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OCLC travaille avec Sage pour que les données de vos collections de base de connaissances soient automatiquement ajoutées et entretenues. Obtenez des notices WorldCat, des mentions de fonds et des liens aux textes intégraux pour le contenu de Sage.

Pour commencer

Si vous avez besoin d'accéder à Gestion des collections (l'onglet Métadonnées dans l'interface WorldShare), suivez les étapes pour Créer un compte pour Gestion des collections.

Un abonnement au Catalogage et métadonnées OCLC est requis pour la livraison des notices pour les collections listées ci-dessous. Si votre bibliothèque n'a pas d'abonnement au catalogage, consultez les Options pour les bibliothèques qui n'ont pas d'abonnement au catalogage.

Vérifier que vos collections n'ont pas été sélectionnées manuellement

Si votre établissement a sélectionné manuellement une collection complète, OCLC n'écrasera pas vos sélections. Avant le chargement de fonds initial de votre fournisseur, nous vous recommandons de vérifier que la collection ou les collections répertoriées n'ont pas été sélectionnées manuellement pour ce fournisseur.

 Notes. 

  • Suivez les étapes sous Vérifier si votre collection a été chargée pour vérifier qu'un Chargement de fonds automatique n'a pas déjà été configuré pour cette collection. 
  • Lorsque le chargement de fonds aura été configuré, OCLC sélectionnera toutes les collections applicables, conformément aux données reçues du fournisseur. 
Vérifier que vos collections n'ont pas été sélectionnées manuellement

Avant le chargement initial de vos collections, veuillez effectuer les actions suivantes :

  1. Connectez-vous à l'interface WorldShare en suivant l'URL WorldShare de votre bibliothèque. [Remplacez le 'nomdevotrebibliothèque' par l'identifiant de votre bibliothèque].
  2. Accédez à Métadonnées > Gestion des collections et repérez la boîte de recherche.
  3. Sélectionnez Collection comme Type de données et Toutes les collections comme Étendue. Cliquez sur Chercher.
  4. Lorsque la recherche a abouti à la collection, effectuez l'une des actions suivantes :
    • Si la collection est sélectionnée dans son intégralité  - Vous devez la désélectionner. Notre système ne pourra pas écraser la collection avec les données sur les titres provenant directement de votre fournisseur. Si vous avez des localisations configurées dans WorldCat, la désélection de la collection supprimera ces localisations. Les localisations seront ajoutées une fois la collection chargée par OCLC (si Entretenir les localisations est sélectionné dans les Paramètres de l'établissement).
    • Si la collection est partiellement sélectionnée pour représenter un sous-ensemble de titres disponibles dans les collections - Le système écrasera vos sélections de titres et les données de vos collections. Si vous voulez préserver les sélections de titres et les données des collections avant qu'elles ne soient écrasées par OCLC, préservez-les avant de faire une demande pour qu'OCLC charge votre collection. Dans votre collection, accédez à Titres > Autres actions. Utilisez l'option de téléchargement des titres dans les localisations locales et sélectionnez un format pour télécharger un fichier de données sur vos titres.
    • Si la collection n'est PAS sélectionnée - Allez à la section Comment demander un Chargement de fonds automatique

Demander un Chargement de fonds automatique

Noms et ID des collections

La base de connaissances WorldCat globale contient de nombreuses collections. Utilisez les données sur les collections dans le tableau ci-dessous pour chercher des collections. Si votre collection n'est pas retournée lorsque vous effectuez une recherche dans Gestion des collections, inscrivez un terme signifiant suivi d'un astérisque (*) comme opérateur de troncature. Par exemple : Sage*

Les collections ci-dessous sont disponibles pour le Chargement de fonds automatique.

Nom des collections ID des collections Collections d'acquisitions dictées par les demandes Fréquence d'envoi de données à OCLC par le fournisseur
Sage Journals All Titles SAGE.sage Non Hebdomadaire
Sage Learning Resources All Titles SAGE.monographs Non Hebdomadaire

 Notes. 

  • L'automatisation pour Sage Journals All Titles exclut les revues Gold Open Access, bien que vous puissiez les sélectionner via la collection SAGE Journals Open Access Journals (SAGE.sageopenaccess).

  • La collection Sage Learning Resources All Titles inclut Books, Reference, Navigator, Business Cases, Cases, Videos, Skills, Foundations, Tools Directory, Charts, Expert Insights, Project Planner, How To Guides, Datasets etc., mais exclut Sage Campus, Catalyst, CQ Press (except for CQPress Books), CQ Researcher et Sage Data content. De plus, la plupart du contenu de Sage Research Methods Foundations est exclu, donc si vous vous abonnez à ce produit, vous devez aussi sélectionner l'intégralité de la collection SAGE Research Methods Foundations (SAGE.foundations).Actuellement, les podcasts (balados) ne sont pas inclus, mais vous pouvez activer l'intégralité de la collection SAGE Research Methods Podcasts.

Comment demander un Chargement de fonds automatique

  1. Veuillez demander votre ou vos ID (tokens) d'établissement de Sage pour la prise en charge de l'automatisation KBART avec OCLC.
    • Pour les titres de périodiques, veuillez suivre les instructions de la page How do I implement KBART Automation? (Sage Journals) pour obtenir votre token de périodiques.
    • Pour les titres de monographies, veuillez suivre les instructions de la page How do I implement KBART Automation? (Sage Learning Resources) pour obtenir votre token de monographies.
      •  Vous devez récupérer les deux ID pour charger les collections de périodiques et de monographies, mais si vous n'avez pas besoin des deux collections, vous n'avez qu'à récupérer celle qui doit être chargée.
  2. Dans l'écran d'accueil de Gestion des collections, cliquez sur le bouton Ajouter un chargement. 
  3. Sélectionnez Sage.
  4. Inscrivez le Journal Token.
  5. Inscrivez le Monograph Token.
  6. Cliquez sur Soumettre.

L'état de la demande du chargement deviendra En attente en attendant la mise à jour initiale du fournisseur.

Vérifier si votre collection a bien été chargée

Nous vous conseillons de patienter jusqu'à ce que votre collection soit disponible avant de continuer, afin que tous les paramètres soient disponibles dans Gestion des collections.

Le temps requis pour que vos titres soient disponibles dépend du moment de votre demande, de la fréquence à laquelle votre fournisseur envoie des données, du moment auquel OCLC charge les données et de l'emplacement des données de votre établissement dans une file d'attente. La durée de traitement du chargement initial est approximativement comprise entre une semaine et un mois.

 Mise en garde - Lorsque vous aurez demandé à ce que vos collections soient sélectionnées automatiquement, n'ajoutez ou ne désélectionnez pas de titres dans la collection. S'il y a un problème avec les titres sélectionnés ou manquants dans votre collection, veuillez contacter l'Assistance OCLC en fournissant des exemples.  

Dans l'écran d'accueil de Gestion des collections, l'onglet Chargements de fonds automatiques affiche tous les chargements de fonds disponibles. Les chargements de fonds automatiques qui ont été traités et sont en cours ont le statut Actif. Pour plus d'informations sur la modification, l'interruption ou la suppression de chargements de fonds automatiques, voir À propos des chargements de fonds automatiques. 

Description des états de chargement de fonds automatique :

État Description
En attente La demande de chargement a été soumise et attend la mise à jour initiale de son fournisseur.
Manuel uniquement Le chargement est configuré pour être mis à jour manuellement uniquement et ne reçoit pas de mises à jour du fournisseur. Ce paramètre peut être modifié au niveau de l’établissement.
En pause Le chargement a été interrompu et ne reçoit pas de mises à jour du fournisseur. Les utilisateurs peuvent reprendre le chargement en utilisant le menu Actions sous l'onglet Chargements de fonds automatiques dans l'écran d'accueil de Gestion des collections.
Actif Le chargement fonctionne normalement et reçoit des mises à jour.
Mise à jour en cours Le chargement traite actuellement une mise à jour. Cet état est généralement affiché brièvement pendant le processus de mise à jour.
Au niveau de l’établissement : 
  1. Ouvrez une session dans l'interface WorldShare en utilisant l'URL WorldShare de votre bibliothèque (https://nomdevotrebibliothèque.share.worldcat.org/wms [Remplacez le nomdevotrebibliothèque par l'identifiant de votre bibliothèque]).
  2. Accédez à Métadonnées > Gestion des collections.
  3. Dans la section Chercher du menu de navigation de gauche, sélectionnez Historique des activités dans la liste déroulante Type de données. Sélectionnez Historique de mon établissement comme Étendue.
  4. Laissez la boîte Terme(s) de recherche vide et cliquez sur Chercher. 
  5. Dans l'écran des résultats de recherche, dans la liste déroulante Filtrer par, sélectionnez Chargements et données. Dans la liste déroulante qui s'affiche, sélectionnez Chargement de fonds automatique.
  6. Cliquez sur Filtrer.
  7. La liste résultante contiendra les collections actuellement chargées par Chargement de fonds automatique. 

Voir Historique des activités dans Gestion des collections pour plus de détails.

Au niveau de la collection :
  1. Ouvrez une session dans l'interface WorldShare en utilisant l'URL WorldShare de votre bibliothèque (https://nomdevotrebibliothèque.share.worldcat.org/wms [Remplacez le nomdevotrebibliothèque par l'identifiant de votre bibliothèque]).
  2. Accédez à Métadonnées > Gestion des collections.
  3. Cherchez et sélectionnez la collection.
    1. Dans la collection :
      1. Ouvrez la section Localisations et notices MARC.
      2. Pour Sources de données, le fournisseur sera sélectionné sous Sources de données sélectionnées uniquement. 

        Ou
         
    2. Dans la collection :
      1. Ouvrez la section Historique de la collection.
      2. Dans la liste déroulante Filtrer par, sélectionnez Chargements et données. Dans la liste déroulante qui s'affiche, sélectionnez Chargement de fonds automatique.
      3. Cliquez sur Filtrer.
      4. La liste résultante affichera tous les chargements de fonds automatiques pour la collection. 

Configurer les paramètres de l'établissement

Les paramètres de l'établissement seront appliqués à toutes vos collections. Soyez prudent lorsque vous modifiez des paramètres, car les changements peuvent avoir des répercussions sur d'autres collections. Pour des instructions complètes, consultez Paramètres de l'établissement.

Accédez à l'écran des paramètres de l'établissement :

  1. Connectez-vous à l'interface WorldShare en suivant l'URL WorldShare de votre bibliothèque. Remplacez le 'nomdevotrebibliothèque' par l'identifiant de votre bibliothèque : https://IDdebibliothèque.share.worldcat.org/wms
  2. Allez sous Métadonnées > Gestion des collections > Paramètres de l'établissement .

Symbole OCLC

Assurez-vous que votre symbole OCLC est sélectionné

Gestion des collections utilise le symbole affiché à cet emplacement pour gérer les localisations dans WorldCat et pour livrer les notices. Assurez-vous que votre symbole OCLC est sélectionné :

  1. Allez sous Paramètres de l'établissement > Symbole OCLC.
  2. Sélectionnez votre symbole OCLC s'il est disponible dans l'interface mais n'est pas sélectionné.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Mandataire et authentification

Inscrivez les informations sur votre mandataire

Gestion des collections vous aide à gérer l'accès aux documents par les usagers, en utilisant votre serveur mandataire comme intermédiaire pour les usagers à distance. Gestion des collections ajoute les informations de votre mandataire au début des liens du catalogue. Inscrivez les informations sur votre mandataire :

  1. Allez sous Paramètres de l'établissement > Mandataire et authentification > Mandataire.
  2. Sélectionnez le mandataire :
  • Aucun (valeur par défaut)
  • EZproxy
  • Mandataire III WAM
  1. URL de base
  • Utilisateurs d'EZproxy : inscrivez votre URL de base. Exemple d'une URL de base EZproxy : http://ezproxy.oclc.org/login?url=
  • Utilisateurs de III WAM Proxy - Inscrivez le nom de l'hôte. Exemple d'un nom d'hôte du mandataire III WAM : sys.lib.proxy.edu

 Mise en garde : N'inscrivez PAS d'espace après l'URL de base.

Rapports

Activez les rapports par courriel

Les rapports seront disponibles par courriel peu après la livraison des fichiers de notices et/ou la modification de vos localisations dans WorldCat. Activez les rapports par courriel :

  1. Allez sous Paramètres de l'établissement > Rapports.
  2. Sélectionnez Oui pour recevoir des rapports par courriel.
  3. Saisissez votre code d'autorisation pour le catalogage ou un code d'administrateur. Il s'agit d'un numéro de 9 chiffes commençant par 100. Un seul code d'autorisation est requis par établissement.
  4. Sélectionnez les Types de rapports que vous voulez recevoir.
  5. Inscrivez la ou les adresses électroniques auxquelles les rapports doivent être envoyés. Si vous inscrivez plus d'une adresse électronique, séparez chaque adresse par un point-virgule (;).
  6. Modifiez les options Format de rapport et Recevoir rapport sous forme de au besoin.
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Pour plus de détails, consultez la rubrique Rapports.

Instructions en fonction de vos besoins

Obtenir des notices WorldCat MARC - autochargement uniquement

Activer la livraison des notices MARC dans les paramètres de l'établissement

  1. Accédez à Paramètres > Notices MARC.
  2. Sélectionnez Oui pour Activer la livraison des notices MARC

Une fois la livraison de notices activée, des onglets de paramètres permettant de personnaliser les notices sont disponibles : Personnaliser les notices, Mises à jour WorldCat, Livraison de notices et Options pour partenaires de catalogage. Vous pouvez laisser les valeurs par défaut ou personnaliser vos notices. Par défaut, les options ci-dessous sont disponibles pour vos notices.

Personnaliser votre profil de notices (facultatif)

Définissez les personnalisations qui seront appliquées à toutes vos collections sous l'onglet Personnaliser les notices. Pour plus de détails, consulter Configurer les paramètres des notices MARC de l’établissement pour les collections de la base de connaissances.

Personnalisations par défaut et fréquentes pour les notices

Par défaut, les zones et les données suivantes sont incluses dans vos notices :

  • 049 $a : code de localisation (Exemple : MAIN)
  • 590 $a : nom du fournisseur
  • 590 $b : nom de la collection

Personnalisations fréquentes pour les notices :

Zones supprimées :

  • 029

Zones ajoutées :

  • 945 $a : type de transaction – Nouvelle, Mise à jour, Supprimée
  • 740 $a : notes au niveau de la collection. Note. - Si vous configurez des notes au niveau de la collection dans une zone de vos notices, n'oubliez pas d'ajouter une note dans une ou plusieurs de vos collections.

Zone 856 pour collection de la base de connaissances :

  • Sous-zone ajoutée : z
  • Inscrivez un texte libre : cliquez ici pour l'accès (vos liens 856 incluront $zCliquez ici pour l'accès).

Activer le paramètre pour les notices au niveau de la collection

  1. Cherchez la collection et ouvrez-la. Développez la section Localisations et notices MARC.

  2. Sélectionnez Utiliser le paramètre de l'établissement: [les paramètres de votre établissement seront affichés ici].

Après l'activation de la livraison de notices dans une collection, les onglets suivants seront disponibles dans les paramètres : Personnaliser les notices, Livraison de notices. Vous pouvez conserver les paramètres par défaut ou configurer des paramètres au niveau de la collection.

Configurer des paramètres au niveau de la collection (facultatif)

Configurez des paramètres au niveau de la collection si désiré. Vous trouverez ci-dessous des paramètres souvent utilisés. Pour plus de détails, consultez Activer la livraison des notices dans votre collection.

Configurer la livraison de notices dans un fichier distinct

Plusieurs bibliothèques choisissent de recevoir leur notices dans un fichier distinct. Pour configurer la livraison de notices dans un fichier distinct :

  1. Sous l’onglet Livraison des notices, trouvez les paramètres Fichier de livraison. Sélectionnez Livrer les notices de cette collection dans un fichier distinct.
  2. Inscrivez un nom qui vous aidera à reconnaître votre fichier. Le nom de fichier aura un format semblable : metacoll.[XXX].new.D20160214.T210512.[VotreNomDeFichier].1.mrc
Exclure les notices pour lesquelles des localisation sont déjà configurées dans WorldCat
Résoudre les problèmes liés à la livraison des notices MARC
  1. Le bon nombre de titres est-il sélectionné dans vos collections?
    • Une fois le chargement de fonds traité, le bon nombre de titres devrait être sélectionné à l'intérieur d'une semaine. Ne sélectionnez pas manuellement la collection sauf si on vous a expressément demandé de le faire. La sélection manuelle des collections entraînera un retard important dans le traitement du chargement de vos fonds.
  2. Avez-vous activé la livraison des notices MARC au niveau de votre établissement?
    • Allez sous Gestion des collections > Paramètres de l'établissement > Notices MARC et assurez-vous que le paramètre pour Activer la livraison des notices MARC est Oui.
  3. Avez-vous activé la livraison des notices MARC à l'intérieur de la collection?
    • Accédez à la collection et ouvrez la section Localisations et notices MARC. Assurez-vous que pour Activer la livraison des notices MARC, l'option Utiliser le paramètre d'établissement est sélectionnée.
  4. La fréquence de livraison des notices est-elle « Quotidienne »?
    • N’oubliez pas que la fréquence de livraison peut être configurée par collection et ce paramètre au niveau de la collection remplacera la fréquence de livraison de l’établissement configurée sous Gestion des collections > Paramètres de l'établissment. Si vous configurée une fréquence de livraison des notices Hebdomadaire ou Mensuelle pour votre collection, vous devrez attendre pour votre première livraison. Si vous changez la fréquence de livraison pour Quotidienne, une livraison initiale sera déclenchée. Après avoir reçu cette livraison initiale, vous pouvez sélectionnez Mensuelle ou Hebdomadaire pour la livraison continue des notices si nécessaire.

Gérer les localisations dans WorldCat

  1. Allez sous Paramètres de l'établissement > Localisations WorldCat.
  2. Sélectionnez Oui pour Entretenir les localisations.

Le paramètre au niveau de la collection pour les collections de la base de connaissances sera activé par défaut. Pour obtenir des instructions complètes, voir Paramètres de l'établissement > Localisations WorldCat.

Télécharger des fichiers

Téléchargez vos fichiers et notices par le biais de la fonctionnalité Mes fichiers, qui se trouve sous l'onglet Métadonnées de l'interface WorldShare. Vous n'avez pas besoin d'autorisation supplémentaire pour télécharger des notices à partir de cette interface.

Pour des instructions complètes, consultez la rubrique Télécharger des fichiers de Mes fichiers ou suivez les étapes de base suivantes :

  1. Dans l'interface WorldShare, allez sous Métadonnées > Mes fichiers.
  2. Cliquez sur Téléchargements.
  3. Utilisez les options de la liste « Filtrer par » pour filtrer la liste. Cliquez sur Télécharger pour télécharger le fichier.

Vous pouvez également consulter la rubrique Télécharger des fichiers par FTP pour les options FTP/sFTP pour le télécharger de fichiers et de notices.