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Assistance OCLC

Comment supprimer les codes à barres d'articles en double en toute sécurité

Symptôme
  • Des codes à barres identiques et en double se trouvent soit sur la même notice bibliographique, soit sur deux notices bibliographiques différentes
S'applique à
  • Gestion des notices WorldShare
  • Circulation WorldShare 
Résolution

Cela ne devrait pas se produire et ne se produit généralement qu'en raison du flux de travail de la bibliothèque, où le gestionnaire de documents est utilisé pour ajouter des LHR (copies ou articles) au lieu de les mettre en circulation. Lorsque des codes à barres en double sont localisés, il faut soit les supprimer soit les remplacer, car le système n'est pas conçu pour prendre en charge les codes à barres en double. 

Il semble qu'il soit possible d'ajouter accidentellement le même code-barres à deux dossards différents ou au même dossard dans le gestionnaire des dossiers, mais cela n'est pas possible si l'on ajoute des articles par circulation, car le système ne le permet pas.

Pour supprimer le double du code-barres s'il se trouve sur deux bavoirs différents, vous devez suivre les étapes suivantes : 

  1. Tout d'abord, vous devez vous assurer que l'objet que vous souhaitez supprimer ou effacer a le statut de disponible, se trouve à son emplacement d'origine et n'a pas de prise sur lui. 
  2. Allez dans le gestionnaire des dossiers et trouvez le dossier du dossard que VOUS NE VOULEZ PAS utiliser et supprimez le RLM de ce dossier.
  3. L'enregistrement dans la base de données Circulation sera marqué comme retiré maintenant, vous devrez donc mettre à jour celui que vous souhaitez conserver, afin de supprimer le drapeau retiré.
  4. Supprimez le double du LHR lorsque l'article est marqué comme retiré dans la base de données Circulation.
  5. Il est important que vous fassiez une sorte de mise à jour mineure du RLM que vous souhaitez conserver, afin de forcer le système de diffusion à mettre à jour la copie locale.
  6. Une modification mineure pourrait simplement consister à ajouter une note de service sur celle que vous souhaitez conserver, que vous pourrez retirer à nouveau plus tard.
  7. Mettez à jour et enregistrez le LHR que vous souhaitez conserver et le drapeau retiré est supprimé dans la base de données Circulation.

Parfois, il n'est pas évident de savoir lequel est l'élément qui circule dans le gestionnaire des dossiers, afin de vous aider à choisir le bon RLM :

  1. Allez sur Circulation et localisez l'article, ajoutez une note de service dans WMS Circulation, qui sera alors visible dans le champ 876 $x de la note de service sur le LHR.
  2. Cela vous aidera à sélectionner le bon RLH à supprimer lorsqu'il se trouve dans le gestionnaire des dossiers.

Pour supprimer le double du code-barres s'il figure sur les mêmes fiches de bavette, vous devez suivre les étapes suivantes : 

  1. Décidez lequel vous voulez garder, celui qui a tous les détails corrects pour l'emplacement des étagères, etc.
  2. Retirez le double du LHR et l'article est marqué comme retiré dans la base de données Circulation.
  3. Mettez à jour l'autre élément que vous souhaitez conserver, en y apportant une modification mineure.
  4. Il peut s'agir simplement d'ajouter une note de service, que vous pouvez retirer à nouveau plus tard.
  5. Cliquez sur "Sauvegarder" sur le LHR que vous souhaitez conserver et le drapeau retiré est supprimé dans la base de données Circulation.
Informations supplémentaires

Il n'est pas possible d'ajouter des codes à barres en double dans Circulation car ce module empêche que cela se produise. Le Record Manger fonctionne différemment et il est possible d'ajouter des codes-barres en double dans le Record Manager accidentellement, si l'on ne fait pas attention.

La raison pour laquelle certaines recherches renvoient des résultats différents à d'autres, est que les recherches fonctionnent différemment dans les différents modules. C'est pourquoi les résultats sont différents lorsqu'on effectue une recherche dans Record Manager (en utilisant les fonds de ma bibliothèque ou une recherche par code à barres) par rapport à une recherche par code à barres dans Circulation ou dans Découverte. Les deux méthodes de recherche de codes-barres utilisent des services internes différents, la recherche dans Mes ressources humaines utilise le service de recherche dans MSI, tandis que la recherche de codes-barres pure utilise un service de circulation.

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