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Assistance OCLC

valeurs KBART et mise en forme

Obtenez des informations concernant la mise en forme des données, la saisie d'informations sur la couverture et l'utilisation de fichiers KBART pour créer des collections et modifier les données de titre.

Données de titre de la base de connaissances et mise en forme

Modifications dans l'interface WorldShare

Certaines règles de mise en forme des données s'appliquent indépendamment du fait que vous ajoutiez ou modifiiez la collection de la base de connaissances et les données de titre via un fichier KBART ou l'interface WorldShare. Par exemple, vous devez suivre la norme KBART pour les formats de date dans l'interface utilisateur de WorldShare et dans les fichiers KBART.

À propos des fichiers KBART

Avant de commencer à utiliser les fichiers KBART, veuillez noter les points suivants :

  • Chaque ligne d'un fichier KBART définit un titre, et chaque en-tête de colonne du tableau doit rester
  • Vous ne devez pas nécessairement remplir chaque colonne.
  • Planifiez la mise à jour des valeurs de la colonne ACTION :
    • Lorsque vous téléchargez un fichier KBART, la valeur de la colonne ACTION décrit l'état de la collection au moment du téléchargement.
    • Avant de charger un fichier, vous devez modifier la valeur de la colonne ACTION pour chaque titre pour indiquer au système comment traiter les données du fichier.

 Mise en garde : vous ne devez pas supprimer ni réorganiser les colonnes du fichier KBART. Les colonnes doivent être dans le bon ordre et vos données doivent avoir le format approprié pour que votre fichier KBART se charge correctement.

Des informations supplémentaires sur les champs de données KBART sont disponibles sur le site Web de l'UKSG : https://www.uksg.org/kbart/s5/guidelines

Créer, modifier et mettre en forme des données de titre au format KBART

Créer une collection

Ajouter des titres :

Lorsque vous créez une collection de la base de connaissances :

  • Utilisez le format correct pour les dates.
  • Indiquez l'ID de collection dans la colonne oclc_collection_id de votre fichier KBART. L'ID de collection de votre fichier doit correspondre à celui que vous avez créé pour que les titres se chargent correctement dans votre collection.
  • Indiquez une valeur numérique unique pour chaque titre dans la colonne oclc_entry_id  (requis pour les collections personnalisables).
    • Pour les titres que vous ajoutez à l'aide de la fonction de recherche de numéro OCLC dans l'interface ou à l'aide des numéros OCLC et du remplissage automatique de la colonne ACTION dans un fichier KBART, l'ID d'entrée correspond au numéro OCLC. Il est généré automatiquement.
  • Ajoutez une valeur à chaque ligne de titre de la colonne ACTION : utiliser la valeur « raw » (brut)
    • Vous pouvez aussi utiliser la fonction de remplissage automatique de la colonne ACTION si vous créez une collection et si vous souhaitez que le système remplisse automatiquement certains des champs de données.

Supprimer et sélectionner des titres

Sélectionner des titres faisant partie de votre abonnement, et supprimer les autres :

Pour sélectionner des titres :

  1. Supprimez les lignes de titres qui ne font pas partie de votre abonnement.
  2. Dans les lignes restantes qui correspondent à des titres de votre abonnement, remplacez la valeur de la colonne ACTION « raw » ou une autre valeur par « select » (sélectionner). Cette valeur indique au système que vous sélectionnez les titres de la collection, mais que vous ne modifiez aucune donnée sur les titres. Cette valeur indique que vous voulez que les données sur le titre soient mises à jour lors des mises à jour du fournisseur. Représentez les informations de couverture

 Remarque : vous pouvez utiliser la fonction RECHERCHEV (VLOOKUP) dans un logiciel tableur comme Microsoft Excel pour comparer et trouver les correspondances entre deux feuilles de calcul et identifier le sous-ensemble de titres auquel votre établissement est abonné.

Par exemple, vous pouvez télécharger un fichier KBART de tous les titres disponibles dans une collection de base de connaissances dans Gestion des collections, et comparer la liste à une feuille de calcul de votre fournisseur qui répertorie les documents auxquels votre bibliothèque est abonnée.  Utilisez la fonction RECHERCHEV pour vous aider à identifier des documents dans le fichier KBART. Si votre collection est personnalisable, vous pouvez alors modifier le fichier KBART selon vos besoins et le charger pour sélectionner votre sous-ensemble de titres.  Si votre collection est non personnalisable, vous devrez charger le fichier KBART dans une collection créée localement. Consultez la section Créer une collection dans la base de connaissances pour en savoir plus.

Pour les instructions sur l’utilisation de la fonction RECHERCHEV, veuillez consulter le site de support pour votre logiciel de tableur, tel que la documentation de Microsoft sur la fonction RECHERCHEV.

Représenter des informations de couverture toujours disponibles :

Si vos informations de couverture sont actuelles, laissez les colonnes suivantes  vides dans votre chargement KBART :

  • Date_last_issue_online (date du dernier numéro disponible en ligne)
  • Num_last_vol_online (numéro du dernier volume disponible en ligne)
  • Num_last_issue_online (numéro du dernier numéro disponible en ligne)

Représenter plusieurs périodes de couverture :

Pour représenter plusieurs périodes de couverture pour un titre unique, prévoyez une ligne dans le tableau KBART pour chaque période de couverture. Les valeurs de chaque ligne doivent correspondre, sauf pour celles qui sont associées à la couverture d'un titre. Les données relatives à un titre unique seront réparties dans plusieurs colonnes.

Vous devez inclure un ID d'entrée OCLC unique (oclc_entry_id) pour chaque titre de votre collection. L'ID d'entrée OCLC (oclc_entry_id) sera identique da ns chaque ligne pour un même titre possédant plusieurs entrées de couverture. L'ID d'entrée OCLC (oclc_entry_id) indique clairement que plusieurs entrées de couverture sont associées à une même entrée de titre.

Représenter des embargos et discontinuer du contenu de couverture : 

Utilisez la colonne embargo_info. Exemples illustrant le format correct : 

  • Embargo : choisissez le niveau de détail adapté : P1Y, P12M, P365D
  • Discontinuité de contenu de couverture : R1Y, R12M, R365D
  • Discontinuité de contenu de couverture et embargo : R10Y;P30D

Utiliser le format de date approprié

Utilisez le format de date approprié

Utilisez les formats suivants :

  • Si vous ne disposez que de l'année et du mois, utilisez le format aaaa-mm
  • Si vous ne disposez que de l'année, utilisez le format aaaa
  • Les cellules contenant des données de couverture pour des jours spécifiques doivent avoir le format suivant : aaaa-mm-jj

Définissez le format de date sur AAAA-MM-JJ 

Définissez le format de date sur AAAA-MM-JJ dans votre application de création de tableaux :

  1. Sélectionnez les cellules que vous voulez mettre en forme (cellules avec années, mois ET jours).
  2. Avec le bouton droit de la souris, cliquez sur les cellules sélectionnées et choisissez « Format de cellule... ».
    • Dans l'onglet « Nombre », sous « Catégorie », sélectionnez « Date ».
    • Dans le menu déroulant « Paramètres régionaux (emplacement) », sélectionnez « Anglais (Afrique du Sud) ».
    • Sous « Type », sélectionnez le format correspondant à « aaaa-mm-jj ».

Modifier d'autres données sur les titres

Modifiez les données de titre non relatives à la couverture :

Si vous modifiez les données sur un titre et ne voulez pas qu'OCLC écrase ces informations lorsque nous recevrons des mises à jour du fournisseur de données, utilisez la valeur « overlay » (superposer) dans la colonne ACTION.

Valeurs KBART

Valeurs recommandées par format

Formats Valeurs recommandées Description

Collection de périodiques électronique

publication_title Titre de la revue
title_url URL du titre de la revue
coverage_depth Définissez cette valeur sur « full text » (texte intégral)
print_identifier Numéro ISSN de la revue
online_identifier Numéro eISSN de la revue
oclc_number Indiquez le numéro OCLC s'il est disponible
oclc_entry_id Vous devez inclure une valeur numérique dans la colonne oclc_entry_id pour chaque titre d'un fichier KBART (si la collection est personnalisable). Si vous n'incluez pas une valeur numérique unique, votre fichier ne sera pas chargé correctement.

date_first_issue_online

num_first_vol_online

num_first_issue_online

Début de la période de couverture pour le titre.

 date_last_issue

num_last_vol_online

num_last_issue_online

  
Fin de la période de couverture. Laissez ce champ vide si la période de couverture est toujours en cours.
emplacement La succursale qui possède le matériel.
title_notes Zone de commentaire public visible pour l'utilisateur.
staff_notes Notes à l'attention du personnel qui sont visibles uniquement dans l'interface de Gestion des collections de WorldShare.
vendor_id ID de répertoire associé à un établissement par le biais des documents gouvernementaux.
oclc_collection_name Nom de la collection dans la base de connaissances.
oclc_linkscheme Permet de créer un lien au niveau de l'article.  Voir Valeurs et contournement des modèles de liens pour en savoir plus.
ACTION Utilisez la valeur « raw » (brut) pour indiquer au système que le titre est ajouté pour la première fois.

Collection de livres électroniques

publication_title Titre du livre électronique
title_url URL du titre du livre électronique
coverage_depth Définissez cette valeur sur « ebook »
print_identifier Numéro ISBN de chaque livre électronique  

 Note: Hyphens must be removed when adding an ISBN to the print_identifier column

online_identifier Numéro eISBN de chaque livre électronique
oclc_number Indiquez le numéro OCLC s'il est disponible
oclc_entry_id Vous devez inclure une valeur numérique dans la colonne oclc_entry_id pour chaque titre d'un fichier KBART (si la collection est personnalisable). Si vous n'incluez pas une valeur numérique unique, votre fichier ne sera pas chargé correctement.
emplacement La succursale qui possède le matériel.
title_notes Zone de commentaire public visible pour l'utilisateur.
staff_notes Notes à l'attention du personnel qui sont visibles uniquement dans l'interface Gestion des collections de WorldShare.
vendor_id ID de répertoire associé à un établissement par le biais des documents gouvernementaux.
oclc_collection_name Nom de la collection dans la base de connaissances.
oclc_linkscheme Permet de créer un lien au niveau de l'article.  Voir Valeurs et contournement des modèles de liens pour en savoir plus.
ACTION Utilisez la valeur « raw » (brut) pour indiquer au système que le titre est ajouté pour la première fois.

Collection d'imprimés

publication_title Titre de la revue
coverage_depth Définissez cette valeur sur print « (imprimé) » ou « other » (autre)
oclc_number Indiquez le numéro OCLC s'il est disponible
oclc_entry_id Vous devez inclure une valeur numérique dans la colonne oclc_entry_id pour chaque titre d'un fichier KBART (si la collection est personnalisable). Si vous n'incluez pas une valeur numérique unique, votre fichier ne sera pas chargé correctement.

date_first_issue_online

num_first_vol_online

num_first_issue_online

  
Début de la période de couverture pour le titre

date_last_issue

num_last_vol_online

num_last_issue_online

  
Fin de la période de couverture. Laissez ce champ vide si la période de couverture est toujours en cours.
emplacement La succursale qui possède le matériel.
title_notes Zone de commentaire public visible pour l'utilisateur.
staff_notes Notes à l'attention du personnel qui sont visibles uniquement dans l'interface Gestion des collections de WorldShare.
vendor_id ID de répertoire associé à un établissement par le biais des documents gouvernementaux.
oclc_collection_name Nom de la collection dans la base de connaissances.
oclc_linkscheme Permet de créer un lien au niveau de l'article.  Voir Valeurs et contournement des modèles de liens pour en savoir plus.
ACTION Utilisez la valeur « raw » (brut) pour indiquer au système que le titre est ajouté pour la première fois.

Valeurs de remplissage automatique

Vous pouvez configurer le système pour qu'il génère des données de titre à chaque fois que vous ajoutez un titre dans l'interface WorldShare ou lorsque vous créez une collection et chargez un tableau au format KBART contenant tous les en-têtes de colonne, mais dans lequel seules les colonnes oclc_number et ACTION sont remplies. Pour plus d'informations concernant l'ajout de titres dans l'interface, voir Paramètres de collection pour les collections de la base de connaissances, Recherche par numéro OCLC.

Reportez-vous à ce tableau pour connaître les valeurs requises afin que le système génère des données de titre via un fichier KBART de numéros OCLC :

Formats Valeurs requises Description
Formats multiples (souvent employé pour les collections de périodiques imprimés) oclc_number Indiquez les numéros OCLC des notices des titres que vous avez sélectionnés. Les données associées à chaque titre seront insérées à l'aide de la notice WorldCat maîtresse.
ACTION Utilisez la valeur « autofill » (remplissage automatique) pour indiquer au système que les données de titre doivent être renseignées automatiquement.

 Mise en garde : prévoyez l'ajout de données supplémentaires sur les titres, comme des informations sur la couverture et des URL de titre.

Ajouter des données de titre

Après avoir créé une collection de données de titre renseignées automatiquement :

  1. Assurez-vous que le format indiqué est correct.
  2. Ajoutez des informations sur les titres. Par exemple :
    • Si vous avez ajouté des périodiques imprimés, ajoutez vos informations sur la couverture (utilisez la valeur ACTION « covoverlay » et l'étendue « Charger les modifications uniquement » pour le chargement).
    • Si vous avez ajouté des titres électroniques, ajoutez une URL de titre (utilisez la valeur ACTION « raw » et l'étendue « Remplacer les notices dans la collection » pour le chargement).
    • Notez qu'après le téléchargement d'un fichier KBART, la colonne oclc_entry_id est renseignée à l'aide des numéros OCLC des titres.
  3. Avant de charger votre fichier, une fois que vous avez modifié ces colonnes :
    1. Entrez la valeur appropriée dans la colonne ACTION.
    2. Enregistrez votre fichier au format approprié.
    3. Délimitez le chargement. 

Voir Créer une collection dans la base de connaissances pour obtenir davantage d'instructions.

Valeurs de la colonne ACTION KBART

À propos de la colonne ACTION

Selon les valeurs modifiées dans un fichier KBART pour un titre donné, utilisez la valeur ACTION appropriée. La valeur sélectionnée indique au système comment traiter vos données. Elle définit les données à mettre à jour et les données à conserver lors de la mise à jour des collections à l'aide des données des fournisseurs. Une valeur doit figurer dans la colonne ACTION de chaque ligne de votre tableau.

Vous pouvez utiliser une combinaison de valeurs dans un même tableau.
However, you can use a combination of values in the same spreadsheet. See the Table of ACTION values for help to choose values:

Tableau de valeurs ACTION

Cas d'utilisation Valeur ACTION Définition
Modifier une collection en modifiant un fichier KBART select

Utilisez la valeur « select » (sélectionner) dans la colonne ACTION pour les lignes que vous ne voulez pas modifier. Cette valeur indique que vous voulez que les données sur le titre soient mises à jour lors des mises à jour du fournisseur.

Elle déclenchera la sélection par défaut dans le système et les titres seront ajoutés à vos localisations lors du chargement. Par exemple, utilisez cette valeur si vous supprimez des titres et que vous n'avez pas modifié les titres restants. OCLC conservera votre sous-ensemble de titres et mettra à jour les URL, les données sur la couverture et les autres informations lorsque des mises à jour provenant du fournisseur seront reçues.

Modifier une collection en modifiant un fichier KBART covoverlay

Utilisez la valeur « covoverlay » dans la colonne ACTION où vous avez apporté des modifications à la couverture du titre.

À utiliser lors de la modification des données sur la couverture. Cette valeur indique au système d'ignorer toute modification des données sur les titres autres que les données liées à la couverture. Les modifications que vous avez apportées à la couverture ne seront pas écrasées lors de futures mises à jour du fournisseur. Si vous n'avez pas modifié certaines lignes du tableau, ajoutez « select  » (sélectionner) dans la colonne ACTION pour ces titres.

Modifier une collection en modifiant un fichier KBART overlay

Utilisez la valeur « overlay » lorsque vous modifiez des informations non relatives à la couverture. Si vous modifiez les données sur un titre et ne voulez pas qu'OCLC écrase ces informations lorsque nous recevrons des mises à jour du fournisseur de données, utilisez la valeur « overlay » (superposer) dans la colonne ACTION.

Une fois le fichier chargé, la valeur « overlay » indique au système d'ajuster UNIQUEMENT les zones de la ligne de titre qui diffèrent de l'état de fichier précédent.

Any changes uploaded with "overlay" will not be overwritten by future data updates by OCLC. Likewise, collection data uploaded with "overlay" will not be updated if another library makes a change to relevant fields through cooperative management.

However, updates by OCLC and through the cooperative to fields you did not change will still occur. For example, if you add a public title note to a title and do not change other data fields for that title and use "overlay," if a library adds an OCLC number through cooperative management at a later date, you will still receive that OCLC number.

Créer une nouvelle collection raw Utilisez la valeur « raw » pour chaque titre de la colonne ACTION .
Ajouter des titres à l'aide d'un fichier KBART et de données générées automatiquement autofill Utilisez la fonction de remplissage automatique de la colonne ACTION si vous créez une collection et si vous souhaitez que le système remplisse automatiquement certains des champs de données.

 Remarque : l'étendue sélectionnée lors du chargement du fichier, ainsi que les valeurs de la colonne ACTION, indiquent au système comment traiter vos titres. Délimitez attentivement le chargement. Voir Paramètres de collection pour les collections de la base de connaissances, Autres actions pour en savoir plus sur le téléchargement et le chargement des fichiers KBART.