Rétablir les valeurs par défaut.
Champs des courriels
Vous pouvez modifier les champs suivants dans les avis par courriels.
| Champ du courriel | Description |
|---|---|
| Nom de l'expéditeur | L'expéditeur de l'avis par courriel. Vous devez indiquer le nom de votre bibliothèque, de votre département ou de votre service (ex. : Livraison de documents Presto) dans ce champ. Il n'est pas nécessaire d'utiliser le même nom d'expéditeur pour chaque avis. Par exemple, vous pouvez utiliser un nom différent pour vos avis de demande de prêt entre bibliothèques et vos avis de livraison de documents. |
| Adresse de réponse |
L'adresse électronique à laquelle les usagers peuvent répondre s'ils ont des questions sur leur demande ou ont besoin de plus d'informations. L'adresse électronique fournie par OCLC dans les bordereaux n'est pas une adresse surveillée. Si vous laissez l'adresse électronique OCLC par défaut dans le champ Adresse de réponse, les usagers qui répondent au courriel ne recevront pas de réponse. Si vous voulez que les usagers puissent envoyer un courriel à votre bibliothèque et recevoir des réponses, vous devez inscrire une adresse électronique surveillée pour votre bibliothèque. |
| Objet du message | Le sujet de l'avis par courriel. |
| Corps du message | Le message de l'avis par courriel. |
Comment un courriel apparaît à vos usagers
L'image suivante illustre l'affichage d'un avis envoyé aux usagers par courriel.
Prévisualiser les modifications
Vous pouvez prévisualiser vos modifications à partir de l'écran des Avis.
Pour prévisualiser vos modifications :
- Dans la ligne correspondant à l'avis que vous voulez voir, cliquez sur Aperçu.
- L'écran Aperçu de l'avis est ouvert dans une nouvelle fenêtre du navigateur.
L'aperçu inclura une insertion de données par défaut pour Mon dossier : http://mylib.account.worldcat.org/account. Ce lien n'est pas celui qui apparaîtra dans les avis réels envoyés par le Partage de ressources pour groupes : le lien sera l'URL de votre bibliothèque pour Mon dossier.
Si vous envoyez un avis test par courriel à partir de Configuration des services OCLC, il inclura l'URL http://mylib.account.worldcat.org/account URL. Si vous voulez voir exactement comment vos avis apparaîtront à vos usagers, envoyez un avis à partir du Partage de ressources pour groupes.
Envoyer un avis manuellement
Si vous avez activé les avis manuels, vous pouvez les envoyer à tout moment dans l'interface du Partage de ressources pour groupes. Tous les avis que vous avez activés pour l'envoi manuel dans l'interface WorldShare pourront être envoyés.
Pour envoyer un avis manuellement :
- Dans l'interface du Partage de ressources pour groupes, trouvez la demande pour laquelle vous voulez envoyer un avis.
- Ouvrez la demande et cliquez sur Courriel.
- Dans l'écran Envoyer un message, cliquez sur Choisir un bordereau.
- Tous les avis applicables que vous avez activés pour l'envoi manuel dans l'interface WorldShare apparaîtront dans la liste. Les avis standards sont affichés en premier (dans l'ordre de la chaîne de travail), suivis des avis personnalisés (en ordre alphabétique). Sélectionnez l'avis que vous souhaitez envoyer.
- Les champs du message sont remplis avec les données personnalisées que vous avez fournies pour l'avis dans Configuration des services.
- Vous pouvez modifier le message et ajouter d'autres informations avant d'envoyer le message.
- Cliquez sur Envoyer.
Note. - L'envoi manuel d'un avis ne remplacera pas les avis automatisés. Si un avis manuel est envoyé pour informer l'usager d'une situation, le système génèrera aussi automatiquement un avis à l'usager lorsque l'état du document changera.
Historique des avis
Les avis qui sont envoyés aux usagers sont consignés dans l'Historique des avis qui apparaît dans la section Historique de la demande. L'Historique des avis répertorie tous les avis manuels et automatisés envoyés pour la demande, dont la date d'envoi, le mode d'envoi et l'état. Le nom de l'avis est lié au texte du message qui a été envoyé ou à la tentative d'envoi. Vous pouvez renvoyer tous les avis par courriel répertoriés dans l'historique en cliquant sur Renvoyer. Mon dossier affiche également les avis qui ont été envoyés avec succès, mais les usagers ne peuvent pas voir le contenu des avis qui leur ont été envoyés à cet endroit. Pour plus de détails, voir Mon dossier. Pour plus de détails, voir Mon dossier pour le Partage de ressources pour groupes.
État de l'avis
L'état de l'avis dans Historique des avis indique si des erreurs sont survenues lors de l'envoi de l'avis si s'il a été envoyé avec succès. Le tableau répertorie tous les états possibles et quoi faire si certains états sont affichés.
| Statut | Quoi faire |
|---|---|
| Message en double | Le système ne permet pas d'envoyer plus d'un message ayant exactement le même contenu au même usager pendant une heure. OCLC vous recommande de personnaliser vos bordereaux d'avis par courriel afin que chaque avis contienne des informations uniques (telles que le titre du document demandé ou l'ID de la demande). Pour plus d'informations sur la personnalisation de votre avis, voir Modifier les avis par courriel. |
| Le bordereau n'a pu être analysé. | Connectez-vous à la Configuration des services (PEB WorldShare > Avis) et prévisualisez le bordereau d'avis.Corrigez les erreurs que vous trouvez.Pour plus de détails, voir Personnaliser les avis par courriel. |
| Les coordonnées sur l'usager sont incomplètes. | Vérifiez le dossier et les préférences pour avis de l'usager et assurez-vous qu'il contient une adresse électronique et un numéro de téléphone valides avec l'indicatif du pays. |
| Message livré. | L'avis a été envoyé avec succès au destinataire. |
|
Champs manquants ou invalides. |
Vérifiez que les champs obligatoires sont présents dans l'avis et renvoyez l'avis manuellement. |
| Message périmé; annulé. |
Vous pouvez voir cet état si vous avez d'abord activé les avis pour retard, et si des documents prêtés répondent en même temps aux critères du premier, du deuxième et du troisième avis de retard. Dans un tel cas, le système n'enverra que la dernier avis (troisième avis de retard). Le premier et le deuxième avis de retard ne seront pas envoyés, et ils apparaîtront comme périmés dans l'Historique des avis. De plus, si vous utilisez le deuxième avis de retard et que vous l'avez désactivé, par exemple, tous les avis en attente d'envoi seront annulés. Pour la liste de tous les avis disponibles, voir Types d'avis. |
| Une erreur système est survenue. | Selon la raison de l'erreur système, vous pouvez tenter d'envoyer l'avis de nouveau. Si le problème persiste, qu'il se produit avec plusieurs avis et que les avis ne peuvent pas être renvoyés, contactez l'Assistance OCLC. |
| Impossible de livrer à l'adresse électronique. | Vérifiez si l'usager a indiqué une adresse électronique valide. Vous devez vérifier : la demande, la section Livraison des avis dans le dossier de l'usager, et la section Dossier de bibliothèque dans le dossier de l'usager. Ce message peut également signifier que le courriel a été envoyé au bon nom de domaine, mais que l'adresse électronique de l'usager n'a pas été trouvée. |
| Livraison impossible: boîte de réception pleine. | Le domaine du courrier électronique a répondu que la boîte de réception de l'usager est pleine. Contacter l'usager en utilisant une méthode autre que le courriel. |
Avis par courriel envoyé à un dossier de pourriels ou de messages indésirables
Si vous utilisez l'Adresse de réponse fournie par OCLC, vous devrez peut-être mettre cette adresse dans la liste blanche (adresses approuvées) pour éviter que les avis du Partage de ressources pour groupes apparaissent dans le dossier de messages indésirables ou de pourriels de l'usager. Pour ce faire, veuillez consulter les informations ci-dessous :
| Centres de données | Adresse électronique fournie par OCLC | Adresse IP |
|---|---|---|
| Centre de données aux États-Unis | notices@e.worldcat.org | 129.33.239.222 |
| Centre de données d'Australie Centre de données du Canada Centre de données européen |
notices@e2.worldcat.org | 208.73.7.73 |
Types d'avis
Utilisez les avis personnalisés que vous pouvez configurer dans Configuration des services :
Bibliothèque emprunteuse à Usager
| Types d'avis | Description |
Envoi manuel? |
Envoi automatique?
|
Message automatique envoyé |
|---|---|---|---|---|
| L'usager nouvellement enregistré a été approuvé |
Le compte/dossier de l'usager a été approuvé pour les demandes de PEB. L'avis s'applique uniquement si la fonctionnalité d'approbation des usagers est activée. Pour plus de détails, voir Activer l'approbation des usagers. |
Oui
|
Oui |
Lorsque l'usager est approuvé par un membre du personnel dans l'interface du Partage de ressources pour groupes. L'usager doit être approuvé depuis sa demande pour que l'avis soit envoyé. Note. -: Cet avis ne sera pas automatiquement envoyé si vous approuvez l'usager depuis son dossier dans le module Administration WorldShare ou en utilisant la fonction Recherche d'usagers dans le menu de navigation de gauche. Pour plus de détails sur l'approbation des usagers, voir Approbation des usagers. |
| Accusé de réception de nouvelle demande | Confirmation à l'usager que sa demande a été reçue. |
Oui |
Oui |
Lorsqu'un ID de demande est attribué à une demande initiée par un usager. Si le personnel crée une demande pour un usager dans le système, l'usager ne recevra pas cet avis. |
| Informations supplémentaires requises | Demande à l'usager de fournir plus d'informations sur sa demande ou sur le document désiré. |
Oui |
Non | NA |
| Confirmation d'annulation de demande | Confirmation à l'usager que sa demande a été annulée. |
Oui |
Oui |
Lorsque l'état de la demande devient Fermée (Annulée). |
| Article disponible dans Article Exchange | Message à l'usager l'informant que le document est disponible dans Article Exchange et instructions pour le récupérer. |
Oui |
Oui |
Lorsqu'une demande de copie est remplie par un lien d'Article Exchange et que la demande est marquée comme reçue par la bibliothèque emprunteuse. |
| Le document prêté peut être récupéré | Message informant l'usager que le document est prêt à être récupéré à l'endroit de collecte qu'il a choisi. |
Oui |
Oui |
Lorsqu'une demande de prêt est marquée comme reçue par la bibliothèque emprunteuse, et que le délai que vous avez indiqué est échu. Vous pouvez choisir que l'avis soit envoyé des heures, jours ou semaines après la réception du document. |
| Prêt bientôt échu | Rappel à l'usager que la date d'échéance d'un prêt approche. |
Oui |
Oui |
Lorsque la date d'échéance du prêt à l'usager est comprise dans la période que vous avez indiquée. Vous pouvez choisir que l'avis soit envoyé des jours ou des semaines avant la date d'échéance du prêt à l'usager. |
| Document en retard - 1e avis | Rappel à l'usager que le document est en retard. |
Oui |
Oui |
Lorsque la date d'échéance du prêt à l'usager est passée et que le délai que vous avez indiqué est échu. Vous pouvez choisir que l'avis soit envoyé des jours ou des semaines après la date d'échéance du prêt à l'usager. |
| Document en retard - 2e avis | Rappel à l'usager que le document est très en retard. |
Oui |
Oui |
Lorsque la date d'échéance du prêt à l'usager est passée et que le délai que vous avez indiqué est échu. Vous pouvez choisir que l'avis soit envoyé des jours ou des semaines après la date d'échéance du prêt à l'usager. |
| Document en retard - 3e avis | Rappel à l'usager que le document est vraiment très en retard et qu'un recours supplémentaire peut être nécessaire. |
Oui |
Oui |
Lorsque la date d'échéance du prêt à l'usager est passée et que le délai que vous avez indiqué est échu. Vous pouvez choisir que l'avis soit envoyé des jours ou des semaines après la date d'échéance du prêt à l'usager. |
Insertions de données dans les avis
Les Insertions de données sont des informations tirées de la demande. Par exemple, si vous insérez ${Title!} et ${RequestId!} dans le corps du message, le titre et l'ID de la demande seront insérés dans le message. Le tableau ci-dessous décrit les données qui peuvent être insérées dans les avis par courriel.
Insertions de données dans les avis